Guia da Nota Fiscal eletrônica: tudo sobre NFe

A Nota Fiscal eletrônica (NFe) é um dos documentos mais importantes para qualquer empresa, principalmente por ser obrigatória no Brasil na operação de compra e venda de mercadorias ou serviços.

Apesar de já ser usada há alguns anos, muitas pessoas ainda tem dúvidas sobre a nota fiscal, por isso, preparamos este guia da NFe completo onde você conhecerá tudo sobre este documento. Acompanhe!

O que é nota fiscal eletrônica?

A Nota Fiscal eletrônica é o documento que comprova uma transação comercial, ou seja, a compra e venda de produtos e serviços. Ela descreve a transação realizada, indica as partes na operação, apresenta os tributos recolhidos e confere legitimidade para a relação comercial.

Todas as informações importantes sobre a transação comercial ficam contidas no XML da NFe, confira a seguir algumas das principais informações:

• informações sobre a NFe: modelo, série, número, data de saída e entrada, chave de acesso;
• dados do emissor e do destinatário: nome e razão social, CNPJ - Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica, inscrição estadual;
• sobre os produtos e serviços: descrição, quantidade, unidade comercial, valor e outros;
• tributos: ICMS, PIS, COFINS e sua base de cálculo;
• sobre transporte: modalidade de frete, dados do transportador, veículo e volume transportado;
• informações de cobrança: endereço e forma de pagamento;
• informações adicionais.

Qual a diferença entre a nota fiscal e a nota fiscal eletrônica?

A nota fiscal eletrônica é o arquivo que tem validade fiscal no Brasil para documentar transações, sejam elas físicas ou online. “Nota fiscal” é apenas um sinônimo, ou seja, nota fiscal e nota fiscal eletrônica são o mesmo documento.

Há também pessoas que chamam de “nota fiscal” o documento impresso, que na verdade, é o DANFE (documento auxiliar da nota fiscal eletrônica).

Na prática, não importa se você usa “nota fiscal” como sinônimo de “nota fiscal eletrônica” ou para se referir ao DANFE, o importante é saber que o documento oficial é em formato digital (XML), e que o arquivo impresso (DANFE) é uma representação visual desse documento.

Nota de entrada x nota de saída

A nota fiscal de entrada é o documento que comprova a entrada de uma mercadoria na empresa, seja por meio de compra, devolução ou retorno. Já a nota fiscal de saída registra a saída de mercadorias, ou seja, operações como venda, simples faturamento ou remessa.

De modo prático, podemos dizer que:

• Documento de entrada é recebido; e
• Documento de saída é emitido.

Além disso, quando se fala em “emissão de nota fiscal de entrada”, geralmente está se referindo ao lançamento do documento no ERP, ou em operações de devolução ou retorno.

Como funciona a nota fiscal eletrônica: XML e DANFE

O formato oficial da nota fiscal eletrônica é o XML, um tipo de arquivo totalmente digital que contém todas as informações do documento em tags de códigos, inclusive a assinatura digital. O XML da NFe é o arquivo que deve ser armazenado por no mínimo 5 anos pelas empresas.

A partir das informações do XML é possível gerar um documento mais simples, o DANFE (documento auxiliar da nota fiscal eletrônica), que é em PDF. Esse documento traz de forma legível as informações e traz o número da chave de acesso para a consulta do XML completo.

O que é chave de acesso da nota fiscal?

A chave de acesso da NFe é uma sequência numérica de 44 dígitos, e serve para identificar a nota fiscal eletrônica, ou seja, cada chave de acesso é única. Essa sequência está presente no XML e no DANFE, e é utilizada na consulta manual do documento.

O que são notas fiscais frias?

A nota fria é uma nota fiscal falsa que tem o objetivo de declarar venda de mercadorias ou prestação de serviços que nunca existiram. Neste crime, o emissor usa a nota fria para lavar dinheiro, sonegar impostos e até mesmo proteger esquemas de roubo.

Outra modalidade similar a nota fria é a "nota calçada", em que existe uma diferença entre o DANFE que acompanha a mercadoria e a versão que fica com o vendedor.

Um dos grandes problemas da nota fiscal fria é que qualquer organização pode ser vítima, e por consequência, sofrer com penalidades fiscais. Por isso, é muito importante ter controle total sobre as notas fiscais emitidas contra o CNPJ da empresa.

