Para consultar notas fiscais emitidas para um CNPJ, muitas empresas utilizam o Portal da Nota Fiscal Eletrônica. Porém, nesse caso, é preciso da chave de acesso de 44 dígitos que consta no DANFE online ou impresso.
Neste processo, é praticamente impossível identificar todas as notas fiscais emitidas para o CNPJ da sua empresa, afinal, se outra empresa está usando seus dados de forma indevida, você não terá conhecimento da operação para fazer a consulta.
Em resumo: não tem como verificar algo que você nem sequer sabe que existe. Se você não tem conhecimento do documento, não irá se manifestar contra ele para evitar complicações fiscais no futuro.
Por isso, neste conteúdo, vamos mostrar para você como e onde consultar notas fiscais emitidas para o CNPJ da sua empresa sem precisar da chave de acesso. Acompanhe!
Como consultar notas fiscais emitidas para meu CNPJ?
Para consultar notas fiscais emitidas para um CNPJ, é possível utilizar o Portal Nacional da NFe ou usar um software automatizado de captura e gestão de documentos fiscais, como o ConexãoNF-e.
No Portal da Nota Fiscal Eletrônica só é possível fazer a consulta a partir da chave de acesso. Todavia, para consultar automaticamente e em lote, é preciso utilizar um software como o da ConexãoNF-e. Veja passo a passo:
- Acesse o site conexaonfe.com.br e inicie um teste grátis;
- Insira o certificado digital;
- As notas fiscais emitidas contra seu CNPJ irão aparecer em ordem de chegada;
- Na própria tela é possível verificar todas as informações das NFes, baixar XML e DANFE em lote, informar marcadores e muito mais.
Caso encontre alguma nota fiscal que você não tem conhecimento ou foi emitida de forma indevida, é possível realizar o manifesto de recusa da nota fiscal no mesmo instante.
Neste caso, selecione a NFe indevida e clique em "manifesto" na aba superior. Você poderá escolher o tipo de evento e ele será enviado para a Secretaria da Fazenda de forma automática.
Faça o teste grátis e comece a consultar NFe:
Como funciona a consulta contínua de NFe recebidas
Uma plataforma como a da ConexãoNF-e garante controle total sobre notas fiscais emitidas contra o CNPJ da sua empresa, uma vez que a solução captura esses documentos de forma automática direto na SEFAZ.
Isso acontece através do certificado digital, que é responsável por conectar a plataforma aos webservices da SEFAZ e das prefeituras.
Desse modo, além de ter conhecimento sobre todos os documentos fiscais eletrônicos recebidos, você também previne problemas com as regras da SEFAZ referentes ao Número Sequencial Único (NSU), que deixa de ser gerado caso a empresa fique tempo demais sem consultar XMLs.
Com todos os documentos em tela e armazenados de forma segura, é fácil encontrar qualquer documento mesmo anos depois da sua emissão com os filtros inteligentes. Assim, não é preciso se preocupar com auditorias fiscais.
Por fim, além das notas fiscais eletrônicas (NFe), o sistema também captura de forma automática as notas fiscais de serviço (NFSe) e conhecimentos de transporte (CTe e CTe OS).
Busca de nota fiscal com chave de acesso
Você pode consultar notas fiscais emitidas para um CNPJ de forma gratuita através da chave de acesso na SEFAZ. Veja passo a passo:
- Acesse o Portal da Nota Fiscal Eletrônica. Vá à aba "Serviços > Consultar NFe";
- Digite os 44 números da chave de acesso que consta do DANFE;
- Resolva o captcha;
- Você verá as informações da nota fiscal. Para baixar o XML completo, é preciso inserir o certificado digital.
Esse processo é viável quando a empresa recebe poucos documentos por mês. Nesse caso, o fornecedor envia o Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica por e-mail ou impresso junto com a mercadoria.
No entanto, é importante se atentar ao fato de que, no Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica, você só tem acesso às notas que sabe que foram emitidas contra o seu CNPJ. Mas, se alguém o fizer de forma indevida, você não terá conhecimento.
Além disso, só é possível consultar um documento por vez, ou seja, é preciso repetir o passo a passo para cada XML de nota fiscal.
Por isso, é indicado contar com o software de recebimento automatizado da ConexãoNF-e. A seguir, mostramos algumas vantagens de utilizar a plataforma.
Vantagens de utilizar um software de gestão de documentos fiscais eletrônicos
A primeira grande vantagem de utilizar um software como a ConexãoNF-e é ter acesso a todas as NFes e CTes emitidos contra o CNPJ da empresa.
Uma vez que a plataforma esteja integrada à SEFAZ via certificação digital, o sistema captura tudo o que é recebido a cada dez minutos.
Além disso, todos os documentos retornam da validados e autorizados, prontos para lançar no ERP. Outras vantagens são:
Segurança e compliance
Você sabia que armazenar o XML é obrigatório? A Receita Federal (RFB) pode solicitar o documento em um período de 5 anos. Caso sua empresa não apresente, poderá sofrer com autuações e multas.
A plataforma da ConexãoNF-e guarda todos os arquivos XML em nuvem pelo tempo determinado em lei e, graças aos filtros e marcadores inteligentes, é possível encontrar qualquer nota fiscal em segundos. Os documentos armazenados são NFe, NFSe, CTe e CTe OS recebidos, e NFe e NFCe emitidas.
