Com a finalidade de simplificar e regular os processos de compra e transferência dos produtos, a nota fiscal eletrônica (NFe) se tornou uma obrigação para todas as empresas. Contudo, essas alterações fiscais geraram impactos em diversos setores, como o da logística, estoque e faturamento — tornando indispensável um controle efetivo das emissões e recebimentos.

Os documentos fiscais comprovam as transações comerciais e o envio adequado dos impostos ao governo, evitando pagamentos errados ou desnecessários, além de incoerências que podem gerar a aplicação de sanções.

Para que você possa se informar sobre o tema, preparamos esse artigo. Confira a importância de controlar as notas fiscais recebidas e encontre dicas para que esse processo seja feito da forma mais adequada!

Por que é necessário controlar os documentos fiscais da empresa?

O controle de documentos fiscais é muito importante para o setor fiscal de uma companhia, tendo em vista que pequenos erros podem gerar diversos problemas, como gargalos e falhas que têm consequências negativas. Ao organizar seus documentos fiscais você garante:

Conformidade com a lei

Por lei, é obrigatório fazer a guarda de XML das Notas Fiscais da empresa pelo período mínimo de 5 anos. Caso haja uma fiscalização, pode ocorrer a aplicação de multa de mais de R$1.000,00 para cada Nota Fiscal não apresentada.

A partir dos documentos fiscais é feito também o balanço patrimonial da empresa, e o extravio desses arquivos pode comprometer as contas e futuramente gerar problemas com a Receita Federal. Portanto organizar estes arquivos são garantia de que a sua empresa está em regularidade com o fisco.

Melhor conhecimento sobre o negócio

As notas fiscais têm muito mais importância do que um simples documento, tendo em vista que nelas estão registradas todas as informações necessárias para compreender como anda o fluxo de receitas e despesas de uma companhia.

Elas realmente são uma fonte riquíssima de dados, como os nomes de clientes, fornecedores, valores, prazos, natureza da movimentação, entre outros que, quando bem utilizados, podem ser muito úteis no controle interno do negócio, principalmente para entender sua situação atual.

Mais organização e produtividade

Entrar em contato com fornecedores para solucionar problemas é outra tarefa que pode demorar e criar uma brecha nos processos internos de uma empresa. A boa notícia é que isso também pode ser resolvido com esse controle, visto que basta ter acesso às notas para identificar se existe algo de errado — o que é feito de maneira simples quando se tem fácil acesso a esses registros.

Tudo isso também ajuda no aumento da produtividade, pois os colaboradores não precisarão gastar horas para desempenhar algumas atividades, como a busca por documentos solicitados.

Tomadas de decisão mais acertadas

Com o armazenamento, controle e a análise dos dados contidos nas notas fiscais, a companhia passa a ter métricas importantes em mãos.

Essas informações podem ser bastante úteis para ajudar nas futuras tomadas de decisão, como projeção de despesas, previsão de faturamento, necessidade de realizar empréstimos para investir a título de melhorias para a empresa, cobertura do capital de giro, entre outras ações.

Com o controle de notas fiscais recebidas, é possível compreender melhor para onde está indo e vindo todo o capital do negócio. Ao organizar e acompanhar todos esses documentos, também fica mais simples ter uma visão ampla de toda a operação rotineira, tornando qualquer tipo de iniciativa fundamentada em registros precisos e seguros.

Como fazer o controle do recebimento de notas fiscais?

Existem muitas estratégias que podem ser implementadas pela instituição para realizar o monitoramento adequado das notas fiscais emitidas e recebidas. Confira algumas delas!

Baixe as notas fiscais recebidas

É dever dos fornecedores enviarem as Notas emitidas contra sua empresa por e-mail ou algum outro método, junto com a versão XML do arquivo. No entanto, sabemos que esse processo pode se tornar improdutivo, pois essa dependência gera atrasos de processos e os arquivos devem ser arquivados em pastas do computador para facilitar a consulta posterior.

Outra maneira é acessar a NFe completa e CTe (Conhecimento de Transporte Eletrônico) através da SEFAZ, onde você precisa de uma chave de acesso, o certificado digital da empresa e estar a mercê do status de funcionamento do site do governo e digitar códigos Captcha.

