É muito comum receber notas fiscais e não ter ideia de como fazer a escrituração fiscal.

O recebimento é uma das etapas mais importantes da empresa, pois é o momento em que o produto/mercadoria é recebido e passará a fazer parte do ativo ou será consumido ou será a matéria prima para o produto final, ou ainda será revendido pela empresa.

Então eu posso apontar 3 situações básicas que nortearão como essa nota será lançada no sistema:

1. Conhecer o documento fiscal que você está recebendo:

Sim, é isso mesmo! Você precisa entender e saber LER e distinguir o que é uma nota fiscal de serviço, de um conhecimento de frete ou de uma nota fiscal eletrônica.

Veja que esses documentos que citei como exemplos, hoje são todos eletrônicos, porém todos eles possuem um formato gráfico e físico onde é possível visualizar a nota fiscal, que é chamado de DANFE ou DACTE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica ou de Conhecimento de Transporte Eletrônico respectivamente).

Mas saiba separar o que é uma DANFE ou XML:

DANFE

O Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica é uma representação simplificada (física) da NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), não possui valor fiscal e não precisa ser arquivado, mas é usada no transporte da mercadoria e muitos confundem com a Nota Fiscal de antigamente, hoje eletrônica e que na verdade é o XML.

XML

Arquivo de registro da NF-e e XML é o formato desse arquivo. O layout é padrão em todo o Brasil, obedece às regras fiscais vigentes no país. Não existe fisicamente, mas é obrigatório o seu armazenamento e a guarda pelo período legal de 5 anos.

Então quando o caminhão chega na sua porta, com a mercadoria e a DANFE,  o sistema da sua empresa já deve ter recebido o XML eletronicamente. E muitas vezes a empresa que aguarda a mercadoria já “conferiu” eletronicamente o pedido e só espera o caminhão para fazer a conferência física.

Com essas etapas concluídas, a entrada da nota fiscal é efetivada no ERP.

2. Essa nota foi comprada com qual finalidade?

É aqui que muitos erros acontecem! Um pedido que foi fisicamente conferido e está perfeito não garante uma escrituração perfeita. Como assim?

Primeiro vamos entender:

  • Existe uma negociação comercial antes do recebimento fiscal ser efetivado. Então a origem está na COMPRA. Significa dizer que se o comercial está munido das informações corretas acerca da tributação do produto, de quais despesas estão imbuídas nessa compra, do quanto isso afeta custos e consequentemente influencia o preço final, e a questão principal: de qual a será a finalidade da compra, possivelmente teremos uma boa nota fiscal...
  • Eu digo uma “boa nota” porque depende do conhecimento do fornecedor em emiti-la e de como o recebimento fiscal vai “lidar” com as inconsistências caso tenha. O correto seria validar o XML a tempo de um cancelamento se for o caso, mas nem sempre é possível.

Mas voltemos à questão 2:

- Essa nota está de acordo com o pedido?

Algumas validações comerciais já acontecem quando a nota é integrada ao sistema e que verificam inconsistências relacionadas à quantidade, preço, unidade de medida, NCM. Quando o pedido está em desacordo com a nota, pode-se fazer todo o processo de recusa ou pedido de correção quando cabível.

Mas quando essa nota efetivamente “vem” para ser lançada, descobre-se que a pergunta principal não foi feita: essa nota é para quê?

  • Se for para uso e consumo: não tem aproveitamento de crédito de ICMS, o IPI é custo (somado ao total da nota fiscal) e o PIS e COFINS pode ter aproveitamento de crédito (tem que prestar atenção, analisar cada caso). Se atente também para o fato de que se a origem for fora do estado, ainda tem o DIFAL.
  • Se for ativo imobilizado: não tem destaque de ICMS, porém o aproveitamento de crédito é feito via CIAP – Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente, com as regras de cada estado. Se for de fora do estado tem DIFAL.
  • Se for para comercialização: a famosa compra para revenda, permite aproveitamento de crédito de ICMS, PIS e COFINS. *Para o IPI: apenas é permitido os créditos decorrentes da importação, desde que a empresa comercialize ou industrialize o bem e tenha saída tributada com IPI (art. 164, V do RIPI/2002).
  • Se for para industrialização: Permite aproveitamento de crédito de ICMS, IPI, PIS e COFINS.

Esses casos acima são as operações mais comuns, mas não são todas. Temos transferência, remessas, energia elétrica, comunicação, transporte, serviços, consignações...

Em todos os casos que eu citei acima, você precisa analisar a CFOP e a CST que corresponde a operação e ao tipo de crédito que cabe a cada nota fiscal.

Atenção: Não confunda permissão de crédito com “tem que ser tomado o crédito”. Não é porque vem na nota que pode se creditar, cada caso é um caso.

Dica: MAPEIE o processo da empresa!

Lembrando ainda que para qualquer caso de nota fiscal que não tenha destaque do imposto, deve ser informado nas informações complementares o motivo. Sim é isso mesmo!

Imagine o seguinte: o normal é a operação ter débito de imposto, se não tem, é exceção! E qualquer que seja ela: por regime especial, incentivo fiscal ou benefício fiscal previsto na legislação como  isenção, suspensão, diferimento, crédito parcial, presumido, redução da base de cálculo... não importa... deve ser comunicado através do campo de informações adicionais da nota fiscal, fazendo menção a base legal, e outros dados pertinentes a operação, como número do ato ou processo de regime especial, por exemplo.

Para saber:

Regime Especial – Concedido pelo governo a pedido da empresa e sujeito a análise do fisco para a sua concessão. Exemplo: Drawback, Repetro.

Incentivo Fiscal – Geralmente algum programa do governo para estimular empresas a se instalarem na região ou para um determinado setor. Exemplo: TTD 409 SC.

Benefício Fiscal – concedido pela própria legislação sem que precise de autorização para seu uso. Exemplo: redução da base de cálculo, crédito presumido, etc.

3. Olhe sempre os itens:

Além desta nota estar com alguma situação especial, seja ela por operação ou benefício, temos ainda a exceção dos itens.

Sim, temos itens com situações especiais e é aí que mora o perigo. Se o seu ERP não estiver com a parametrização em dia, você não consegue identificar facilmente estas operações.

Só para itens temos várias situações, então aqui vai outra dica: tenha uma planilha com o cadastro de itens atualizado, com base legal e comentários seus para facilitar a conferência do dia a dia.

Autopeças, perfumaria e alimentos são exemplos de itens que tem tributações variadas tanto no federal quanto no estadual, e para essa verificação é mandatório possuir a NCM do produto.

O cadastro de itens da empresa é o coração de tudo. Se um item estiver cadastrado errado, todo o resto está errado também e aí: ou a empresa pagou tributo a maior (tem jeito de recuperar) ou ela pagou tributo a menor (e aí se não fizer o recolhimento antes da fiscalização te avisar) você terá que pagar com juros e multa.

Então recapitulando de forma bem resumida, pois você já viu aí em cima quantas variáveis interferem no lançamento dos documentos fiscais... antes de lançar uma nota fiscal você precisa conhecer:

- O documento que você está escriturando,

- Saber para qual finalidade ele foi comprado (e isso faz toda a diferença na tributação)

- e por fim, conheça os itens.

Não dá para dizer que qualquer um lança nota né... Além disso, o mais importante: fique atento à legislação vigente.

E se um dia você precisar “arrumar a casa” comece pelo cadastro de produtos da empresa. Você pode ficar surpreso com o resultado!


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Imagem ilustrativa do sistema da ConexãoNF-e