Antes mesmo do surgimento da Nota fiscal eletrônica a legislação já previa a guarda dos documentos fiscais pelo período mínimo de 5 anos a partir da sua emissão. Mas, com a mudança de processos a versão digital se tornou soberana. Atualmente, o armazenamento referente a transação em formato XML é obrigatório para o emissor e o destinatário.

Contudo, muitos ainda acreditam que o papel é mais importante que o arquivo digital XML. Mas o "DA" do DANFe e DACTe significa DOCUMENTO AUXILIAR. Ou seja, servem apenas como auxiliares no processo. Se a transação entre CNPJs fosse uma cena de novela, o arquivo XML da NFe e do CTe seria ator principal e o DANFe ou DACTe impresso seriam figurantes.

Confira o que fala a clausula décima do AJUSTE SINIEF 07/05  transcrito abaixo:

Cláusula décima O emitente e o destinatário deverão manter a NFe em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado.
Caso as empresas não guardem os devidos arquivos estarão passíveis de autuações, pois a fiscalização vai exigir o arquivo em caso de fiscalizações.
Prazo para guardar é 5 anos de calendários fechados mais o ano corrente.

Sabendo disso, também é importante ressaltar que não basta sair guardando todo arquivo XML que receber, pois eles precisam ser válidos. Além disso, a organização e segurança dessa guarda precisa ser feita de forma eficaz. Pois como mencionado, os arquivos poderão ser solicitados a qualquer momento em uma fiscalização e sua não apresentação gera multas para a empresa.

Continue a leitura para saber como fazer um armazenamento 100% correto desses documentos.

Dicas para o armazenamento de NFe e CTe:

#Dica01: Antes

Valide seus os documentos.

Não basta apenas guardar o XML. Antes você deve conferir a autenticidade do arquivo e seu status na SEFAZ, que deve estar como Autorizado.
Um dos meios de conferir a validade do XML é acessar o site da SEFAZ/RS, que disponibilizou a consulta online. Acesse:

#Dica02: Durante

Armazenamento organizado.

Grande parte das empresas acaba recebendo o arquivo XML através do e-mail e os deixa anexados para consultar quando necessário. Mas isso não é recomendável! Pois, a gestão dos arquivos através da indexação do e-mail é sempre muito trabalhosa e pouco segura. A dica é extrair o arquivo XML do e-mail e descompactá-lo se ele vier em uma extenção .ZIP ou similar. Além disso, de nada adianta salvar seus XMLs de forma desorganizada.
Recomendamos que crie uma estrutura de pastas da seguinte forma:

  • XML Recebidos
    • Tipo de documento (NFe, CTe, etc)
    • Ano + Mês (Colocando o ano da frente do mês a organização alfabética fica melhor)
    • Fornecedor (Esse nível é opcional)

Veja como fica a organização do Armazenar NFe e CTe:

Armazenamento NFe

#Dica03: Após

Garantia da guarda pelo período necessário.

Depois de confirmar a validade do arquivo XML e garantir que ele foi armazenado da maneira organizada, o próximo passo é garantir que esses arquivos nunca serão perdidos. E a melhor forma de fazer isso é através de um processo de backup periódico. Uma das formas mais comuns de backup é a utilização de HD Externo ou Pen Drive, porém, recomendamos que você utilize também algum serviço de armazenamento virtual, para não correr o risco de falhas do hardware.

Dica especial: Use um sistema especializado

Se esse procedimento de validação, armazenamento e guarda durante o prazo legal te pareceu muito complicado e trabalhoso, acredite: Você não está sozinho! Conformidade fiscal não é brincadeira. Por isso, aproveitamos para te apresentar na prática como sua empresa pode resolver esses problemas e ainda capturar os documentos emitidos contra seu CNPJ automaticamente, em um portal de consulta organizado e que permite manifestações de destinatário de forma facilitada. Una-se à centenas de empresas que ganharam produtividade usando o aplicativo da ConexãoNF-e. Comece a usar de graça!

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[Fonte: SEFAZ]


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