A Nota Fiscal eletrônica (NFe) é um dos documentos mais importantes para qualquer empresa, principalmente por ser obrigatória no Brasil na operação de compra e venda de mercadorias ou serviços.

Apesar de já ser usada há alguns anos, muitas pessoas ainda tem dúvidas sobre a nota fiscal, por isso, preparamos este guia da NFe completo onde você conhecerá tudo sobre este documento. Acompanhe!

O que é nota fiscal eletrônica?

A Nota Fiscal eletrônica é o documento que comprova uma transação comercial, ou seja, a compra e venda de produtos e serviços. Nela estão as informações da mercadoria, emitente, destinatário, impostos, entre outras que você verá a seguir.

A emissão da NFe por parte das empresas é obrigatória, exceto para o MEI, que apenas precisa emitir em transações para pessoa jurídica.

Diferente da antiga nota fiscal em papel, o formato oficial da NFe é em XML, que assegura sua validade jurídica a partir da assinatura digital do emitente. Portanto, o famoso impresso que acompanha o produto é na verdade o DANFE, sigla para Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica, e não tem validade para fins de fiscalização em empresas.

diferenças entre xml e DANFE da nota fiscal

O que é o XML da NFe?

O XML (Extensible Markup Language) é uma linguagem computacional que é utilizada na codificação de documentos, como a Nota Fiscal eletrônica.

O arquivo XML da NFe é o responsável pela validade jurídica do documento, sendo que é transmitido para a SEFAZ e validado. A partir do XML é possível fazer a versão em PDF, o DANFE, que é mais fácil de ler.

O que é DANFE?

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica - DANFE, como já mencionamos, é uma versão legível da NFe, em PDF, que pode inclusive ser impressa e obrigatoriamente acompanha as mercadorias.

O DANFE não possui validade jurídica, portanto, empresas não precisam armazenar este arquivo, afinal, a NFe surgiu justamente para diminuir a burocracia e gastos com papel. Porém, para ter um controle de gastos interno, pode-se guardar o DANFE digital na nuvem.

Quando o assunto é pessoa física, o DANFE deve ser armazenado para garantir a segurança da mercadoria junto ao comprador, já que funciona como um comprovante.

Quais informações constam na NFe?

Todas as informações importantes sobre a transação comercial ficam contidas no XML da NFe, confira a seguir algumas das principais informações:

  • informações sobre a NFe: modelo, série, número, data de saída e entrada, chave de acesso;
  • dados do emissor e do destinatário: nome e razão social, CNPJ - Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica, inscrição estadual;
  • sobre os produtos e serviços: descrição, quantidade, unidade comercial, valor e outros;
  • tributos: ICMS, PIS, COFINS e sua base de cálculo;
  • sobre transporte: modalidade de frete, dados do transportador, veículo e volume transportado;
  • informações de cobrança: endereço e forma de pagamento;
  • informações adicionais.

NFe, NFSe e NFCe: quais são as diferenças?

É preciso lembrar que existem diferentes tipos de nota fiscal, e cada um deles tem uma finalidade:

  • Nota Fiscal eletrônica - NFe

A NFe é obrigatória na venda de produtos, tem um layout padrão definido, e há incidência de impostos federais e estaduais.

  • Nota Fiscal de Serviço eletrônica - NFSe

A NFSe é uma nota fiscal usada apenas na prestação de serviços. Ela não possui um padrão nacional, ou seja, varia a cada município. Por ser de responsabilidade das prefeituras, na NFSe o imposto cobrado é o ISS - imposto sobre serviços de qualquer natureza.

  • Nota Fiscal de Consumidor eletrônica - NFCe

A NFCe surgiu para substituir o cupom fiscal, diminuindo o custo operacional de empresas que lidam com o documento, e facilitando a consulta ao possuir um QR Code.

De forma breve, estas são as diferenças entre os documentos. Se tiver interesse em um conteúdo aprofundado apenas nas diferenças dos documentos, acesse aqui nosso artigo sobre o assunto.

Como emitir uma nota fiscal

O primeiro passo para emitir notas fiscais na sua empresa é possuir um certificado digital A1 ou A3. Com a assinatura digital, a NFe passa a ter validade jurídica perante a SEFAZ.

Depois disso, é necessário fazer um cadastro fiscal da sua empresa. Para emissão de NFe, este cadastro deve ser feito na SEFAZ do seu estado, e para NFSe, no seu município. É importante contar com o auxílio de um contador, para garantir regularidade e segurança fiscal nesse processo.

Por fim, você pode optar entre utilizar um emissor gratuito como o do SEBRAE, que é preciso configurar, ou utilizar um software pago, que é mais fácil de utilizar e geralmente se integra a outras ferramentas e ERPs.

Preparamos um artigo especial sobre como escolher o melhor emissor de NFe para sua empresa, confira aqui!

É obrigatório armazenar a nota fiscal?

