Não é novidade para ninguém que empresas sejam obrigadas a emitir nota fiscal mediante a venda de seus produtos, não é mesmo?
Mas, e quando o assunto é a entrada ou devolução de mercadorias?
Ainda é necessário que seja emitida uma nota fiscal nessas circunstâncias?
A resposta é simples: sim. Essa nota fiscal é tão importante quanto a nota fiscal convencional e tem até um nome próprio – a nota fiscal de entrada.
Assim como uma empresa tem a obrigação de emitir uma nota fiscal para seus consumidores, os fornecedores também têm a obrigação de emitir uma nota fiscal para as empresas que compram suas matérias-primas ou produtos para revenda.
Todos os registros devem ser feitos em ordem cronológica e agrupados em concordância com o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP).
Quer saber mais sobre a nota fiscal de entrada e todas as regulamentações que giram em torno desse tópico? Aqui vão algumas dicas sobre o assunto, confira…
O que é uma nota fiscal de entrada?
A nota fiscal de entrada nada mais é do que um documento fiscal que é utilizado para tornar formal o ingresso de mercadorias no estoque, seja por meio da compra, devolução ou um mero retorno.
Ou seja, ela também está atrelada à movimentação de mercadorias no estoque, não apenas à compra de novos itens propriamente ditos.
Quando falamos em mercadorias, estamos nos referindo aos produtos prontos para revenda, é claro, mas também aos insumos e matérias-primas adquiridos pela empresa para a fabricação de seus produtos.
Mas, na prática, para que serve a nota fiscal de entrada?
Ela serve como um registro simples de tudo que foi adquirido por uma empresa, ajudando gestores a terem uma maior visão do negócio e controlar de maneira mais efetiva o estoque.
Como funciona a nota fiscal de entrada?
O funcionamento da nota fiscal de entrada é relativamente simples, mas entendê-lo mais profundamente é essencial para a saúde financeira e fiscal do seu empreendimento.
Veja agora alguns dos questionamentos mais importantes sobre com funciona a nota fiscal de entrada:
Quem deve emitir a nota fiscal de entrada?
Esse tipo de nota fiscal pode ser emitida pelo fornecedor da empresa, ou pela própria empresa, dependendo de cada caso.
Lembre-se sempre que a emissão dessa nota protege a sua empresa da mesma maneira que a emissão de notas fiscais tradicionais protege os consumidores.
Todas as empresas, portanto, que vendem produtos, insumos ou prestam serviços, precisam emitir a nota fiscal.
MEIs que prestam serviços ou vendem produtos exclusivamente para pessoas físicas estão isentos da emissão da nota fiscal de entrada.
Quando a nota fiscal de entrada deve ser emitida?
Assim como outros tipos de notas fiscais, as de entrada também têm o momento certo para serem emitidas corretamente, de maneira obrigatória.
Conheça alguns deles agora:
- Durante a entrada de um produto importado;
- Quando a empresa compradora faz o compromisso de retirar ou transportar um produto;
- Quando acontece o retorno de industrialização;
- Quando o vendedor não for obrigado a emitir notas fiscais;
- Quando há a entrada de produto adquiridos por meio de leilões;
- Quando há a devolução do produto por parte do cliente;
- Quando o produto sai da empresa por qualquer motivo, mas retorna.
Nota fiscal de entrada x nota fiscal de saída
Os nomes podem parecer autoexplicativos, mas sempre vale a pena lembrar as diferenças entre esses dois tipos de notas fiscais tão importantes.
A nota fiscal de entrada, como você já sabe, é um registro de todas as mercadorias que entram no estoque de uma empresa e todos os serviços prestados pelos fornecedores.
Enquanto isso, a nota fiscal de saída diz respeito aos produtos vendidos e serviços prestados por uma empresa aos seus clientes.
Ambos os documentos servem para resguardar os direitos do consumidor – seja ele uma pessoa física ou jurídica – além de reduzir a burocracia em relação ao cupom fiscal, já que é emitido de maneira eletrônica.
Falando na emissão destes documentos… que tal aprendermos a emitir uma nota fiscal de entrada?
Esse é o assunto do próximo tópico.
Como emitir uma nota fiscal de entrada?
