Emitir notas fiscais é o sangue de qualquer negócio. Significa, basicamente, fazer vendas e gerar receita. Por isso, a escolha do programa emissor de NFe faz muita diferença para a sua empresa.
Essa escolha entre diferentes marcas ganhou importância em anos recentes com a desativação do emissor gratuito, antes oferecido pela Secretaria da Fazenda paulista, que funcionava em todo o País. Agora, cada vez mais empresas estão procurando no mercado a melhor solução para essa tarefa.
Pensando nisso, veremos neste artigo como funciona um emissor de nota fiscal eletrônica e como a sua nota é gerada. Em seguida, trataremos das diferentes funções desse serviço, e ao final, de como escolher a opção mais adequada para o seu negócio.
Continue lendo para conferir!
Como funciona um emissor de NF-e?
Basicamente, trata-se de uma plataforma ou programa de computador que gera notas fiscais. Vale dizer, antes de tudo, que o serviço estará configurado para um CNPJ específico, tendo cadastrados os dados básicos da sua empresa.
Então, ao usar o sistema, o profissional insere os dados do cliente, por exemplo, e as demais informações, como o valor da mercadoria ou serviço e a natureza da operação (venda ou devolução etc.).
O painel do emissor estará configurado de acordo com o formato da Receita Federal ou da Secretaria da Fazenda do estado ou município adequado. Esse formato é chamado pelas autoridades tributárias de “layout” e muda de vez em quando, conforme alterações nas informações pedidas.
Assim, cada nota fiscal pode ser um pouco diferente dependendo da natureza da mercadoria, da maneira com que foi vendida ou entregue, e assim por diante.
O segredo do programa está no seu certificado digital, uma assinatura que está presente no arquivo em formato XML emitido automaticamente para a autoridade tributária. Essa tecnologia é o que garante a segurança jurídica do processo, ao informar a Secretaria da Fazenda ou equivalente daquela transação.
Tal arquitetura digital também eliminou a necessidade de papel ou de preencher várias vias manualmente, simplificando a vida do contribuinte, do cliente e da sua gerência, como você verá melhor a seguir.
Quais são as suas funções?
Em regra, softwares são criados para facilitar a nossa vida. Vejamos, então, algumas atribuições do emissor de NFe.
Uma das funções mais importantes dos programas de computador é evitar o erro humano. Ao longo do tempo, sua empresa emite centenas ou milhares de notas fiscais. Logo, é praticamente impossível que nenhum funcionário cometa um erro de digitação em um CNPJ ou valor.
Com um programa, contudo, essas tarefas são automatizadas. Assim, você tem a certeza de que todas as notas emitidas para um mesmo cliente, por exemplo, terão os mesmos dados.
Emitir a nota fiscal é uma obrigação legal — e o descumprimento de obrigações tributárias pode levar a juros, multas e até prisão. Portanto, com um emissor de NFe a sua empresa fica capacitada para se manter em dia com todos os impostos de nota fiscal devidos.
Além disso, ao emiti-las digitalmente você facilita as tarefas de arquivar, consultar e comparar as notas. Isso permite que a sua contabilidade identifique mais facilmente se deve, por exemplo, mudar o regime tributário ou recomendar decisões a respeito de como reduzir despesas com o ICMS.
Além disso, com o programa adequado sua equipe terá grandes ganhos de produtividade, já que muitas das tarefas com a emissão de notas fiscais podem ser automatizadas. Localizar notas fiscais nos arquivos digitais é também fácil e rápido.
Como escolher o melhor emissor de NFe para o meu negócio?
Cada negócio é diferente, por isso, não há uma resposta definitiva para essa questão. Por isso mesmo, avaliar entre os diferentes emissores do mercado e fazer uma boa escolha é muito importante.
Conheça algumas dicas para identificar a melhor solução para a sua empresa:
Analise as suas necessidades
O primeiro passo é conhecer as demandas prioritárias do seu negócio, e para isso, algumas perguntas podem ser feitas, como:
- Qual é o volume mensal médio de notas fiscais emitidas?
- A empresa já usa um ERP? Se sim, ele se integra ao emissor que você procura?
Além de considerar isso, vale a pena ter em mente alguns problemas comuns nas empresas que estão procurando um emissor, como:
- preocupação com auditorias fiscais;
- uso de processos tradicionais na gestão de documentos fiscais, que dão muito trabalho e tomam muito tempo;
- dificuldade na gestão de informação para encontrar e reunir dados para relatórios e fechamentos.
- quantidade de arquivos XML emitidos por mês;
- número de usuários do programa;
- número de CNPJs;
- geração de relatórios avançados, fechamento mensal, importação automática para outros softwares e outros serviços.
Avalie o suporte ao cliente
Muitas vezes, já podemos saber se teremos dor de cabeça com determinada parceria no primeiro contato. Se o fornecedor demora para responder mensagens ou se os atendentes parecem não entender bem do produto, acenda um alerta e procure alternativas antes de fechar o negócio.
Também, verifique com o fornecedor quais são os canais oferecidos de serviço ao consumidor e em quais horários estão disponíveis para assistência técnica ou apenas para tirar dúvidas.
Verifique a segurança
O emissor de NFe é uma tecnologia sensível, pois lida com dados fiscais da empresa e de seus clientes, inclusive com impactos tributários.
É importante, portanto, que a solução funcione a partir de um certificado digital, e que a tecnologia esteja em constante atualização. Lembre-se: a proteção dos dados deve ser uma preocupação constante.
Considere o custo-benefício
Cada vez mais as empresas optam por softwares na nuvem, ou seja, que podem ser utilizados em qualquer lugar onde se tenha internet, o que facilita inclusive rotinas de profissionais que atuam em home office.
Além de permitir que eles sejam usados de qualquer lugar, softwares cloud oferecem uma solução mais segura em backup, já que as informações estarão salvas com alta proteção em um servidor externo à sua empresa.
Conclusão
Enfim, como vimos até aqui, um emissor de NFe traz grandes ganhos de eficiência para a sua empresa e ajuda a documentar a sua entrada de receita. Também permite organização e acesso mais fáceis a números e dados, facilitando todo o trabalho contábil e tributário.
Por outro lado, quando se trata de notas fiscais, é muito importante também adquirir um bom programa para capturar e armazenar automaticamente as NFes emitidas contra seu CNPJ.
A ConexãoNF-e faz esse processo de recebimento de notas (mas não as emite), e também integra ao ERP importando arquivos XML para lançamento de documentos de entrada.
Assim, com um software emissor e um de recebimento, as notas fiscais passam a ser aliadas da produtividade do seu negócio. Por tudo isso, ganhe tempo e produtividade com uma gestão facilitada em NFe!
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