Nota fiscal de serviços eletrônica: tire todas as suas dúvidas

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, conhecida como NFSe, é a versão digital do documento que permite aos empreendedores formalizar a prestação de serviços. Esse documento substitui o modelo em papel, com o intuito de facilitar o processo.

Contudo, na prática, os gestores se deparam com várias dúvidas sobre a nota de serviço. Isso porque como a nota fiscal eletrônica de serviços não é padronizada — e cada prefeitura tem suas regras — é difícil mesmo entender tudo sobre o documento.

Por isso, neste artigo, apresentamos um guia completo com tudo o que você precisa saber sobre a NFSe seguindo as boas práticas fiscais.

Continue a leitura!

O que é a nota fiscal de serviço?

A nota fiscal de serviços eletrônica (NFSe) é o documento digital que registra e valida as operações de prestação de serviços. A emissão da nota de serviço é obrigatória em todas as vendas de empresas prestadoras de serviços que pagam ISSQN (Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza).

Como esse é um imposto arrecadado pelos municípios, a NFSe é emitida por meio da prefeitura da cidade, a partir do site da prefeitura ou do uso de um software emissor integrado ao sistema do governo. A única exceção é o Distrito Federal, unidade federativa em que a emissão é de competência da Secretaria da Fazenda Estadual.

Padronização da NFSe

Hoje já existe um modelo padrão nacional da NFSe, no entanto, é importante reforçar que este padrão não é obrigatório. Cada município ainda é responsável por definir o layout utilizado para NFSe.

Mesmo que o município opte por não usar o padrão nacional, ele precisa ao menos transmitir as informações da nota de serviços para um ambiente nacional, ou seja, fornecedores de emissores do documento precisam se adaptar para fazer essa integração com a SEFAZ.

O projeto de padronização ocorreu a partir de um convênio entre o Distrito Federal e os municípios brasileiros. No seu escopo, a nova plataforma oferece um conjunto de serviços relacionados à administração tributária.

Dessa forma, o projeto visa beneficiar as empresas e os municípios, considerando as especificidades da legislação tributária local. Além disso, a ferramenta atende grandes cidades - com milhões de habitantes, bem como municípios com população com menos de 60 mil pessoas.

Na prática, a padronização nacional da nota eletrônica de serviços representa um marco importante para a contabilidade digital. Para as empresas, o projeto deve trazer uma série de benefícios, como otimização dos processos de gestão e viabilidade para novos investimentos.

Para aderir ao convênio, cada município deve procurar a Delegacia da Receita Federal e assinar o termo de adesão. Além da Receita Federal, participam do projeto: a Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais (Abrasf), a Confederação Nacional de Municípios (CNM), a Frente Nacional de Prefeitos (FNP), o Sebrae, o Serpro, além de 60 entidades e 114 empresas.

Nota de serviço tem XML?

Sim, o padrão da nota fiscal de serviço eletrônica nacional é em XML. Inclusive, no manual do contribuinte é possível acessar a documentação do leiaute do XML de NFSe, para que os municípios enviem as informações ao ambiente nacional.

Na prática, o XML da nota de serviço também é importante para a rotina das empresas que recebem o documento, afinal, este formato possibilita o envio automático da NFSe para o ERP, dispensando a necessidade de digitação das informações.

Como emitir a nota fiscal de prestação de serviços?

Para aprender como emitir uma NFSe, antes é preciso saber em qual prefeitura sua empresa atua. Isso porque o processo depende do sistema de cada município.

Por exemplo, no site da prefeitura de Joinville, é preciso seguir o passo a passo:

1. Acesse o site da prefeitura de Joinville;
2. Coloque o CNPJ do Tomador de Serviço;
3. Coloque a descrição do serviço e o valor;
4. Confira a prévia da Nota Fiscal de Serviços;
5. Faça a emissão.
6. Por fim, gere o pdf e envie para o tomador por e-mail, caso ele não possua um sistema de consulta de NFSe.

Curiosidade: em Joinville a prefeitura nomeou a NFSe como “nota fiscal eletrônica municipal” ou “NF-em”, e existem ainda outros municípios que também tem um nome especial para o documento, como por exemplo, a nota carioca.

O que é Recibo Provisório de Serviços (RPS)?

Quando a empresa não consegue emitir de imediato a NFSe, ela gera um Recibo Provisório de Serviços.

