A nota fiscal eletrônica - ou NF-e, como costumamos abreviar - já é parte da rotina de empresas por todo o Brasil. Ela trouxe diversas inovações e a principal delas é a chave de acesso.
Você sabe o que é chave de acesso da nota fiscal? Esse é um recurso instituído em 2006 pelo governo do Brasil, e tem o intuito de agilizar como operações fiscais e o controle dos documentos feitos pelos profissionais contábeis.
Apesar de não ser um novo tópico, ele ainda gera muitas dúvidas entre gestores de empresas e consumidores.
Para acabar de vez com elas, prepare esse guia completo para ajudar a entender que é chave de acesso da nota fiscal e como observar o número facilmente. Vamos lá?
O que é chave de acesso da nota fiscal (NF-e)
Uma chave de acesso do NF-e nada mais é que uma sequência de números únicos, que contém com 44 caracteres.
Ela servirá para identificar uma nota fiscal eletrônica. A chave de acesso também pode ser observada no arquivo XML e no Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica, ou DANFE.
Para que serve uma chave de acesso da nota fiscal?
Seu intuito é tornar as operações comerciais e os registros contábeis mais ágeis.
Na prática, a chave de acesso da nota fiscal funciona como uma espécie de RG, tornando cada nota única e facilitando o arquivamento dos documentos.
A chave de acesso também contribui para a segurança das informações, uma vez que, quando armazenadas corretamente, fica mais difícil perdê-las.
Leia também: Como gerar NFe pela chave de acesso
Qual a importância da chave de acesso na Nota Fiscal eletrônica?
A chave da nota fiscal eletrônica é um dispositivo de segurança que também confere mais agilidade ao dia dos profissionais contábeis.
Ela auxilia no memorando das notas fiscais, funciona como um certificador dos documentos e ainda pode auxiliar no seu armazenamento, facilitando uma busca para as notas necessárias.
Como é formada a chave de acesso da nota fiscal?
Ao contrário do que se pode imaginar, a chave de acesso da nota fiscal eletrônica não é composta de números aleatórios.
Ela segue uma lógica única, que garante que os números não serão repetidos e cada NFe terá uma identificação única. Veja só os dados que formam uma chave de acesso:
- cUF — código do estado onde está a empresa emitente da NFe, composto por 2 dígitos;
- AAMM — ano e mês da emissão da NFe, composto por 4 dígitos;
- CNPJ — CNPJ da empresa emitente, composto por 14 dígitos;
- mod — modelo da NFe, com 2 dígitos;
- série — série da NFe, com 3 dígitos;
- nNF — número da nota fiscal eletrônica, composto por 9 dígitos;
- tpEmis — tipo de emissão do documento, com 1 dígito;
- cNF — código numérico da chave, composto por 8 dígitos;
- cDV — dígito verificador da chave de acesso da NFe, também composto por 1 dígito.
É importante lembrarmos que cada estado tem um número diferente para emissão da chave de acesso de uma NFe. Aqui vai a lista completa com todos eles:
- 11 — Rondônia — RO;
- 12 — Acre — AC;
- 13 — Amazonas — AM;
- 14 — Roraima — RR;
- 15 — Pará — PA;
- 16 — Amapá — AP;
- 17 — Tocantins — TO;
- 21 — Maranhão — MA;
- 22 — Piauí — PI;
- 23 — Ceará — CE;
- 24 - Rio Grande do Norte - RN;
- 25 - Paraíba - PB;
- 26 - Pernambuco - PE;
- 27 - Alagoas - AL;
- 28 - Sergipe - SE;
- 29 - Bahia - BA;
- 31 - Minas Gerais - MG;
- 32 - Espírito Santo - ES;
- 33 - Rio de Janeiro - RJ;
- 35 - São Paulo - SP;
- 41 - Paraná - PR;
- 42 - Santa Catarina - SC;
- 43 - Rio Grande do Sul - RS;
- 50 - Mato Grosso do Sul - MS;
- 51 - Mato Grosso - MT;
- 52 - Goiás - GO;
- 53 - Distrito Federal - DF.
Como identificar o número da nota na chave de acesso?
No Brasil, é possível que duas notas fiscais tenham o mesmo número, mas elas nunca terão uma mesma chave de acesso.
Por isso, às vezes, uma maneira única de diferenciar uma nota da outra é observando esse código.
Existem três principais caminhos que você pode seguir para encontrar uma chave de acesso de uma nota fiscal. Explicaremos eles nos populares abaixo, confira:
Solicitação ao fornecedor
Se a sua empresa fez uma compra, e ainda não foi classificada como devida NFe, é importante que você entre em contato com o seu fornecedor e solicite um DANFE.
Esse documento terá uma chave de acesso da nota fiscal.
Esquecimentos, é claro, podem acontecer, mas falhar em enviar uma nota fiscal pode gerar problemas em seu departamento financeiro e contábil, além de poder causar falhas em processos, como a escrituração do SPED.
Consulta ao portal da Sefaz
Outra boa opção para determinar o número da chave de acesso de sua nota fiscal eletrônica é consultar o portal da Secretaria da Fazenda.
Para isso, você precisa do Certificado Digital em mãos no momento do acesso.
Essa é uma estratégia eficiente, mas vale lembrar que apenas algumas secretarias da fazenda estaduais permitem essa consulta.
As consultas devem ser feitas individualmente, por cada nota.
Utilize um software de gestão de NF-e
Com um sistema de gestão de NFe, você pode centralizar todas as informações referentes a notas fiscais em um só lugar.
É seguro, prático e contribui para economizar muito tempo da equipe de contabilidade e fiscal.
Muitos softwares contribuem para automatização de processos determinados, o que torna a sua empresa mais competitiva e eficiente frente à concorrência.
O que é a chave de acesso da nota fiscal: como a ConexãoNF-e pode te ajudar?
A ConexãoNF-e, por exemplo, é um software de gestão que conta com integrações com todos os principais ERPs e sistemas contábeis do mercado, possibilitando que você receba, armazene e gerencie seus documentos fiscais em uma plataforma segura fácil de usar e muito.
O sistema também conta com captura inteligente de notas fiscais de serviços, graças à sua conexão em mais de 600 cidades por todo o Brasil.
- Fazer o Recebimento de NF-e, NFS-e CT-e;
- Realizar o fechamento do mês;
- Fazer o download de XML, DANFE e DACTE em lote;
- Relatórios extrair básicos e avançados;
- Criar filtros e marcadores inteligentes para observação de informações.
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Conclusão
Neste artigo, explicamos o que é chave de acesso da nota fiscal, como ela é composta e quais procedimentos realizar para encontrar esse número tão importante.
Esse é um código que serve para diferenciar NFes umas das outras, e podem ser grandes ferramentas de organização de notas fiscais, garantindo também mais segurança no armazenamento e na consulta de informações.
Concluímos também que os softwares de gestão de NF-e também podem ser de grande ajuda para profissionais da contabilidade e fiscais, já que automatizam determinadas funções e contribuem para uma organização mais eficiente.
Esperamos que este artigo tenha te ajudado a entender melhor o que é chave de acesso da nota fiscal e para que ela serve. Para continuar aprendendo sobre o assunto, visite nosso blog!