Como prevenir sua empresa das notas frias

Ainda hoje, muitas empresas usam o site da SEFAZ para consultar a validade dos documentos fiscais recebidos, seja por meio do e-mail ou DANFE. Porém, nesse caso só será possível consultar as notas fiscais das quais a empresa tem conhecimento.

E como saber se alguém emitiu uma nota fiscal contra o CNPJ da empresa de forma indevida?

Para isso, é necessário possuir uma plataforma de recebimento automático dos XMLs. Essa tecnologia “entra na SEFAZ” a partir do certificado digital da empresa, captura as NFes que foram emitidas contra o CNPJ ou CPF, e disponibiliza para consulta de forma listada por ordem de emissão.

A plataforma da ConexãoNF-e é uma solução nesse sentido, e ainda, caso seja recebido um documento indevido, é possível recusar a nota fiscal em poucos segundos, através da manifestação do destinatário.

Manifesto do destinatário: o que é?

A nota fiscal eletrônica possui eventos que informam sobre a situação dela na SEFAZ. Esses eventos são a manifestação do destinatário, e como o próprio nome diz, são ações que o destinatário pode tomar sobre a NFe.

O primeiro evento é a ciência da emissão, que possibilita o download do documento e também permite que a empresa se manifeste de forma conclusiva sobre a operação, informando se:

• confirma a operação (manifesto de confirmação da operação);
• não recebeu a mercadoria (manifesto de operação não realizada); ou
• nunca fez aquela encomenda (manifesto de desconhecimento da operação).

Além disso, cada manifesto só poderá ser feito uma vez, ou seja, se você confirmou a operação, mas depois fez um manifesto de operação não realizada “por cima”, não conseguirá confirmar a operação novamente.

Quais são os status da NFe possíveis na SEFAZ?

Após ser emitida, a nota fiscal eletrônica é validada pela SEFAZ e pode receber diferentes status. Enquanto está sendo processada, ela tem a marcação “em processamento”, e pode demorar alguns minutos para adquirir um status conclusivo, que poderá ser:

Autorizada: a SEFAZ autorizou a NFe para uso, ou seja, o documento foi aprovado e é oficialmente válido.

Rejeitada: a NFe foi rejeitada por algum erro de emissão, como dados inconsistentes, incoerentes ou incompletos. A SEFAZ informa o código de rejeição para que o documento seja corrigido.

Denegada: quando há algum problema ou irregularidade com a empresa emissora ou com a destinatária, a nota fiscal é denegada pela SEFAZ. Diferente da nota rejeitada, não é possível corrigir o documento ou reutilizar seu número, pois a denegação fica registrada.

Cancelada: o emissor poderá cancelar a nota fiscal na SEFAZ quando há informações incorretas ou desistência da transação. Porém, há casos em que o cancelamento não é o ideal, ou não é permitido.

Inutilizada: a NFe deve ser inutilizada pelo emitente quando ela chegou a ser emitida, mas não será usada. Geralmente, isso acontece por conta de uma quebra na sequência numérica na emissão das notas.

O status da NFe na SEFAZ pode ser conferido na consulta manual do documento, ou também utilizando uma plataforma integrada à SEFAZ, como a da ConexãoNF-e.

Tipos de documentos fiscais

Atualmente existem cinco principais tipos de documentos fiscais, que tratam sobre venda de mercadorias, prestação de serviços e operações de transporte. Confira a seguir!

• NFe: nota fiscal eletrônica, registra a transação de compra e venda de mercadorias. Seu formato oficial é o XML e possui um documento auxiliar, o DANFE.
• NFSe: nota fiscal de serviço eletrônica, registra a prestação de serviços. Ela possui um padrão nacional, mas que não é obrigatório, pois a adoção do layout deste documento é uma escolha de cada prefeitura.
• NFCe: nota fiscal do consumidor eletrônica, é o documento utilizado na venda de mercadorias para consumidores finais. O consumidor pode consultar a NFCe a partir do QR Code presente no recibo impresso da compra.
• CTe: conhecimento de transporte eletrônico, o documento fiscal que registra a prestação de serviços de transporte de cargas. Outra variação do CTe é o CTe OS, utilizado para registrar a prestação de outros tipos de serviços de transporte, como de pessoas, animais e valores.
• MDFe: manifesto eletrônico de documentos fiscais, também é utilizado para registrar a movimentação de cargas, e reúne todos os dados de CTes em um único documento.

