Com a Nota Técnica 2014.002, publicada em novembro de 2021, vieram mudanças significativas na consulta de nota fiscal eletrônica.
A partir da data de publicação, empresas que precisam baixar NFe dos últimos 90 e 30 dias precisam estar atentas, pois podem não conseguir mais acessar o documento.
Para evitar o problema, é necessário manter uma consulta regular na SEFAZ e ter sempre o Certificado Digital atualizado.
Confira a seguir tudo o que mudou e como prevenir sua empresa de futuros problemas fiscais.
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Mudanças na consulta de NFe pela SEFAZ
Quando você faz uma consulta de nota fiscal no Portal da NFe, o Ambiente Nacional gera um NSU, sigla para "número sequencial único", para cada um dos documentos do seu CNPJ ou CPF.
Agora, a regra está mais restrita, e se você não consultou nenhum XML nos últimos 60 dias, a NSU é interrompida, ou seja, podem haver "buracos" no seu histórico.
Veja o que diz a Nota Técnica 2014.002 (versão 1.11) e em seguida a explicação de como ela impacta a sua empresa:
A geração de NSU, a partir da versão 1.10 desta NT, irá considerar somente os usuários do serviço nos últimos 60 dias. É importante ressaltar que:
a) para os usuários do serviço dos últimos 60 dias, a geração de NSU continuará normalmente;
b) no caso de novos usuários desse serviço (distNSU), a geração de NSU ocorrerá a partir do primeiro acesso. Não haverá geração de NSU retroativo;
c) qualquer usuário que deixar de utilizar o serviço (distNSU) por mais de 60 dias, terá a geração de NSU interrompida e retomada a partir da próxima consulta com este método. Não haverá geração de NSU retroativo ao período de interrupção.
Obs1: para as hipóteses “b” e “c” acima, o primeiro acesso retornará “cStat=137-Nenhum documento localizado”. Mas, nas consultas subseqüentes após aguardar o prazo de 1h para cumprir as regras do uso indevido(item 3.11.4), considerando que se passou a gerar NSU, podem retornar documentos.
Obs2: A verificação da continuidade de utilização do serviço (distNSU) dar-se-á pelo CPF ou CNPJ-base constante na requisição XML.
Quais são os impactos da nova regra na sua empresa
Em resumo: se você hoje utiliza um software para capturar notas fiscais, e mantém a validade do seu Certificado Digital em dia, não precisa se preocupar.
Porém, se você ainda não utiliza uma plataforma que faça a constante requisição dos XMLs para a SEFAZ, podem ocorrer os seguintes problemas:
- Após 60 dias sem baixar seus documentos fiscais, sua próxima consulta retornará o erro “cStat=137-Nenhum documento localizado”, e você só conseguirá acessar os XMLs gerados após essa "primeira consulta";
- Caso você tenha feito uma consulta nos últimos 60 dias, precisa lembrar sempre de solicitar os XMLs para não ter “furos” no seu histórico.
Ainda, quando o Certificado Digital não é renovado à tempo, a Secretaria da Fazenda pode parar de enviar os seus XMLs, o que resulta em intervalos de tempo em que não é possível recuperar suas NFes.
Por fim e para reforçar: não haverá geração de NSU retroativo, portanto é preciso manter o serviço de baixar os XMLs constante, sob risco de perder seus documentos.
É possível baixar notas fiscais dos últimos anos?
Muitas empresas ainda não sabem da exigência do arquivo XML, que, por lei, deve ser armazenado por no mínimo 5 anos.
Por conta disso, o número de negócios que tem problemas com o Fisco por este motivo ainda é expressivo.
Mesmo antes da nova regra, a Secretaria da Fazenda não liberava os XMLs de anos anteriores, apenas o documento completo dos últimos 30 dias e o resumo dos últimos 90 dias.
O que mudou é que se você não fez nenhuma solicitação de XMLs nos últimos 60 dias, não conseguirá capturar nenhum documento retroativo.
Como evitar problemas com as notas fiscais
Para ter garantia de que todos os seus XMLs estão seguros, depois dessa atualização se tornou indispensável ter um software de automação fiscal.
A partir da tecnologia RPA, uma plataforma como a da ConexãoNF-e faz a requisição de XMLs na SEFAZ periodicamente, o que garante a continuidade do número sequencial único (NSU).
Ainda, o Portal ConexãoNF-e alerta quando o seu Certificado Digital está prestes a vencer ou se já está vencido, para que não haja problemas com furos e períodos sem captura.
A partir da Nota Técnica atual, caso você não conte com a tecnologia desde cedo, não poderá mais recuperar documentos perdidos no futuro, pois se trata de uma limitação da própria SEFAZ.
Como a ConexãoNF-e pode ajudar sua empresa
A ConexãoNF-e é uma empresa especialista em gestão de documentos fiscais eletrônicos, e já possui mais de 8.500 clientes em todos os estados brasileiros e no Distrito Federal.
O Portal ConexãoNF-e faz a captura automática de NFe, NFSe, CTe e CTe OS direto da SEFAZ e de mais de 750 prefeituras, além de armazenar os documentos recebidos e emitidos.
Isso garante mais segurança e agilidade para a sua empresa, além da melhoria no compliance fiscal.
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Conclusão
As mudanças na SEFAZ vão impactar muitas empresas de todo o Brasil, e é importante estar atento para garantir a consulta correta dos documentos fiscais.
É necessário manter a requisição constante dos XMLs para não perder o NSU dos XMLs da sua empresa, portanto, a tecnologia pode ajudar e muito nesse sentido.
Essa informação você? Então não deixe para depois, e agora baixe um checklist para decidir qual é o melhor software de gestão fiscal para sua empresa !