Emitir uma nota fiscal de entrada é um processo bastante simples. Você precisará das seguintes informações:
- Motivo pelo qual aquela nota está sendo gerada;
- Dados do produto a ser registrado;
- Dados do fornecedor;
- Código Fiscal de Operações e Prestação;
- Código de Situação Tributária;
Como se trata da nota fiscal de entrada, é o fornecedor que emitirá o documento. Já a empresa que recebe o produto precisa conferir a nota e baixá-la.
O passo a passo para baixar uma nota fiscal de entrada é o seguinte:
- Acessar o Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica;
- Clicar em “consultar NF-e”;
- Inserir a chave de acesso da nota fiscal;
- Clicar no botão de download;
- Selecionar o Certificado Digital da sua empresa;
- Aguardar a finalização do download; OU
- Consultar e baixar de forma automática com ConexãoNF-e.
Por que é importante baixar a nota fiscal de entrada?
É importante baixar a nota fiscal de entrada para que gestores e responsáveis pelo gerenciamento fiscal tenham mais controle sobre as movimentações de estoque, além de ter um backup de todas as informações relevantes relacionadas a esse aspecto do negócio.
Além disso, é obrigatório por lei manter tanto as notas fiscais de saída quanto as de entrada sob guarda por um período mínimo de 5 anos.
Não existe uma lei que determine onde o documento precisa ser armazenado, mas é indicado que seja em nuvem em uma solução própria para este fim, para evitar perdas e extravios.
Como lançar a nota fiscal de entrada no ERP?
Lançar uma nota de entrada pode ser um processo lento se for feito da forma manual, pois é preciso digitar a chave de acesso e preencher todas as informações no ERP.
Contudo, é possível automatizar o processo com ConexãoNF-e, eliminando várias etapas e burocracias na importação de XML no sistema de gestão.
Com ConexãoNF-e é possível importar o documento de forma automática (sem digitar a chave de acesso) e a maioria das informações já vem preenchidas. Como exemplo, vamos explicar como funciona o processo no Protheus.
Passo a passo do lançamento de NF-e de entrada:
- Caso não seja cliente ConexãoNF-e, comece um teste gratuito e vincule sua conta com o ERP;
- Acesso o ERP em “Importador de XML”, que geralmente fica no módulo de compras;
- Todas as NF-e, NFS-e e CT-e de saída estarão disponíveis para lançar;
- Basta clicar no documento desejado, conferir as informações e fazer o lançamento.
Com ConexãoNF-e o lançamento de nota de entrada no ERP é 80% mais rápido.
Como a ConexãoNF-e pode te ajudar?
A ConexãoNF-e é uma plataforma de gestão de notas fiscais muito intuitiva e tecnológica, que já ajudou centenas de empresas a agilizarem o controle financeiro de suas operações por meio da automatização.
Com o nosso sistema, você poderá fazer o recebimento de NF-e, NFSe e CTE da SEFAZ e prefeituras, realizar o armazenamento de documentos fiscais recebidos e emitidos e baixar XML, DANFE e DACTE em lote, tudo de maneira prática e descomplicada.
Além disso, você pode fazer a geração de relatórios para fechamento do mês, gerar manifesto do destinatário em NF-e e desacordo do CT-e, fazer a impressão de DANFE e DACTE a qualquer momento, gerenciar diversos CNPJs em uma só conta e mais!
Deixe de pedir notas fiscais para seus fornecedores ou solicitar documentos por e-mail! Deixe que a ConexãoNF-e faz esse trabalho por você.
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Conclusão
Assim como a nota fiscal de saída resguarda a empresa e seus consumidores, a nota fiscal de entrada é capaz de garantir os mesmos benefícios à empresa e seus fornecedores, sejam eles relacionados a produtos ou serviços.
Emitir a nota fiscal de entrada portanto é um procedimento muito importante, que precisa ser feito nas determinadas situações:
- Durante a entrada de um produto importado;
- Quando a empresa compradora faz o compromisso de retirar ou transportar um produto;
- Quando acontece o retorno de industrialização;
- Quando o vendedor não for obrigado a emitir notas fiscais;
- Quando há a entrada de produto adquiridos por meio de leilões;
- Quando há a devolução do produto por parte do cliente;
- Quando o produto sai da empresa por qualquer motivo, mas retorna.
Falamos também sobre outras regulamentações relacionadas a emissão da nota fiscal de entrada.
Esperamos que estas dicas tenham sido úteis para a gestão fiscal da sua empresa!
Se precisar de ajuda, não hesite em entrar em contato com o time da ConexãoNF-e. Visite nosso site para conversar com um de nossos especialistas!