Além dos documentos principais, ainda existem outros tipos de nota fiscal como a nota fiscal de exportação, nota fiscal de remessa, NFAe e NF3e.

Operação triangular: o que é e como funciona?

Em um processo comum, a emissão da nota fiscal é feita com base na operação de vendas que envolve produtor ➜ revendedor ➜ cliente final, nessa ordem. Porém, existe um processo que é um pouco diferente, e chamamos de operação triangular.

Na venda triangular o cliente final adquire a mercadoria com o revendedor, mas quando o revendedor compra a mercadoria do produtor, ele pede para que a entrega seja feita diretamente ao cliente final, ou seja, sem passar pelo estoque do revendedor.

Com a operação de venda é diferente, a emissão da nota fiscal eletrônica também tem um processo diferente. Na prática, o produtor precisa emitir duas notas fiscais, uma para o revendedor e outra para o cliente final. Além disso, o revendedor também precisa emitir uma NFe para o cliente final.

Saiba mais sobre a nota fiscal triangular.

Como emitir nota fiscal

O primeiro passo para emitir notas fiscais na sua empresa é possuir um certificado digital A1 ou A3. Com a assinatura digital, a NFe passa a ter validade jurídica perante a SEFAZ.

Depois disso, é necessário fazer um cadastro fiscal da sua empresa. Para emissão de NFe, este cadastro deve ser feito na SEFAZ do seu estado, e para NFSe, no seu município. É importante contar com o auxílio de um contador, para garantir regularidade e segurança fiscal nesse processo.

Por fim, você pode optar entre utilizar um emissor gratuito como o do SEBRAE, que é preciso configurar, ou utilizar um software pago, que é mais fácil de utilizar e geralmente se integra a outras ferramentas e ERPs.

Preparamos um artigo especial sobre como escolher o melhor emissor de NFe para sua empresa, confira no link!

Como cancelar NFe

O emissor pode cancelar a nota fiscal em casos de erros de digitação, informações incorretas ou quando a operação de venda foi de fato cancelada.

O primeiro passo para realizar o processo é saber o prazo de cancelamento da NFe no seu estado, que varia entre 2 horas (Mato Grosso) até 1.440 horas (Piauí). Caso esteja dentro do prazo de cancelamento, o processo poderá ser feito a partir do software emissor:

1. Dentro do software emissor, você encontrará uma opção para fazer o cancelamento, geralmente ao selecionar a nota fiscal que foi emitida;
2. O sistema fará o credenciamento e assinatura do cancelamento através do certificado digital, e irá enviar a informação para a SEFAZ;
3. Se tudo estiver correto e dentro dos prazos, a nota fiscal será cancelada e o DANFE será marcado com uma inscrição indicando essa situação. Dessa forma, todos os desdobramentos, como base de cálculo para incidência tributária, movimentação de estoque, entre outros, poderão ser desconsiderados.

Como consultar nota fiscal eletrônica

Fazer a consulta das notas fiscais emitidas contra a empresa é indispensável, afinal, o destinatário também é obrigado a manter o arquivo XML sob custódia por no mínimo 5 anos, conforme a lei.

Para consultar XML de nota fiscal é possível utilizar dois caminhos: usar o Portal da NFe (processo manual e demorado) ou usar um software de consulta automática e em lote. A seguir vamos mostrar os dois modelos e quando eles são a melhor ou a pior opção.

Portal da NFe

A consulta manual no Portal da NFe consiste na digitação da chave de acesso, ou seja, só é possível ver os documentos fiscais que a empresa já sabe que foram emitidos, e não é possível realizar o processo em lote. Veja passo a passo:

1. acesse o Portal Nacional da NFe;
2. escolha o serviço "Consultar NFe";
3. digite a chave de acesso;
4. resolva o captcha;
5. insira o certificado digital;
6. consulte e baixe o arquivo XML;
7. repita todo o processo para cada nota fiscal que deseja consultar.

Pontos fortes:

• Consulta gratuita;
• Mais seguro do que apenas receber por email sem conferência;
• Validade garantida pelo Certificado Digital;
• É possível consultar NFe de pessoa física (CPF).

Pontos fracos:

• Precisa digitar a chave de acesso;
• É necessário resolver um captcha para cada nota consultada;
• Não é possível consultar ou baixar XMLs em lote;
• Depende muito da disponibilidade do site da SEFAZ.

