A vida de quem trabalha em uma empresa é sempre cheia de dados e informações. Entre os vários documentos que o setor fiscal e contábil precisa lidar, talvez a nota fiscal eletrônica (NFe) e o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) sejam os mais recorrentes.
Portanto, é muito importante entender o que realmente é o DANFE, quando ele é válido e a diferença entre o DANFE e o XML da nota fiscal. Acompanhe este artigo e tire todas as suas dúvidas!
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O que é DANFE de nota fiscal
DANFE significa “Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica”. É um documento em formato PDF que traz todas as informações da nota fiscal de forma simplificada e fácil de entender. Ele pode ser impresso e é obrigatório no transporte de mercadorias.
Porém, como o próprio nome diz, ele é um documento auxiliar, ou seja, não tem validade jurídica para as empresas — nesse caso, o documento a ser armazenado é o XML da NFe, que vamos apresentar a seguir.
O DANFE também serve como resumo e instrumento para consulta da nota fiscal eletrônica, já que contém a chave de acesso para ela. Assim, ele permite confirmar a efetiva existência do arquivo XML de NFe, por meio do site da SEFAZ.
Já as pessoas físicas não contribuintes do ICMS (não emite nota fiscal), podem e devem arquivar o DANFE como um comprovante de compra.
O que é arquivo XML
O arquivo XML de nota fiscal é o formato oficial da NFe. É o documento que contém a assinatura digital da empresa, e portanto, possui validade jurídica.
O XML da NFe deve, obrigatoriamente, ser armazenado por no mínimo 5 anos contados da data de emissão, tanto pelo emitente quanto pelo destinatário.
Para garantir o armazenamento das notas fiscais da empresa sem precisar consultar na SEFAZ de forma manual, é recomendado que se utilize o software da ConexãoNF-e, que faz a captura e guarda automática dos XMLs.
Saiba mais sobre o XML de nota fiscal.
Quando o DANFE é obrigatório?
Esse documento é obrigatório quando o destinatário do produto não é contribuinte credenciado para a emissão da NFe.
Ele também é devido em qualquer caso de transporte de mercadorias. Se a carga for inspecionada por fiscalizações em geral, o documento servirá para confirmar a existência da nota fiscal das mercadorias e descrever os itens, quantidade, valor, endereço de destino, etc.
Quem deve emitir o documento auxiliar da nota fiscal eletrônica?
Quem emite a nota fiscal é também responsável por fazer a impressão do DANFE ou enviar o DANFE online para quem irá receber a mercadoria. O formato oficial da NFe é em XML, logo, o documento auxiliar pode ser gerado sempre que for necessário (e claro, sempre a partir do XML da nota fiscal original).
Como gerar DANFE
O DANFE pode ser gerado junto ao XML da nota fiscal, quando o documento for emitido. Outro modo de gerar esse documento é usando um software que permite a consulta de notas fiscais emitidas e recebidas.
Na ConexãoNF-e, basta selecionar um ou mais documentos, e clicar no botão “baixar DANFE”, ou visualizar online nos detalhes da nota.
Consulta de DANFE na SEFAZ: como fazer
É possível fazer a consulta de DANFE na SEFAZ de duas formas: digitando a chave de acesso no Portal da NFe, ou de forma automática em uma plataforma, como a ConexãoNF-e.
Passo a passo da consulta de DANFE no Portal da NFe:
- Acesse o Portal da Nota Fiscal eletrônica;
- Digite a chave de acesso da nota fiscal;
- Resolva o captcha;
- Visualize as informações e gere o DANFE.
Passo a passo da consulta de DANFE com ConexãoNF-e:
- Acesse seu Portal ConexãoNF-e ou inicie um teste grátis;
- Caso seja o primeiro acesso, vincule o certificado digital;
- Todas as notas irão aparecer em tela, basta selecionar uma ou várias, e clicar em “baixar DANFE”.
Importante saber: a consulta no Portal da Nota Fiscal eletrônica só pode ser feito um documento por vez, ou seja, é preciso repetir o processo para cada DANFE que precisa consultar.
Além disso, se você está buscando DANFE de notas emitidas contra o CNPJ da sua empresa, não adianta gastar tempo, espaço e dinheiro imprimindo e arquivando PDFs em caixas, já que o arquivo válido para fiscalizações é o XML.
Para as empresas, o método mais seguro é usar o software da ConexãoNF-e, já que com ele é possível consultar as notas fiscais recebidas e emitidas, e gerar DANFE sempre que precisar.
Aplicativo para converter XML em DANFE: quais são os riscos?
Você provavelmente já ouviu falar deles: os aplicativos gratuitos de conversão de XML para DANFE (e vice-versa). Assim como seus similares (.docs para .pdf, MP4 para MP3, etc.) é um site em que você joga o arquivo XML e ele retorna um DANFE para baixar.
