A palavra SEFAZ é bastante conhecida nos campos financeiro, contábil e tributário. Trata-se da abreviação para Secretaria de Estado da Fazenda, órgão responsável por arrecadar e controlar as finanças de todos os estados brasileiro.
Neste artigo, explicamos em detalhes o que é SEFAZ, quais suas atribuições, serviços, impostos que cobra, e qual sua relação com a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Mostramos também como emitir o documento, fazer a consulta de NF-e na SEFAZ e mais.
Boa leitura!
O que é SEFAZ e para que serve?
SEFAZ ou Secretaria de Estado da Fazenda é um órgão público estadual vinculado ao Ministério da Fazenda, que gerencia as finanças de cada estado. Sua principal função é arrecadar impostos, necessários para manter o bom funcionamento da máquina pública estadual e seus serviços.
Além disso, a SEFAZ também é responsável por fazer a fiscalização, contabilidade e estruturação da despesa e da receita estadual.
Quais são os serviços da SEFAZ?
A SEFAZ presta diferentes tipos de serviços ao contribuinte, sendo estes:
- Cadastro de contribuinte;
- Emissão de Escrituração Fiscal Digital ou SPED;
- Impressão de guias;
- Orientações aos Recursos Humanos sobre Folha de Pagamento;
- Pagamentos e Parcelamentos;
- Solicitação de certidões de situação fiscal;
- Consulta de documentos fiscais eletrônicos;
- Entre outros.
Além disso, a Secretaria Estadual da Fazenda também administra a Inscrição Estadual, código que comprova o registro de empresas e que permite que as mesmas desempenhem suas atividades.
Fora essas atribuições, a SEFAZ executa ainda campanhas de transparência para divulgar a forma com que os impostos são gastos, e controla a consulta e a verificação das notas fiscais (NF-e) por serviços online.
Impostos cobrados pela SEFAZ
Os principais impostos estaduais cobrados pela SEFAZ são:
- ICMS (Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação);
- IPVA (Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores); e
- ITCD (Imposto sobre Transmissão Causa Mortis e Doação de Quaisquer Bens ou Direitos).
O ICMS é, de longe, o mais complexo. Ele é cobrado com alíquotas diferentes de estado para estado, e sofre influência também da natureza das atividades da empresa. Além disso, a partir de 2019, o ICMS passou a ser recolhido do Estado de destino da mercadoria. Antes, o tributo era cobrado apenas no governo do estado de origem.
Cobrança de taxas
Além dos impostos ICMS, IPVA e ITCD, a Secretaria Estadual da Fazenda também arrecada pagamentos de taxas que variam de estado para estado. Em São Paulo, por exemplo, são cobradas Custas Judiciais, Taxa Florestal, Taxa de Minério, Judiciária e de Segurança Pública.
Nota fiscal SEFAZ: principais dúvidas
Qual a relação da SEFAZ com a Nota Fiscal eletrônica (NF-e)?
Em primeiro lugar, para funcionar legalmente, a maioria das empresas precisa de uma inscrição estadual. Dependendo do caso, esse número pode ser obtido por meio de registro na Junta Comercial, mas, de qualquer forma, ele será protocolado junto à SEFAZ.
Toda Nota Fiscal precisa passar pelo órgão. Assim que é emitida e assinada por um Certificado Digital, o documento é enviado online para a SEFAZ do estado em que a empresa é localizada. Chegando lá, o órgão faz uma validação do arquivo e emite uma Autorização de Uso.
Como consultar a disponibilidade da SEFAZ?
O procedimento para consultar a disponibilidade da SEFAZ é bastante simples. O usuário deve:
- Entrar no Portal da Nota Fiscal Eletrônica;
- Ir em “Serviços”;
- Clicar em “Consultar Disponibilidade”.
