Não é novidade para ninguém que empresas sejam obrigadas a emitir nota fiscal mediante a venda de seus produtos, não é mesmo?

Mas, e quando o assunto é a entrada ou devolução de mercadorias?

Ainda é necessário que seja emitida uma nota fiscal nessas circunstâncias?

A resposta é simples: sim. Essa nota fiscal é tão importante quanto a nota fiscal convencional e tem até um nome próprio – a nota fiscal de entrada.

Assim como uma empresa tem a obrigação de emitir uma nota fiscal para seus consumidores, os fornecedores também têm a obrigação de emitir uma nota fiscal para as empresas que compram suas matérias-primas ou produtos para revenda.

Todos os registros devem ser feitos em ordem cronológica e agrupados em concordância com o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP).

Quer saber mais sobre a nota fiscal de entrada e todas as regulamentações que giram em torno desse tópico? Aqui vão algumas dicas sobre o assunto, confira…

O que é uma nota fiscal de entrada?

A nota fiscal de entrada nada mais é do que um documento fiscal que é utilizado para tornar formal o ingresso de mercadorias no estoque, seja por meio da compra, devolução ou um mero retorno.

Ou seja, ela também está atrelada à movimentação de mercadorias no estoque, não apenas à compra de novos itens propriamente ditos.

Quando falamos em mercadorias, estamos nos referindo aos produtos prontos para revenda, é claro, mas também aos insumos e matérias-primas adquiridos pela empresa para a fabricação de seus produtos.

Mas, na prática, para que serve a nota fiscal de entrada?

Ela serve como um registro simples de tudo que foi adquirido por uma empresa, ajudando gestores a terem uma maior visão do negócio e controlar de maneira mais efetiva o estoque.

Como funciona a nota fiscal de entrada?

nota fiscal de entrada como funciona

O funcionamento da nota fiscal de entrada é relativamente simples, mas entendê-lo mais profundamente é essencial para a saúde financeira e fiscal do seu empreendimento.

Veja agora alguns dos questionamentos mais importantes sobre com funciona a nota fiscal de entrada:

Quem deve emitir a nota fiscal de entrada?

Esse tipo de nota fiscal pode ser emitida pelo fornecedor da empresa, ou pela própria empresa, dependendo de cada caso.

Lembre-se sempre que a emissão dessa nota protege a sua empresa da mesma maneira que a emissão de notas fiscais tradicionais protege os consumidores.  

Todas as empresas, portanto, que vendem produtos, insumos ou prestam serviços, precisam emitir a nota fiscal.

MEIs que prestam serviços ou vendem produtos exclusivamente para pessoas físicas estão isentos da emissão da nota fiscal de entrada.

Quando a nota fiscal de entrada deve ser emitida?

Assim como outros tipos de notas fiscais, as de entrada também têm o momento certo para serem emitidas corretamente, de maneira obrigatória.

Conheça alguns deles agora:

  • Durante a entrada de um produto importado;
  • Quando a empresa compradora faz o compromisso de retirar ou transportar um produto;
  • Quando acontece o retorno de industrialização;
  • Quando o vendedor não for obrigado a emitir notas fiscais;
  • Quando há a entrada de produto adquiridos por meio de leilões;
  • Quando há a devolução do produto por parte do cliente;
  • Quando o produto sai da empresa por qualquer motivo, mas retorna.

Nota fiscal de entrada x nota fiscal de saída

Os nomes podem parecer autoexplicativos, mas sempre vale a pena lembrar as diferenças entre esses dois tipos de notas fiscais tão importantes.

A nota fiscal de entrada, como você já sabe, é um registro de todas as mercadorias que entram no estoque de uma empresa e todos os serviços prestados pelos fornecedores.

Enquanto isso, a nota fiscal de saída diz respeito aos produtos vendidos e serviços prestados por uma empresa aos seus clientes.

Ambos os documentos servem para resguardar os direitos do consumidor – seja ele uma pessoa física ou jurídica – além de reduzir a burocracia em relação ao cupom fiscal, já que é emitido de maneira eletrônica.

Falando na emissão destes documentos… que tal aprendermos a emitir uma nota fiscal de entrada?

Esse é o assunto do próximo tópico.

Como emitir uma nota fiscal de entrada?

nota fiscal de entrada como emitir

Emitir uma nota fiscal de entrada é um processo bastante simples. Você precisará das seguintes informações:

  • Motivo pelo qual aquela nota está sendo gerada;
  • Dados do produto a ser registrado;
  • Dados do fornecedor;
  • Código Fiscal de Operações e Prestação;
  • Código de Situação Tributária;

Como se trata da nota fiscal de entrada, é o fornecedor que emitirá o documento. Já a empresa que recebe o produto precisa conferir a nota e baixá-la.

