Aprenda como fazer a confirmação da operação na nota fiscal

A confirmação da operação é um dos quatro eventos que formam a manifestação do destinatário, sendo que os outros são a ciência da emissão, registro de operação não realizada e desconhecimento da operação.

É importante destacar que a manifestação consiste em um procedimento que pretende trazer mais segurança às operações mercantis, visto que ela valida fiscalmente a transação, reduzindo o uso incorreto do CNPJ e IE (Inscrição Estadual) do destinatário - aquele a quem a nota está sendo atribuída, ou seja, o cliente.

O destinatário tem a chance de se manifestar sobre a sua participação na transação identificada na NFe (Nota fiscal eletrônica), informando ao Fisco se ele confirma ou não as informações transmitidas pelo emissor da NFe, isto é, o fornecedor.

Continue a leitura e saiba mais sobre a manifestação do destinatário e como fazer a confirmação da operação na NFe!

Quais os tipos de manifestação do destinatário?

Como mencionado anteriormente, o processo de manifestar a sua participação na NF-e é composto por 4 eventos distintos. Sendo assim, saiba mais sobre eles!

Ciência de Emissão

Recebimento do destinatário ou remetente de informações importantes à NF-e. Aqui, ainda não há detalhes suficientes para que aconteça uma manifestação conclusiva. Após realizar ciência da emissão, é necessário fazer um dos tipos de manifestação abaixo, com possível pena de multa do fisco.

Confirmação da Operação

Ocorre quando o destinatário da NF-e quer certificar a operação, com o respectivo recebimento do produto. O registro do evento precisa ser realizado após a entrada da mercadoria no estabelecimento.

Nesse sentido, é necessário destacar que mesmo que tenha existido devolução total ou parcial ao fornecedor por meio de outra NF-e, esse evento é imprescindível. É primordial efetuar essa ação, visto que após a confirmação da operação, a organização emitente fica impossibilitada de cancelar a NF-e.

Operação não Realizada

Quando o destinatário comprova que a operação abordada na NF-e foi realmente solicitada, mas não ocorreu por causa de alguma adversidade. É obrigatório informar qual foi o motivo.

Desconhecimento da Operação

O destinatário utiliza esse evento quando ele desconhece a operação realizada. Isto é, quando existe aproveitamento indevido de sua Inscrição Estadual pelo emissor da NF-e. É necessário saber que esse processo salvaguarda o destinatário da NF-e contra débitos tributários devido ao uso incorreto de sua Inscrição Estadual ou CNPJ.

Leia também: Como recusar uma nota fiscal no SEFAZ.

Qual a importância de fazer a confirmação da operação na NF-e?

A manifestação é de grande importância, já que com ela o empreendedor pode certificar uma operação, e nessa hora, seu distribuidor não pode mais cancelar a NF-e.

Além do mais, esse processo impede fraudes com a sua identificação, uma vez que você passa a saber a respeito das notas fiscais retidas contra seu CNPJ como destinatário.

Outro ponto importante sobre a confirmação da operação, é que depois de realizá-la, o fornecedor não conseguirá mais cancelar a nota fiscal sem que entre em contato com você primeiro.

Isso evita um problema recorrente quando há uso de ERPs, que é o lançamento de uma NF-e cancelada, o que atrasaria toda a operação por conta do retrabalho.

Por fim, em alguns estados a confirmação da operação passou a ser essencial para economizar impostos, como no Rio Grande do Sul: em algumas operações estaduais a alíquota de ICMS pode ser reduzida de 17,5% para 12%, porém, apenas se o cliente realizar a confirmação da operação, caso contrário, os 5,5% restantes devem ser recolhidos.

Em quais produtos a confirmação da operação é obrigatória?

No início do projeto, a adesão da confirmação da operação era voluntária para as organizações, porém sua obrigatoriedade começou a vigorar em 2013 para alguns produtos específicos.