Conhecido pela sigla RPS, o documento é autorizado pelo Fisco e deve ser entregue pelo contribuinte ao cliente, com os dados e a descrição da prestação de serviços.

Tais dados devem ser transmitidos ao Fisco Municipal assim que possível a partir da emissão da respectiva NFSe.

Cancelamento de nota fiscal de serviço: como fazer

Assim como na emissão, o processo de cancelamento da NFSe depende das regras de cada município. Por isso, é importante buscar orientação junto ao site da Receita Municipal.

Geralmente, esse processo é bem simples. Por exemplo, para fazer o cancelamento da nota eletrônica de serviços no site da prefeitura de Joinville, basta seguir algumas etapas:

1. No menu Ferramentas, clique em “Cancelamentos” e, em seguida, em “Cancelar NF-em”.
2. Preencha os campos geral, “Serviços” e “Tomador”. Clique em Listar.
3. Selecione a nota fiscal eletrônica e faça o cancelamento.
4. Depois de cancelar, envie a NFSe cancelada para o tomador.

Vale lembrar que a nota cancelada deve ser substituída por outra equivalente.

Conheça os impostos da NFSe

Afinal, quais são os impostos que estão incluídos na NFSe? Listamos os principais, a seguir. Confira!

ISS (Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza)

O ISS é o imposto mais conhecido atrelado à nota eletrônica. O tributo de competência municipal incide sobre a prestação de serviços. As atividades que devem fazer o pagamento da cobrança tributária estão listadas na Lei Complementar 116/2003.

Como vimos, a alíquota do ISS varia conforme cada município, que estabelece a alíquota mínima de 2% sobre o serviço prestado e a máxima de 5%.

Mas, afinal, como calcular o ISS?

Vejamos um exemplo.

1. A empresa prestou um serviço de R$200.000,00 e a alíquota é de 2%.
2. Então, o pagamento do tributo será no valor R$ 4.000,00, o equivalente a 2% de R$ 200 mil.

O cálculo do ISS é mais simples do que parece.

INSS (Instituto Nacional do Seguro Social)

O INSS incide sobre a empresa contratante de serviços prestados mediante a mão de obra ou empreitada contratada, mesmo que seja temporária. Sendo assim, na NFSe, deve ser retida uma porcentagem (%) do valor bruto da nota fiscal para ser recolhido pela Previdência Social.

PIS/PASEP (Programa de Integração Social e Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público)

Os dois impostos são referentes às contribuições sociais tributárias destinadas a financiar o pagamento do seguro-desemprego, abono e participação na receita dos órgãos para os empregados públicos e privados.

Para fins de cálculo na NFSe, a alíquota é variável e acompanha o regime tributário da empresa. Para optantes do Lucro Presumido, calcula-se 0,65% sobre o faturamento. Já empresas que operam com o Lucro Real assumem alíquotas de 1,65%.

COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social)

Essa é uma taxa federal que incide sobre a NFSe, na receita bruta das empresas em geral. As microempresas e as empresas de pequeno porte optantes pelo regime do Simples Nacional (LC 123/2007) pagam o tributo na Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e). Para optantes do Lucro Presumido, a taxa fixa é 3%. Já as empresas que operam no Lucro Real pagam 7,6% sobre o total da nota de serviço.

CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido)

É um tributo federal e um dos impostos da NFSe, que deve ser quitado todo mês, no dia 15. Tal imposto incide sobre o lucro líquido do período-base, antes da provisão para o Imposto de Renda. Se destina às pessoas jurídicas e entes equiparados pela legislação do IR, dirigindo-se ao financiamento da Seguridade Social disciplinado pela lei nº 7.689/1988.

A alíquota da CSLL varia entre 9% e 20%. Para a base de cálculo, deve ser usado o valor do resultado do exercício realizado antes da provisão para o IR.

A CSLL é cobrada das pessoas jurídicas da seguinte forma:

• Pessoas jurídicas optantes pelo SIMPLES: devem pagar IRPJ, COFINS, CSLL, PIS e outros tributos unificados;
• Pessoas jurídicas optantes pelo Lucro Real: alíquota de 9% aplicada sobre o LAIR (Lucro antes do Imposto de Renda);
• Pessoas jurídicas optantes pelo lucro presumido e pelo lucro arbitrado: alíquota de 9% aplicada sobre o lucro do empreendimento.

IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica)

O tributo incide na NFSe para todas as empresas com CNPJ e pessoas físicas equiparadas. Em todos os casos, o IRPJ deve ser apurado com base no lucro real, presumido ou arbitrado.