O passo a passo para baixar uma nota fiscal de entrada é o seguinte:

  • Acessar o Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica;
  • Clicar em “consultar NF-e”;
  • Inserir a chave de acesso da nota fiscal;
  • Clicar no botão de download;
  • Selecionar o Certificado Digital da sua empresa;
  • Aguardar a finalização do download; OU
  • Consultar e baixar de forma automática com ConexãoNF-e.

Por que é importante baixar a nota fiscal de entrada?

É importante baixar a nota fiscal de entrada para que gestores e responsáveis pelo gerenciamento fiscal tenham mais controle sobre as movimentações de estoque, além de ter um backup de todas as informações relevantes relacionadas a esse aspecto do negócio.

Além disso, é obrigatório por lei manter tanto as notas fiscais de saída quanto as de entrada sob guarda por um período mínimo de 5 anos.

Não existe uma lei que determine onde o documento precisa ser armazenado, mas é indicado que seja em nuvem em uma solução própria para este fim, para evitar perdas e extravios.

Como lançar a nota fiscal de entrada no ERP?

Lançar uma nota de entrada pode ser um processo lento se for feito da forma manual, pois é preciso digitar a chave de acesso e preencher todas as informações no ERP.

Contudo, é possível automatizar o processo com ConexãoNF-e, eliminando várias etapas e burocracias na importação de XML no sistema de gestão.

Com ConexãoNF-e é possível importar o documento de forma automática (sem digitar a chave de acesso) e a maioria das informações já vem preenchidas. Como exemplo, vamos explicar como funciona o processo no Protheus.

Passo a passo do lançamento de NF-e de entrada:

  1. Caso não seja cliente ConexãoNF-e, comece um teste gratuito e vincule sua conta com o ERP;
  2. Acesso o ERP em “Importador de XML”, que geralmente fica no módulo de compras;
  3. Todas as NF-e, NFS-e e CT-e de saída estarão disponíveis para lançar;
  4. Basta clicar no documento desejado, conferir as informações e fazer o lançamento.

Com ConexãoNF-e o lançamento de nota de entrada no ERP é 80% mais rápido.

Como a ConexãoNF-e pode te ajudar?

A ConexãoNF-e é uma plataforma de gestão de notas fiscais muito intuitiva e tecnológica, que já ajudou centenas de empresas a agilizarem o controle financeiro de suas operações por meio da automatização.

Com o nosso sistema, você poderá fazer o recebimento de NF-e, NFSe e CTE da SEFAZ e prefeituras, realizar o armazenamento de documentos fiscais recebidos e emitidos e baixar XML, DANFE e DACTE em lote, tudo de maneira prática e descomplicada.

Além disso, você pode fazer a geração de relatórios para fechamento do mês, gerar manifesto do destinatário em NF-e e desacordo do CT-e, fazer a impressão de DANFE e DACTE a qualquer momento, gerenciar diversos CNPJs em uma só conta e mais!

Deixe de pedir notas fiscais para seus fornecedores ou solicitar documentos por e-mail! Deixe que a ConexãoNF-e faz esse trabalho por você.

Visite nosso site e confira os planos que temos a oferecer.

Conclusão

Assim como a nota fiscal de saída resguarda a empresa e seus consumidores,  a nota fiscal de entrada é capaz de garantir os mesmos benefícios à empresa e seus fornecedores,  sejam eles relacionados a produtos ou serviços.

Emitir a nota fiscal de entrada portanto é um procedimento muito importante, que precisa ser feito nas determinadas situações:

  • Durante a entrada de um produto importado;
  • Quando a empresa compradora faz o compromisso de retirar ou transportar um produto;
  • Quando acontece o retorno de industrialização;
  • Quando o vendedor não for obrigado a emitir notas fiscais;
  • Quando há a entrada de produto adquiridos por meio de leilões;
  • Quando há a devolução do produto por parte do cliente;
  • Quando o produto sai da empresa por qualquer motivo, mas retorna.

Falamos também sobre outras regulamentações relacionadas a emissão da nota fiscal de entrada.

Esperamos que estas dicas tenham sido úteis para a gestão fiscal da sua empresa!

Se precisar de ajuda, não hesite em entrar em contato com o time da ConexãoNF-e. Visite nosso site para conversar com um de nossos especialistas!


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