Conforme os ajustes SINIEF (Sistema Nacional de Informações Econômicas e Fiscais) 07/2005 e Ajuste SINIEF 05/2012, a empresa é obrigada a confirmar operação quando ela se relaciona com alguma situação a seguir:

• estabelecimentos distribuidores de combustíveis, em relação às NF-e de operações com combustíveis e lubrificantes, derivados ou não de petróleo;
• postos de combustíveis transportadores revendedores retalhistas, em relação às NF-e que aceitam operações com combustíveis e lubrificantes, derivados ou não de petróleo;
• instituições compradoras de álcool com propósitos não combustíveis, transportado paiol, em relação às NF-e e de operações com essa mercadoria;
• estabelecimentos distribuidores ou atacadistas, em relação às NF-e e que aceitam operações com cigarros, bebidas alcoólicas (inclusive cerveja e chopes), água mineral e refrigerante;
• NF-e com valor de operação acima de R$ 100 mil. A obrigatoriedade, nessa situação, incide sobre todos os tipos de produtos, exceto quando as operações são entre estabelecimentos da mesma organização.

Entretanto, o comprovante desses eventos pode ser exigido também de outros contribuintes que não estão relacionados aos critérios acima.

O procedimento não é igual entre todos os Estados, porém uma coisa é certa, não fazer a confirmação da operação nos casos em que é obrigatória pode ocasionar contratempos para os contribuintes.

Por isso, é preciso avaliar as penalidades aplicadas ao destinatário que não tiver atenção às obrigatoriedades.

Quais os benefícios de fazer a confirmação em produtos que não são obrigatórios?

A obrigatoriedade desse evento não é exigida para todos os contribuintes e precisa ser consultado, junto ao seu contador, para saber como ele se encaixa ao seu negócio.

Contudo, existem múltiplos benefícios em fazer a confirmação da operação em produtos não obrigatórios. Confira:

• controle: conheça quais NF-e foram emitidas tendo sua organização como destinatária. Adiante seus processos e certifique que nenhuma pessoa realize operações fraudulentas no seu negócio;
• segurança tributária: evite a utilização incorreta de sua Inscrição Estadual por parte dos emitentes de NF-e. Já que, existem empresas que realizam operações fraudulentas utilizando de Inscrições Estaduais de forma errônea;
• processos: obtêm o XML das NF-e se forem ou não repassadas pelo emitente, ocasionando uma vantagem nos seus processos de escrituração e de entrada de produtos;
• segurança jurídica: garanta o uso do crédito fiscal da operação, pois uma NF-e com operação reconhecida não pode ser desfeita pelo emitente da mesma;
• agilidade: normalize automaticamente com os fornecedores o recebimento da mercadoria e tenha resguardado juridicamente o vínculo comercial, sem necessidade de assinar canhoto do DANFE.

Mesmo que a confirmação não seja solicitada para todos os produtos, é importante que ela seja realizada.

Além disso, o manifesto eletrônico é uma excelente ferramenta de proteção para o negócio, pois é um instrumento fiscal que possibilita que o investidor receba uma NF-e para confirmar ou negar a participação de seu CNPJ na transação comercial.

Como fazer a confirmação da operação na NF-e?

Com o software da ConexãoNF-e, o gestor é capaz de efetuar o manifesto do destinatário das notas fiscais da empresa com segurança, pois os sistemas estão totalmente homologados obedecendo todas as notas e normas técnicas disponibilizadas pela SEFAZ.

Dessa forma, é possível contar com recursos totalmente práticos e seguros, em apenas dois passos:

1. No Portal Cloud da ConexãoNF-e, selecione a nota fiscal que precisa fazer a confirmação da operação.
2. Clique em “Manifesto” e selecione a opção “Confirmação da operação”. Confirme a sua manifestação e pronto! A nota fiscal já foi manifestada na SEFAZ.

O processo também pode ser feito em vários documentos ao mesmo tempo, para isso, basta ir na aba “Ações em Lote”.

Portanto, a manifestação do destinatário, quando aplicada de maneira correta, é um ótimo aliado do departamento fiscal e tributário das organizações. Ao realizar a confirmação da operação a empresa resguarda juridicamente de quaisquer contratempos que outras instituições possam ocasionar.

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