O que é nota fiscal de entrada e quando ela deve ser utilizada na empresa

Uma das atividades mais importantes em uma empresa é o controle dos processos de entrada e saída das mercadorias. Eles envolvem a gestão de notas fiscais de entrada e de saída, bem como os impostos e tributos envolvidos.

Mas você sabe o que são essas notas fiscais e quais as diferenças entre elas?

Neste post, vamos mostrar para você tudo o que precisa saber sobre notas fiscais de entrada. Boa leitura!

O que é uma nota fiscal de entrada?

Uma nota fiscal de entrada é um documento que registra a entrada de mercadorias ou serviços em uma empresa. Geralmente ela é emitida pelo fornecedor ou prestador de serviço e serve para comprovar a origem, a quantidade e o valor dos itens adquiridos.

A nota fiscal de entrada deve ser utilizada sempre que uma empresa compra ou recebe algum produto de outra empresa. Ela é importante para garantir os direitos e deveres das partes envolvidas, bem como para o controle fiscal e contábil da operação.

Esse tipo de nota fiscal está relacionado com a entrada de mercadorias no estoque, ou seja, também deve ser utilizado em casos de devolução, retorno, transferência entre filiais, entre outras situações que você verá a seguir.

Qual a diferença de nota fiscal de entrada e de saída?

A nota fiscal de entrada é aquela que registra a entrada de mercadorias no seu estoque. Por exemplo, se você compra um lote de camisetas para revender na sua loja, o seu fornecedor emite uma nota fiscal para sua empresa. Essa nota fiscal vai servir para comprovar a origem das mercadorias e o valor pago por elas.

Já a nota fiscal de saída é aquela que registra a saída de mercadorias. Por exemplo, se você vende uma camiseta para um cliente, você emite uma nota fiscal de saída para ele. Essa nota fiscal vai servir para comprovar a destinação das mercadorias e o valor recebido por elas.

A diferença entre as duas notas fiscais está na movimentação de estoque. A nota fiscal de entrada aumenta o seu estoque, enquanto a nota fiscal de saída o diminui.

Por isso, é importante manter um controle rigoroso das suas notas fiscais, para evitar problemas com o fisco e com o seu fluxo de caixa.

Quando a sua empresa deve emitir a nota fiscal de entrada?

Assim como outros tipos de notas fiscais, as de entrada também têm o momento certo para serem emitidas corretamente, de maneira obrigatória.

Algumas situações em que a nota fiscal de entrada são emitidas:

• Aquisição de mercadorias para revenda, consumo ou industrialização;
• Devolução de mercadorias vendidas;
• Transferência de mercadorias entre filiais ou matriz;
• Importação de produtos ou serviços do exterior;
• Recebimento de doações ou amostras grátis;
• Recebimento de serviços sujeitos ao ISS (Imposto Sobre Serviços).

Como dar entrada de nota fiscal?

Quando se trata de notas fiscais, existem dois cenários principais: quando a empresa precisa emitir a nota fiscal de entrada e quando a nota fiscal já foi emitida pelo fornecedor e só é necessário realizar a entrada no estoque e assim estar em consonância com a lei.

Quando a sua empresa precisa emitir a nota de entrada

Em casos de devolução de mercadorias e transferência entre filiais, é preciso emitir uma nota fiscal de entrada para documentar e formalizar a entrada das mercadorias no estoque.

Nesse caso, o próprio sistema emissor de NFe irá pedir o preenchimento dos campos da nota fiscal de acordo com o tipo de entrada (por exemplo: emissão própria) e com a natureza da operação (por exemplo: devolução de venda).

A nota fiscal de entrada serve como comprovante da operação realizada e permite o lançamento contábil adequado, além de possibilitar a dedução de créditos fiscais, quando aplicável.

Quando a sua empresa recebe a nota fiscal

Em casos de compra de mercadorias, o fornecedor já emite a nota fiscal e a sua empresa apenas precisa realizar a entrada no estoque para estar em conformidade com a lei e registrar a transação.

Para realizar o download, basta entrar no Portal da NF-e e seguir os passos abaixo:

• Digitar a chave de acesso;
• Resolver o captcha;
• Inserir o certificado digital;
• Baixar o documento.

Mas há uma maneira muito mais simples de realizar o processo: baixar de forma automática com a plataforma ConexãoNF-e.

Com ConexãoNF-e é necessário apenas conectar o certificado digital, e a própria solução começa a captura de NFe de entrada direto da SEFAZ, listando os documentos em tela para consulta e download.

Por que é importante baixar as notas fiscais de entrada?

É importante baixar a nota fiscal de entrada para que gestores e responsáveis pelo gerenciamento fiscal tenham mais controle sobre as movimentações de estoque, além de ter um backup de todas as informações relevantes relacionadas a esse aspecto do negócio.

Além disso, é obrigatório por lei manter tanto as notas fiscais de saída quanto as de entrada sob guarda em formato XML por um período mínimo de cinco anos.

Não existe uma lei que determine onde o documento precisa ser armazenado, mas é indicado que seja em nuvem em uma solução própria para este fim, para evitar perdas e extravios.

Como importar a nota fiscal de entrada no ERP de forma automática?

Lançar uma nota de entrada pode ser um processo lento se for feito da forma manual, pois é preciso digitar a chave de acesso e preencher todas as informações no ERP.

Contudo, é possível automatizar o processo com ConexãoNF-e, eliminando várias etapas e burocracias na importação de XML no sistema de gestão.

Com ConexãoNF-e é possível importar o documento de forma automática, sem digitar a chave de acesso, e a maioria das informações já vêm preenchidas. Como exemplo, vamos explicar como funciona o processo no Protheus.

Passo a passo do lançamento de NFe de entrada:

1. Caso não seja cliente ConexãoNF-e, comece um teste gratuito e vincule sua conta com o ERP;
2. Acesse o ERP em “Importador de XML”, que geralmente fica no módulo de compras;
3. Todas as NFes, NFSes e CTes estarão disponíveis para lançar;
4. Basta clicar no documento desejado, conferir as informações e fazer o lançamento, ou parametrizar o lançamento automático.

Com ConexãoNF-e o lançamento de nota de entrada no ERP é 80% mais rápido.

Como a ConexãoNF-e pode ajudar a sua empresa?

A ConexãoNF-e é uma plataforma de gestão de notas fiscais intuitiva e tecnológica, que já ajuda milhares de empresas a agilizarem o controle fiscal de suas operações por meio da automatização.

Com o nosso sistema, você poderá fazer o recebimento de NFe, NFSe e CTe da SEFAZ e prefeituras, realizar o armazenamento de documentos fiscais recebidos e emitidos e baixar XML, DANFE e DACTE em lote, tudo de maneira prática e descomplicada.

Além disso, você pode fazer a geração de relatórios para fechamento do mês, gerar manifesto do destinatário em NF-e e desacordo do CT-e, fazer a impressão de DANFE e DACTE a qualquer momento, gerenciar diversos CNPJs em uma só conta e mais!

Deixe de pedir notas fiscais para seus fornecedores ou solicitar documentos por e-mail! A ConexãoNF-e faz a captura de documentos fiscais para você.

Quer melhorar seus processos com documentos fiscais de entrada? Entre em contato com nosso time e conheça melhor a plataforma!