Na gestão fiscal, fazer o acompanhamento de status da nota fiscal eletrônica é importante tanto para o emitente, quanto para o destinatário.
Afinal, esse é o documento que formaliza as transações de compra e venda de produtos e serviços.
As empresas precisam consultar o status da NFe, e conforme prevê a legislação fiscal, assegurar o armazenamento dela, já que o documento comprova a comercialização de produtos e o pagamento de tributos.
Por isso, neste artigo mostramos o passo a passo para acompanhar o status da nota fiscal eletrônica e como é possível otimizar esse processo. Continue lendo o artigo e descubra!
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Importância de acompanhar o status da Nota Fiscal Eletrônica
Deixar de fazer a consulta da NFe pode gerar problemas com a fiscalização e render dores de cabeça.
O acompanhamento do status da nota fiscal eletrônica evita situações embaraçosas, como manter uma nota cancelada ou rejeitada e ser comunicado pelo próprio fisco. Vale destacar que uma NFe com esses status não tem validade legal perante à Receita.
Na prática, monitorar os documentos fiscais na SEFAZ é importante tanto para o emitente quanto para o destinatário. Entenda o porquê:
Emitente: precisa ver se a NFe que emitiu está autorizada ou se, por algum motivo, ela foi denegada ou rejeitada. Acompanhar o manifesto feito pelos destinatários também é de suma importância para o emitente, como você verá mais adiante no artigo.
Destinatário: precisa saber se todas as notas recebidas estão autorizadas na SEFAZ. Quando o emissor cancela sem conhecimento do destinatário, este não poderá fazer o lançamento e escrituração. Muitas vezes, quem recebe a NFe e não acompanha o status, acaba processando de forma equivocada e se depara com problemas na hora da prestação de contas com a SEFAZ.
Quais são os status da nota fiscal eletrônica?
Agora que você já entendeu porque vale a pena acompanhar o status das NFes, o próximo passo é compreender os seis tipos de status e como lidar com cada um deles.
Em Processamento
Esse status indica que o documento fiscal foi enviado para a SEFAZ, mas ainda não foi processado. Ou seja, é preciso aguardar alguns minutos para ver se a nota foi autorizada ou não.
Autorizada
Esse status da Nota Fiscal Eletrônica indica que o documento foi processado pela SEFAZ sendo autorizado para uso. A NFe só é válida se tiver o status autorizado.
Rejeitada
A Nota Fiscal foi rejeitada por algum erro de emissão, como dados inconsistentes, incoerentes ou incompletos. Ao indicar o status de NFe rejeitada, a SEFAZ informa também o código da rejeição. Assim, o emitente pode entender o exato motivo da rejeição, corrigir a nota e transmitir novamente.
Denegada
A denegação de uma nota fiscal acontece quando existe algum problema ou irregularidade com a empresa destinatária, ou emissora do documento fiscal. Diferente da nota rejeitada, a NFe denegada tem o seu número registrado na SEFAZ e não pode ser reutilizada.
Cancelada
Quando há preenchimento incorreto das informações ou desistência da transação, a Nota Fiscal pode ser cancelada na SEFAZ pelo emissor. Porém, há casos em que o cancelamento não é o ideal, ou que ele não é permitido.
Inutilizada
Uma NFe deve ser inutilizada pelo emitente quando a NFe chegou a ser emitida, mas não será usada. Geralmente, a inutilização acontece por conta de uma quebra na sequência numérica na emissão das notas.
Como verificar o status da Nota Fiscal na SEFAZ?
Para consultar o status da nota fiscal eletrônica, um dos caminhos possíveis é buscar o documento no site da SEFAZ.
- Acesse o Portal Nacional da NFe;
- Coloque a chave de acesso da NF-e no local indicado no site. O código de acesso fica na parte superior do Documento Auxiliar da Nota Fiscal (DANFE);
- Marque o código captcha para provar que você não é um robô;
- Por fim, confira os dados e o status da nota fiscal eletrônica.
Na rotina fiscal, esse processo se torna mais simples usando a plataforma ConexãoNF-e. Isso porque a solução apresenta uma lista com as NFes recebidas e uma coluna que mostra o status da nota fiscal eletrônica na SEFAZ em tempo real. Assim, você evita qualquer tipo de surpresa ou problema.
Como saber se a nota fiscal foi manifestada?
Acompanhar o status da nota fiscal eletrônica é importante também porque permite identificar as manifestações.
Para o emitente, saber se o destinatário fez uma manifestação errada (seja por qualquer motivo) contra a nota fiscal é muito importante. Afinal, sabendo disso, o emitente pode conversar com o destinatário para entender o que aconteceu, corrigir e evitar problemas fiscais.
Porém, acompanhar o status da nota fiscal eletrônica manualmente é desafiador. O volume de documentos exige tempo para checar e monitorar as movimentações no sistema.
A boa notícia é que o uso da tecnologia na gestão fiscal deixa tudo muito mais simples, rápido e produtivo,
Com a ConexãoNF-e, você armazena as notas fiscais emitidas e acompanha tanto o status na SEFAZ, quanto possíveis manifestações do destinatário contra as notas fiscais. A solução é uma ferramenta valiosa que otimiza a gestão fiscal, melhorando a transparência e os resultados.
Como a ConexãoNF-e pode ajudar
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