Armazenar esses documentos é necessário como medida de segurança, afinal, a lei estabelece um prazo de 05 anos para que entidades tributárias e fiscais possam solicitar a conferência para comprovar alguma divergência de dados ou erros. Dessa forma, é preciso ter o documento em mãos.

A solução mais indicada é contar com uma ferramenta específica de recebimento de Documentos fiscais, que garante que toda NFe ou CTe emitida contra sua empresa é capturada automaticamente e disponibilizada para sua consulta. Entre essas ferramentas, a da ConexãoNF-e se destaca. Confira os benefícios AQUI.

Defina um local apropriado para os documentos

Deixar seus documentos fiscais em e-mails desorganizados ou diversas pastas distribuídas em vários locais do computador e sem identificação adequada não é uma opção, pois mesmo no ambiente digital pode haver extravio desses arquivos.

Sua empresa deve guardar o documento XML, para tanto, pode escolher entre armazenamento em nuvem, no servidor da empresa ou através de aplicativos de gestão fiscal.  Ao fazer a guarda correta dos arquivos, além de simplificar o acesso às informações, propicia maior controle sobre aquilo que a companhia tem arquivado.

Caso você opte por fazer a guarda de documentos de forma interna, no sistema da empresa, pode utilizar alguns critérios para facilitar buscas como nome do cliente ou fornecedor, número do documento, data de emissão e nome ou data de recebimento e nome. O importante aqui é usar um modelo único para não criar confusões.

Ainda, você pode também fazer a guarda de DANFe e DACTe, mas é preciso ter em mente que essas representações físicas ocupam espaço e não substituem os arquivos XML em uma fiscalização.

Realize backups com frequência

Ter uma base de dados sólida é muito importante para o funcionamento do negócio. É muito interessante fazer cópias de segurança das notas fiscais frequentemente. Para isso, você pode usar a sincronização de dados em nuvem ou demais recursos informatizados. Atualmente, é possível encontrar diversos sistemas no mercado com funcionalidades para simplificar esses processos.

Como o uso de uma ferramenta específica pode ajudar?

A automatização de processos tem se mostrado uma grande parceira na realização das tarefas, e com o controle das notas fiscais não é diferente.

Fazer todas as etapas mencionadas acima de forma manual pode ser cansativo e complicado, um software especializado pode ajudar desempenhando-as automaticamente em questão de segundos, já que reúne os mecanismos adequados para que a companhia consiga administrar o departamento fiscal com excelência.

Por meio de um bom sistema de controle de recebimento de notas fiscais, é possível realizar a análise de vários aspectos delas e efetuar uma gestão efetiva com base nos resultados.

Além disso, ele viabiliza a criação de estratégias que excedem o âmbito fiscal, possibilitando aperfeiçoar os processos internos por meio de informações sobre as vendas e fornecedores e assegurar o devido cumprimento das obrigações impostas em lei e demais procedimentos obrigatórios.

Entre as principais vantagens de uma ferramenta adequada estão:

  • recebimento automático da NF-e e CT-e;
  • armazenamento em nuvem pelo tempo estabelecido pela legislação;
  • facilidade de localização dos arquivos em auditorias fiscais;
  • monitoramento de status dos documentos na Sefaz;
  • segurança fiscal com os Manifestos Eletrônicos;
  • identificação de fraudes através de Notas Fiscais Frias;
  • integração com ERPs na importação de XML;
  • gerenciamento dos documentos fiscais de CNPJs diferentes;
  • geração de relatórios, entre outros benefícios.

Como pode perceber, o controle do recebimento de notas fiscais pode contribuir muito para o crescimento da empresa, tornando-a mais produtiva e confiável quanto ao cumprimento das obrigações definidas em lei. No entanto, para usufruir de todos os benefícios é importante contar com um sistema de gestão eficiente, que possa armazenar, garantir a organização e segurança dos documentos fiscais e facilitar a consulta, quando for necessário, aprimorando o gerenciamento do setor fiscal do negócio.

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Imagem ilustrativa do sistema da ConexãoNF-e