Gerir títulos fiscais pode ser um desafio quando o volume deles cresce a cada dia, como acontece em empresas bem estabelecidas no mercado. Isso se dá graças à dificuldade que as áreas financeira e contábil encontram em armazenar todo esse volume sem que isso se torne um problema logístico, já que todos os registros emitidos precisam ser devidamente organizados e arquivados.

Hoje falaremos sobre o backup de documentos, que aparece nesse cenário como uma ferramenta eficiente. Acompanhe!

Afinal, o que caracteriza um backup?

Apesar da era tecnológica na qual vivemos servir como base para conhecimentos em geral acerca desse tipo de termo, a verdade é que nem todo mundo sabe o que é, de fato, um backup. Quando você realiza um backup de documentos, está salvando uma cópia de segurança daqueles registros.

A finalidade de fazer essa cópia de segurança é manter os arquivos em um local onde eles não possam se perder de nenhuma forma. Por isso, as formas físicas de backup como pendrive, cartão de memória ou HD estão se tornando menos atraentes, já que todos eles são sujeitos a panes e paradas no funcionamento.

Assim, o uso da nuvem ganha cada vez mais evidência, pois proporciona total segurança do que é salvo, além de facilidade na visualização dos registros e acesso remoto hábil para diversas plataformas. As empresas mais competitivas usam essa tecnologia em prol da organização, realizando periodicamente o backup de documentos.

Como o backup de documentos pode ser usado de forma estratégica para o negócio?

Falando mais especificamente do backup de documentos fiscais, há uma complexidade enorme em realizar a gestão: prestação de serviços, clientes, distribuidores, fornecedores, parceiros, enfim, diversas fontes e formatos de demanda, todos precisando de armazenamento e, acima de tudo, organização e controle.

Sem um sistema eficiente lidando com esses registros, junta-se toda essa tramitação às preocupações sobre o fisco e obrigações legais em geral e logo temos um problema estrutural prestes a se tornar um gargalo na administração do setor. A boa gestão de documentos garante a otimização desses processos. Veja alguns benefícios relacionados ao backup!

Garante a segurança da sua gestão

Como o backup manual (como a transferência de dados para HDs e memórias externas das quais falamos anteriormente) exige muito tempo, no caso do armazenamento para dados empresariais é recomendado o backup automático.

O ideal é que o seu sistema seja capaz de armazenar, em tempo real, o que é lançado. O desperdício de tempo que ocorre quando toda a equipe precisa se mobilizar para buscar uma informação que se perdeu entre as demandas pode ser evitado por meio do backup.

Quando falamos em finanças, é imprescindível que tudo tenha seu devido registro — como já nos ensina a contabilidade. Cada lançamento precisa estar seguro, imune às possíveis perdas. Ter as notas de direitos e obrigações sempre à mão é uma forma de certificar a confiabilidade do trabalho exercido.

Potencializa a produtividade

Quanto tempo é perdido quando é necessário que a sua equipe se mobilize para buscar uma anotação em um determinado livro? Por mais que as transcrições do setor sejam bem divididas, esse método é um tanto quanto reativo.

Quando se faz o backup dos documentos fiscais, os processos como a busca e consulta de informações se mecanizam. A sua equipe não fica tão desgastada e tem menos dificuldade em situar os dados, já que tudo no backup é exposto de maneira dinâmica.

Os recursos dos quais o gestor dispõe sempre devem estar alinhados ao que o planejamento estratégico do negócio estabelece, isso inclui o capital humano: disponibilize espaço para que o seu time empenhe energia na busca por resultados.

Reduz custos evitando o retrabalho

Armazenar uma grande quantidade de arquivos sem uma organização estruturada é uma abertura para que erros aconteçam. Desde lançamentos equivocados que não foram revistos até a falha na comunicação: qualquer coisa pode desencadear um processo tortuoso de correções.

Guardar os registros fiscais em um backup, onde se pode fazer a gestão dos documentos sem maiores dificuldades, evita esses problemas. Se nenhuma averbação está desconforme, não há necessidades de ajustes, logo o retrabalho deixa de existir, bem como o prejuízo decorrente dele.

Centraliza os registros

Não importa quem da sua equipe fez o registro, quando você usa um backup, todas as informações ficam disponíveis em agrupamentos funcionais. Dessa forma, a comunicação acontece sem ruídos, já que tudo que é anotado, modificado ou retificado fica registrado e disponível no mesmo canal de consulta, não havendo dualidade entre as informações.

Previne perdas e prejuízos

Regularidade é um fator-chave para a saúde de qualquer empreendimento. A sua organização atual lhe assegura para uma auditoria? O recebimento de uma notificação, a impressão, o armazenamento, a emissão e o cancelamento de uma nota, por exemplo, são processos que envolvem saber constantemente a localização do registro.

O backup lhe ajuda a controlar tudo que é assentado. O tempo é precioso para estar sempre em dia com o fisco, os planos propostos e metas definidas. Poupá-lo por meio de uma ferramenta que otimiza a busca de dados, assegura que nenhum deslize seja cometido, ainda que ele ocorra por pura desorganização.

Ajuda na criação de relatórios gerenciais

Como administrar algo que não está sendo mensurado? É impossível. Medir o desempenho das suas ações é um dos pilares de uma boa gestão. Encontrar e reunir dados fica mais simples quando você tem esses materiais todos devidamente separados em bases.

Os elementos que servem de referência para fechamentos e relatórios são todos claros quando se usa o backup. Assim, desenvolver relatórios para a diretoria é uma tarefa mais simples e produtiva.

Qual é a melhor forma de fazer o backup de documentos fiscais?

A excelência na gestão dos documentos fiscais trata-se de fazer o registro numa base coerente, organizar de uma forma funcional e ter fácil controle desses dados. Além de pensar em armazenar todas as informações em um servidor eficiente, é essencial que você pense em como esse sistema colabora para a organização e controle delas.

Pensando nisso, busque por um modelo que atenda as necessidades estratégicas do negócio, sem se esquecer de se orientar à partir de empresas reconhecidas no mercado. Considere a importância de realizar um backup de documentos de forma adequada para potencializar o sucesso da sua gerência.

Se ao observar como tem organizado o setor financeiro, você sente que tem enfrentado um desafio no controle de documentos, entre em contato conosco e conheça as soluções que temos para a integração dos processos pertinentes à área ao seu atual método de gestão!


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