Ter uma nota fiscal rejeitada é um problema comum no cotidiano das empresas. Felizmente, na maioria dos casos é fácil e rápido identificar o motivo da rejeição, o que permite corrigir o problema e logo conseguir a emissão da nota de forma correta.
Na hora de emitir uma NF-e, ela deve ser autorizada pela SEFAZ - a Secretaria de Fazenda. O processo envolve uma série de etapas de comunicação entre a SEFAZ e a Receita Federal.
Neste texto você vai entender melhor por que uma empresa pode ter uma nota fiscal rejeitada, os principais motivos para isso acontecer e, principalmente, como evitar essas ocorrências.
O que é uma nota fiscal rejeitada?
Uma nota fiscal é rejeitada quando é emitida de forma errônea, com dados inconsistentes, incoerentes ou incompletos. O sistema da SEFAZ faz a rejeição de forma imediata, e avisa o código do erro para que ele seja corrigido na hora.
Como explica o Manual de Orientação do Contribuinte, a validação da NF-e poderá resultar em:
- "Rejeição – a NF-e será descartada, não sendo armazenada no Banco de Dados, podendo ser corrigida e novamente transmitida;
- Autorização de uso – a NF-e será armazenada no Banco de Dados;
- Denegação de uso – a NF-e será armazenada no Banco de Dados com esse status nos casos de irregularidade fiscal do emitente".
Uma nota fiscal pode não ser rejeitada sozinha. Segundo o Manual, "a existência de um erro em uma NF-e implica na rejeição de todo o lote". Isso acontece porque a validação do Schema XML é realizada em toda mensagem de entrada.
O que é denegação de uso?
As notas fiscais denegadas não se confundem com as rejeitadas. A denegação é motivada pela situação de uma ou de ambas as empresas envolvidas, e não do documento. Há três razões para a denegação:
- irregularidade fiscal do emitente;
- irregularidade fiscal do destinatário;
- destinatário não habilitado a operar na UF.
Para resolver a situação de nota fiscal denegada, a empresa deve regularizar suas pendências com a Sefaz.
Leia também: Nota fiscal denegada: entenda o que é e como resolver!
Quais são os principais fatores que levam a uma nota fiscal rejeitada?
O Manual de Orientação do Contribuinte lista quase 500 razões que podem levar à rejeição de uma nota fiscal. Para cada uma delas existe um código de três dígitos, semelhante às operações que geram erro em programas de computador.
Vamos conhecer as mais comuns e como resolvê-las.
Códigos 207 e 208: CNPJ inválido
Esta mensagem indica que o CNPJ informado na nota é inválido - seja do emitente (207) ou do destinatário (208). Normalmente isto indica que algum número está faltando ou foi digitado de forma incorreta.
Como evitar: confira os CNPJs com cuidado antes de emitir a nota.
Código 213: Inconsistência com Certificado Digital
O CNPJ informado pela empresa na nota está diferente do cadastrado no certificado digital. É prudente verificar os dois números, que devem ser iguais.
Como evitar: confira o CNPJ cadastrado no certificado digital.
Código 220: Fim do prazo de cancelamento
Em geral o prazo para cancelar uma nota fiscal eletrônica é de 24 horas após a autorização. Este código é enviado quando alguém tenta cancelar a nota depois do prazo.
Como evitar: crie uma rotina gerencial para dar urgência ao processo de refazer notas fiscais canceladas.
Leia também: Quer saber como cancelar nota fiscal eletrônica? Veja o passo a passo!
Códigos 229 a 234: Problemas com a IE
Os códigos 230 e 233 informam que a Inscrição Estadual do emitente ou do destinatário (respectivamente) não está cadastrada.
Já o 234 mostra que a IE do destinatário não está vinculada ao CNPJ informado, pedindo uma verificação do número ou a existência de uma possível isenção (consulados e embaixadas, por exemplo, estão dispensados de registrarem IE).
Como evitar: verifique a Inscrição Estadual das empresas envolvidas.
Código 327: CFOP inválido para devolução de mercadoria
Aqui o sistema apontou que o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) informado é inválido para notas fiscais com o objetivo de devolução. O procedimento aqui é verificar qual deve ser o CFOP adequado.
Como evitar: verifique o CFOP para notas de devolução.
Código 539: Duplicidade
Esta mensagem aponta um problema de duplicidade na NF-e com diferença apenas na chave de acesso. Sanar este problema pede a checagem de todos os dados de série, números e valores, bem como datas de emissão, entrada e saída.
Caso esteja mesmo tudo correto, deve-se clicar em “sincronizar a nota” para aprová-la novamente.
Como evitar: verifique se essa nota fiscal já foi emitida.
Códigos 602 e 603: Discrepância com PIS e Cofins
Estes códigos informam que o total do PIS (602) ou Cofins (603) difere do somatório dos itens sujeitos ao ICMS.
Para corrigir este problema, é preciso deixar em branco os campos de alíquota e valor quando houver isenção tributária, ou, se não for o caso, simplesmente recalcular as somas.
Como evitar: verifique os cálculos de PIS e Cofins.
Como evitar ter uma nota fiscal rejeitada?
Organização é a palavra-chave para impedir esse problema. A inconsistência de dados no cadastro de clientes e fornecedores, bem como a existência de cadastros desatualizados ou incompletos, é a maior geradora da rejeição de notas fiscais.
Uma boa forma de evitar erros e inconsistências em dados como o CNPJ é automatizar a emissão de notas fiscais e integrá-las a um sistema de gestão. Isso reduz erros de digitação e torna o processo mais eficiente.
Também é importante reavaliar os dados cadastrais da empresa em registros como a Inscrição Estadual e verificar numeração e série das notas emitidas.
Estabelecer processos gerenciais para a emissão de Notas Fiscais também é muito importante. Quando os profissionais seguem um checklist, com as tarefas sempre na mesma ordem, as chances de erro são menores, pois se cria uma rotina de conferência.
Onde encontro a tabela com os erros na emissão da nota fiscal?
Os códigos de rejeição podem ser consultados no Manual de Orientação do Contribuinte, disponível no Portal da Nota Fiscal Eletrônica. Estão listados em uma tabela intitulada "Motivos de Não Atendimento da Solicitação", que vai da página 118 à página 130.
O Manual tem por objetivo definir as especificações e critérios técnicos necessários para a integração entre os portais das Secretarias de Fazenda de cada Estado e os sistemas de informação das empresas emissoras de NF-e.
A nota fiscal rejeitada pode ser uma dor de cabeça para as empresas, mas também uma oportunidade. Ao conhecer o código e saber interpretá-lo, a administração pode agir para corrigir problemas e garantir que as próximas notas fiscais serão emitidas sem problemas.
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