Empresas de todos os portes e segmentos precisam se manter em conformidade tributária e fiscal, assegurando o pagamento correto de tributos e o cumprimento das obrigações principais e acessórias.
Para isso, as empresas adotam políticas internas de compliance, com o objetivo não apenas de cumprir os prazos, mas também de identificar e corrigir de forma proativa os possíveis problemas nas entregas fiscais.
Neste conteúdo você verá um checklist prático para manter sua empresa em conformidade. Acompanhe!
O que é conformidade tributária e fiscal?
Conformidade tributária e fiscal é o ato da empresa se manter regular com as normas fiscais da Receita Federal, garantindo pagamento correto de tributos e a entrega de obrigações principais e acessórias dentro do prazo.
Para seguir a legislação e prevenir problemas tributários, muitas empresas adotam um conjunto de diretrizes e políticas internas de compliance. Essas rotinas auxiliam as empresas na identificação de irregularidades antes do Fisco, agindo preventivamente para corrigir possíveis falhas antes de enfrentar penalidades.
Qual é a importância de manter a empresa em conformidade?
Quando a empresa não está em conformidade com os órgãos fiscais pode sofrer com diversos problemas graves, como multas, autuações e até mesmo danos à imagem da empresa. Entre as multas que podem ser aplicadas, estão:
- Multa moratória: ocorre quando o contribuinte perde o prazo de pagamento de um tributo, e o sistema adiciona a multa ao gerar a guia de pagamento em atraso.
- Multa isolada: essa multa se aplica quando a empresa não faz o envio de uma obrigação acessória.
- Multa de ofício: imposta em casos de atos ilícitos, como fraude no pagamento de tributos, omissão ou sonegação de impostos.
Além disso, uma empresa irregular não consegue obter uma Certidão Negativa de Débitos (CND), o que dificulta e até mesmo impede vários processos, como:
- recebimento de crédito de bancos públicos;
- participação em licitações ou contratos com o poder público;
- venda de empresas ou de imóveis;
- obtenção de licenças; entre outras.
Quando a empresa ainda possui débitos com o Fisco, mas está tentando regularizar sua situação, pode conseguir uma Certidão Positiva com Efeitos de Negativa (CPEN).
Por fim, quando uma empresa se envolve em problemas fiscais graves, geralmente isso é amplamente divulgado pela mídia, ocasionando em grandes crises de imagem da marca, perda de credibilidade e queda nas vendas.
Conformidade fiscal e tributária na prática
Todas as empresas, independente do porte ou segmento, tem obrigações fiscais a cumprir. As práticas de compliance tributário e fiscal tem por objetivo garantir que todas as obrigações sejam declaradas da forma correta e dentro do prazo legal.
Sobre as obrigações principais e acessórias, de acordo com o artigo 113 do CTN/1966:
§ 1º A obrigação principal surge com a ocorrência do fato gerador, tem por objeto o pagamento de tributo ou penalidade pecuniária e extingue-se juntamente com o crédito dela decorrente.
São exemplos de obrigações principais: IRPJ, IPI, PIS, Cofins, CSLL, entre outras.
§ 2º A obrigação acessória decorre da legislação tributária e tem por objeto as prestações, positivas ou negativas, nela previstas no interesse da arrecadação ou da fiscalização dos tributos.
São exemplos de obrigações acessórias: escrituração de livros fiscais, folha de pagamento, demonstrações contábeis, emissão de nota fiscal, entre outras.
Checklist: como manter a empresa em conformidade tributária e fiscal
De acordo com o ranking internacional Tax Complexity Project, o Brasil é o país com a maior taxa de complexidade fiscal quando o assunto é estrutura da tributação (pagamento, auditoria, arquivamento, entre outros). Para conseguir manter a conformidade tributária e fiscal, as empresas podem aplicar alguns recursos, como você verá a seguir.
1. Faça um planejamento fiscal e tributário
O planejamento tributário visa organizar as questões fiscais de uma empresa, mantendo-a regular perante os órgãos de fiscalização e arrecadação tributária.
