Gerir documentos fiscais pode ser um desafio quando o volume deles cresce a cada dia, como acontece em empresas bem estabelecidas no mercado, e para o Fisco não há desculpa: você deve manter tudo em ordem.
As áreas financeira e contábil geralmente são as que mais sentem dificuldades em armazenar todo tipo de arquivos sem que isso se torne um problema logístico, principalmente se a empresa adota um modelo manual de trabalho.
Hoje falaremos sobre o backup de documentos e como fazer o processo, que aparece nesse cenário como uma solução eficiente. Acompanhe!
Afinal, o que é um backup?
Apesar de ser um termo muito comum na tecnologia, nem todo mundo sabe o que é de fato um backup. O ato de fazer um backup se trata de salvar uma cópia de segurança, neste caso, dos documentos fiscais.
A finalidade de fazer essa cópia de segurança é manter os arquivos em um local onde eles não possam se perder de nenhuma forma. Por isso, as formas físicas de backup como pendrive, cartão de memória ou HD estão se tornando menos atraentes, já que todos eles estão sujeitos a panes e paradas no funcionamento.
Assim, o uso da nuvem ganha cada vez mais evidência, pois proporciona total segurança do que é salvo, além de facilidade na visualização dos registros e acesso remoto hábil para diversas plataformas. As empresas mais competitivas usam essa tecnologia em prol da organização, realizando periodicamente o backup de documentos.
Como o backup de documentos pode ser usado de forma estratégica para o negócio?
Falando mais especificamente em documentos fiscais, há uma complexidade enorme em realizar a gestão: prestação de serviços, clientes, distribuidores, fornecedores, parceiros, enfim, diversas fontes e formatos de demanda, todos precisando de armazenamento, organização e controle.
Fazer uma cópia de segurança destes documentos garante segurança para os registros, uma vez que se houver perda de um arquivo, ainda terá o backup.
Por outro lado, de nada adianta fazer cópias de seus arquivos ou levá-los para a nuvem se não há organização, pois ter um documento em meio de milhares e não achá-lo em uma fiscalização é equivalente a não tê-lo. Por isso, o ideal é contar com boas práticas de gestão dos arquivos.
Levando em conta essas informações, confira os benefícios relacionados ao backup!
Garante a segurança da sua gestão
Como o backup manual (selecionar, identificar e enviar informações à mão) exige muito tempo, no caso do armazenamento para dados empresariais é recomendado o backup automático.
O ideal é que o seu sistema seja capaz de armazenar, em tempo real, o que é lançado. O desperdício de tempo que ocorre quando toda a equipe precisa se mobilizar para buscar uma informação que se perdeu entre as demandas pode ser evitado por meio do backup.
Quando falamos em finanças, é imprescindível que tudo tenha seu devido registro — como já nos ensina a contabilidade. Cada lançamento precisa estar seguro, imune às possíveis perdas. Ter as notas de direitos e obrigações sempre à mão é uma forma de certificar a confiabilidade do trabalho exercido.
Potencializa a produtividade
Quanto tempo é perdido quando é necessário que a sua equipe se mobilize para buscar uma anotação em um determinado livro? Por mais que as transcrições do setor sejam bem divididas, esse método é um tanto quanto reativo.
Quando se faz o backup dos documentos fiscais em um local fácil de encontrar ou com o auxílio da tecnologia, os processos como a busca e consulta de informações se mecanizam. A sua equipe não fica tão desgastada e tem menos dificuldade em situar os dados, já que tudo no backup é exposto de maneira dinâmica.
Os recursos dos quais o gestor dispõe sempre devem estar alinhados ao que o planejamento estratégico do negócio estabelece, isso inclui o capital humano: disponibilize espaço para que o seu time empenhe energia na busca por resultados.
Reduz custos evitando o retrabalho
Armazenar uma grande quantidade de arquivos sem uma organização estruturada é uma abertura para que erros aconteçam. Desde lançamentos equivocados que não foram revistos até a falha na comunicação: qualquer coisa pode desencadear um processo tortuoso de correções.
Guardar os registros fiscais em um backup, onde se pode fazer a gestão dos documentos sem maiores dificuldades, evita esses problemas. Se nenhuma averbação está desconforme, não há necessidade de ajustes, logo o retrabalho deixa de existir, bem como o prejuízo decorrente dele.
Centraliza os registros
Não importa quem da sua equipe fez o registro, quando você usa um backup, todas as informações ficam disponíveis em agrupamentos funcionais. Dessa forma, a comunicação acontece sem ruídos, já que tudo que é anotado, modificado ou retificado fica registrado e disponível no mesmo canal de consulta, não havendo dualidade entre as informações.
Previne perdas e prejuízos
Regularidade é um fator-chave para a saúde de qualquer empreendimento. A sua organização atual lhe assegura para uma auditoria? O recebimento de uma notificação, a impressão, o armazenamento, a emissão e o cancelamento de uma nota, por exemplo, são processos que envolvem saber constantemente a localização do registro.
O backup lhe ajuda a controlar tudo que é assentado. O tempo é precioso para estar sempre em dia com o fisco, os planos propostos e metas definidas. Poupá-lo por meio de uma ferramenta que otimiza a busca de dados, assegura que nenhum deslize seja cometido, ainda que ele ocorra por pura desorganização.
Ajuda na criação de relatórios gerenciais
Como administrar algo que não está sendo mensurado? É impossível. Medir o desempenho das suas ações é um dos pilares de uma boa gestão. Encontrar e reunir dados fica mais simples quando você tem esses materiais todos devidamente separados em bases.
Os elementos que servem de referência para fechamentos e relatórios são todos claros quando se usa o backup. Assim, desenvolver relatórios para a diretoria é uma tarefa mais simples e produtiva, principalmente quando as informações são centralizadas e processadas em ferramentas tecnológicas.
Como fazer o backup de documentos fiscais?
A excelência na gestão dos documentos fiscais trata-se de fazer o registro numa base coerente, organizar de uma forma funcional e ter fácil controle desses dados. Além de pensar em armazenar todas as informações em um servidor eficiente, é essencial que você pense em como esse sistema colabora para a gestão delas.
Pensando nisso, a melhor forma de fazer o backup de documentos fiscais é automatizando o processo por meio de softwares, quando possível. Assim, mesmo que o servidor da sua empresa apresente problemas, as informações estarão seguras nos aplicativos certos, e ainda fáceis de recuperar.
Um exemplo que podemos citar é com o controle de notas fiscais: um sistema especialista consegue capturar e armazenar os dados em nuvem, livrando a equipe fiscal da responsabilidade de fazer o backup de cada nota ou se preocupar com a guarda dos arquivos.
No caso de documentos fiscais eletrônicos como NF-e, NFS-e, NFC-e e CT-e, uma das soluções mais completas do mercado é a da ConexãoNF-e, em que você não só faz o backup, como também a gestão destes arquivos na nuvem e no ERP. Conheça a ferramenta!