Porém, é preciso tomar muito cuidado ao utilizar soluções assim, afinal, quando algo é de graça, o produto é você (no caso, seus dados).
O XML contém informações importantes da sua empresa, e por isso é importante garantir a segurança destes dados. Um dos principais riscos com relação à sites duvidosos é com relação a vírus e outros malwares, que podem roubar e danificar dados do computador e do sistema interno da empresa.
Claro, isso não é uma totalidade. Existem também os testes gratuitos de softwares pagos, que são uma forma de experimentar a solução antes de adquirir, e portanto, não se tratam de sites ou aplicativos maliciosos.
O que deve constar no DANFE?
O Manual de Orientação do Contribuinte disponível no site da Receita Federal traz as informações que devem obrigatoriamente constar do documento. Vamos destacar as principais.
Chave de Acesso
A chave de acesso deve ser impressa em onze blocos de quatro dígitos, assim: 9999 9999 9999 9999 9999 9999 9999 9999 9999 9999 9999
Dados do Emitente
Este campo tem as informações de quem emitiu a nota, sendo obrigatórios, no mínimo:
- nome ou razão social;
- endereço completo (logradouro, número, complemento, bairro, município, UF, CEP);
- telefone.
Esta parte pode conter outras informações e logotipo ou marca da empresa, desde que não prejudiquem a exibição das informações obrigatórias.
Dados do Produto/Serviços
É a tabela com o código dos Produtos/Serviços, descrição e NCM. As seguintes outras informações também são obrigatórias:
- CST;
- CFOP;
- unidade;
- quantidade;
- valor Unitário;
- valor Total;
- base de Cálculo do ICMS próprio;
- valor do ICMS próprio;
- alíquota do ICMS.
Reservado ao Fisco
Um espaço vazio de preenchimento exclusivo da autoridade tributária.
Quadro do Transportador ("Frete por Conta")
O campo "identificação da Modalidade do Frete" deverá ser preenchido com um código, de acordo com esta especificação:
- 0 – Emitente;
- 1 – Dest/Rem;
- 2 –Terceiros;
- 9 – Sem frete.
Essa informação facilita o trabalho da fiscalização tributária sobre o transporte da mercadoria.
Quadro “Fatura/Duplicatas”
Este quadro é opcional se a sua empresa não utiliza tais documentos. Ele também pode ser reduzido, desde que contenha todos os dados das TAGs respectivas.
O valor obtido com a eliminação ou redução dele deverá ser acrescido na altura do quadro “Dados dos Produtos/Serviços”. Ambas as alterações poderão ser feitas tanto nos formatos retrato (vertical) quanto paisagem (horizontal).
Quadro “Cálculo do ISSQN”
O emitente pode suprimir este campo, se for o caso, aplicando os seguintes ajustes:
- aumentar a altura do quadro “Dados dos Produtos/Serviços” no mesmo valor da redução obtida com a eliminação dos campos do bloco de ISSQN;
- aumentar a altura do campo “Informações Complementares” e do quadro “Reservado ao Fisco”, também no mesmo valor.
Verso do DANFE
Até 50% do verso de qualquer folha do DANFE pode ser utilizado para continuação dos dados do quadro “Dados dos Produtos/Serviços”, do campo “Informações Complementares” ou para uma combinação dos dois.
O restante do verso deve ser deixado sem qualquer tipo de impressão.
Elementos adicionais
O Manual de Padrões permite a impressão de itens como logomarcas da empresa, dados da transportadora e outros elementos, desde que não interfiram na visualização das informações obrigatórias.
Papel e tipografia do DANFE
O DANFE pode ser impresso em papel comum, exceto papel jornal, de tamanho mínimo A4 (210 x 297 mm) e máximo Ofício II (230 x 330 mm). O Manual de Orientação do Contribuinte ressalta na página 141 que o importante é garantir o contraste para a leitura do código de barras.
As regras da Receita deixam claro que "os caracteres deverão estar impressos na fonte Times New Roman ou na fonte Courier New". Além disso, a impressão dos dados variáveis feitas por impressoras matriciais e de linha devem estar entre 10 e 17 CPP (caracteres por polegada).
Conclusão
O DANFE não é apenas um documento obrigatório em muitos casos, mas bastante útil, por isso, é preciso saber distinguir bem a diferença entre o Documento Auxiliar de Nota Fiscal e o XML, para armazenar os dados de forma correta e sem riscos.
Os setores contábil, financeiro e de estoque de uma empresa podem usar suas informações para melhorar a gestão da empresa e tomar decisões melhores a respeito de compras, preços, clientes, fornecedores, transportadores, fluxos de caixa e muito mais.
Aproveite a visita ao blog e confira também como consultar DANFE sem chave de acesso!
