A tecnologia auxiliou (e muito) a área contábil, principalmente com os benefícios de realizar determinados procedimentos de forma eletrônica. Porém, alguns pequenos problemas podem surgir, como é o caso da nota fiscal denegada.

A nota fiscal denegada é um problema enfrentado diariamente por pessoas que lidam com a emissão desse tipo de documento. A boa notícia é que existem causas muito específicas para que uma NF-e seja enquadrada nessa situação, tornando mais simples o trabalho do profissional do ramo.

Neste artigo, mostraremos algumas dicas, informações e ações que devem ser tomadas quando uma nota fiscal é denegada. Quer saber mais? Continue a leitura e descubra.

O que é uma nota fiscal denegada?

Inicialmente, você precisa saber que, para que uma empresa possa negociar, comprar e vender produtos, ela precisa ter regularidade fiscal junto aos órgãos de fiscalização estaduais. Nesse caso, tais institutos são as Secretarias de Estado de Fazenda dos entes federativos — mais conhecidas como SEFAZ.

Esses órgãos são os responsáveis por autorizar a emissão de uma nota fiscal eletrônica: você preenche o documento em seu software, assina e transmite à SEFAZ do seu estado. A SEFAZ, por sua vez, autoriza ou não a emissão do documento fiscal.

Entre as inúmeras situações em que a emissão de uma NF-e não é permitida está a denegação. Uma nota é denegada quando ocorre algum problema ou irregularidade em sua emissão, que pode estar ligada diretamente à empresa destinatária ou emissora do documento fiscal.

Nessa situação, a nota denegada tem o seu número registrado, impedindo que ele seja reutilizado, além de permanecer no arquivo contábil. Também vale ressaltar que ao estabelecimento não é permitida a realização do faturamento dessa nota fiscal.

Por que uma nota fiscal é denegada pela SEFAZ?

Na maioria dos casos, a denegação de nota fiscal ocorre quando uma empresa tem problemas em seu cadastro perante a SEFAZ. Ou, ainda, quando a Inscrição Estadual (IE) está com alguma pendência que a deixou em status de suspensa, cancelada, baixada ou em processo de baixa.

O problema na IE pode ser ocasionado por inúmeros motivos. Confira alguns deles:

  • a própria baixa da empresa;
  • quando a empresa deixa de cumprir alguma obrigação acessória por certo tempo;
  • quando o estabelecimento deixa de realizar alguma atividade que exigia a Inscrição Estadual, entre outros itens.

Fique atento, pois essa irregularidade pode ser constatada na empresa que emite ou recebe a nota fiscal eletrônica — afinal, as Secretarias da Receita Estadual têm o controle de todos os documentos fiscais que são cadastrados, bem como os dados das empresas que enviam notas para aprovação.

A denegação das notas fiscais é um modo de combater a sonegação de impostos e uma maneira da SEFAZ ter maior controle sobre as operações realizadas. Portanto, deixar seus dados atualizados é a melhor forma de evitar problemas no momento de emitir notas.

Em quais situações uma nota fiscal é denegada?

Como mencionado, uma nota fiscal é denegada a partir da presença de irregularidades fiscais no cadastro da empresa, seja ela a emissora ou receptora da NF-e em questão. Confira os principais motivos de denegação de notas fiscais:

  • erro 301: Inscrição Estadual do emitente em situação irregular perante o fisco;
  • erro 302: Inscrição Estadual do destinatário em situação irregular perante o fisco;
  • erro 303: destinatário não autorizado a atuar na Unidade Federativa (UF).

Portanto, além dos problemas relacionados ao cadastro da Inscrição Estadual do emissor ou destinatário, uma NF-e pode ser denegada pelo simples fato de o destinatário não estar autorizado a prestar serviço no estado.

A denegação de uma nota fiscal, em outras palavras, ocorre quando existem informações contraditórias prestadas pela empresa, além da ausência de determinados dados nos cadastros fiscais. Para o total funcionamento de um estabelecimento no país, todos os dados precisam estar atualizados e apresentarem idoneidade.

O que a lei informa sobre a nota fiscal denegada?

O Ajuste SINIEF de 2005 dita que a denegação da autorização de uso da NF-e ocorre em virtude de irregularidades fiscais do emitente e, a partir dos critérios de cada estado, de irregularidades do destinatário.

Além disso, a norma prevê que o arquivo digital já transmitido deve ficar arquivado na administração tributária para consulta. A sua identificação é "Denegada a Autorização de Uso".

Também é preciso ressaltar que, como previsto, cada Unidade Federativa pode legislar a respeito do tema. Caso você tenha alguma dúvida mais específica, vale consultar a legislação do seu estado: a melhor maneira de evitar problemas é manter-se informado.

