Conhecer o processo de como cancelar nota fiscal eletrônica é tão importante quanto saber as formas de emissão desse tipo de documento. Sabemos que elas impactam diretamente diversas questões de uma empresa, como a área tributária, financeira, gestão de estoque, entre outras.

Portanto, quando ocorrem erros em sua emissão, é imprescindível que o documento fiscal seja cancelado, para não gerar obrigações para outros departamentos da empresa ou até mesmo custos tributários.

Antes do advento da NF-e, esse procedimento era bem simples, no entanto, o projeto que instituiu esse documento fiscal eletrônico inseriu algumas regras para o seu cancelamento. É exatamente sobre isso que vamos tratar no artigo de hoje. Acompanhe!

O que é Nota Fiscal eletrônica (NF-e)?

A NF-e é um documento fiscal eletrônico que visa documentar a circulação de mercadoria entre as partes de uma relação de compra e venda. Sendo assim, é um elemento obrigatório tanto para uma empresa que vende um produto, quanto para quem compra, devendo ser devidamente escriturada pelos dois polos da transação.

Porém, como a sua emissão se trata de uma operação manual, é perfeitamente possível que se cometam erros, seja por displicência ou imperícia de um colaborador ou falhas no sistema emissor de documentos fiscais.

Diante desses fatores, foi preciso criar mecanismos para que uma NF-e com erros não gere os devidos efeitos sobre uma empresa. Nesse contexto, temos alguns conceitos que diferem do efetivo cancelamento e que você precisa conhecer. São eles:

  • inutilização: para quando há uma quebra da ordem dos documentos fiscais;
  • devolução: muito comum quando um cliente não quer mais um produto por motivos diversos;
  • carta de correção eletrônica: utilizada quando o documento fiscal original precisa ser modificado. No entanto, não podem existir correções que alterem a base de cálculo do tributo, como: quantidade, unidade, valor, alíquota etc.
  • estorno: pode ser emitida quando o prazo legal para o cancelamento já se esgotou. No entanto, a mercadoria não pode ter sido movimentada.
  • complemento: como o próprio nome sugere, serve para complementar alguma informação que não foi inserida na NF-e original.

Quais são os principais motivos de cancelamento de NF-e?

Como foi mencionado, apesar de a NF-e ser uma forma mais prática e simples de emissão de documentos fiscais, os erros e falhas podem ocorrer, portanto, é importante conhecer os principais motivos que levam ao cancelamento de notas fiscais e, assim, criar formas de evitá-los.

Um dos erros mais comuns é o de digitação. Pode ser que o colaborador insira um número a mais ou produtos desnecessários, realize o cadastro dos itens de forma equivocada, atribuindo ou removendo benefícios fiscais indevidamente ou acrescentando alguma informação sobre a unidade de medida, códigos como CST e CFOP incorretamente.

Qual é o prazo para cancelamento de uma NF-e?

Além de saber como evitar os erros na emissão de notas fiscais, é importante saber identificá-los de imediato, pois existe um prazo para que uma NF-e possa ser cancelada. É possível realizar esse procedimento em no máximo 24 horas após a sua emissão.

No entanto, com relação a esse prazo, alguns estados estabelecem um tempo diferenciado, uma vez que cabe a cada ente federativo legislar sobre questões de documentos fiscais — respeitando os princípios e preceitos constitucionais — por exemplo, no estado do Mato Grosso do Sul, o prazo para cancelamento é de apenas 2 horas.

No Rio Grande do Sul, esse prazo é bem maior que em outras localidades — sete dias após a sua emissão. É importante conhecer o limite do seu estado, que pode variar de acordo com alguns fatores ambientais, climáticos e territoriais.

Caso seja constatado um erro fora desse prazo, não será mais possível realizar o cancelamento da forma como explicaremos neste artigo. Portanto, é crucial que você crie mecanismos de averiguação e conferência desse tipo de documento fiscal dentro do prazo estabelecido na legislação.

Em alguns casos, é possível utilizar algumas das possibilidades que mencionamos anteriormente, por exemplo: se o erro for no cadastro, você pode emitir uma carta de correção eletrônica, ou se a mercadoria ainda não saiu do estabelecimento, poderá ser emitido um estorno.

Mesmo que você tenha perdido o prazo e não seja possível utilizar alguns dos mecanismos mencionados neste artigo, existe outra possibilidade para cancelar uma NF-e, no entanto, nesse caso, haverá um custo financeiro.

Portanto, prepare-se para uma série de burocracias. Você terá que realizar uma denúncia espontânea ao órgão competente (Receita Estadual), que gerará uma multa de 1,5% do valor total do documento fiscal, no entanto, ainda nesse caso, o prazo é de 31 dias após a emissão da NF-e.

Assim que o processo for aprovado, o órgão liberará um período adicional para que o documento fiscal seja cancelado, procedimento que deverá ser executado no próprio software de gestão e emissão que você utiliza.

Também é importante mencionar que as notas fiscais canceladas não devem ser excluídas do livro fiscal. Elas continuam compondo esse documento, dando sequência à numeração anterior, mas sem gerar efeitos tributários, financeiros ou movimentações no estoque de mercadorias.

Como cancelar nota fiscal eletrônica?

Entendidos os conceitos, prazos e principais limitações legais e operacionais do processo de cancelamento de uma NF-e, vamos mostrar como realizar esse procedimento, que é bem simples e intuitivo.

No seu próprio software de emissão de NF-e, você encontrará uma opção para realizar o cancelamento — geralmente, no mesmo conjunto de ações em que você emite o documento fiscal. Caso tenha dificuldades para encontrar, consulte o suporte do seu sistema.

Pesquise o documento fiscal e selecione aquele que precisa ser cancelado, tomando muito cuidado para não escolher uma outra NF-e equivocadamente. O sistema fará o credenciamento e assinatura por meio de um certificado digital e enviará o arquivo XML para análise automática da Receita Federal.

Se tudo estiver de acordo com a legislação e dentro do prazo previsto, o seu documento fiscal será cancelado, e o DANFE será marcado com uma inscrição indicando tal situação. Dessa forma, todos os desdobramentos, como base de cálculo para incidência tributária, movimentação de estoque, entre outros, poderão ser desconsiderados.

Com todas essas informações, você tem um guia completo sobre como cancelar nota fiscal eletrônica. Gostou do artigo? Que tal receber mais informações valiosas como as que acabou de ler? Então, assine nossa newsletter para não perder nenhum de nossos conteúdos!


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Imagem ilustrativa do sistema da ConexãoNF-e