Falamos recentemente aqui sobre captura e armazenamento do CTe e a importância jurídica para sua empresa, e hoje, para complementar o assunto, falaremos do CTe OS.

Venha conhecer as diferenças entre esses dois documentos, quando emitir e principalmente, como aplicar uma solução automatizada para ter mais segurança e tranquilidade nos processos de captura e armazenagem do XML desses arquivos.

Boa leitura.

O que é o CTe OS ?

Essa é a sigla para Conhecimento de Transporte Eletrônico para Outros Serviços.

Enquanto o CTe trata da regularização e documentação de transporte de cargas em vários modais, o CTe OS cuida de outros tipos, como transporte de passageiros com bagagem, passageiros recorrentes e transporte de valores (carro forte).

Ambos são documentos muito parecidos no processo de emissão, captura e armazenagem, tendo essa única diferença que vai indicar qual o tipo da carga transportada.

Por que o CTe OS foi criado?

A sua criação e implementação ocorreu em 2017, exatos 10 anos após a criação do CTe para cargas, e veio justamente para facilitar a documentação dos processos de transportes de pessoas e/ou valores.

Na verdade, desde o seu surgimento, o CTe vem passando por vários aprimoramentos que tem como objetivo facilitar a fiscalização por parte da Receita Federal.

Para você empresário, acaba sendo uma burocracia a mais, por isso considere sempre soluções que automatizam processos com segurança.

O que a lei diz sobre a obrigatoriedade do CTe?

Alguns anos após o CONFAZ implementar o CTe, este passou a ser obrigatório para todo contribuinte que fazia uso de modais de transporte rodoviário e/ou ferroviário.

Nos anos que se seguiram, foi expandido para os demais modais, em seguida para outras modalidades empresariais, como SIMPLES que foi incorporado à lei em 2013.

Atualmente, toda e qualquer operação empresarial de transporte, tem por obrigação emitir o documento, e no caso de passageiros ou valores, o CTe OS deve ser emitido e o XML armazenado para ter a devida validação jurídica.

Além disso, a obrigatoriedade de armazenar o XML do CTe OS não é apenas do emissor, mas também do tomador do serviço de transporte.

Quais documentos o CTe substitui?

A principal função do CTe é unificar uma série de documentações que antes eram necessárias para validar uma operação de transporte.

E o atributo mais interessante, foi fazer isso de forma digital, ou seja, diminuindo o uso de inúmeros papéis impressos que geravam um grande trabalho ao empresário.

Esses papéis representavam os seguintes documentos:

  • Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8.
  • Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9.
  • Conhecimento Aéreo, modelo 10.
  • Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11.
  • Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27.
  • Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, quando utilizada em transporte de cargas.

Agora todos estes podem ser emitidos e consultados online, mas na prática, ainda há muita burocracia, pois o sistema da Secretaria da Fazenda não é otimizado, o que toma tempo e não confere tanta segurança assim.

Por outro lado, essa digitalização dos processos permitiu que novas soluções surgissem, como as ferramentas de gestão de XML, que automatizam o recebimento e armazenam o XML dos documentos fiscais com segurança.

Quem precisa emitir o CTe OS?

CTe OS valores

Toda empresa que faz transporte de passageiros ou valores terá que emitir o documento para cada operação de transporte.

O próprio portal da Fazenda indica o uso do CTe OS nos seguintes casos:

  • Transporte de Pessoas por: agências de viagem ou transportador, seja em veículo próprio ou fretado em transportes intermunicipais, interestaduais ou internacionais em qualquer modal.
  • Transporte de Valores: englobam carros fortes e outros prestadores de serviços que façam a operação no período de apuração do imposto.

Como emitir o CTe OS?

A emissão do CTe e do CTe OS é feita pelo portal SEFAZ e o próprio empresário precisa fazer o cadastramento e emissão.

Quais os requisitos para emitir o CTe OS?

Basta solicitar o credenciamento junto ao órgão, ter um certificado digital e importar o XML de NFe para emissão.

Dentro do sistema, preencha os dados no documento e imprima a DACTE.

Quais são os atores do CTe?