Sim. O armazenamento do XML da NFe é obrigatório por lei, como você pode conferir no AJUSTE SINIEF 07/05:

Cláusula décima O emitente e o destinatário deverão manter a NFe em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado.

Caso as empresas não guardem os devidos arquivos estarão passíveis de autuações, pois a fiscalização vai exigir o arquivo em caso de fiscalizações.

Prazo para guardar é 5 anos de calendários fechados mais o ano corrente.

Onde armazenar o XML da NFe?

Tendo em vista que o armazenamento físico do DANFE não é necessário, vamos nos atentar à guarda do arquivo digital, o XML. De modo geral, há duas opções de guarda para a NFe: no servidor da empresa, ou na nuvem.

Mesmo contando com um ERP, fazer o backup da nota fiscal é importante, pois evita extravios, sinistros e outros problemas no sistema.

Para garantir a organização das notas, o ideal é contar com uma ferramenta especializada na consulta e gestão de documentos fiscais, como a ConexãoNF-e.

Onde consultar notas fiscais?

Sabendo da obrigação em armazenar a NFe, surge a pergunta: onde eu consigo meus XMLs? Muitas empresas fazem o recebimento via email, e imaginam que a operação está finalizada, mas é importante lembrar que é de responsabilidade de quem recebe a nota verificar sua validade fiscal.

Para fazer a consulta de forma segura e com validade garantida, mostramos aqui duas alternativas, seus prós e contras:

Consulta de NFe na SEFAZ:

É possível consultar a NFe de forma gratuita direto na SEFAZ, dentro de um período de 30 dias para o XML, e até 90 dias do resumo da nota.

Pontos fortes:

  • Consulta gratuita;
  • Mais seguro do que apenas receber por email sem conferência;
  • Validade garantida pelo Certificado Digital;
  • É possível consultar NFe de pessoa física (CPF).

Pontos fracos:

  • Precisa digitar a chave de acesso;
  • É necessário resolver um captcha para cada nota consultada;
  • Não é possível consultar ou baixar XMLs em lote;
  • Depende muito da disponibilidade do site da SEFAZ.

Consulta de NFe no ConexãoNF-e:

O software da ConexãoNF-e faz o recebimento e gestão de NFe e CTe direto da SEFAZ, e de NFSe de mais de 500 prefeituras.

Pontos fortes:

  • Mais rápido e seguro, pois recebe as informações direto da SEFAZ;
  • Validade garantida pelo Certificado Digital;
  • Recebe NFe, NFSe e CTe sem precisar da consulta manual e nem digitar chave de acesso;
  • Baixa XML, DANFE e DACTE em segundos, inclusive em lote;
  • Importa o XML direto no ERP da empresa;
  • Possui várias outras funcionalidades que auxiliam na gestão de documentos fiscais.

Pontos fracos:

  • O Plano Livre contempla até 50 notas por mês, acima desse limite é pago;
  • A consulta via CPF é apenas para Produtor Rural (consulta com CNPJ é livre).

Portanto, é possível chegar a uma conclusão se formos comparar as duas formas de consulta de NFes:

Para empresas e produtores rurais, é mais vantajoso contratar um software de recebimento completo, como o da ConexãoNF-e, transformando horas de trabalho em segundos ao contar com diversas funcionalidades em gestão fiscal.

Em contrapartida, as demais pessoas físicas precisam consultar direto no site da SEFAZ, afinal, softwares pagos e seguros só funcionam a partir de um certificado digital, e não vale a pena comprar apenas para a consulta de uma nota fiscal isolada.

Como recuperar uma nota fiscal perdida?

Mesmo com tantas inovações tecnológicas no campo fiscal, muitos negócios ainda acabam sendo autuados e multados por não apresentarem a nota fiscal.

Para recuperar uma nota fiscal perdida da sua empresa, é preciso ter em mente que isso só será possível dentro de um prazo de 90 dias, e que o XML completo só pode ser acessado em no máximo 30 dias. Esse é o tempo disponibilizado pela SEFAZ, e softwares de confiança também seguem este padrão, afinal, as informações vem direto da Secretaria da Fazenda.

Tendo essa informação, veja a seguir como recuperar uma única nota fiscal perdida na SEFAZ, e depois como recuperar todas as notas dos últimos 30 dias na ConexãoNF-e, sem digitar a chave de acesso.

Processo manual na SEFAZ

  1. Primeiro, você precisa acessar o Portal da NF-e, e acessar Serviços → Consultar NF-e.
  2. Agora, basta digitar a chave de acesso de 44 dígitos da nota fiscal, localizada no DANFE, e resolver o captcha.
  3. O espelho da NFe será apresentado, e para baixar o documento é preciso informar o certificado digital da sua empresa.

Como a consulta é feita via chave de acesso, é preciso voltar ao início e refazer todo o processo para pesquisar outra NFe.

