Se você trabalha com venda de produtos ou serviços, certamente sabe que a emissão da NF-e é obrigatória. Mas você já ouviu falar sobre a nota fiscal de remessa? Pois saiba que, possivelmente, esse documento também faz parte da sua rotina — ou, ao menos, deveria fazer.

Essa nota é aquela que acompanha a entrada ou saída de qualquer mercadoria para fora da sua empresa, nos casos em que não está envolvida a compra ou a venda. Portanto, ao fornecer amostras grátis, doações, brindes, produtos em consignação, depósito externo, entre outros, você deve emiti-la.

Até porque, quando qualquer produto é retirado do seu estoque, você deve prestar contas dessa movimentação. Isso serve para fins de isenção tributária — o que geralmente ocorre nesses casos — e até para não ter inconsistências em uma auditoria fiscal. Então, vamos entender um pouco mais sobre o que é a nota fiscal de remessa? Acompanhe!

A importância das notas fiscais na gestão da empresa

A nota fiscal é um documento obrigatório que deve ser emitido em toda circulação de mercadorias. Ela representa um comprovante das movimentações e atesta a atuação da empresa e a recepção do cliente. Assim, não apenas a tributação é correta, como há mais facilidade na prestação de contas por parte da organização.

A NF-e é emitida em operações de compra e venda, devoluções ou mesmo na simples remessa de um item — esse último caso é o tema deste post. A partir de agora, vamos explorar um pouco mais a nota fiscal de remessa e esclarecer as principais dúvidas que podem surgir a respeito do tema!

Quando a nota fiscal de remessa é usada?

Esse tipo de nota deve ser emitido quando houver qualquer movimentação que não envolva troca financeira. Ou seja, que não se trate de compra e venda de produtos. Portanto, são situações nas quais existe a emissão ou recebimento de:

  • amostras grátis;
  • brindes;
  • produtos em consignação;
  • doações;
  • consertos etc.

A nota deve ser emitida tanto na entrada do material — momento em que a empresa recebe o produto —, quanto na saída, quando ele é encaminhado para entrega ao cliente.

Como deve ser feita a emissão?

plataforma de emissão é a mesma que você já usa para expedir NF-e de compra e venda. O sistema disponibiliza a opção de acordo com o motivo da operação, basta que você informe que se trata de uma remessa. Como ele é integrado à Secretaria de Estado da Fazenda, o processo é bastante simples e direto.

Quais informações são necessárias?

Todas as informações são preenchidas digitalmente, sem a necessidade de utilizar papéis. O sistema é ágil e desburocratizado mas, para preencher a sua nota fiscal de remessa, você deve ter em mãos as seguintes informações:

  • CFOP;
  • natureza da operação;
  • ICMS;
  • IPI;
  • PIS;
  • Cofins;
  • CST (Código de Situação Tributária);
  • origem;
  • produto;
  • quantidade;
  • NCM;
  • dados do seu cliente ou fornecedor;
  • informações que possam complementar a operação;
  • custo unitário.

Como preencher o CFOP e a natureza da operação?

O Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) é uma cifra numérica capaz de identificar a natureza de circulação de mercadorias. Serve também para classificar a prestação de algum serviço de transporte. É por meio desse código que o Governo será capaz de definir se a operação deve ser tributada ou não.

Dessa forma, é possível estabelecer a incidência de imposto sobre a movimentação realizada. Isso significa que todos os documentos fiscais referentes à operação devem conter o CFOP.  De forma prática, ele possui classificações que identificam as saídas de mercadoria (5 e 6) e as entradas (1 e 2).

Na nota fiscal de remessa, esses devem ser os códigos usados. O restante das numerações se referem ao produto que está sendo movimentado. Nesse sentido, a natureza da operação é justamente o que define qual é a transação realizada, bem como qual é o tipo de nota fiscal que deve ser emitida em cada uma delas.

Um bom controle das notas fiscais é fundamental

Há algum tempo, as notas fiscais eram conhecidas somente como "aquele papel que eu recebo quando compro alguma coisa". Porém, os tempos mudaram, especialmente com a chegada da NF-e. Elas desburocratizaram todo o sistema tributário e contribuíram para a gestão estratégica das empresas.

Isso acontece porque fornecem informações importantes sobre os negócios realizados. Assim, muito além de mostrar a movimentação tributária de uma organização, as notas fiscais dão conta da geração de negócios, clareando o fluxo de caixa e fornecendo informações que podem subsidiar a tomada de decisões estratégicas.

Uma empresa que comercializa diversos tipos de produto, por exemplo, consegue ter um controle mais apurado sobre quais setores estão tendo maior sucesso e como fomentar os outros para obter o mesmo desempenho. Veja, abaixo, algumas das vantagens de se controlar corretamente as notas fiscais!

Resguardo de problemas legais

O correto armazenamento das notas evita que você tenha problemas com clientes que, eventualmente, possam ter interesse em provar judicialmente que não receberam um produto. Se você forneceu a mercadoria, a NF-e é prova suficiente.

Controle de fluxo de caixa

As entradas e saídas de produtos, além da importância de guiarem o seu controle de estoque, dão a exata medida da circulação financeira do seu negócio. Isso permite que você tenha uma melhor percepção do seu orçamento, tanto para a organização, quanto para o planejamento futuro.

Gestão moderna

A gestão de notas fiscais pode ser feita com o auxílio da tecnologia. Há sistemas eletrônicos que armazenam e apresentam soluções. Além de aprimorar a administração estratégica do seu negócio, o sistema permite que você passe para o seu cliente a imagem de uma empresa moderna e antenada com o que há de melhor no mercado.

Depois de ler este artigo, dificilmente você continuará tendo dúvidas a respeito da nota fiscal de remessa. Muitas vezes, algumas empresas acabam tendo prejuízos pela falta do preenchimento de um documento tão simples, que algumas pessoas nem imaginam que é obrigatório.

Agora, que tal expandir ainda mais o conhecimento? Aproveite que já está aqui no nosso blog e saiba mais sobre a nota fiscal eletrônica automatizada! Boa leitura!


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Imagem ilustrativa do sistema da ConexãoNF-e