O CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) é um documento digital criado para facilitar a vida de todo mundo que trabalha com transporte de mercadorias. Ele unifica informações, facilita o gerenciamento, acelera a fiscalização e reduz despesas com impressão e armazenamento.

Neste artigo você vai aprender quando e como esse documento deve ser emitido. Explicamos o que ele é, como funciona, quais documentos substitui, o que fazer para poder emiti-lo, suas diferenças em relação a outros documentos, e quais informações precisam constar. Acompanhe!

O que é CT-e?

O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é um documento exclusivamente digital, emitido e armazenado eletronicamente. Ele tem o intuito de documentar, para fins fiscais, prestação de serviço de transporte de cargas realizado por qualquer modal.

A validade jurídica do CT-e é garantida pela assinatura digital do emitente e pela recepção e autorização de uso pelo Fisco. Nesse sentido, ele se parece com outros documentos como a NF-e e o MDF-e, que também são exclusivamente eletrônicos.

Como funciona o CT-e?

A empresa emissora de CT-e gera um arquivo eletrônico contendo as informações fiscais da prestação de serviço de transporte, que é assinado digitalmente. Esse arquivo está no formato XML, que foi concebido para ser de fácil leitura pelo software e para transmissão pela internet. Ele é transmitido para a secretaria da fazenda do Estado de jurisdição do contribuinte emitente.

A SEFAZ registra uma pré-validação do arquivo e entrega à empresa uma Autorização de Uso, necessária para a prestação do serviço de transporte. A partir daí, é gerada uma chave eletrônica para que o CT-e seja consultado e verificado por qualquer legítimo interessado que acesso à respectiva chave de acesso.

A SEFAZ também transmite o CT-e para a Receita Federal do Brasil, que armazena todos os CT-e emitidos. Isso não quer dizer, porém, que ela já ofereça um serviço de backup; a obrigação de armazenar o documento ainda é do emitente (como você verá mais abaixo).

Uma característica importante do sistema de CT-e é conceito de “eventos”, que é o registro de uma ação ou situação. Esses eventos podem incluir um sinistro (como o fato de que a mercadoria não chegou ao destino final por causa de um acidente) ou a correção de um erro, como no caso da Prestação de Serviço em Desacordo, que você confere com mais detalhes no final deste texto.

Quando ele deve ser utilizado?

O CT-e é uma obrigação de empresas transportadoras e de logística, nos modais rodoviário, dutoviário, aquaviário, ferroviário e aéreo. Sua versão original e as atualizações são desenvolvidas de forma integrada pelas Secretarias de Fazenda dos Estados, Receita Federal e representantes das transportadoras e agências reguladoras do segmento de transporte.

Qual a importância do CTe nos transportes?

O Conhecimento de Transporte Eletrônico trouxe benefícios para todos os envolvidos na prestação do serviço de transporte.

Para os emitentes, há redução de custos de impressão e armazenagem de documentos fiscais, oportunidade para gerenciamento eletrônico de documentos, dispensa de Autorização de Impressão de Documentos Fiscais (AIDF) e redução de tempo de parada de caminhões em postos fiscais. Além disso, representa uma oportunidade de facilitar o comércio eletrônico (e-commerce) pela utilização de padrões abertos de comunicação e pela segurança trazida pela certificação digital.

As empresas tomadoras de serviço ganham com a eliminação de digitação de conhecimentos e a redução de erros de escrituração, e também com a facilitação do comércio eletrônico.

O trabalho dos contadores também ganha com a simplificação da escrituração fiscal e contábil e a gestão fiscal dos documentos.

E, naturalmente, o Fisco aprimora a confiabilidade do conhecimento de transporte de cargas e pode reduzir a sonegação e os próprios custos.

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Quais documentos o CT-e substitui?

Segundo o Ajuste Sinief 9/07, atualmente a legislação permite que o CT-e substitua os seguintes documentos:

  • Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
  • Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
  • Conhecimento Aéreo, modelo 10;
  • Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;
  • Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27;
  • Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7;
  • Conhecimento de Transporte Multimodal de Cargas - CTMC, modelo 26.

Aqueles que não foram substituídos devem continuar a ser emitidos de acordo com a legislação em vigor.

O que é necessário para emitir CT-e?

A empresa interessada em emitir CT-e deve estar credenciada na Secretaria da Fazenda de todos os Estados em que está estabelecida. Ela também precisa de certificado digital emitido por autoridade credenciada no ICP e de um software de faturamento programado para emitir CT-e. Em alguns casos, empresas de pequeno porte podem utilizar o emissor de CT-e oferecida pela respectiva Sefaz, mas a tendência de todos esses programas é serem descontinuados por órgãos do governo. Um fornecedor privado oferecerá uma solução melhor e mais perene.

É preciso armazenar o CT-e?

Sim. O emitente do documento e o tomador do serviço de transporte deverão manter em arquivo digital todos os CT-es emitidos pelo prazo estabelecido na legislação tributária para guarda dos documentos fiscais (5 anos). O arquivo digital pode ser pedido pelo Fisco no caso de uma inspeção e a falta da versão digital (XML) pode gerar multas e penalizações para a empresa.