No painel será possível verificar a disponibilidade ou indisponibilidade conforme a cor:
- O verde significa que a consulta da NF-e retornou resposta positiva;
- O amarelo indica espera (ocorre após o Verde, permanecendo por até 10 minutos);
- O vermelho confirma respostas negativas seguidas para uma consulta.
Como emitir uma nota fiscal?
Emitir uma Nota Fiscal Eletrônica não é difícil, mas o procedimento ainda gera dúvida por se tratar de um documento importante que requer bastante atenção para ser emitido.
A primeira coisa a ser feita é identificar o tipo de nota fiscal que será emitido. Prestadores de serviços, por exemplo, devem emitir a NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica), que trata de um documento municipal, não estadual.
Já se a empresa é do varejo e está vendendo para o consumidor final, o documento emitido será a NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônico).
Assim que identificar a natureza da nota, é preciso verificar se a empresa está regularizada junto à Receita Federal e o Estado, para validar se a mesma permanece em situação ativa e se pode emitir a NF-e.
No caso da Receita Federal, essa validação deve ser realizada da seguinte maneira:
- Acessar o site da Receita Federal;
- Ir em “Serviços” ➜ “Cadastro” ➜ “Pessoa Jurídica (CNPJ);
- Clicar em “Consultar CNPJ”.
Por fim, para emitir notas fiscais é necessário possuir um software emissor de NFe que seja integrado à SEFAZ.
Como consultar uma nota fiscal?
A consulta de uma nota fiscal também é um processo muito importante, afinal, verificar a validade do XML e armazenar o documento também é uma responsabilidade do destinatário do documento.
Pessoas físicas e pequenas empresas podem consultar XML direto no Portal Nacional da NFe, em “Serviços” ➜ “Consultar NF-e”. Para isso, basta digitar a chave de acesso e resolver o captcha.
Porém, empresas que recebem um grande volume de notas fiscais por mês precisam de um software que faça a captura automática de XML na SEFAZ, garantindo assim o controle de todas as NFes e evitando problemas com bloqueios de NSU. Uma plataforma nesse sentido é a da ConexãoNF-e.
Além disso, tanto para a emissão quanto para a consulta de documentos fiscais, é necessário possuir um certificado digital, que funciona como uma identidade eletrônica usada para assinar o documento e validar a autenticidade da nota.
A Secretaria da Fazenda armazena os dados de notas fiscais?
Apesar de ser encarregada de fiscalizar tudo que envolve as despesas e receitas do Estado, a SEFAZ disponibiliza as notas fiscais eletrônicas por apenas 90 dias para consulta e download.
Isso significa que, embora os sites da Secretaria da Fazenda possam ser usados para consultas de notas, não podem ser utilizados para guardar os documentos. Cada contribuinte precisa garantir o armazenamento dos arquivos.
Leia também: NFe e CTe: conheça o prazo para guardar notas fiscais.
O que é a rejeição "consumo indevido"?
A rejeição “consumo indevido” é uma resposta que a SEFAZ dá quando existe um grande volume de consultas para um mesmo certificado em um pequeno período de tempo.
Geralmente esse problema acontece quando existem vários softwares tentando consultar notas para um mesmo CNPJ, por exemplo, um software da própria empresa e outro da contabilidade. Por isso é preciso centralizar as informações em um só local.
Conclusão
A Secretaria da Fazenda é o órgão responsável por arrecadar o dinheiro que paga importantes serviços estaduais, como a manutenção das Polícias Militar e Civil. Saber o que é SEFAZ, quais suas funções e serviços, bem como os impostos e taxas cobrados, ajuda a entender melhor como funciona o sistema tributário do Brasil.
Em relação à Nota Fiscal eletrônica (NF-e), como o arquivo XML é enviado automaticamente para a autoridade tributária, a SEFAZ sempre ficará ciente da transação. No entanto, cabe às empresas a responsabilidade de guardar os arquivos XML por pelo menos cinco anos para fiscalização, sendo possível consultar e baixar o documento por apenas 90 dias no Portal da NF-e.
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