Um bom planejamento tributário pode ajudar a reduzir impostos com a elisão fiscal, e também promover melhoria do compliance na empresa. Entre os principais pontos analisados e mapeados, estão:
- definição da atividade econômica e do regime de tributação;
- análise de incentivos fiscais que podem ser utilizados;
- revisão sobre restituição de impostos, taxas e contribuições; entre outros.
2. Acompanhe a agenda tributária da RFB
Diversas obrigações precisam ser cumpridas nas esferas federal, estadual e municipal, com diferentes periodicidades, como mensais, trimestrais, semestrais e anuais.
Gravar e lembrar de todas as obrigações a serem entregues no prazo correto é desafiador, por isso, a Receita Federal disponibiliza uma Agenda Tributária, onde é possível consultar as datas de entrega.
Uma opção mais fácil para monitorar os prazos é receber um calendário fiscal atualizado, como o da ConexãoNF-e. Basta se cadastrar para receber gratuitamente as entregas federais do mês, em uma planilha online que pode ser copiada e editada para incluir anotações.
Quanto às obrigações estaduais e municipais, é necessário verificar nos sites desses órgãos se eles disponibilizam uma agenda de tributos.
3. Deixe tudo preparado para o fechamento mensal
No fechamento mensal são realizadas todas as auditorias e apurações trabalhistas, fiscais e contábeis. Para manter a conformidade, é ideal que o controle de processos e documentos seja feito diariamente.
Outra prática eficaz para um fechamento fiscal é desenvolver um checklist com todas as atividades e documentos a serem verificados. Isso garante que nada seja esquecido durante as análises e entregas.
Após concluir toda a escrituração, revise os livros fiscais para efetuar as verificações e ajustes essenciais:
- Verifique os créditos normais e de benefícios fiscais.
- Analise os serviços lançados fora da cidade.
- Realize as validações de CFOP x CST.
- Avalie devoluções.
- Examine transferências.
- Verifique o imobilizado, entre outros.
4. Garanta a organização de todos os documentos
Empresas lidam diariamente com uma vasta quantidade de documentos. Para manter tudo sob controle, é essencial organizar eficientemente esses arquivos, sejam físicos ou digitais, facilitando sua localização futura.
No caso de documentos físicos, a organização pode ser feita por tipo, data e, se necessário, em ordem alfabética. É importante proteger esses arquivos contra ameaças como goteiras, bolor, insetos, roedores e exposição ao sol.
Já os documentos digitais podem ser armazenados em softwares especializados, como o ConexãoNF-e, que automatiza o armazenamento de notas fiscais e oferece a possibilidade de gerenciar outros documentos da empresa por meio do DocBox.
Essa prática não apenas otimiza os processos internos, mas também contribui para a conformidade com as normas fiscais, garantindo o acesso rápido e preciso à documentação necessária durante auditorias e processos legais.
5. Automatize seus processos
Processos manuais são suscetíveis a erros e atrasos, principalmente nos setores financeiro, fiscal e contábil, que tratam documentos de diversos tipos.
Automatizar processos fiscais é a melhor forma de garantir mais agilidade, organização, segurança e confiabilidade nos dados.
Existem diversos softwares que podem ser integrados ao ERP, e realizam atividades específicas como consulta e gestão de documentos fiscais, emissão de notas fiscais, auditoria de tributos, e muito mais.
Dentre eles, está a plataforma da ConexãoNF-e, que faz a captura automática de NFe, NFSe e CTe direto da SEFAZ e prefeituras, e importa todos esses XMLs no ERP e sistema contábil. Com essa solução, tarefas repetitivas como a digitação de chave de acesso e consulta na SEFAZ são eliminadas.
Conclusão
Manter a conformidade tributária e fiscal é uma tarefa desafiadora, especialmente considerando a complexidade do ambiente fiscal no Brasil. Adotar práticas eficazes de compliance pode facilitar esse processo. Algumas ações nesse sentido são:
- Fazer um planejamento fiscal e tributário
- Acompanhar a agenda tributária da RFB
- Preparar o fechamento mensal com antecedência
- Garantir a organização de todos os documentos
- Automatizar os processos
Uma solução que pode ajudar sua empresa a manter a conformidade com os documentos fiscais eletrônicos é a ConexãoNF-e, que automatiza o recebimento de NFe, NFSe e CTe direto da SEFAZ e prefeituras.
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