A Nota Fiscal Eletrônica é obrigatória no Brasil, e é importante saber que o arquivo dela é constituído na linguagem de programação XML — Extensible Markup Language, sendo que este formato é o responsável pela validade jurídica da transação perante as autoridades tributárias — seja federal, estadual ou municipal.
Elaboramos esse post para você conhecer melhor o formato XML da NFe e também aprender a abrir o arquivo para fazer a leitura das informações mais importantes sem um DANFE. Acompanhe!
O que é XML?
O XML de nota fiscal é o arquivo transmitido para a Secretaria da Fazenda assim que o documento é emitido. Além do XML da NFe, o programa pode produzir um PDF, mais fácil de ler, conhecido como DANFE. No entanto, é o arquivo com a extensão XML que importa para a fiscalização.
Tecnicamente, XML é uma linguagem computacional utilizada na codificação de documentos, garantindo que o arquivo final seja legível tanto para as máquinas quanto pelos usuários. O formato em si surgiu ainda em 1996, sob a intenção de facilitar a comunicação via Internet.
Quais as principais características do XML de NFe?
Em um primeiro momento, a emissão do XML exige um certificado digital para garantir a autenticidade do documento — durante a comunicação do emissor com a Receita Federal. Para garantir a legibilidade do material, ele é organizado com informações classificadas por título, assunto, número e assim por diante.
Então, o XML é capaz de se integrar a bancos de dados com bastante facilidade, sendo uma solução perfeita na integração com softwares e plataformas de gestão.
Entre as principais informações compiladas em uma XML, listamos as principais:
- informações sobre a NFe: modelo, série, número, data de saída e entrada, chave de acesso;
- dados do emissor e do destinatário: nome e razão social, CNPJ - Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica, inscrição estadual;
- sobre os produtos e serviços: descrição, quantidade, unidade comercial, valor e outros;
- tributos: ICMS, PIS, CONFINS e sua base de cálculo;
- sobre transporte: modalidade de frete, dados do transportador, veículo e volume transportado;
- informações de cobrança: endereço e forma de pagamento;
- informações adicionais.
Como é a estrutura de um arquivo XML?
Entretanto, então, chega o momento de conhecer como essa extensão consegue aliar tantas vantagens, conciliando legibilidade, leveza e eficiência. Pois bem, o primeiro passo é entender que o XML é uma linguagem de marcação simplificada, que organiza em um documento textual dois tipos de informações:
- informações contextuais, relacionadas com o propósito da emissão do documento, que podem ser lidas e interpretadas pelos usuários — todos os dados listados no tópico acima;
- informações de programação, com comandos específicos para os softwares que abrem esse arquivo — códigos de posicionamento, visualização, tamanho, parâmetros e afins.
É nas informações de programação que encontramos as tags, que são rótulos sinalizados por uma chave (<), indicando a inicialização de uma função no software. Por conveniência lógica, o encerramento de algumas tags é simbolizado com o fechamento da chave (>). Ainda assim, existem tags que não são encerradas com esse caractere, pois o próprio método já declara o fim da função.
Para além desses elementos, existem as subtags, que normalmente servem para detalhar o conteúdo de uma tag, dando sequência a uma função iniciada ou apenas descrevendo os parâmetros necessários para sua inicialização.
No entanto, como dissemos, essas são as informações lidas pelos softwares, que precisam escanear toda a página de códigos para inicializar os comandos e apresentar uma interface organizada com as informações dentro do arquivo.
O XML é uma extensão perfeita para o segmento tributário. Afinal de contas, mesmo que o usuário não conte com uma plataforma para executar o formato, ele poderá abrir os arquivos XML com um bloco de notas convencional, extraindo as informações que precisa.
Como abrir um arquivo XML?
Abrir um arquivo XML é simples: com o XML em mãos, clique com o botão direito do mouse e selecione "abrir com → bloco de notas". Para baixar o documento, você pode utilizar o software da ConexãoNF-e, nele, basta selecionar uma ou mais notas, e ir em "baixar XML" na barra superior.
Como você pode ver, é fácil baixar e abrir o arquivo XML, porém, o difícil é ler as informações entre os comandos computacionais (por isso o DANFE é mais famoso, já que ele simplifica as informações).
Com isso em mente, compilamos abaixo todos os códigos e referências presentes em um arquivo XML. Com esse sumário, você será capaz de analisar o conteúdo desse arquivo, apesar das informações computacionais. Confira!
<NFe>
Essa é a tag que está no cabeçalho do arquivo, indicando o ponto de início da nota fiscal.
<infNFe Id:>
Nas reticências dessa identificação está a chave de acesso da nota fiscal, composta de 44 caracteres que são utilizados na verificação de autenticidade do documento.
<cUF>
O número entre essas tags identifica o cUF da nota fiscal, isto é, o código da Unidade de Federação.
<natOp>
Já aqui, a XML apresenta a natureza operacional dessa nota fiscal, em que se descreve a transação realizada.