ConexãoNF-e

Um software de captura de XML como o da ConexãoNF-e faz a consulta a partir do certificado digital da empresa, ou seja, todas as notas fiscais emitidas contra o CNPJ ou CPF da empresa são capturadas de forma automática. Veja o passo a passo:

1. inicie um teste grátis na plataforma da ConexãoNF-e;
2. insira seu certificado digital na plataforma;
3. as notas fiscais capturadas aparecem em lista, por ordem de chegada, e podem ser consultadas, baixadas e manifestadas.

Vale destacar que dentro da plataforma é possível usar filtros e marcadores para refinar a busca, baixar XML em lote, gerar relatórios e muito mais.

Pontos fortes:

• Mais rápido e seguro, pois recebe as informações direto da SEFAZ;
• Validade garantida pelo Certificado Digital;
• Recebe NFe, NFSe e CTe sem precisar da consulta manual e nem digitar chave de acesso;
• Baixa XML, DANFE e DACTE em segundos, inclusive em lote;
• Importa o XML direto no ERP da empresa;
• Possui várias outras funcionalidades que auxiliam na gestão de documentos fiscais.

Pontos fracos:

• A consulta via CPF é apenas para Produtor Rural (consulta com CNPJ é livre).

Portanto, é possível chegar a uma conclusão se formos comparar as duas formas de consulta de NFe:

Para empresas e produtores rurais, é mais vantajoso contratar um software de recebimento completo, como o da ConexãoNF-e, transformando horas de trabalho em segundos ao contar com diversas funcionalidades em gestão fiscal.

Em contrapartida, as demais pessoas físicas precisam consultar direto no site da SEFAZ, afinal, softwares pagos e seguros só funcionam a partir de um certificado digital, e não vale a pena comprar apenas para a consulta de uma nota fiscal isolada.

É possível baixar notas fiscais eletrônicas em lote?

É possível baixar notas fiscais eletrônicas em lote a partir de uma plataforma, como a da ConexãoNF-e. Nela, basta selecionar os documentos que precisa fazer o download, ou gerar um arquivo com todas as NFes por período, em “fechamento de mês”.

Recebi a nota fiscal, como fazer a escrituração?

O recebimento é muito importante para a empresa, por isso, convidamos a Consultora Fiscal Saska Lins para falar mais sobre este assunto, acesse o artigo original sobre escrituração da NFe!

O primeiro passo para escriturar uma nota fiscal do seu negócio é a conferência: é imprescindível identificar se há inconsistências entre NFe, ordem de compra e produto recebido.

Caso haja qualquer erro, é preciso tomar alguma medida de proteção à sua empresa, como por exemplo, fazer o manifesto do destinatário.

Se estiver tudo certo, é preciso ir ao próximo passo, que é identificar para quê serve a nota:

• Uso e consumo: não tem aproveitamento de crédito de ICMS, o IPI é custo (somado ao total da nota fiscal) e o PIS e COFINS pode ter aproveitamento de crédito (tem que prestar atenção, analisar cada caso). Se atente também para o fato de que se a origem for fora do estado, ainda tem o DIFAL.
  
  
• Ativo imobilizado: não tem destaque de ICMS, porém o aproveitamento de crédito é feito via CIAP – Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente, com as regras de cada estado. Se for de fora do estado tem DIFAL.
  
  
• Comercialização: a famosa compra para revenda, permite aproveitamento de crédito de ICMS, PIS e COFINS. *Para o IPI: apenas é permitido os créditos decorrentes da importação, desde que a empresa comercialize ou industrialize o bem e tenha saída tributada com IPI (art. 164, V do RIPI/2002).
  
  
• Industrialização: Permite aproveitamento de crédito de ICMS, IPI, PIS e COFINS.

Ainda, se a operação não tem débito de imposto, é uma exceção e deve ser tratada como tal, e por isso deve ser informado no campo de informações adicionais da NFe, fazendo menção à base legal e outros dados pertinentes à operação.

Por fim, fique atento aos itens que está escriturando, se eles estão ou não parametrizados no ERP da sua empresa, e a conferência da NCM para evitar pagar impostos a mais, ou a menos.

Prazo para guardar notas fiscais

De acordo com a legislação vigente, o prazo para guardar notas fiscais é de no mínimo 5 anos, e a obrigação do armazenamento é tanto do emissor quanto do destinatário do documento.

