12 problemas resolvidos com ConexãoNF-e

Toda empresa, independente do porte, tem sua rotina afetada pelo controle de documentos fiscais eletrônicos. Os setores mais afetados são os de Logística, Fiscal, Financeiro, Contabilidade, Almoxarifado e Recebimento. Ou seja, grande parte das operações das empresas dependem do sucesso da emissão e entrada de uma Nota fiscal Eletrônica ou outro documento fiscal na organização.

Quando se fala de documentos emitidos contra seu CNPJ, uma gestão eficiente dos arquivos previne diversos problemas internos e o cumprimento de leis estabelecidas por Órgãos Fiscais.

A ConexãoNF-e é uma solução que trata de documentos fiscais, principalmente em relação ao recebimento e gestão dos arquivo XMLs de NFe, NFSe e CTe, portanto, vamos apresentar que tipo de problemas você pode solucionar implantando o sistema na sua empresa. Acompanhe!

1. Perda de tempo atrás do arquivo XML do fornecedor

Uma das atividades mais improdutivas para seu negócio é a busca de arquivos XML de materiais recebidos, isso se deve pois geralmente o envio é feito por email, e pode acabar se perdendo na caixa de entrada, caindo no spam (muito comum) ou nem chegar.

Além disso, o envio depende do fornecedor, e por mais que este seja responsável com prazos, é um ponto a mais somar no total de tempo perdido com uma só atividade.

Para driblar esse problema, muitas empresas ainda consultam a NFe no site da SEFAZ, mas isso também pode ser caótico e demorado, pois é necessário digitar os 44 dígitos da nota fiscal e baixar uma a uma, além de se submeter à disponibilidade do sistema.

Com a ConexãoNF-e, tudo isso é resolvido! O software faz a captura automática das notas fiscais emitidas contra a empresa direto da SEFAZ e prefeituras, e disponibiliza todos os arquivos XML em ordem de chegada, prontos para serem conferidos e lançados no ERP.

2. Fraudes

Infelizmente, é comum que notas fiscais sejam emitidas contra as empresas de forma fraudulenta. As principais ocorrências são de casos em que uma empresa não comprou uma determinada mercadoria, mas a mesma está como responsável.

A situação ainda se agrava pelo desconhecimento da intitulada “nota fria”. Muitas vezes as corporações só ficam sabendo que foram alvo desse crime quando chega uma multa na porta da empresa ou quando são questionadas pelo Fisco pela falta de registro desse documento, o pagamento do valor mencionado e seus devidos impostos.

A única maneira de evitar complicações já que não há como limitar quem pode ou não emitir uma nota contra você, é através de uma rotina de vigilância.

A melhor forma é adotando um software de gestão de Notas, que é o caso da ConexãoNF-e. Assim, você irá receber toda nota eletrônica emitida contra seu CNPJ e reagir em seguida com a Manifestação de Destinatário na opção “Desconhecimento da operação”.

Usando a ferramenta da ConexãoNF-e você reage às fraudes e livra sua empresa de multas e implicações com o Fisco em 1 clique.

3. Multas e autuações

Assim como era com a antiga nota fiscal impressa, a nota fiscal eletrônica também precisa ser armazenada pelo período mínimo de 5 anos, conforme a lei. Não armazenar o arquivo XML da NFe ou CTe pode incorrer em multas que podem passar de R$1.000,00 por documento não apresentado em uma fiscalização.

Aqui, vale ressaltar algo muito importante: DANFe não é válido para fiscalizações! O Documento Auxiliar da Nota Fiscal facilita a leitura de dados, mas o que conta para o Fisco é o arquivo XML da Nota Fiscal.

Com a ConexãoNF-e, todas as NFes, NFSes e CTes emitidos contra sua empresa estarão armazenadas em nuvem pelo período determinado por lei, e é fácil encontrar os arquivos, pois a ferramenta possui filtros e marcadores inteligentes. Além disso, é possível armazenar NFes e NFCes emitidos pela sua empresa, através de integradores.

4. Manter a organização dos Documentos Fiscais

Ter todos os Documentos Fiscais organizados, apesar de extremamente importante, pode ser muito difícil. Isso porque o volume de arquivos para armazenar tende a ser grande, e é preciso uma rotina extremamente rígida para não haver nenhum esquecimento.

A organização de Documentos Fiscais pode ser feita em pastas por data, fornecedor e tipo de arquivo, em ferramentas como o Google Drive, mas, como foi dito, é preciso de muita disciplina, e, basta um mínimo de descuido para os documentos ficarem à deriva.

Para não perder tempo com pastas e organização manual, a ConexãoNF-e faz a gestão centralizada de Documentos Fiscais de várias empresas em uma única conta. Para acessar qualquer documento, basta utilizar os filtros e marcadores e você consegue escanear facilmente o que quer, em menos de um minuto!

5. Receber Nota Fiscal de Serviço é complicado

Diferente de outros documentos fiscais eletrônicos, a Nota Fiscal de Serviço não possui um padrão nacional para sua emissão e recebimento, sendo cada prefeitura responsável pelas especificações do documento. Por conta disso, receber o arquivo é difícil sem uma ferramenta especializada.