O Conhecimento de Transporte eletrônico possui diversos atores, que são os envolvidos na operação. Cada ator do CTe exerce um papel diferente no documento, veja:

  • Remetente: emissor da nota fiscal que está dentro do CT-e, ele é o responsável por dar início ao transporte.
  • Destinatário: é o mesmo destinatário da nota fiscal, ou seja, quem receberá a mercadoria.
  • Emitente: é a empresa que faz o gerenciamento do transporte, que pode ser uma transportadora, por exemplo. É o emitente que gera o CT-e.
  • Tomador: é a pessoa física ou jurídica responsável pelo pagamento do frete.

Na operação de redespacho ainda aparecem mais dois outros atores do CTe, sendo eles:

  • Expedidor: quando o emitente precisa contratar outra empresa para realizar a entrega, a empresa contratante é chamada de expedidor.
  • Recebedor: é o responsável pelo recebimento da mercadoria, sendo um intermediário entre o emitente e o destinatário final.

Baixe nosso e-Book completo sobre o CT-e e veja mais exemplos dos atores na função.

CTe OS passageiros

Diferença entre CTe OS, CTe e MDFe

Como falamos brevemente no início, o CTe OS é uma variação do CTe, destinado a regularizar o transporte de passageiros e valores, enquanto o CTe é o que documenta os demais transportes de carga.

Já o MDFe (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais) reúne todas as notas fiscais eletrônicas e CTes existentes para entregas de mercadorias em um ou mais estados do Brasil.

Esse documento é obrigatório e facilita a fiscalização das mercadorias e é também emitido e armazenado de forma digital.

Como consultar CTe OS de forma automática

A consulta do CTe OS pode ser feita no portal do SEFAZ, digitando a chave de segurança de cada documento e acessando um a um.

Como já dissemos, é um sistema pouco eficiente e não permite download em lote, ou seja, cada vez que você precisa consultar, vai perder bastante tempo.

A consulta e armazenagem automática de CTe OS e outros documentos fiscais pode ser feita por meio de softwares de gestão de XML, que conferem uma agilidade incomparável.

Com a solução da ConexãoNF-e por exemplo, você faz a consulta automática em poucos segundos, seguindo alguns passos:

  1. Acesse sua conta na ConexãoNF-e
  2. Clique na aba “CT-e OS Recebidos” em “consulta”
  3. Todos os CT-e OS emitidos contra a sua empresa irão aparecer por ordem de chegada
  4. Para acessar todos os detalhes, basta clicar no número do documento.

Pronto, em segundos você tem a visualização dos CTe OS e se quiser pode fazer download em lote, economizando muito tempo, e com total segurança no armazenamento dos XMLs em nuvem.

Como deve ser o armazenamento do CTe OS?

A forma adequada e segura de fazer o armazenamento dos CTe OS é por meio do XML, pois este é quem tem o valor jurídico.

Mas essa armazenagem não deve ser feita de qualquer jeito, pois é preciso ter segurança dessa informação, e mais do que isso, acesso fácil para fiscalização e para o fechamento do mês.

Por isso é fundamental um controle preciso dessas informações, e a ConexãoNF-e tem a solução perfeita para sua empresa.

Nossa solução faz a captura e o armazenamento do XML do CTe OS, NFe e outros documentos fiscais de forma totalmente automática, para que seu jurídico não tenha dor de cabeça.

Além disso, você ganha tempo sem precisar entrar no sistema toda vez que precisar desses documentos, pois nosso sistema tem baixa em lote para agilizar seus processos.

Ainda, você poderá gerar relatórios completos para fazer o fechamento do mês de forma muito mais rápida e eficiente.

Está esperando o que para ter uma gestão de CTe OS inteligente na sua empresa? Clique e conheça a ferramenta mais completa do mercado, com integração para ERPs, e que otimiza a sua operação.

Conclusão

Ter a garantia jurídica de que seus documentos fiscais serão armazenados automaticamente é fundamental para o funcionamento e o crescimento da sua empresa.

Seja para o CTe OS, CTe ou NFe, você precisa de uma solução que realmente vai agregar no seu dia a dia, afinal, estamos num país com muitas leis e burocracias fiscais.

Conheça a solução da ConexãoNF-e e tenha total controle das suas CTe OS e outros documentos fiscais importantes.

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Imagem ilustrativa do sistema da ConexãoNF-e