Além disso, com a funcionalidade DocBox é possível fazer a gestão e guarda de documentos não fiscais como recibos, boletos, contratos e ordens de compra, tudo em um só lugar.
Por fim, é possível ver todo o histórico de notas fiscais emitidas e recebidas dentro do Portal ConexãoNF-e, vendo as informações sobre manifestos, marcadores e até o lançamento dos documentos fiscais no ERP, com informação de data e usuário que efetuou a operação.
Recebimento de NFSe emitidas contra o CNPJ
A nota fiscal de serviço (NFSe) já possui um padrão nacional, porém, na prática ele ainda não é obrigatório, o que gera muitos problemas para as empresas que contratam prestadores de serviços e precisam consultar NFSe.
A situação sobre a NFSe hoje está assim:
- Prestadores de serviços de municípios que já estão homologados no Portal da NFSe emitem suas notas de serviço através dele;
- Todos os MEIs também devem usar o Portal da NFSe;
- No entanto, prestadores de serviços que não são MEI e que não estão em municípios homologados precisam usar o sistema e layout da prefeitura.
O último caso ainda representa grande parte das operações, e são poucos os sistemas que conseguem atender os três cenários.
A ConexãoNF-e investiu muito em tecnologias para captura de NFSe, e já está integrada a mais de 5.000 municípios para consulta e download automático do documento, inclusive do Portal Nacional da NFSe.
Manifestação do destinatário
Não basta apenas consultar notas fiscais emitidas para um CNPJ de forma indevida. É preciso informar ao Fisco para garantir que sua empresa não terá problemas.
Por isso, o sistema da ConexãoNF-e é o mais indicado: basta 2 cliques e a nota será manifestada junto à Secretaria da Fazenda. Veja os tipos de manifesto eletrônico:
Ciência da operação
A ciência da operação serve para informar ao Fisco que você está tendo conhecimento da existência da nota recebida e, a partir de agora, pode se manifestar de forma conclusiva.
Este é um requisito mínimo da SEFAZ para baixar o XML completo da NFe, e é possível parametrizar o manifesto de ciência automático caso sua empresa queira mais agilidade em processos. Se não achar necessário, pode deixar a opção desabilitada e fazer a ciência manual para baixar os XMLs, é uma escolha sua.
Confirmação da operação
Use para confirmar que a operação ocorreu conforme foi descrito na nota fiscal. Lembre-se de efetuar esse manifesto apenas depois da entrada das mercadorias no seu estabelecimento.
Operação não realizada
Este evento deve ser usado quando houve acordo de compra ou venda, e o fornecedor fez o envio da mercadoria, mas por algum motivo ela não chegou no estabelecimento.
Por isso, o ideal é entrar em contato com o fornecedor antes de realizar esse evento. Além disso, se a mercadoria chegou com algum problema, o ideal é usar o manifesto de confirmação da operação e depois tomar as medidas cabíveis, como a devolução do produto.
Desconhecimento da operação
Este é o manifesto que você deve usar quando há utilização indevida da inscrição estadual ou CNPJ da sua empresa, ou seja, quando você não tem conhecimento sobre aquela transação. É a forma de proteger o seu negócio de fraudes e passivos tributários indevidos.
Como proteger o CNPJ de notas frias
Consultar notas fiscais emitidas para um CNPJ de forma automática e em tempo real é a melhor forma de se proteger contra as notas frias, e vamos explicar certinho o porquê.
Um caso recente sobre as notas frias foi a investigação sobre uma quadrilha suspeita de desviar mais de R$ 300 milhões em verbas públicas destinadas ao combate à pandemia.
E este não é um caso isolado. Em anos anteriores, foram autuadas diversas empresas por conta de esquemas fraudulentos, alguns que passavam dos R$100 milhões, acobertados por notas frias.
Conforme o artigo 172 do Código Penal, é crime "emitir fatura, duplicata ou nota de venda que não corresponda à mercadoria vendida, em quantidade ou qualidade, ou ao serviço prestado", com pena de 2 a 4 anos de prisão e multa.
Como você pode ver, uma nota fria pode destruir a reputação da empresa e resultar em outros problemas graves para os envolvidos.
Mas sem dúvidas, o pior sobre as notas frias é que nem todas as empresas envolvidas na nota sabem de fato do esquema fraudulento.
Por exemplo:
A empresa Alfa envia uma mercadoria para o local X, mas emite uma nota fiscal em nome da destinatária Beta. Se a empresa Beta não agir prontamente, pode ter de pagar multa e prestar contas à Receita, mesmo não sendo beneficiária do esquema.
E é claro que a empresa Alfa não enviará um email com o XML e nem o DANFE (pois nem sequer terá enviado a mercadoria).
Ou seja, se a empresa Beta não tiver meios de descobrir tudo o que é emitido contra o seu CNPJ, provavelmente só irá descobrir quando a RFB "bater na porta".
Conclusão
Prevenir é melhor do que remediar. Nota fria é um esquema perigoso e que pode colocar a sua empresa em sérios problemas, e você pode nem saber que está sendo vítima de um crime.
Ter conhecimento sobre tudo o que é emitido contra o seu CNPJ é a forma mais eficiente de acompanhar e se manifestar contra NFes indevidas e livrar você e sua empresa de riscos fiscais.
Para receber e consultar NFe, NFSe e CTe de forma automática e fazer a manifestação do destinatário em poucos segundos, use o software da ConexãoNF-e. Assim, você garante muito mais segurança fiscal e agilidade.
