Se você trabalha com venda de produtos ou serviços, certamente sabe que a emissão de NF-e é obrigatória. Mas você já ouviu falar de nota fiscal de remessa? Pois saiba que, possivelmente, esse documento também faz parte da sua rotina — ou, ao menos, deveria fazer.

Essa nota é aquela que acompanha a entrada ou saída de qualquer mercadoria de sua empresa, nos casos em que não está envolvida a compra ou a venda. Portanto, ao fornecer amostras grátis, realizar doações, dar brindes, oferecer produtos em consignação ou fazer depósito externo, por exemplo, você deve emiti-la.

Até porque, quando qualquer produto é retirado do seu estoque, você deve prestar contas dessa movimentação. Isso serve para fins de isenção tributária — o que geralmente ocorre nesses casos — e até para não ter inconsistências em uma auditoria fiscal. Então, vamos entender um pouco mais sobre o que é a nota fiscal de remessa? Leia este post até o final!

Qual é a importância das notas fiscais na gestão da empresa?

A nota fiscal é um documento obrigatório que deve ser emitido em toda circulação de mercadorias. Ela representa um comprovante das movimentações e atesta a atuação da empresa e a entrega ao cliente. Assim, não apenas a tributação é correta, como há mais facilidade na prestação de contas por parte da organização.

A NF-e é emitida em operações de compra e venda, devoluções ou mesmo na simples remessa de um item — esse último caso é o tema deste post — e elas são primordiais para as empresas, independentemente do ramo de atuação. Confira como esses documentos impactam o seu negócio!

Controle inadequado do fluxo de caixa

Uma das formas mais eficazes de monitorar o fluxo de caixa é administrá-lo integralmente por meio das entradas e saídas de nota fiscal no negócio. Quem deixa de emitir esse documento fica impossibilitado de acompanhar as transações de mercadorias, provocando problemas no estoque e orçamento.

Sonegação fiscal

Entre as práticas que se enquadram na sonegação fiscal, está a falta de emissão das notas fiscais. O intuito de quem comete esse tipo de crime é o de não pagar taxas e impostos exigidos por lei. Essa medida deve ser evitada por qualquer instituição, já que a empresa pode sofrer a aplicação de multas e demais penalidades caso caia na malha fina.

Perda de vantagens competitivas

Os consumidores também possuem interesse em saber se a companhia gera nota fiscal, já que é um documento importante para quem declara o Imposto de Renda. Além disso, reembolsos ou trocas só são feitos mediante a apresentação da nota.

Nos dias atuais, cada vez mais os clientes buscam fechar negócios com empresas que estejam em conformidade com a lei e que sejam idôneas e transparentes, e a emissão desse documento é um aspecto relevante para que isso aconteça.

Dessa forma, ao deixar de emitir a nota fiscal, a marca perde sua reputação no mercado, abrindo espaço para que a concorrência se destaque.

Quando a nota fiscal de remessa é usada?

Existem alguns casos em que a nota fiscal de remessa deve ser gerada, por esse motivo é importante estar atento quanto às seguintes situações:

  • quando um item não vendido está sendo encaminhado para a empresa, no entanto, não apresenta uma nota fiscal, como as amostras grátis;
  • quando um produto não vendido sair da organização momentaneamente ou de forma permanente, seja para a realização de um conserto ou transferência para um outro depósito;
  • quando a mercadoria é enviada para um lugar onde será vendida, como no caso de transporte para filiais.

Qual é a diferença entre nota fiscal de remessa e nota fiscal normal?

Entre as principais diferenças, está o fato de que a nota fiscal de remessa é gerada em operações não ligadas a uma venda. Um item pode até sair do estoque da instituição com a finalidade de venda, mas a transação comercial ainda não ocorreu.

Quais são os tipos de nota fiscal de remessa?

A nota fiscal de remessa de saída deve ser gerada quando o produto está sendo retirado da organização, mas vai voltar em breve. Já a nota de entrada deve ser emitida quando o item retorna aos depósitos da empresa. Além disso, existem os subtipos de nota fiscal de remessa. Veja a seguir quais são!