No caso do emitente, é necessário armazenar apenas o XML dos documentos fiscais emitidos. Para o destinatário, a regra é um pouco diferente:

• Destinatário é uma empresa credenciada para emissão de NFe: deverá manter sob custódia apenas o arquivo XML;
• Destinatário não é contribuinte credenciado para emissão de NFe: poderá manter o DANFE relativo à NFe (geralmente esse caso se aplica em vendas para pessoas físicas).

É possível recuperar uma NFe perdida?

Essa resposta depende, principalmente, do modo como a sua empresa tratou os documentos fiscais nos últimos anos:

Se a sua empresa nunca utilizou um software de captura através do certificado digital, é provável que não consiga recuperar as notas fiscais completas anteriores a 60 dias por conta do NSU.

Ainda, para recuperar documentos fiscais anteriores a 90 dias, mesmo que já tenha utilizado a captura com certificado digital antes, é preciso analisar o caso a partir das chaves de acesso dos documentos fiscais.

Por isso, a melhor solução é “cortar o problema pela raiz” e começar a utilizar um software de captura automática de XML o mais rápido possível. Em empresas com grandes volumes isso deixou de ser uma escolha e passou a se tornar necessidade.

Dicas para o controle de notas fiscais eletrônicas

Como você viu, é muito importante consultar e armazenar as notas fiscais eletrônicas. Mas nada adianta fazer esses processos sem organização, portanto, veja algumas dicas para manter o controle das suas notas fiscais eletrônicas!

• Tenha uma rotina de recebimento bem definida

Muitas vezes o fornecedor acaba não enviando todos os XMLs de forma adequada, ou chega a enviar, mas o servidor de e-mail barra a mensagem e o documento nunca chega.

Por isso, para manter o controle total das notas fiscais, o ideal é ter uma boa rotina de recebimento, que engloba desde os responsáveis por esse processo até o software de captura automática escolhido.

• Armazene seus documentos em nuvem ou no ERP

A guarda de documentos na nuvem é a forma mais eficaz de garantir que estes arquivos não sejam extraviados, afinal, servidores e aparelhos físicos são suscetíveis a danos e perda de dados.

Se mesmo ciente dos riscos a sua empresa prefere manter o armazenamento em um servidor físico, pelo menos garanta o backup destes documentos fiscais.

• Organize as notas fiscais de forma adequada

A melhor forma de organizar documentos fiscais eletrônicos é contando com um software especialista. Porém, se na sua empresa isso ainda não é uma realidade, é possível criar esquemas de pastas por data, tipo ou fornecedor. O importante é ter fácil acesso aos XMLs sempre, afinal, são 5 anos de custódia deles.

• Garanta a importação de XML sem erros no ERP

Quando feito de forma manual, o lançamento de NFe no ERP é um problema em muitas empresas. Digitar várias chaves de acesso e validar informações de forma manual é cansativo, e pode levar a erros e retrabalhos.

A importação automática dos XMLs no ERP é a melhor alternativa para lidar com o processo. Com uma plataforma como a da ConexãoNF-e todas as NFes, NFSes e CTes recebidos são enviados de forma automática ao ERP e sistema contábil.

Assim, além de evitar erros e retrabalhos, a empresa ainda garante um lançamento até 85% mais rápido.

Conclusão

Como você viu, a nota fiscal eletrônica é um documento extremamente importante para as empresas, e muitas vezes é subestimado, o que pode levar a problemas fiscais sérios, afinal, é obrigatório manter o XML de nota fiscal armazenado por no mínimo 5 anos, conforme a lei.

Relembre outros tópicos importantes deste conteúdo:

• XML é o tipo de arquivo oficial da NFe, ele é que precisa ser armazenado pela empresa;
• Qualquer empresa pode ser vítima de notas frias, por isso é muito importante ter controle sobre o que é emitido contra o CNPJ;
• Para prevenir a empresa de problemas fiscais, é possível fazer o manifesto do destinatário;
• Existem diferentes tipos de documentos fiscais para cada situação ou tipo de transação;
• É muito importante contar com um software que captura os documentos fiscais de forma automatizada, para não ter problemas futuros com falta de documentos fiscais.

Este guia foi útil para você? Assine nossa newsletter e receba mais conteúdos direto na sua caixa de entrada!