A vida de quem trabalha em uma empresa é sempre cheia de dados e informações a todo o momento. Entre os vários documentos que um empresário precisa lidar, talvez a nota fiscal eletrônica (NF-e) e o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFe) sejam os mais recorrentes.

Portanto, é fundamental que não haja nenhuma dúvida sobre eles e principalmente sobre suas funções — que são bem diferentes.

Importante: DANFe​ não é o mesmo que Nota Fiscal

DANFe é a sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Não é a mesma coisa que a nota fiscal e nem a substitui. Ele serve como resumo e instrumento auxiliar para consulta da nota fiscal eletrônica (NF-e), já que contém a chave de acesso para ela. Assim, o DANFe permite confirmar a efetiva existência da NF-e, por meio do site da Receita Federal ou da respectiva Secretaria da Fazenda.

Neste artigo você vai encontrar respostas para as dúvidas mais comuns sobre essa versão simplificada da nota fiscal e sobre sua emissão. Continue a leitura

Quem deve emitir o DANFe?

Geralmente, a empresa responsável pela mercadoria ou serviço prestado é quem deve emitir o DANFe. O arquivo pode ser reimpresso sempre que for preciso.

Quando ele é obrigatório?

Esse documento é obrigatório quando o destinatário do produto não é contribuinte credenciado para a emissão da NF-e. Ele também é devido em qualquer caso de transporte de mercadorias. Se a carga for inspecionada por fiscalizações em geral, o documento servirá para confirmar a existência da nota fiscal das mercadorias e descrever os itens, quantidade, valor, endereço de destino, etc.

O que deve constar no DANFe?

O Manual de Orientação do Contribuinte disponível no site da Receita Federal traz as informações que devem obrigatoriamente constar do documento. Vamos destacar as principais:

Chave de Acesso

A chave de acesso deve ser impressa em onze blocos de quatro dígitos, assim: 9999 9999 9999 9999 9999 9999 9999 9999 9999 9999 9999

Dados do Emitente

Este campo tem as informações de quem emitiu a nota, sendo obrigatórios, no mínimo:

  • nome ou razão social;
  • endereço completo (logradouro, número, complemento, bairro, município, UF, CEP);
  • telefone.Esta parte pode conter outras informações e logotipo ou marca da empresa, desde que não prejudiquem a exibição das informações obrigatórias.

Quadro Fatura/Duplicatas

É a tabela com o código dos Produtos/Serviços, descrição e NCM. As seguintes outras informações também são obrigatórias:

  • CST;
  • CFOP;
  • unidade;
  • quantidade;
  • valor Unitário;
  • valor Total;
  • base de Cálculo do ICMS próprio;
  • valor do ICMS próprio;
  • alíquota do ICMS.

Reservado ao Fisco

Um espaço vazio de preenchimento exclusivo da autoridade tributária.

Quadro do Transportador ("Frete por Conta")

O campo "identificação da Modalidade do Frete" deverá ser preenchido com um código, de acordo com esta especificação:

  • 0 – Emitente;
  • 1 – Dest/Rem;
  • 2 –Terceiros;
  • 9 – Sem Frete.

Essa informação facilita o trabalho da fiscalização tributária sobre o transporte da mercadoria.

Quadro “Fatura/Duplicatas”

Este quadro é opcional se a sua empresa não utiliza tais documentos. Ele também pode ser reduzido, desde que contenha todos os dados das TAGs respectivas.

O valor obtido com a eliminação ou redução dele deverá ser acrescido na altura do quadro “Dados dos Produtos/Serviços”. Ambas as alterações poderão ser feitas tanto nos formatos retrato (vertical) quanto paisagem (horizontal).

Quadro “Cálculo do ISSQN”

O emitente pode suprimir este campo, se for o caso, aplicando os seguintes ajustes:

  • aumentar a altura do quadro “Dados dos Produtos/Serviços” no mesmo valor da redução obtida com a eliminação dos campos do bloco de ISSQN;
  • aumentar a altura do campo “Informações Complementares” e do quadro “Reservado ao Fisco”, também no mesmo valor.

Verso do DANFE

Até 50% do verso de qualquer folha do DANFE pode ser utilizado para continuação dos dados do quadro “Dados dos Produtos/Serviços”, do campo “Informações Complementares” ou para uma combinação dos dois.

O restante do verso deve ser deixado sem qualquer tipo de impressão.

O DANFe pode conter elementos adicionais?

Sim, o Manual de Padrões permite a impressão de itens como logomarcas da empresa, dados da transportadora e outros elementos, desde que não interfiram na visualização das informações obrigatórias.

Como garantir a segurança do DANFe?

Conforme mencionado, todo DANFe deve vir com uma chave numérica de 44 dígitos. Esse dado está vinculado a Nota eletrônica na qual foi baseado. Então para verificar a autenticidade da transação, validade jurídica e não ter nenhum problema, confira se o DANFe foi gerado da maneira correta.

Em alguns casos, é possível fazer um formulário de segurança para DANFe, contudo isso só é necessário em situações de imprevistos, quando há problemas com a emissão da NF-e e não é possível contato com a Secretaria da Fazenda.

A emissão é feita por um sistema individual?

O recomendado é que a NF-e e o DANFe sejam emitidos pelo mesmo sistema, a fim de evitar divergências entre os documentos. Usar um único emissor para ambos os programas também garante que eles serão arquivados e localizados mais facilmente. No entanto, é possível gerar o documento a partir de outros sistemas, inclusive online, por serviços que você permite o acesso ao XML da NF-e ou pela chave de acesso.

Pode ser impresso em papel comum?

Sim, o DANFe pode ser impresso em papel comum, exceto papel jornal, de tamanho mínimo A4 (210 x 297 mm) e máximo Ofício II (230  x  330 mm). O Manual de Orientação do Contribuinte ressalta na página 141 que o importante é garantir o contraste para a leitura do código de barras.

Posso usar qualquer tipografia?

Não. As regras da Receita deixam claro que "os caracteres deverão estar impressos na fonte Times New Roman ou na fonte Courier New". Felizmente, essas fontes estão presentes em todos os computadores. Além disso, a impressão dos dados variáveis feitas por impressoras matriciais e de linha devem estar entre 10 e 17 CPP (caracteres por polegada).

Qual sua relação com o Certificado Digital?

Um Certificado Digital é uma espécie de "firma reconhecida" eletrônica. Quando uma empresa adquire um certificado assim, pode emitir nota fiscal eletrônica (NF-e), reconhecida automaticamente pela respectiva SEFAZ. A emissão de NF-e abre caminho para a geração do DANFe dela.

O DANFe não é apenas um documento obrigatório em muitos casos, mas bastante útil. Os setores contábil, financeiro e de estoque de uma empresa podem usar suas informações para melhorar a gestão da empresa e tomar decisões melhores a respeito de compras, preços, clientes, fornecedores, transportadores, fluxos de caixa e muito mais.

Além disso, ao automatizar o envio do DANFe para os e-mails de seus clientes, uma empresa mostra seu compromisso com a transparência, já que permite com mais facilidade a consulta na íntegra das notas fiscais eletrônicas.

Você ainda tem alguma dúvida sobre DANFe ou qualquer outro assunto em gestão fiscal? Deixe sua pergunta nos comentários e vamos procurar atendê-lo.


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Imagem ilustrativa do sistema da ConexãoNF-e