Recuperar nota fiscal é um processo muito comum nas empresas que recebem ou emitem documentos como esse. Afinal, o volume de NF-e pode ser muito grande e, por isso, não é difícil que algumas delas se percam.

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Obviamente, o ideal é que você tenha uma metodologia para o manuseio de notas fiscais de modo que elas não sejam perdidas ou extraviadas quando passam por processos administrativos ou, até mesmo, quando são arquivadas.

No artigo de hoje, mostraremos como você pode proceder para recuperar notas fiscais perdidas, assim como algumas estratégias para melhorar a gestão desses documentos. Acompanhe!

Processo comum para recuperar nota fiscal perdida

O processo para recuperar nota fiscal é bem simples, entretanto, necessita de algumas informações e ferramentas para ser realizado. Confira:

  1. Para iniciar, é necessário que você acesse o portal da NF-e na internet.
    Por meio desta página, será possível gerar o arquivo XML da NF-e, bem como verificar as principais informações da nota fiscal.
  2. O primeiro passo é digitar a chave de acesso da NF-e que, basicamente, é uma sequência numérica de 44 dígitos localizada no topo da DANFe, logo abaixo do código de barras.

  1. O próximo passo é dizer ao site que quem está acessando não é um robô. Para isso, basta marcar a caixa com essa informação ou, se necessário, responder o código ou imagem também conhecido como captcha, que basicamente é uma sequência numérica ou a indicação de algumas imagens contendo determinados objetos ou coisas.

Após esses procedimentos, será apresentado para você um espelho da NF-e a ser recuperada. Nessa etapa, você conseguirá verificar o destinatário da Nota Fiscal eletrônica, alguns dados sobre a tributação, assim como a data de emissão e a situação do documento perante a SEFAZ.

  1. Para baixar o arquivo XML e armazená-lo, será necessário observar mais alguns detalhes. Primeiramente, verifique se o programa que você utiliza para acessar a internet está habilitado para a navegação com cookies. Isso geralmente é mostrado na própria página, bastando que seja aceita essa opção.
  2. Em seguida, será exigido o certificado digital em nome da empresa ou de seus procuradores. Feito isso, basta escolher o local em que a NF-e será armazenada e fazer o download.

O arquivo baixado é considerado original e oficial, podendo ser armazenado e apresentado em casos de fiscalizações ou auditorias fiscais feitas pelos órgãos responsáveis. Além disso, ele também pode ser utilizado para importar os dados da NF-e para o seu ERP.

Como recuperar a NF-e sem a chave de acesso

Como você deve imaginar, não é possível recuperar uma nota sem chave de acesso direto no Portal da NF-e, isso porque esse código é um pré-requisito na consulta.

Porém, já existem softwares que fazem comunicação direta com a SEFAZ e que dispensam a chave de acesso na hora da consulta. Uma das soluções mais completas do mercado nesse sentido é a da ConexãoNF-e, veja como funciona:

  1. Acesse o site da ConexãoNF-e e faça login na sua conta. Se ainda não tiver um cadastro, basta iniciar um teste grátis. Durante o teste todas as funcionalidades estarão disponíveis para avaliação.
  2. Dentro do Portal Cloud da ConexãoNF-e, vincule seu certificado digital e acesse a aba de NF-e Recebidas. Ali, suas notas fiscais completas dos últimos 30 dias serão disponibilizadas por ordem de chegada.
  3. Você pode escolher entre baixar o XML ou DANFE de cada nota, ou realizar o processo em lote utilizando o “Fechamento” ou as “Ações em Lote”.

Além de capturar os arquivos da SEFAZ automaticamente, ainda é possível utilizar filtros e marcadores caso você tenha uma necessidade mais específica ou um grande volume de NF-es.

Isso é um grande avanço e uma solução para quem precisa recuperar documentos fiscais e não tem a chave de acesso. Sem uma ferramenta moderna e que se comunique diretamente com a SEFAZ, seria impossível recuperar a NF-e sem a chave.

Qual é o prazo para recuperar uma nota fiscal?

Diferente do que muitos pensam, a nota fiscal não fica armazenada na SEFAZ “para sempre”. Na verdade, você consegue consultar o XML completo da NF-e apenas dos últimos 30 dias, e o resumo da nota dos últimos 90 dias.

Ou seja, tanto no Portal da NF-e, quanto na grande maioria dos aplicativos seguros para captura e consulta de documentos fiscais, é possível apenas recuperar os documentos dentro dos prazos da SEFAZ. Isso evidencia a importância de sempre armazenar seus documentos fiscais.

Benefícios de usar um aplicativo com download automático de nota fiscal

Para finalizar este artigo, mostraremos como você pode melhorar a organização de suas notas fiscais e evitar que elas sejam perdidas ou extraviadas e, mesmo que isso ocorra, também mostraremos como o processo mencionado no tópico anterior pode ser facilitado.

Segurança e prevenção à multas

Muitas pessoas ainda guardam apenas o papel impresso da nota fiscal, e isso é um erro grave para as empresas, pois este papel é o DANFE, que serve apenas como um documento auxiliar da NF-e.

Por lei, as empresas que recebem e emitem nota fiscal devem armazenar o XML da NF-e, ou seja, o arquivo digital do documento. É ele que tem validade jurídica para fiscalizações, portanto, é essencial fazer sua guarda de modo correto e organizado.

A maioria dos aplicativos de gestão fiscal, além de fazer a captura direto da SEFAZ, também armazenam os documentos em segurança e na nuvem, prevenindo o empreendimento contra multas e autuações, e garantindo a segurança nos dados.

Agilidade em processos

Outro ponto de destaque de utilizar a tecnologia é a agilidade que ela proporciona, afinal, o processo manual de consulta não pode ser feito em lote, e acaba gastando muito tempo dos profissionais nessa tarefa repetitiva.

Com uma solução especializada é possível garantir até 80% de agilidade nos processos com documentos fiscais, ao automatizar tarefas e eliminar problemas com retrabalhos.

A tecnologia em favor da gestão fiscal

O ideal é levar em conta todas as facilidades que essa ferramenta pode trazer para a sua empresa, além de apenas baixar os documentos. Como já citamos, uma das soluções mais completas do mercado é a da ConexãoNF-e, veja o motivo:

  • receba NF-e, NFS-e, CT-e e CT-e OS direto da SEFAZ e prefeituras;
  • armazene documentos fiscais recebidos e emitidos, conforme a lei;
  • baixe XML, DANFE e DACTE em lote;
  • realize o Manifesto do Destinatário em NF-e e o Desacordo do CT-e;
  • utilize filtros e marcadores inteligentes;
  • importe XML automaticamente no ERP; e muito mais!

Você pode testar todas as funcionalidades por 3 dias grátis, e depois escolher o plano que melhor se adapta ao seu negócio. Entre no site da ConexãoNF-e e comece agora mesmo!

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