Processo automatizado na ConexãoNF-e

  1. Para recuperar com ConexãoNF-e, acesse o site e clique em "Experimente Grátis".
  2. Preencha as informações necessárias e configure os dados da sua empresa dentro da plataforma.
  3. Vincule seu Certificado Digital, e logo, todas as notas fiscais dos últimos 30 dias irão aparecer por ordem de chegada.

Dentro da ferramenta da ConexãoNF-e, você pode baixar os XMLs em lote na aba “fechamento”, e ver todas as informações individuais das notas na parte de “NF-e recebidas”, podendo inclusive baixar XML e DANFE individual e fazer o manifesto do destinatário.

Recebi a nota, como fazer a escrituração?

O recebimento é muito importante para a empresa, por isso, convidamos a Consultora Fiscal Saska Lins para falar mais sobre este assunto, acesse o artigo original clicando aqui!

O primeiro passo para escriturar uma nota do seu negócio é a conferência: é imprescindível identificar se há inconsistências entre NFe, ordem de compra e produto recebido.

Caso haja qualquer erro, é preciso tomar alguma medida de proteção à sua empresa, como por exemplo, fazer o manifesto do destinatário.

Se estiver tudo certo, é preciso ir ao próximo passo, que é identificar para quê serve a nota, confira com as palavras da Saska Lins:

  • Uso e consumo: não tem aproveitamento de crédito de ICMS, o IPI é custo (somado ao total da nota fiscal) e o PIS e COFINS pode ter aproveitamento de crédito (tem que prestar atenção, analisar cada caso). Se atente também para o fato de que se a origem for fora do estado, ainda tem o DIFAL.
  • Ativo imobilizado: não tem destaque de ICMS, porém o aproveitamento de crédito é feito via CIAP – Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente, com as regras de cada estado. Se for de fora do estado tem DIFAL.
  • Comercialização: a famosa compra para revenda, permite aproveitamento de crédito de ICMS, PIS e COFINS. *Para o IPI: apenas é permitido os créditos decorrentes da importação, desde que a empresa comercialize ou industrialize o bem e tenha saída tributada com IPI (art. 164, V do RIPI/2002).
  • Industrialização: Permite aproveitamento de crédito de ICMS, IPI, PIS e COFINS.

Ainda, se a operação não tem débito de imposto, é uma exceção e deve ser tratada como tal, e por isso deve ser informado no campo de informações adicionais da NFe, fazendo menção à base legal e outros dados pertinentes à operação.

Por fim, fique atento aos itens que está escriturando, se eles estão ou não parametrizados no ERP da sua empresa, e a conferência da NCM para evitar pagar impostos a mais, ou a menos.

Como melhorar o fluxo de notas fiscais a partir da automatização

Ao longo deste artigo mostramos os pontos principais da circulação de uma nota fiscal: a consulta, o armazenamento e a escrituração e lançamento no ERP ou sistema da empresa. Agora, vamos focar em como a automatização pode ajudar no fluxo de notas fiscais dentro da empresa, mantendo as informações seguras e centralizadas.

Passo a passo do fluxo de documentos fiscais:

  1. Recebimento automatizado

Receber NFe e CTe direto da SEFAZ, sem precisar digitar a chave de acesso no Portal Nacional, é o primeiro passo para uma gestão eficiente dos documentos fiscais.

Ao contar com um software especialista, os arquivos XML são capturados sem esforços humanos, e ainda é possível ter conhecimento sobre 100% do que é emitido contra o seu CNPJ, livrando a empresa de fraudes com notas frias.

2. Armazenamento e backup em nuvem

Para cumprir a lei, sistemas modernos fazem a guarda e backup de notas fiscais na nuvem, que é considerado hoje o método mais seguro e eficiente de armazenamento. É preciso lembrar que isso é importante tanto com os documentos fiscais emitidos, quanto com os recebidos.

3. Manifesto do destinatário

Existem quatro eventos de manifesto do destinatário, e todos são importantes para atualizar as informações da nota junto à Secretaria da Fazenda. Com a automatização, é possível não só realizar manifestos em menos de 10 segundos, como também fazer o processo em lote.

4. Revisão de impostos para escrituração e fechamento mensal

Um software moderno permite que sejam gerados relatórios personalizados para apuração de impostos de notas fiscais, agilizando o processo de fechamento de mês.

5. Importação de XMLs no ERP ou sistema de gestão da empresa

De nada adianta receber tudo de forma automatizada, se na hora de lançar os documentos você precisa digitar os 44 dígitos da NFe e todas as outras informações de forma manual.

A ferramenta da ConexãoNF-e, além de cumprir todos os passos anteriores, também faz a importação automática dos XMLs no ERP, que ficam prontos para o lançamento, sendo necessário apenas a parametrização de dados, contando inclusive com validações de segurança.

comparativo entre importar notas com ConexãoNF-e e importar de forma manual

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Imagem ilustrativa do sistema da ConexãoNF-e