O CTe (Conhecimento de Transporte Eletrônico) é um documento digital criado para facilitar a vida de todo mundo que trabalha com transporte de mercadorias.
Ele unifica informações, facilita o gerenciamento, acelera a fiscalização e reduz despesas com impressão e armazenamento.
Neste artigo explicamos o que ele é, como funciona, quais documentos substitui, o que fazer para poder emiti-lo, suas diferenças em relação a outros documentos, e quais informações precisam constar. Acompanhe!
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O que é CTe?
O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) é um documento exclusivamente digital, emitido e armazenado eletronicamente. Ele tem o intuito de documentar, para fins fiscais, prestação de serviço de transporte de cargas realizado por qualquer modal.
A validade jurídica do CTe é garantida pela assinatura digital do emitente e pela recepção e autorização de uso pelo Fisco. Nesse sentido, ele se parece com outros documentos como a NFe e o MDFe, que também são exclusivamente eletrônicos.
Como funciona o CTe?
A empresa emissora de CTe gera um arquivo eletrônico contendo as informações fiscais da prestação de serviço de transporte, que é assinado digitalmente.
Esse arquivo está no formato XML, que foi concebido para ser de fácil leitura pelo software e para transmissão pela internet. Ele é transmitido para a secretaria da fazenda do Estado de jurisdição do contribuinte emitente.
A SEFAZ registra uma pré-validação do arquivo e entrega à empresa uma Autorização de Uso, necessária para a prestação do serviço de transporte.
A partir daí, é gerada uma chave eletrônica para que o CTe seja consultado e verificado por qualquer legítimo interessado que acesso à respectiva chave de acesso.
A SEFAZ também transmite o CTe para a Receita Federal do Brasil, que armazena todos os CTe emitidos.
Isso não quer dizer, porém, que ela já ofereça um serviço de backup, a obrigação de armazenar o documento ainda é do emitente (como você verá mais abaixo).
Uma característica importante do sistema de CTe é conceito de “eventos”, que é o registro de uma ação ou situação.
Esses eventos podem incluir um sinistro (como o fato de que a mercadoria não chegou ao destino final por causa de um acidente) ou a correção de um erro, como no caso da Prestação de Serviço em Desacordo, que você confere com mais detalhes no final deste texto.
Leia também: Quem são os atores do CTe e qual seu papel!
Quando ele deve ser utilizado?
O CTe é uma obrigação de empresas transportadoras e de logística, nos modais rodoviário, dutoviário, aquaviário, ferroviário e aéreo.
Sua versão original e as atualizações são desenvolvidas de forma integrada pelas Secretarias de Fazenda dos Estados, Receita Federal e representantes das transportadoras e agências reguladoras do segmento de transporte.
Qual a importância do CTe nos transportes?
O Conhecimento de Transporte Eletrônico trouxe benefícios para todos os envolvidos na prestação do serviço de transporte.
Para os emitentes, há redução de custos de impressão e armazenagem de documentos fiscais, oportunidade para gerenciamento eletrônico de documentos, dispensa de Autorização de Impressão de Documentos Fiscais (AIDF) e redução de tempo de parada de caminhões em postos fiscais.
Além disso, representa uma oportunidade de facilitar o comércio eletrônico (e-commerce) pela utilização de padrões abertos de comunicação e pela segurança trazida com a certificação digital.
As empresas tomadoras de serviço ganham com a eliminação de digitação de conhecimentos e a redução de erros de escrituração, e também com a facilitação do comércio eletrônico.
O trabalho dos contadores também ganha com a simplificação da escrituração fiscal e contábil e a gestão fiscal dos documentos.
E, naturalmente, o Fisco aprimora a confiabilidade do conhecimento de transporte de cargas e pode reduzir a sonegação e os próprios custos.
Leia também: como um sistema integrado pode acessar o CTe.
Quais documentos o CTe substitui?
Segundo o Ajuste Sinief 9/07, atualmente a legislação permite que o CTe substitua os seguintes documentos:
- Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
- Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
- Conhecimento Aéreo, modelo 10;
- Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;
- Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27;
- Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7;
- Conhecimento de Transporte Multimodal de Cargas - CTMC, modelo 26.
Aqueles que não foram substituídos devem continuar a ser emitidos de acordo com a legislação em vigor.
O que é necessário para emitir CTe?
A empresa interessada em emitir CTe deve estar credenciada na Secretaria da Fazenda de todos os Estados em que está estabelecida.
Ela também precisa de certificado digital emitido por autoridade credenciada no ICP e de um software de faturamento programado para emitir CTe.
Em alguns casos, empresas de pequeno porte podem utilizar o emissor de CTe oferecida pela respectiva Sefaz, mas a tendência de todos esses programas é serem descontinuados por órgãos do governo. Um fornecedor privado oferecerá uma solução melhor e mais perene.
Como cancelar um conhecimento de transporte?
Caso o CTe seja emitido com alguma irregularidade, como erros nos cálculos de impostos, remetente ou destinatário incorretos, valor de frete errado ou preenchimento indevido do CFOP, uma alternativa é fazer o cancelamento de CTe.
O prazo desse cancelamento é de 7 dias (em estados pode ser diferente), e é muito importante ficar atento, pois qualquer alteração no documento pode invalidar sua assinatura digital. Além disso, o CTe só pode ser cancelado se:
- não existir MDFe vinculado à ele;
- a mercadoria ainda não circulou em nenhum modal;
- o status do arquivo está como autorizado pela SEFAZ.
Caso o CTe não possa ser cancelado, é preciso recorrer à alguma outra operação, como o CTe complementar, pedido de anulação, carta de correção eletrônica, entre outros.
