O uso intenso da tecnologia vem impactando o modo como as empresas lidam com o grande volume de informações. Com procedimentos cada vez mais digitais, surgiu a necessidade de implementar a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e, com ela, surgiram novas demandas, como a necessidade de baixar XML em lote, visando otimizar as rotinas contábeis.
Documentos fiscais eletrônicos são emitidos, consultados e armazenados em arquivo XML, o que assegura de modo legal as relações fiscais dos estabelecimentos, e é necessário encontrar meios mais eficazes de realizar sua baixa e armazenamento.
Para conhecer mais sobre esse assunto e aprender como automatizar esse processo, continue a leitura!
Como baixar XML da SEFAZ?
A SEFAZ oferece uma ferramenta gratuita para auxiliar o processo virtual de baixa de notas. Contudo, o contribuinte consegue baixar somente uma nota de cada de vez. Para esse processo será solicitado o certificado digital, pois, sem ele, não é possível baixar o arquivo. Para efetuar o download, é preciso seguir alguns passos no portal da Secretaria de Fazenda:
1. acesse o Portal Nacional da SEFAZ;
2. selecione “Consultar NF-e Completa”;
3. informe a chave de acesso de 44 dígitos, o código captcha e clique em “Continuar”;
4. ao carregar as informações da NF-e no portal, clique em “Download do Documento”;
5. selecione o seu certificado e clique em “OK”;
6. agora é só fazer o download do XML.
Para fazer download de CT-e, o processo é similar, mas a consulta nesse caso é feita no Portal Nacional do Conhecimento de Transporte Eletrônico. Quando se trata de baixar NFS-e, a situação é mais complicada, pois a baixa depende das particularidades de cada prefeitura e não há um padrão.
Problemas dessa modalidade
Quando se trata de consultar e baixar XML manualmente, existem algumas dificuldades, como:
- a consulta é individual, de um arquivo de cada vez, deixando o processo muito demorado;
- a consulta da NF-e só é possível com o número da chave de acesso, impedindo a busca com outros dados;
- o código captcha falha com frequência, sendo necessário reiniciá-lo, o que toma mais tempo no processo;
- se a página fechar, será preciso abrir novamente o endereço e retomar os procedimentos iniciais de inserção da chave de acesso e captcha;
- os órgãos contábeis não oferecem nenhuma forma de armazenamento desses arquivos, sendo necessário salvá-los diretamente no computador, deixando-os suscetíveis a vírus, por exemplo.
Quais são as vantagens de baixar XML em lote?
O tempo gasto para consultar cada nota é muito grande, o que gera desvantagens para a área contábil e fiscal da empresa. Por isso, um sistema que permite a consulta e download em lote otimiza a rotina do setor. Veja, a seguir, algumas vantagens desse procedimento!
Otimização do tempo
A consulta em lote traz agilidade e otimiza o tempo que seria gasto com a consulta nota a nota. As soluções que permitem baixar XML em lote facilitam o processo de obtenção das Notas Fiscais Eletrônicas, tomam menos tempo nas rotinas contábeis e trazem praticidade na importação dos dados para o armazenamento dos documentos.
Com as informações disponíveis no sistema, não há necessidade de digitar as informações das notas, o que permite que os profissionais envolvidos nessa tarefa tenham mais tempo para outras atividades essenciais do negócio.
Além disso, o uso de um aplicativo para guardar esses arquivos dispensa a impressão dos documentos e garante que as notas estejam sempre disponíveis.
Mais segurança no armazenamento
Um erro frequente que ocorre nas empresas é não guardar as notas fiscais e seus dados. O empresário precisa dar atenção a esse ponto e guardar todos os documentos recebidos e emitidos, principalmente para consultas fiscais.
Embora a SEFAZ permita a emissão e o registro das notas, ela não as mantém guardadas para acesso futuro. Por isso, a empresa fica responsável por guardar os arquivos de cada nota. Dessa forma, baixar XML em lote garante que nenhum arquivo seja perdido ou esquecido no processo.
O armazenamento eletrônico permite a guarda das notas fiscais recebidas de modo eficaz, considerando a necessidade de manter os documentos fiscais dos últimos cinco anos. Isso facilita a consulta de arquivos mais antigos sem precisar de backups.
Organização contábil
O download em lote favorece a organização contábil da empresa, pois a identificação do documento em uma base de dados torna o processo mais preciso e fácil. Isso ajuda a companhia a manter seus documentos organizados e corretamente arquivados, além de identificar mais rapidamente possíveis erros no setor.
Em empresas que não utilizam as melhores práticas digitais, a burocracia na consulta às notas fiscais prejudica a atuação dos profissionais de contabilidade. Ao garantir que toda a documentação seja armazenada digitalmente, evita-se, inclusive, a extensiva troca de e-mails entre o contador e os demais profissionais envolvidos no processo.
Como utilizar um serviço de gestão de Documentos Fiscais para baixar XML em lote?
Ao utilizar um serviço automatizado de gestão de documentos fiscais, a empresa consegue reduzir o tempo gasto na tarefa de busca pelos arquivos XML. Por meio de um sistema unificado, é possível consultar todas as NF-es e CT-es armazenados, emitidos e recebidos, de modo mais prático.
Como não é possível baixar XML em lote no Portal da SEFAZ, a ferramenta da ConexãoNF-e faz a consulta em tempo real de NF-e, NFS-e e CT-e emitidos contra a empresa, permitindo o download em lote e fazendo a guarda de todos os documentos fiscais na nuvem por 5 anos. Veja o que você pode fazer no sistema:
- Baixar XML em lote de NF-e, NFS-e e CT-e;
- Fazer consulta e armazenamento dos documentos fiscais emitidos contra a empresa;
- Guarda de NF-e e CT-e emitidos pela empresa;
- Gerar relatórios personalizados;
- Gerenciar diversos CNPJs em uma única conta;
- Importar XML no ERP de forma automatizada;
- entre outros.
Dessa forma, a ConexãoNF-e realiza o gerenciamento dos documentos fiscais, reduz gastos, otimiza a produtividade do setor contábil e evita que a equipe desperdice tempo em tarefas operacionais. O processo é simples: basta vincular o Certificado Digital e todos os Documentos Fiscais aparecem automaticamente, sem precisar digitar a chave de acesso.
O surgimento dos documentos fiscais em formato eletrônico gerou avanços e economias para a área contábil. Além disso, ter esses arquivos à disposição é fundamental para um planejamento estratégico e previne problemas com o Fisco. Por isso, baixar XML em lote contribui para uma gestão eficiente da contabilidade da empresa.
Gostou de conhecer mais sobre esse assunto? Entre em contato conosco e conheça as soluções que podemos oferecer para otimizar o controle fiscal da sua empresa!
