A nota fiscal denegada é um problema enfrentado diariamente por pessoas que lidam com a emissão desse tipo de documento. No entanto, existem causas muito específicas para que uma NF-e seja enquadrada nessa situação.

Neste artigo, mostraremos algumas dicas, informações e ações que devem ser tomadas quando uma nota fiscal é denegada. Acompanhe!

O que é uma nota fiscal denegada?

Inicialmente, você precisa saber que, para que uma empresa possa negociar, comprar e vender produtos, ela precisa ter regularidade fiscal junto aos órgãos de fiscalização estaduais, que, nesse caso, são as SEFAZ dos entes federativos.

Portanto, esses órgãos são os responsáveis por autorizar a emissão de uma nota fiscal eletrônica. Ou seja, você preenche o documento em seu software, assina e transmite à SEFAZ do seu estado e ela, por sua vez, autoriza ou não a emissão do documento fiscal.

Entre as inúmeras situações em que uma NF-e não é permitida para emissão está a denegação. Uma nota é denegada quando ocorre algum problema ou irregularidade em sua emissão, que pode estar ligada diretamente à empresa destinatária ou emissora do documento fiscal.

Porque uma nota fiscal é denegada pela SEFAZ?

Na maioria dos casos, a denegação de nota fiscal ocorre quando uma empresa tem problemas em seu cadastro no órgão, ou seja, quando a Inscrição Estadual (IE) está com alguma pendência que a deixou em status suspensa, cancelada, baixada ou em processo de baixa.

O problema na IE pode ter sido ocasionado por inúmeros motivos, sendo eles a própria baixa da empresa, quando ela deixa de cumprir com alguma obrigação acessória por certo tempo, ou se a empresa deixou de realizar alguma atividade que exigia a Inscrição Estadual. Enfim, são inúmeros os motivos.

Fique atento, pois essa irregularidade pode ser constatada na empresa que emite ou recebe a Nota Fiscal eletrônica. Afinal, as Secretarias da Receita Estadual têm o controle de todos os documentos fiscais que são cadastrados, bem como das empresas que enviam notas para aprovação. Confira agora os principais motivos de denegação de notas fiscais:

  • erro 301: Inscrição Estadual do emitente em situação irregular perante o fisco;
  • erro 302: Inscrição Estadual do destinatário com situação irregular perante o fisco;
  • erro 303: destinatário não autorizado a atuar na UF.
Portanto, além dos problemas relacionados ao cadastro da Inscrição Estadual do emissor ou destinatário, uma NF-e pode ser denegada pelo simples fato de o destinatário não estar autorizado a prestar serviço no estado.

Entendido o conceito, bem como as causas da nota fiscal denegada, vamos mostrar como você deve agir quando constatar esse tipo de problema em sua empresa. Continue lendo!

Como agir em caso de nota fiscal denegada?

Antes de qualquer coisa, você precisa saber se o motivo da denegação partiu da sua empresa ou de um cliente. Sabendo a origem do problema, você saberá como proceder de forma mais eficiente.

Quando a questão é interna, será necessário entrar em contato com a SEFAZ do seu estado e verificar a pendência. Alguns órgãos oferecem o atendimento online por meio de agências virtuais; outros já necessitam de uma conversa presencial.

Se o problema vier do seu cliente, você deverá solicitar que ele resolva o problema junto ao fisco. Vale lembrar que uma nota fiscal denegada perde toda a sua validade jurídica. Ela ocupará um número na sequência, mas não promoverá qualquer efeito nas empresas relacionadas com o processo.

Como evitar esses erros?

Uma das ações que você pode tomar é conferir a sua regularidade com o fisco periodicamente. O ideal é que essa verificação seja realizada mensalmente, afinal, a Legislação fiscal muda com muita frequência e novos procedimentos e obrigações surgem com muita rapidez.

Geralmente, esses problemas podem estar vinculados à falta de cumprimento de algumas obrigações acessórias, como SPED Fiscal ou outras declarações e informações que devem ser enviadas ao Fisco periodicamente.

Portanto, é necessário estar sempre em contato com o seu contador para verificar se todas as obrigações acessórias estão sendo devidamente cumpridas e, principalmente, no prazo exigido pela Lei.

Outra saída é utilizar um sistema informatizado de verificação de documentos fiscais. Dessa forma, o software verificará a situação de um documento fiscal e não emitirá um DANFE caso determinada NF-e não esteja em dia com a SEFAZ.

Como consultar uma nota fiscal denegada?

A denegação da nota fiscal pode ser acusada no momento em que ela é enviada para autorização da Secretaria da Fazenda Estadual; no entanto, você também pode consultar essa situação no Portal da Nota Fiscal eletrônica por meio da sua chave de acesso.

É importante que o seu sistema de emissão de NF-e mostre essa informação com o máximo de precisão e facilidade, afinal, assim que ela for constatada, será necessário tomar algumas ações para resolver o problema.

Qual a diferença entre nota fiscal denegada e rejeitada?

Muitas pessoas confundem os conceitos de nota fiscal denegada com rejeitada, porém, essa confusão, além de equivocada, pode prejudicar a empresa, que demorará a tomar as atitudes para resolver o problema.

A nota fiscal rejeitada ocorre por problemas originados da empresa emissora, ou seja, eles podem ocorrer quando você comete erros no cadastro do destinatário, quando a tributação é informada incorretamente ou com faltas, ou ainda, podem ocorrer problemas com o cadastro de produtos.

Diferentemente da nota fiscal denegada, a rejeitada não é gravada pela Receita Estadual e, portanto, o número sequencial não é computado e inutilizado, como ocorre no caso da denegação.

Em outras palavras, a nota fiscal denegada é um erro relacionado à situação cadastral do destinatário no documento com relação ao Fisco; por outro lado, a rejeitada pressupõe que existem pendências no cadastro do emissor ou na forma que a nota fiscal é emitida. No primeiro caso, temos a inutilização do número sequencial e, no segundo, não há esse impedimento.

Seguindo todas as dicas deste post, notas fiscais denegadas não serão mais um problema em sua empresa. Após adquirir esses conhecimentos, caso ocorra um caso isolado, você saberá exatamente como agir.

Gostou deste artigo? Que tal continuar aprendendo sobre o assunto? Então, leia nosso post contendo um passo a passo sobre como cancelar uma nota fiscal eletrônica.


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