Conserto

A nota fiscal de remessa serve para situações em que o produto obtido pelo cliente apresenta algum tipo de defeito e é entregue para conserto. Essa nota é utilizada no transporte do item para o local onde o reparo será realizado.

Remessa de mercadorias para venda

É um modelo de nota fiscal de remessa que deve ser expedido quando há a finalidade de executar uma venda depois do transporte da mercadoria. Por isso, a natureza da transação deve ser estabelecida como remessa para venda fora do estabelecimento. Além disso, é necessário constar nos dados adicionais os números dos formulários remetidos.

Retorno de remessa para vendas

Quando as vendas dos produtos transportados não forem feitas, é necessário emitir esse formato de nota fiscal de remessa com o objetivo de promover a recuperação do ICMS (Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação).

Nesse caso, é preciso definir a natureza da operação como retorno de remessa para venda fora do estabelecimento.

Armazenagem

É um tipo de nota fiscal de remessa utilizada quando o item é enviado para ser guardado em armazém terceirizado ou quando é devolvido à instituição.

Demonstração

Essa nota refere-se às pequenas quantias de produtos que devem ser transportados para demonstração, ou seja, para que um cliente conheça melhor esses produtos. Esse "teste" dura até 60 dias, que é o prazo estipulado para que o item retorne ao remetente. Após esse tempo, deve ser emitida uma nota fiscal de retorno ou uma NF-e de venda.

Além disso, a apuração do ICMS pode incidir sobre essa movimentação, o que vai depender do item encaminhado e do estado. Porém, quando é cobrado, o imposto volta para a companhia se houver a emissão de nota fiscal de retorno de demonstração dentro do prazo.

Como deve ser feita a emissão?

A plataforma de emissão é a mesma que você já usa para expedir NF-e de compra e venda. O sistema disponibiliza a opção de acordo com o motivo da operação, basta que você informe que se trata de uma remessa. Como o sistema é integrado à Secretaria de Estado da Fazenda, o processo é bastante simples e direto.

Quais informações são necessárias?

Todas as informações são preenchidas digitalmente, sem a necessidade de utilizar papéis. O sistema é ágil e desburocratizado, mas você deve ter em mãos as seguintes informações na hora de preencher a sua nota fiscal de remessa:

  • CFOP;
  • natureza da operação;
  • ICMS;
  • IPI;
  • PIS;
  • Cofins;
  • CST (Código de Situação Tributária);
  • origem;
  • produto;
  • quantidade;
  • NCM;
  • dados do seu cliente ou fornecedor;
  • informações que possam complementar a operação;
  • custo unitário.

Como preencher o CFOP e a natureza da operação?

O Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) é uma cifra numérica capaz de identificar a natureza da circulação de mercadorias. Serve também para classificar a prestação de algum serviço de transporte. É por meio desse código que o governo será capaz de definir se a operação deve ser tributada ou não.

Dessa forma, é possível estabelecer a incidência de imposto sobre a movimentação realizada. Isso significa que todos os documentos fiscais referentes à operação devem conter o CFOP. De forma prática, ele possui classificações que identificam as saídas de mercadoria (5 e 6) e as entradas (1 e 2).

Na nota fiscal de remessa, esses devem ser os códigos usados. O restante das numerações refere-se ao produto que está sendo movimentado. Nesse sentido, a natureza da operação é justamente o que define a transação realizada, bem como o tipo de nota fiscal que deve ser emitida em cada uma delas.

Quais são as principais vantagens da nota fiscal de remessa?

Um dos principais benefícios da emissão da nota fiscal de remessa é que normalmente ela é isenta dos tributos. Isso acontece pelo fato de que no primeiro transporte não existe uma venda efetiva, por isso não existem motivos para que impostos sejam pagos, uma vez que não há operação comercial.

No entanto, pode haver casos em que a tributação é suspensa em alguns estados e em outros não, por esse motivo é necessário ter atenção em relação às transações e suas especificidades.

