Como você faz a consulta de nota fiscal na sua empresa? Se ainda executa o processo manualmente, sabe o quanto é demorado ficar preenchendo dados e realizando buscas uma de cada vez. Será que existe uma forma de agilizar isso?
Felizmente, hoje em dia, não é mais necessário perder tempo para consultar o arquivo XML da nota fiscal de modo manual. Com a ajuda de um software de gestão, como o ConexãoNF-e, é possível automatizar todo o processo.
Por isso, veja neste post, a resposta para as perguntas: como consultar XML da NFe? Quais são as vantagens de investir em automatização? Como validar a autenticidade de uma nota? Por que o ConexãoNF-e é a melhor escolha para sua empresa?
Descubra as respostas neste artigo. Boa leitura!
Como consultar arquivo xml da nota fiscal?
Existem 2 modos principais de consultar XML de nota fiscal: manualmente por meio do site da SEFAZ (Secretaria da Fazenda) ou de forma automática com o auxílio de softwares específicos.
Veja o passo a passo de cada uma dessas operações de consulta de nota fiscal.
Consultar NFe pelo número da nota
Para consultar a NFe pelo número da nota, você precisa seguir as seguintes etapas:
- acesse o Portal Nacional da NF-e;
- escolha o serviço “Consultar NF-e”;
- digite a chave de acesso;
- resolva o captcha;
- insira o certificado digital A1 ou A3;
- baixe o arquivo XML da NFe.
No entanto, é importante ressaltar que é necessário realizar esse processo para acessar a cada nota individualmente. Ou seja, você consulta apenas um documento fiscal por vez, sendo que é impossível fazer em lote.
Consulta de nota fiscal automatizada
Com o objetivo de consultar o XML da nota fiscal de forma automática, você precisa utilizar um software de gestão que traga essa função. Esse é o caso da plataforma ConexãoNF-e.
Veja como consultar Nota Fiscal Eletrônica de forma automática:
- faça a sua inscrição no site da ConexãoNF-e, clicando em “Teste grátis”;
- insira o seu certificado digital na plataforma;
- feito isso, as notas fiscais podem ser consultadas na tela por ordem de data.
É possível usar filtros inteligentes para refinar a busca, baixar XML em lote, fazer o manifesto do destinatário, entre várias outras ações.
Vale destacar que por meio da plataforma você consegue fazer consultas em lotes, e também conta com o serviço de recuperar notas fiscais dos últimos 90 dias. Além disso, o sistema possui filtros para facilitar a busca das notas antigas.
Quais são as vantagens da automatização da gestão de notas fiscais?
Existem diversos benefícios proporcionados pela automatização da gestão de notas fiscais. Veja 5 exemplos:
- Aumento da segurança: para acessar a plataforma, é necessário fazer login, dificultando o acesso de pessoas não autorizadas aos dados das notas. Além disso, o armazenamento é feito em nuvem, evitando a perda de informações em caso de problemas com a infraestrutura local;
- Mais agilidade: a consulta na SEFAZ é demorada, sendo feita nota por nota e com chave de acesso. Em contrapartida, com a automatização tudo muda, já que você pode agilizar o processo por efetuar a consulta de nota fiscal por lotes, sem necessitar da chave;
- Melhorias na produtividade: a redução dos processos burocráticos resulta em menos tempo gasto com a atividade. Em consequência disso, é possível dedicar mais atenção a outras responsabilidades importantes, ajudando a manter um bom ritmo de produção;
- Compliance fiscal: a automatização oferece os melhores recursos para o negócio ficar em conformidade com as leis fiscais. Além da consulta das notas XML, é possível contestar dados divergentes ou impedir automaticamente o uso indevido do CNPJ, através do Manifesto do Destinatário e do Desacordo do CTe.
Portanto, investir na solução ConexãoNF-e significa garantir que a sua empresa irá usufruir de todas essas vantagens.
Como validar a autenticidade de uma nota fiscal?
A Secretaria da Fazenda possui um validador de XML, um recurso que tem por objetivo confirmar a autenticidade da nota fiscal quando o documento não é enviado pela própria SEFAZ.
Por exemplo, algumas pessoas recebem NFes dos fornecedores pelo e-mail. Nessa circunstância, é necessário validar a nota por meio do validador.
Entretanto, no caso da consulta de nota fiscal utilizando o software da ConexãoNF-e, não é preciso executar nenhum tipo de validação. Todas as notas são válidas.
Isso acontece porque os documentos fiscais obtidos são os mesmos que estão disponíveis no banco de dados da SEFAZ.
A plataforma funciona como intermediário que conecta a sua empresa diretamente com o sistema da Secretaria da Fazenda, agilizando a consulta de nota fiscal. Muito mais praticidade, tranquilidade e segurança.
Portal da nota fiscal eletrônica ou ConexãoNF-e: qual a melhor opção?
A resposta é: depende. Se você é uma pessoa física que precisa da nota fiscal de algo que comprou, como a NF da geladeira ou do celular, vai precisar usar o Portal Nacional da NFe, já que é uma consulta de CPF e esporádica.
Porém, para consultar documentos fiscais de uma empresa, sem dúvidas a ConexãoNF-e é a opção mais adequada, afinal, essa plataforma oferece soluções completas para gestão de XMLs como um todo.
Observe na tabela a comparação de itens básicos entre as duas opções.
| Características | Portal de nota fiscal eletrônica | ConexãoNF-e |
|---|---|---|
| Exige digitar chave de acesso | SIM | NÃO |
| Consulta XML em lote | NÃO | SIM |
| Baixa XML e DANFE em lote | NÃO | SIM |
| Armazena os documentos recebidos e emitidos | NÃO | SIM |
| Necessita de Certificado Digital | SIM | SIM |
| Realiza o Manifesto do Destinatário | SIM | SIM |
| Permite acompanhamento do status das notas em tempo real | NÃO | SIM |
| Conecta ao ERP para importação automática de XMLs | NÃO | SIM |
Com a análise das informações, fica claro que a ConexãoNF-e é capaz de proporcionar muito mais agilidade aos processos de consulta de nota fiscal, uma vez que permite a busca por lotes sem a chave de acesso.
Em ambos os casos, a segurança do procedimento é garantida por meio da utilização do certificado digital para comprovar a identidade e autoria das ações.
Vale destacar também que a SEFAZ não armazena os documentos pelo tempo previsto em lei. O próprio Portal Nacional da NFe ressalta que a guarda é responsabilidade do emitente e do tomador da nota. Na ConexãoNF-e os documentos são armazenados de forma automática.
Por fim, é importante ressaltar que o software torna possível a centralização de serviços e dados em um único local. Ou seja, você tem à disposição tudo o que precisa para fazer a gestão completa de notas fiscais.
Conclusão
Quer ter mais agilidade e segurança no processo de consulta de nota fiscal? Então invista em automatização. Dessa forma, sua empresa vai colher benefícios, como:
- Maior produtividade;
- Alinhamento ao compliance fiscal;
- Redução da burocracia.
Com o uso da plataforma de gestão de notas fiscais ConexãoNF-e, você pode:
- Consultar e baixar XML em lotes;
- Realizar o “Desacordo do CTe”;
- Fazer o “Manifesto do Destinatário”;
- Integrar os serviços com ERP;
- E muito mais!
Que tal experimentar na prática todas essas vantagens? Faça um teste grátis da solução ConexãoNF-e!