Por ser eletrônico, o CT-e tem a vantagem de ser mais seguro e fácil de acessar do que os arquivos em papel. Ele pode ter backups e/ou ser armazenado "em nuvem" (ou seja, servidores externos).

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O que é DACTE?

O DACTE (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico) é uma representação simplificada do CT-e. Ao contrário do CT-e, que é eletrônico, o DACTE pode ser impresso. Ele contém algumas das informações básicas do respectivo CT-e, e, mais importante, uma chave numérica de 44 dígitos que permite consultá-lo. É como se fosse uma senha impressa para acessar o CT-e.

O DACTE deve ser transportado no caminhão ou veículo de carga com a mercadoria, mas não substitui o CT-e. Ele é uma espécie de equivalente ao DANFe, que é uma versão impressa e resumida da Nota Fiscal Eletrônica, que é o documento juridicamente válido.

Qual a diferença entre CT-e e MDF-e?

O Manifesto de Documentos Fiscais eletrônicos (MDF-e) é um agrupador dos diversos CT-es e dispensa a apresentação destes. Ele foi criado para garantir que determinado CNPJ está de fato envolvido em certa transação comercial.

Outra diferença está no destinatário. O CT-e é obrigatório para transportes com destino para outro município, mas ainda dentro do mesmo Estado. Já o MDF-e é obrigatório sempre que a mercadoria for para outros Estados.

Qual a diferença entre CT-e e CT-e OS?

O Conhecimento de Transporte Eletrônico para Outros Serviços (CT-e OS) passou a valer em julho de 2017 e foi concebido para substituir a antiga Nota Fiscal de Serviço de Transporte (NFST) modelo 7, que abrange transportes diferentes dos do CT-e. Ele é usado por agência de viagens no transporte de pessoas, por transportadoras de valores e por companhias aéreas e rodoviárias nos casos de excesso de bagagem.

Quais informações devem constar no CT-e?

Como ocorre com os demais documentos elaborados para a Receita Federal, as instruções do atual leiaute do CT-e, o 3.0, estão previstas em um Manual de Orientações do Contribuinte específico.

Entre as principais informações, temos:

  • código da UF do emitente;
  • data e hora de emissão;
  • nome do Município de envio do CT-e (de onde o documento foi transmitido);
  • tomador do Serviço, com CNPJ ou CPF, Inscrição Estadual, razão social, nome fantasia, telefone e endereço completo;
  • sigla ou código interno da Filial/Porto/Estação/Aeroporto de origem, passagem e destino;
  • data programada da entrega;
  • informações do expedidor e do recebedor da carga;
  • valor total da prestação do serviço;
  • informações relativas aos impostos, como classificação tributária do serviço, valor da BC e alíquota do ICMS etc.;
  • alíquota interestadual das UF envolvidas;
  • valor do ICMS relativo ao Fundo de Combate á Pobreza (FCP) da UF de término da prestação;
  • valor total da carga;
  • informações das unidades de carga (Contêineres/ULD/Outros);
  • número do lacre e quantidade rateada;
  • série do documento fiscal;
  • informações do modal de transporte.

O que é evento de Prestação de Serviço em Desacordo?

O evento de Prestação de Serviço em Desacordo é função exclusiva do tomador de serviço, ou seja, o pagador do frete. Ele realiza essa ação se o CT-e emitido estiver com informações indevidas ou conflitantes entre o serviço realizado e o descrito. Para isso, usa um software fiscal que disponha dessa ferramenta.

O prazo para registrar essa prestação é de 45 dias a partir da data da autorização do CT-e original. Em seguida, caberá ao transportador emitir um CT-e de anulação e depois um substituto (não há como alterar ou editar o documento com erro).

Sistema de recebimento automático de CT-e

Acessar CT-e e NF-e emitidos contra sua empresa é fundamental para sua gestão fiscal. Contar com um sistema integrado é a melhor solução para que esse acompanhamento seja em tempo real, acelerando a produção de relatórios e a solução de problemas.

A ConexãoNF-e é um sistema assim. Entre suas vantagens, estão:

  • recebimento automático de NF-e e CT-e;
  • armazenamento em nuvem dos arquivos em XML;
  • monitoramento de status dos documentos na SEFAZ;
  • Integração e importação com ERPs.
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O CT-e é um documento importante para transportadoras e para todos os negócios que trabalham com elas. Entender suas funções, como emiti-lo e como acessá-lo a partir da chave de um DACTE ajuda sua empresa a gerenciar informações logísticas, tributárias, financeiras e de estoque. Trata-se de um grande aliado para gerentes que buscam integrar as diferentes informações da empresa e ter acesso organizado e fácil a dados sobre fretes, fornecedores, transportadoras e alíquotas.

Esperamos que este texto tenha sido útil para você. Aprenda mais sobre o assunto no artigo CT-e capturado diretamente da SEFAZ em lote?


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Imagem ilustrativa do sistema da ConexãoNF-e