Entendido o conceito, bem como as causas da nota fiscal denegada, vamos mostrar como você deve agir quando constatar esse tipo de problema em sua empresa. Continue a leitura!

Como agir em caso de nota fiscal denegada?

Antes de qualquer coisa, você precisa saber se o motivo da denegação partiu da sua empresa ou de um cliente. Sabendo a origem do problema, você saberá como proceder de forma mais eficiente.

Quando a questão é interna, será necessário entrar em contato com a SEFAZ do seu estado e verificar a pendência. Alguns órgãos oferecem o atendimento on-line por meio de agências virtuais, enquanto outros requerem o agendamento de uma conversa presencial.

Se o problema vier de seu cliente, você deverá solicitar que ele resolva a situação junto ao fisco. Vale lembrar que uma nota fiscal denegada perde toda a sua validade jurídica: ela ocupará um número na sequência, mas não terá qualquer efeito nas empresas que tenham relação com o processo de compra e venda.

Como evitar esses erros?

Uma das ações que você pode aplicar em sua rotina é conferir a regularidade de sua empresa com o fisco de forma periódica. O ideal é que essa verificação seja realizada mensalmente, afinal, a legislação fiscal muda com muita frequência e novos procedimentos e obrigações surgem com muita rapidez.

Geralmente, esses problemas podem estar vinculados à falta de cumprimento de algumas obrigações acessórias, como SPED Fiscal ou outras declarações e informações que devem ser enviadas ao fisco periodicamente.

É necessário, portanto, estar sempre em contato com o seu contador para verificar se todas as obrigações acessórias estão sendo devidamente cumpridas. Confira, também, o cumprimento dos prazos exigidos pela lei.

Outra saída é utilizar um sistema informatizado de verificação de documentos fiscais. Dessa forma, o software verificará a situação de um documento fiscal e não emitirá um DANFE caso determinada empresa não esteja em dia com a SEFAZ.

Como consultar uma nota fiscal denegada?

A denegação da nota fiscal pode ser acusada no momento em que ela é enviada para autorização da Secretaria da Fazenda Estadual. No entanto, você também pode consultar essa situação no Portal da Nota Fiscal Eletrônica por meio da sua chave de acesso.

Qual a diferença entre nota fiscal denegada e rejeitada?

Muitas pessoas confundem o conceito de nota fiscal denegada com nota rejeitada, porém, essa confusão, além de equivocada, pode prejudicar a sua empresa. Quanto maior a demora para identificar a situação, maior o tempo para resolução do problema.

A nota fiscal rejeitada ocorre por problemas originados da empresa emissora. Ou seja, eles podem ocorrer quando:

  • o profissional da área fiscal comete erros no cadastro do destinatário;
  • a tributação é informada incorretamente ou com faltas;
  • ou, ainda, quando o cadastro de produtos é feito de forma incorreta.

Diferentemente da nota fiscal denegada, a nota rejeitada não é gravada pela Receita Estadual. Portanto, o número sequencial não é computado e inutilizado, como ocorre no caso da denegação.

Em outras palavras, a nota fiscal denegada é um erro relacionado à situação cadastral da empresa com relação ao fisco. Por outro lado, a rejeitada pressupõe que existem pendências no cadastro do emissor ou na forma que a nota fiscal é emitida. No primeiro caso, temos a inutilização do número sequencial e, no segundo, não há esse impedimento.

Quais são as vantagens de contar com um gerenciador de notas fiscais?

A área fiscal de uma empresa é essencial para o bom funcionamento do empreendimento, por isso ela deve ser gerida com excelência. Nesse momento, a tecnologia pode (e deve!) auxiliar.

Contar com um gerenciador de notas fiscais evita problemas, realiza o controle de documentos fiscais e auxilia a organização do setor. Como mais uma vantagem, alguns programas de gerência de nota fiscal não ocupam espaço de armazenamento nos computadores por funcionarem em nuvem. Interessante, não?

Um bom gerenciador também oferece o monitoramento dos status dos documentos na SEFAZ, mais segurança aos manifestos eletrônicos e o recebimento automático de NF-e.

Se você deseja contar com um setor organizado e com todos os documentos e informações fiscais em dia, utilize um gerenciador de NF-e e não se arrependa!

É essencial para o setor fiscal de uma empresa entender sobre nota fiscal denegada, por que esse problema ocorre e quais situações ensejam a denegação. Seguindo todas as dicas deste post, as notas fiscais denegadas não serão mais um problema em sua empresa: após adquirir esses conhecimentos, você saberá exatamente como agir.

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