Arquivar dados importantes sobre uma empresa com organização e segurança é um ponto fundamental para a garantia de sucesso de uma estratégia de gestão; e condição indispensável para ser competitiva.

Porém, o alto volume de informações geradas no cotidiano de trabalho pode dificultar essa importante tarefa. Uma opção viável para solucionar esse problema é o armazenamento na nuvem, que oferece vantagens significativas.

Isso porque, nessa modalidade o arquivamento dos dados, inclusive os fiscais são essenciais no cotidiano administrativo, é feito totalmente online, o que contribuiu entre outros pontos para o aprimoramento de espaços e acessibilidade dos dados.

Neste artigo vamos falar sobre o tema e mostrar a importância, funcionamento e vantagens de um sistema de armazenamento em nuvem para as empresas. Continue a leitura e se informe sobre esse tema fundamental para uma gestão de sucesso.

O que é armazenamento na nuvem?

O armazenamento em nuvem é uma tecnologia que permite que os dados da empresa sejam arquivados a partir de um sistema online. É possível guardar dados de diferentes naturezas, desde tributários, até pagamentos, recebimentos, entradas, saídas, etc.

Esses tipos de sistema tem sido muito usados por organizações de vários perfis e tamanhos, visto que para os pequenos e médio empreendimentos nem sempre é possível dispor de grandes locais para o arquivamento de dados, enquanto que para as grandes organizações o volume de informações é enorme, o que pode gerar, inclusive, a perda de documentos.

Como funciona o processo?

O armazenamento na nuvem de dados funciona a partir de softwares ou sistemas, que são alimentado com as informações e salvam na internet. Ou seja, o armazenamento não será feito de modo físico, mas em um ambiente virtual, popularmente conhecido como “nuvem”.

Nele é possível criar pastas e organizar os dados com praticidade e fácil acesso. Tudo o que for armazenado em nuvem permite acesso pelo computador, tablet, smartphone e outros dispositivos móveis.

Em um mercado cada vez mais competitivo, é essencial que as empresas busquem por métodos de aperfeiçoar processos, facilitar o trabalho e obtenção de informações e , a partir disso, aprimorar constantemente os resultados atingidos.

Nesse contexto a tecnologia é uma poderosa aliada, capaz de dinamizar a rotina administrativa, aumentar e produtividade e garantir a qualidade do produto/serviço oferecido.

Por tanto, para garantir esses benefícios, é ideal que sua empresa opte por usar sistemas em nuvem desde os básicos para organização de arquivos, como  G-suite  Drive ou OneDrive, à escolha de ERP, ou sistemas de recebimento de notas fiscais (ConexãoNF-e).

Quais as principais vantagens desse tipo de armazenamento?

O armazenamento em nuvens apresenta benefícios para uma empresa, por isso é importante que o gestor conheça bem esses pontos antes de escolher o sistema mais adequado à realidade da sua rotina e potencial.

Maior segurança

Muitas empresas organizam seus arquivos em documentos impressos, no computador, pendrive, HD físicos e externos, entre outros métodos; porém esse tipo de armazenamento oferece uma série de riscos de perda causados por acidentes, extravios, queima de documentos, desgaste pelo tempo. Além disso, documentos fiscais como NF-e e CT-e só são válidos em suas versões digitais, por tanto o armazenamento físico não é mais uma opção.

Panes e falhas no sistema e até mesmo furtos podem comprometer de forma irreversível documentos importantes. Com o uso de servidores online esse tipo de problema não ocorre, uma vez que todos os dados são guardados neles, que são atualizados constantemente. São realizados backups constantes, a fim garantir que nada se perca.

Um sistema como da ConexãoNF-e faz backup dos documentos fiscais da empresa automaticamente e garante seu armazenamento pelo período determinado pela lei, que é de 5 anos. Esse processo garante o cumprimento das normas do Fisco evitando multas e penalizações para a empresa.