<emit>
Esse é o ponto do arquivo em que se iniciam as descrições do emitente da nota, com tags como <CNPJ>, <xNome> e <xFant> para apresentar o CNPJ, a Razão Social e a Fantasia da empresa emissora.
<enderemit>
Já aqui se compilam as informações de endereço do emitente, com tags como <xLgr>, <xnro> e <xBairro> para descrever logradouro, número e bairro.
<IE>
Após os dados de endereço, você há de notar essa chave, que guarda a Inscrição Estadual da empresa, um código que tem entre 2 até 14 caracteres numéricos.
<CNAE>
Dentro dessa chave está o código da Classificação Nacional de Atividades Econômicas, responsável por padronizar a identificação das atividades produtivas.
<CRT>
Logo após você encontre a classificação do Código de Regime Tributário, que pode ser 1, 2 ou 3, representando o Simples Nacional, o Simples Nacional em excesso de sublimite e o Regime Normal, respectivamente.
<dest>
É nesse ponto que se iniciam as informações do destinatário da nota, vulgo receptor do serviço ou mercadoria. Aqui, repetem-se aqueles tags de endereço e identificação, com o acréscimo da chave <email>, que automatiza o disparo da nota para a caixa eletrônica de seu destinatário.
<prod>
Essa é a tag que descreve o produto ou serviço comercializado. Nessa seção, as principais tags são:
- <cProd>: apresenta o código do produto, uma numeração geralmente atribuída pela empresa para o seu próprio controle de desempenho, orçamento e estoque;
- <cEAN>: é a numeração do código de barras;
- <NCM>: o código de fiscalização da Nomenclatura Comum do Mercosul;
- <CFOP>: código de quatro dígitos que identifica o tipo de operação;
- <cEANTrib>: código de barras tributário do produto;
<imposto>
Com um nome bastante sugestivo, essa é a seção que descreve o impacto tributário sobre a transação. As principais tags são <ICMS>, <IPI>, <PIS> e <COFINS>.
<infAdProd>
Sendo necessário, esse é o campo que comporta as informações adicionais do produto.
<total>
Seção que compila e totaliza o custo dos impostos sobre o valor da mercadoria.
<transp>
Esse é um campo utilizado para qualquer transação que precise descrever sua modalidade de frete, sinalizada pela tag <modFrete>, que pode ser preenchida com:
- 0, às custas do emitente;
- 1, às custas do destinatário;
- 2, por conta de terceiros;
- 9, sem frete.
<infAdic> e <infNFe>
Caso necessário, a empresa emitente pode utilizar esses campos para apresentar informações adicionais sobre a nota, descrevendo forma de pagamento, notas legislativas, observações e afins.
<Signature>
O documento precisa ser assinado eletronicamente para carregar sua autenticidade. É dentro da tag <SignatureValue> que está a assinatura eletrônica do seu Certificado Digital.
<xMotivo>
Por fim, o documento se encerra com uma nota de autorização do sistema pela Secretaria da Fazenda.
É nesse sentido que um leitor de XML se destaca. Na maior parte das vezes, esse tipo de solução é encontrado em plataformas, aplicativos, softwares e serviços de gestão.
Basicamente, a ferramenta lê o arquivo, diagramando e apresentando toda as informações cruciais de maneira organizada, legível e eficiente, ocultando os bastidores dessa operação — as linhas, tags e comandos de código.
Por que é importante armazenar o arquivo XML da Nota Fiscal?
Antes da adoção do XML, a legislação tributária previa que documentos fiscais fossem armazenados por, no mínimo, cinco anos. Esse também é o prazo para que o governo cobre esses impostos — depois disso, eles vencem.
O prazo de cinco anos também vale para as NF-es e CT-es. Assim, o XML deve ser armazenado por, no mínimo, o mesmo período, para o caso de a empresa ser auditada pela RFB. A melhor solução é armazenar esses arquivos em um sistema na nuvem, garantindo a proteção de qualquer tentativa de acesso não autorizado ou acidente que possa comprometer as mídias físicas.
Também é importante analisar as consequências da ausência da XML. Normalmente, durante uma fiscalização, a cada XML ausente aplica-se uma multa no valor de R$ 1 mil. Agora, imagine perder um ano de NF-es porque o HD que servia de armazenamento queimou.
Por conta disso, é importante optar por uma estratégia de armazenamento organizada, segura e diversificada.
Como garantir o armazenamento de XML de maneira eficiente?
Para garantir o armazenamento de XML pelo tempo determinado por lei e facilitar a localização dos arquivos em auditorias fiscais, sem perder tempo e protegendo sua operação de qualquer equívoco, a melhor opção é contar com o sistema de gestão de documentos fiscais da ConexãoNF-e.
A solução da ConexãoNF-e é especializada na captura dos arquivos XML de NFe, NFSe e CTe emitidos contra a empresa, além de se integrar com o sistema emissor de documentos para armazenar XML emitidos de NFe e NFCe (Nota Fiscal do Consumidor), armazenando os documentos fiscais na nuvem, trazendo segurança e controle para as empresas.
É interessante destacar que essa ferramenta possui teste grátis por 3 dias sem vínculo de cartão de crédito.
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