Para cancelar o CTe o emitente precisa gerar um arquivo XML específico de cancelamento no software emissor, e aguardar o deferimento pela SEFAZ.
É preciso armazenar o CTe?
Sim. O emitente do documento e o tomador do serviço de transporte deverão manter em arquivo digital todos os CTes emitidos pelo prazo estabelecido na legislação tributária para guarda dos documentos fiscais (5 anos).
O arquivo digital pode ser pedido pelo Fisco no caso de uma inspeção e a falta do XML pode gerar multas e penalizações para a empresa.
Por ser eletrônico, o CTe tem a vantagem de ser mais seguro e fácil de acessar do que os arquivos em papel. Ele pode ter backups e/ou ser armazenado "em nuvem" (ou seja, servidores externos).
Conheça uma ferramenta de armazenamento seguro de CTe.
O que é DACTE?
O DACTE (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico) é uma representação simplificada do CTe.
Ao contrário do CTe, que é eletrônico, o DACTE pode ser impresso. Ele contém algumas das informações básicas do documento, e, mais importante, uma chave numérica de 44 dígitos que permite consultar o CTe.
O DACTE deve ser transportado no caminhão ou veículo de carga com a mercadoria, mas não substitui o XML de CTe.
Ele é uma espécie de equivalente ao DANFE, que é uma versão impressa e resumida da Nota Fiscal Eletrônica, que é o documento juridicamente válido.
Qual a diferença entre CTe e MDFe?
O Manifesto de Documentos Fiscais eletrônicos (MDFe) é um agrupador dos diversos CTes e dispensa a apresentação destes. Ele foi criado para garantir que determinado CNPJ está de fato envolvido em certa transação comercial.
Outra diferença está no destinatário. O CTe é obrigatório para transportes com destino para outro município, mas ainda dentro do mesmo Estado. Já o MDFe é obrigatório sempre que a mercadoria for para outros Estados.
Leia também: DT-e: conheça o Documento Eletrônico de Transportes, proposta da MP 1.051/2021
Qual a diferença entre CTe e CTe OS?
O Conhecimento de Transporte Eletrônico para Outros Serviços (CTe OS) passou a valer em julho de 2017 e foi concebido para substituir a antiga Nota Fiscal de Serviço de Transporte (NFST) modelo 7, que abrange transportes diferentes dos do CTe.
Ele é usado por agência de viagens no transporte de pessoas, por transportadoras de valores e por companhias aéreas e rodoviárias nos casos de excesso de bagagem.
Quais informações devem constar no CTe?
Como ocorre com os demais documentos elaborados para a Receita Federal, as instruções do atual leiaute do CTe, o 3.0, estão previstas em um Manual de Orientações do Contribuinte específico.
Entre as principais informações, temos:
- código da UF do emitente;
- data e hora de emissão;
- nome do Município de envio do CTe (de onde o documento foi transmitido);
- tomador do Serviço, com CNPJ ou CPF, Inscrição Estadual, razão social, nome fantasia, telefone e endereço completo;
- sigla ou código interno da Filial/Porto/Estação/Aeroporto de origem, passagem e destino;
- data programada da entrega;
- informações do expedidor e do recebedor da carga;
- valor total da prestação do serviço;
- informações relativas aos impostos, como classificação tributária do serviço, valor da BC e alíquota do ICMS etc.;
- alíquota interestadual das UF envolvidas;
- valor do ICMS relativo ao Fundo de Combate á Pobreza (FCP) da UF de término da prestação;
- valor total da carga;
- informações das unidades de carga (Contêineres/ULD/Outros);
- número do lacre e quantidade rateada;
- série do documento fiscal;
- informações do modal de transporte.
O que é evento de Prestação de Serviço em Desacordo?
O evento de Prestação de Serviço em Desacordo é função exclusiva do tomador de serviço, ou seja, o pagador do frete.
Ele realiza essa ação se o CTe emitido estiver com informações indevidas ou conflitantes entre o serviço realizado e o descrito. Para isso, usa um software fiscal que disponha dessa ferramenta.
O prazo para registrar essa prestação é de 45 dias a partir da data da autorização do CTe original. Em seguida, caberá ao transportador emitir um CTe de anulação e depois um substituto (não há como alterar ou editar o documento com erro).
Sistema de recebimento automático de CTe
Acessar CTe e NFe emitidos contra sua empresa é fundamental para sua gestão fiscal.
Contar com um sistema integrado é a melhor solução para que esse acompanhamento seja em tempo real, acelerando a produção de relatórios e a solução de problemas.
A ConexãoNF-e é um sistema assim. Entre suas vantagens, estão:
- recebimento automático de NFe, NFSe e CTe;
- possibilidade de baixar XML de CTe em lote;
- armazenamento em nuvem dos arquivos em XML;
- monitoramento de status dos documentos na SEFAZ; e muito mais.
Ainda, todas as NFes, NFSes e CTes são importados de forma automática para o ERP e sistema contábil.
Leia também: como lançar CTe no Protheus de forma automatizada.
Conclusão
O CTe é um documento importante para transportadoras e para todos os negócios que trabalham com elas.
Entender suas funções, como emiti-lo e como acessá-lo a partir da chave de um DACTE ajuda sua empresa a gerenciar informações logísticas, tributárias, financeiras e de estoque.
Trata-se de um grande aliado para gerentes que buscam integrar as diferentes informações da empresa e ter acesso organizado e fácil a dados sobre fretes, fornecedores, transportadoras e alíquotas.
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