Recuperar nota fiscal é um processo muito comum nas empresas que recebem ou emitem documentos como esse. Afinal, o volume de NF-e pode ser muito grande e, por isso, não é difícil que algumas delas se percam.

Obviamente, o ideal é que você tenha uma metodologia para o manuseio de notas fiscais de modo que elas não sejam perdidas ou extraviadas quando passam por processos administrativos ou, até mesmo, quando são arquivadas.

No artigo de hoje, mostraremos como você pode proceder para recuperar notas fiscais perdidas, assim como algumas estratégias para melhorar a gestão desses documentos. Acompanhe!

Processo comum para recuperar nota fiscal perdida

O processo para recuperar nota fiscal é bem simples, entretanto, necessita de algumas informações e ferramentas para ser realizado. Confira:

  1. Para iniciar, é necessário que você acesse o portal da NF-e na internet.
    Por meio dessa página, será possível gerar o arquivo XML da NF-e, bem como verificar as principais informações da nota fiscal.

  2. O primeiro passo é digitar a chave de acesso da NF-e que, basicamente, é uma sequência numérica de 44 dígitos localizada no topo da DANFe, logo abaixo do código de barras.

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  1. O próximo passo é dizer ao site que quem está acessando não é um robô. Para isso, basta marcar a caixa com essa informação ou, se necessário, responder o código ou imagem também conhecido como captcha, que basicamente é uma sequência numérica ou a indicação de algumas imagens contendo determinados objetos ou coisas.

Após esses procedimentos, será apresentado para você um espelho da NF-e a ser recuperada. Nessa etapa, você conseguirá verificar o destinatário da Nota Fiscal eletrônica, alguns dados sobre a tributação, assim como a data de emissão e a situação do documento perante a SEFAZ.

  1. Para baixar o arquivo XML e armazená-lo, será necessário observar mais alguns detalhes. Primeiramente, verifique se o programa que você utiliza para acessar a internet está habilitado para a navegação com cookies. Isso geralmente é mostrado na própria página, bastando que seja aceita essa opção.

  2. Em seguida, será exigido o certificado digital em nome da empresa ou de seus procuradores. Feito isso, basta escolher o local em que a NF-e será armazenada e fazer o download.

O arquivo baixado é considerado original e oficial, podendo ser armazenado e apresentado em casos de fiscalização ou auditorias fiscais feitas pelos órgãos responsáveis. Além disso, ele também pode ser utilizado para importar os dados da NF-e para o seu ERP.

Com o arquivo XML também é possível emitir o Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica (DANFe); entretanto, tenha muito cuidado com os aplicativos e sites gratuitos que fazem esse serviço. Pois, no XML das suas notas fiscais constam todas as informações sobre a sua empresa e seu fornecedor. Portanto, opte por sistemas confiáveis(Saiba mais!).

Agora, se você não tem a chave de acesso para recuperar a nota fiscal perdida... continue lendo.

Recuperar o documento sem a chave de acesso

A princípio, podemos afirmar que não é possível recuperar uma nota fiscal perdida na empresa sem a sua respectiva chave de acesso. Basicamente, isso seria uma regra, tendo em vista que a NF-e é um documento fiscal e, como tal, deve ser mantida em extremo sigilo. Entretanto, temos uma informação que pode acalmar os seus ânimos.

Existem alguns aplicativos especializados, como o da ConexãoNF-e, capaz de acessar o WebService de distribuição da Secretaria da Fazenda Estadual (SEFAZ) da sua região, permitindo que o software tenha acesso a documentos fiscais emitidos há 90 dias anteriores à solicitação.

Isso é um grande avanço e uma solução para quem precisa recuperar documentos fiscais e não tem a chave de acesso. Sem uma ferramenta moderna e que se comunica diretamente com a SEFAZ, seria impossível recuperar a NF-e sem chave de acesso.

Benefícios de usar um aplicativo com download automático de nota fiscal

Para finalizar este artigo, mostraremos como você pode melhorar a organização de suas notas fiscais e evitar que elas sejam perdidas ou extraviadas e, mesmo que isso ocorra, também mostraremos como o processo mencionado no tópico anterior pode ser facilitado.

A tecnologia em favor da gestão fiscal

Para melhorar a organização dos seus documentos fiscais, o ideal é que você faça o uso de um software que gerencie esse tipo de documento. Entretanto, não é qualquer sistema que solucionará essa questão em seu negócio.

O ideal é que a ferramenta seja capaz de conectar sua empresa com a Secretaria da Fazenda Estadual, órgão responsável pela fiscalização da NF-e, e ainda permita fazer outras ações relacionadas, como Manifestos Eletrônicos (MDe), gerar DANFe e DACTe a qualquer momento, backup de XML e acompanhamento atualizado sobre o Status dos documentos.

Um sistema de gestão de Notas também é capaz de integrar suas informações com ERPs, a fim de possibilitar a utilização de dados extraídos por ele de forma automática. Assim, é possível agilizar o trabalho e produzir informações fiscais mais precisas e com alto grau de coerência com a realidade.

Quando você conseguir fazer uma boa gestão de notas fiscais, automaticamente evitará que os documentos sejam perdidos ou extraviados; porém, mesmo que isso ocorra, você conseguirá recuperará-los facilmente, graças à integração desse tipo de ferramenta com a SEFAZ.

Como você pôde perceber, recuperar nota fiscal é um procedimento comum nas empresas e, apesar de ser bem simples de ser realizado, o ideal é que as suas NF-e estejam sempre muito bem geridas e organizadas para evitar o trabalho de buscar esses documentos no portal da Nota Fiscal eletrônica.

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Imagem ilustrativa do sistema da ConexãoNF-e