Uma outra vantagem está ligada à agilidade na emissão, que possibilita um controle mais efetivo de todas as operações, principalmente pelo fato de os próprios gestores da instituição ficarem cientes de todas as movimentações de itens de forma simplificada.

Quais sãos as consequências de não emitir a nota fiscal de remessa?

Vários são os problemas gerados pela falta de emissão da nota fiscal de remessa, entre eles: o pagamento indevido dos tributos, considerando que essa nota é uma chance para que o empreendedor gaste menos com o pagamento de impostos e taxas por meio da isenção quando não acontece a transferência de titularidade, como companhia e cliente.

Na falta de documento que corrobore a remessa, a empresa fica impossibilitada de mostrar que o fato aconteceu e corre o risco de ser tributada por esses itens, além da obrigação de pagar multas e ter a suspensão da inscrição estadual, prejudicando o faturamento, já que não será possível faturar sem as notas fiscais de venda.

Além disso, a nota fiscal de remessa é importante para comprovar que a mercadoria não é fruto de roubo e, por esse motivo, os itens que circulam sem o documento podem ser apreendidos e a companhia pode sofrer processo judicial e perdas financeiras.

Outra consequência é a falta de monitoramento do estoque, já que sem as notas não é possível identificar o que realmente virou receita, os produtos que vão retornar e o que deve ser obtido para repor o armazenamento.

Por que um bom controle das notas fiscais é fundamental para a empresa?

Há algum tempo, as notas fiscais eram conhecidas somente como "aquele papel que eu recebo quando compro alguma coisa". Porém, os tempos mudaram, especialmente com a chegada da NF-e. Elas desburocratizaram todo o sistema tributário e contribuíram para a gestão estratégica das empresas e para a tomada de decisões. Veja os principais benefícios em manter esse controle.

Adequação com a lei

Conforme a legislação, o arquivo XML da NF-e deve ser, obrigatoriamente, armazenamento por no mínimo 5 anos. Quando isso não é feito, a empresa pode sofrer a aplicação de multas elevadas nos casos em que houver fiscalização e os documentos não forem apresentados. Dessa forma, organizar todas as notas é uma garantia de que o negócio está totalmente regular com o Fisco.

Auxílio na tomada de decisões

Por meio do controle dos documentos fiscais, a instituição consegue ter em mãos indicadores relevantes para ajudar nas futuras decisões, por exemplo, projeção de faturamento, previsão de gastos, investimentos para o desenvolvimento do negócio etc.

Isso porque, fica mais fácil entender onde está entrando e saindo o capital da empresa e, por meio dessa visão ampla, é possível tomar qualquer iniciativa com base em dados seguros e precisos.

Aumento da produtividade

Entrar em contato com fornecedores para resolver problemas pode gastar um tempo precioso para a execução das atividades do negócio. Ao ter o acesso rápido e organizado das notas fiscais, torna-se muito mais simples identificar se existe algo errado, o que contribui para o aumento da produtividade, já que os responsáveis pela função não precisarão gastar horas procurando os registros solicitados.

Gestão moderna

A gestão de notas fiscais pode ser feita com o auxílio da tecnologia. Há sistemas eletrônicos que armazenam e apresentam soluções. Além de aprimorar a administração estratégica do seu negócio, o sistema permite que você passe para o seu cliente a imagem de uma empresa moderna e antenada com o que há de melhor no mercado.

Depois de ler este artigo, dificilmente você continuará tendo dúvidas a respeito da nota fiscal de remessa. Muitas vezes, algumas empresas acabam tendo prejuízos pela falta do preenchimento de um documento tão simples, mas que algumas pessoas nem imaginam que é obrigatório.

Agora, que tal expandir ainda mais o seu conhecimento? Aproveite que já está aqui no nosso blog e saiba mais sobre a nota fiscal denegada. Boa leitura!


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Imagem ilustrativa do sistema da ConexãoNF-e