Redução de custos

O uso de um sistema com armazenamento em nuvem é bem mais econômico quando é comparado a outros métodos que envolvem compra e instalação de pesados servidores e/ou sistemas, licenciamentos, manutenção, etc. Outra vantagem relevante é a possibilidade de encontrar soluções na medida para as demandas existentes e adaptar a compra do software a essas necessidades.

Para documentos gerais, o armazenamento em nuvem ainda poupa a empresa da necessidade de grandes espaços com armários e gavetas, contendo pastas e demais documentos importantes. Com isso os custos de construção, compra de móveis, funcionário para coordenar, organizar e fazer a manutenção também são inexistentes (hábitos comuns antes da nota fiscal eletrônica ser implantada).

Mesmo no caso dos documentos que não são arquivados em espaços físicos, ainda assim precisariam de servidores internos com grande capacidade, o que não ocorre com o sistemas de armazenamento em nuvem.

Disponibilidade de plataformas

Os programas de armazenamento na nuvem funcionam em diferentes sistemas operacionais; portanto, independentemente de a empresa utilizar Windows ou Linux, é possível se adaptar e ainda assim garantir segurança e confiabilidade do arquivamento dos dados na nuvem.

Na prática isso representa uma significativa flexibilidade, que possibilita economia de recursos que seriam direcionados para a adaptação de sistemas operacionais ao padrão utilizado na empresa. Com o tempo a tendência é que essa contenção nos gastos seja revertida em investimentos e demais melhorias.

Flexibilidade de acessos

O sistema de armazenamento na nuvem permite acesso de diferentes locais e horários. Como ele funciona totalmente online, apenas com um login e senha é possível saber dados, informações e números em tempo real e de modo simples. Outro ponto importante é a possibilidade de segmentação de áreas; sendo assim, cada departamento pode ter acesso somente ao que for pertinente para a realização de seu trabalho com eficiência.

Por que armazenar documentos importantes na nuvem?

Melhorar o desempenho da equipe e dos processos administrativos é um fator de sucesso das grandes empresas, que se destacam e se consolidam como líderes de seus mercados. Nesse sentido, o armazenamento na nuvem é um modo eficiente de obter informações relevantes na hora de tomar decisões que podem impactar o rumo dos negócios desenvolvidos.

Se manter no mercado, no entanto, não é uma tarefa simples, sendo preciso consciência, estratégia e também recursos, que podem ser implantados para tornar a rotina mais organizada e eficaz. Empresas que utilizam da tecnologia levam grande vantagem em relação à concorrência e esse diferencial certamente será percebido e reconhecido pelos consumidores, que passarão a ver a sua empresa como referência.

Quanto mais conhecimento e segurança os líderes e diretores tiverem, maiores são as chances deles serem capazes de tomar decisões conscientes, com resultados de curto, médio e longo prazo. Com um bom planejamento e uma solução consistente de armazenamento em nuvem, é possível implantar uma boa gestão.

Documentos fiscais eletrônicos em nuvem

Como já mencionado, entre os documentos mais importantes de uma organização estão as Notas Fiscais e Conhecimentos de transporte eletrônico. Por lei esses documentos devem ser armazenados por 5 anos, sob penalização de multas. O armazenamento exigido é na versão digital, no entanto é comum que haja uma série de dificuldades com a organização dos mesmo, como nomeação dos arquivos, organização por datas etc, o que implica na localização do registro (quando é feito).

A dica é optar por um sistema em nuvem como da ConexãoNF-e, que faz a captura dos documentos fiscais da SEFAZ (garantindo o recebimento de todas as Notas e CT-es da empresa) e guarda automaticamente os arquivos digitais pelo período determinado pela lei, com fácil acesso e localização.

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Gostou do conteúdo? Neste artigo mostramos a importância do armazenamento em nuvens e como ele pode contribuir para uma administração comprometida com o sucesso dos objetivos definidos. Quanto mais informação e visão de mercado os gestores desenvolverem, melhores serão os resultados alcançados. Confira também quais são as regras e dicas de armazenamento de NF-e neste post!


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Imagem ilustrativa do sistema da ConexãoNF-e