ICMS (Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação)

Esse é um imposto estadual com várias incidências e regras diferentes. Na prática, o principal fator gerador do ICMS é a circulação de mercadorias, que pode ter iniciado no exterior. O ICMS ainda incide sobre:

• Prestações onerosas de serviços de comunicação;
• Prestações de serviços de transporte intermunicipal e interestadual;
• Desembaraço aduaneiro de mercadoria ou bens importados do exterior.

Para MEIs, o valor fixo do ICMS é de R$ 1,00, já incluído no DAS do Simples Nacional. Para os demais casos, diferentes regras de cálculo e alíquotas são aplicadas dependendo do serviço prestado.

Como consultar nota fiscal de serviço

A consulta de NFSe depende de cada município, já que o projeto da NFSe nacional ainda está no começo e, mesmo assim, não será obrigatório (pode haver cidades que não vão aderir ao padrão).

De forma geral, o método mais comum de consulta é entrar no portal de cada município e buscar os documentos, ou esperar o e-mail do prestador de serviços.

Porém, seu negócio ganha agilidade se apostar na ConexãoNF-e, que automatiza todo o processo de captura e consulta da NFSe em mais de 5.000 prefeituras, confira a seguir!

Como a ConexãoNF-e pode ajudar na consulta de NFSe

A ConexãoNF-e está preparada para descomplicar a consulta NFSe.

Conectada com mais de 5 mil prefeituras, a captura automática da Nota Fiscal de Serviços é um dos diferenciais da ConexãoNF-e, plataforma a maior cobertura em captura de NFSe em todo o Brasil.

Depois de capturar a NFSe de forma automática, o documento fica armazenado no Portal ConexãoNF-e em nuvem e pode ser consultado sempre que for preciso.

A plataforma ConexãoNF-e oferece quatro tipos de captura NFSe:

• WebServices: para as prefeituras que disponibilizam webservices, a ConexãoNF-e faz a captura direto no site da prefeitura;
• RPA - Robotic Process Automation: um robô simula um usuário entrando no site da prefeitura e assim consegue capturar as notas fiscais de serviço;
• OCR - Optical Character Recognition: tecnologia que consegue extrair as informações de um PDF, e a ConexãoNF-e transforma em XML válido padrão Abrasf;
• E-mail: caso a empresa cliente prefira essa opção, o Portal ConexãoNF-e irá capturar as notas fiscais de serviço recebidas por e-mail.

Na prática, independentemente do método escolhido, a consulta no Portal ConexãoNF-e é fácil. Veja só:

1. Acesse sua conta da ConexãoNF-e;
2. No menu, vá em "NFS-e Recebidas > Consulta";
3. Todas as NFSes estarão disponíveis para consulta e download.

Caso ainda não tenha uma conta da ConexãoNF-e, entre em contato com nossos consultores pelo formulário abaixo para ativar um teste gratuito:

Importação de NFSe no ERP ou sistema contábil

Além de oferecer a captura automática da nota fiscal eletrônica de serviços, a ConexãoNF-e é a solução perfeita para automatizar a importação de NFSe no ERP e sistema contábil.

A plataforma faz o recebimento da NFSe, e envia de forma automática para o ERP e sistema contábil da sua empresa, contando com validações e funcionalidades extras.

A importância de escriturar nota fiscal de prestação de serviço

Fazer a escrituração das notas fiscais de prestação de serviços é um dos processos mais importantes para as empresas. Afinal, escriturar é informar ao Fisco todos os dados da movimentação financeira do negócio.

Esse é um compromisso de todas as empresas, independentemente do seu porte. Quem não faz a escrituração corre o risco ter problemas com o Fisco, multas e prejuízos financeiros.

A maioria dos sistemas contábeis e ERPs já possuem essa função de escriturar as notas de serviço, com as informações que precisam ser preenchidas. Para escriturar o documento no SPED, é recomendado que possua auxílio de um contador, já que são vários detalhes a se levar em consideração.

Conclusão

Como vimos até aqui, a NFSe é o documento que comprova a prestação de serviços, permite checar as transações feitas e fazer a escrituração de forma adequada.

Para simplificar a consulta e captura de nota eletrônica de serviços, a melhor alternativa é contar com o suporte de uma plataforma, como a ConexãoNF-e.

Quer saber mais sobre o tema? Entenda como consultar nota fiscal de serviço no nosso artigo.