Se a sua empresa atua com alguma atividade que envolve o transporte de mercadorias, é provável que você já tenha se deparado com o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, também conhecido como MDF-e.

Basicamente, ele auxilia os negócios de transporte de cargas a manter a legalidade das suas operações junto ao Fisco. Assim como os outros documentos eletrônicos autorizados pela legislação brasileira, é de suma importância para as rotinas fiscais, tributárias e contábeis dessas empresas.

Neste artigo, você vai entender melhor quais são os principais conceitos, regras e aplicações do MDF-e, além de descobrir como emiti-lo de forma adequada e outras informações relevantes. Continue lendo para conferir!

Como funciona o Manifesto de Documento Fiscal eletrônico?

O MDF-e é um documento fiscal criado com o objetivo de simplificar os procedimentos burocráticos envolvendo o transporte de cargas. Na prática, a ideia central por trás do manifesto é a otimização de tempo de fiscalização nas estradas, tendo em vista que ele reúne todos os dados referentes às Notas Fiscais eletrônicas e Conhecimentos de Transporte.

Antes da sua transformação em documento eletrônico, ele existia em versão física, conhecida como Manifesto de Carga Modelo 25 e/ou Capa de Lote eletrônica. Nos últimos anos, entretanto, o governo veio inserindo mudanças em vários documentos fiscais com o propósito de modernizar os seus processos e facilitar a fiscalização das empresas.

Quem está obrigado a emitir esse documento?

De modo geral, todas as organizações que prestam serviços de transporte devem emitir o MDF-e. Essa regra se aplica tanto a empresas que usam veículos próprios para realização desse transporte quanto para as que utilizam frotas arrendadas e contratadas.

Vale destacar que a legislação prevê a emissão do documento em operações interestaduais por empresas que realizam transporte. Todavia, o ajuste SINEF 21/2010 permitiu que cada unidade federada adotasse seus próprios critérios para emissão do documento nas operações de transporte entre municípios dentro do próprio estado.

Por isso, é importante verificar junto ao contador que presta assessoria para a sua empresa quais são as suas obrigações com relação à emissão de documentos eletrônicos no contexto da sua empresa. Esse profissional é quem poderá auxiliar a avaliação de todos os procedimentos e assessorar você na busca de tecnologias capazes de facilitar a emissão, a gestão e o armazenamento de documentos fiscais.

Quais são as vantagens do MDF-e para a empresa?

Bom, já dissemos que a emissão desse documento proporciona maior segurança para o Fisco e facilita o processo de fiscalização das empresas. Mas, e para a transportadora? Qual é o benefício de utilizar o Manifesto Eletrônico?

Diferente do que muitos acreditam, o MDF-e reduz diversos custos do empresário, como os de impressão do documento fiscal ou de armazenagem dos documentos físicos, por exemplo. Sabemos que, hoje, uma das principais metas dos empresários é de reduzir custos, por isso, as versões eletrônicas de documentos fiscais acabam se destacando dentro do planejamento empresarial.

Além disso, a empresa ganha na otimização dos transportes de mercadorias, tendo em vista que o tempo de parada em Postos Fiscais é reduzido significativamente com o MDF-e, fazendo com que os motoristas não precisem ficar longas horas aguardando liberação. É importante destacar, aliás, que essa redução do tempo de parada e da ociosidade dos motoristas também implica em redução de custos para o negócio.

Ainda outro benefício que merece destaque aqui é o aumento de confiabilidade da fiscalização do transporte de cargas e no processo de controle fiscal — vantagens que se estendem para a sociedade como um todo.

Como emitir o Manifesto Eletrônico?

Para emitir o Manifesto Eletrônico, inicialmente é preciso realizar um credenciamento junto à Secretaria da Fazenda do estado onde a empresa está estabelecida. É importante ter em mente que as regras desse credenciamento variam de um estado para o outro, razão pela qual é preciso se informar junto à SEFAZ do seu estado.

Ainda assim, independentemente disso, todas as empresas que vão emitir documentos eletrônicos precisam possuir um certificado digital, que funciona como uma espécie de assinatura eletrônica e garante a segurança das operações de emissão do MDF-e. Esse certificado deve ser emitido por uma Autoridade Certificadora credenciada à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-BR).

A empresa também deve providenciar o seu credenciamento junto ao Cadastro Nacional de Emissores, solicitando o credenciamento em todos os estados nos quais será necessário emitir o MDF-e.

Por fim, é preciso providenciar um software/sistema adequado para emissão do Manifesto. Sistemas como esse são fornecidos por empresas especializadas, e devem ser adquiridos sob responsabilidade da própria transportadora, sem vinculação direta com a Secretaria da Fazenda.

É possível realizar alterações no MDF-e?

Após o envio das informações, não é mais possível realizar alterações com relação à documentação, veículos e/ou cargas. A única modificação permitida é a inclusão ou substituição dos condutores ao longo da operação. Por isso, a transportadora precisa estar atenta ao registro do Manifesto junto à Secretaria da Fazenda do Estado.

Se, de fato, houver a necessidade de alterar a documentação quanto ao veículo ou as cargas durante o trajeto, a transportadora deverá providenciar o encerramento do Manifesto e emitir um novo documento fiscal, considerando o preenchimento das alterações necessárias.

Como proceder após o término da operação?

Não é só a emissão e a alteração de dados que devem ser observadas de perto pelo empresário. Ao final da operação e com a entrega das cargas, a transportadora que emitiu o MDF-e ainda deverá proceder com o encerramento do documento.

Esse ato gera uma sinalização para a Secretaria da Fazenda de que a operação está concluída. Assim, tanto os veículos quanto os condutores registrados no documento fiscal já estão liberados para serem registrados em outras operações, por meio da emissão de novos Manifestos.

O prazo para encerramento do MDFe é de trinta dias. Caso a empresa não encerre o documento dentro desse prazo, poderá ocorrer um bloqueio do sistema para emissão de novos Manifestos. Vale destacar que, caso haja necessidade de alteração de alguma informação durante o trajeto, será necessário encerrar o MDFe e emitir um novo documento, incluindo as referidas informações. Em qualquer outra situação, o encerramento do documento deverá ser feito ao final do transporte.

O empresário também deve conhecer o Documento Auxiliar do MDFe, ou DAMDFe. Trata-se de um documento que reúne os CTes e NFes contidos na carga transportada — algo bem útil, que acaba se tornando mais eficiente e prático nas fiscalizações, já que reúne todas as informações a respeito da carga.

Enfim, como vimos no decorrer deste artigo, o MDF-e é um documento eletrônico que foi criado com o objetivo de facilitar o controle e reduzir a burocracia dentro das empresas de transporte.

Empresários, gestores e profissionais de contabilidade devem conhecer bem esse documento, entender suas especificidades, regras e as melhores práticas para sua emissão. Dessa forma, além de planejar o negócio, as empresas estarão seguras com relação à sua regularidade jurídica e fiscal.

Então, gostou desta leitura? Agora que você já sabe como funciona o MDF-e, que tal continuar acompanhando nossos próximos conteúdos sobre documentos fiscais? Assine a nossa newsletter e receba artigos exclusivos!


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Imagem ilustrativa do sistema da ConexãoNF-e