A ConexãoNF-e já faz o recebimento automático de Documentos Fiscais de mais de 5.000 prefeituras de todo o país, garantindo a segurança necessária para sua empresa.

Além disso, o número de prefeituras abrangidas não para de crescer, então, para saber se sua prefeitura já está conectada acesse este link, com nosso post informativo.

6. Não é possível baixar XML em lote pela SEFAZ

Um dos grandes pontos de reclamação quando o assunto é baixar XML pela SEFAZ, é que o download deve ser feito um a um, digitando a chave de acesso e resolvendo o captcha.

Para consultar 50 notas o processo pode demorar mais de uma hora, e, se o volume da sua empresa for ainda maior, vai precisar de mais de um funcionário apenas para esta tarefa improdutiva.

Com a ConexãoNF-e todos os documentos são recebidos em tempo real, e é possível baixar os arquivos XML em lote para o lançamento no ERP ou para o fechamento de mês, tornando o processo fácil e rápido.

7. Digitar a chave de acesso torna o lançamento lento

Sua empresa utiliza um ERP e ainda faz o lançamento manual de notas fiscais e conhecimentos de conhecimentos de transporte? Pois saiba que digitar os 44 números da chave de acesso pode tornar seu lançamento até 70% mais lento do que seria com a ferramenta de importação da ConexãoNF-e.

O Importador de XML da ConexãoNF-e se destaca das demais soluções por ter um ótimo custo benefício, não precisar digitar a chave de acesso dos arquivos XML importados e fazer validações de segurança para que não haja nenhum erro no lançamento, garantindo 100% de segurança e 0 erros.

Com ConexãoNF-e o processo é ainda mais rápido por ser integrado ao Portal Cloud de recebimento automático de documentos fiscais da SEFAZ e prefeituras, então todos estes arquivos XML vem prontos para serem importador pelos ERPs, além da possibilidade de importar Carta de Correção Eletrônica (CCe).

Ainda, se sua empresa utiliza algum dos maiores ERPs do mercado, a ConexãoNF-e tem importadores nativos com funções avançadas que trazem um alto nível de automatização.

8. Gerar relatórios demanda tempo da equipe

Procurar todas as informações necessárias para gerar um relatório para a equipe, pode acabar tomando um tempo precioso que seria gasto em planejamento e gestão. Gerar relatórios para acompanhar metas é muito importante, e fazer isso com rapidez é indispensável.

Por isso, com a ConexãoNF-e você pode gerar diversos tipos de relatórios com todas as informações necessárias, em questão de segundos. Veja as informações que os relatórios da ferramenta podem trazer:

Básico: Chave, Número, Valor, Fornecedor, Lançado no ERP, Manifesto, Etc.
Básico com Marcadores: Chave, Número, Marcadores, Valor, Fornecedor, Lançado no ERP, Etc.
Avançado: Básico + Impostos, Volume, Transporte, Etc.
Avançado e Itens: Avançado + CFOP, NCM, Impostos a nível de itens, Etc.

É possível importar XML para Excel em lote, e assim fazer a conferência de dados dos documentos fiscais com facilidade e precisão.

9. Fazer manifesto do destinatário em NF-e é burocrático

Fazer o manifesto eletrônico nas notas fiscais é muito importante para proteger sua empresa de fraudes e autuações, pois você consegue transmitir à SEFAZ sobre a situação daquele documento, informando se:

confirma a operação;
não recebeu a mercadoria; ou
desconhece a operação.

Ainda, em algumas empresas, fazer o manifesto do destinatário é obrigatório.

O processo também pode ser feito em lote, na aba de “Ações em Lote” no Portal. Basta copiar e colar as chaves de acesso que deseja se manifestar, separadas por espaço ou vírgula, e realizar a ação. É uma função muito útil quando se tem a relação de arquivos XML que devem ser manifestados.

Para não precisar passar por processos burocráticos na hora de se manifestar sobre suas notas, conte com a ConexãoNF-e para fazer o manifesto do destinatário em apenas 2 cliques, sem dificuldades.

10. É difícil fazer o desacordo do CT-e

O evento de prestação de serviço em desacordo é exclusivo para o tomador do serviço, ou seja, quem vai pagar o frete, e deve ser realizado sempre que houver informações indevidas ou conflitantes no conhecimento de transporte eletrônico.

Assim como acontece com o manifesto do destinatário em NF-e, esse processo pode acabar sendo burocrático e difícil de ser realizado com rapidez pela empresa.

Na aba de CTes do Portal Cloud do software da ConexãoNF-e, é possível realizar o evento de desacordo do CTe em poucos segundos, garantindo a segurança fiscal da sua empresa, e assim como acontece com o manifesto eletrônico, é possível fazer essa operação em lote.

11. Lentidão em processos logísticos

A ConexãoNF-e identificou um problema especial em relação às transportadoras: o recebimento de documentos fiscais em que a transportadora é mencionada. Isso se tornava um problema ainda maior, pois atrasava a emissão do CT-e e do MDF-e, e por conseguinte, o despacho de frete teria que esperar.

Para tanto, foi criada a função NF-e Transportadas, onde é possível ter acesso à todos os documentos que a transportadora é indicada como responsável pela operação, possibilitando um despacho de frete muito mais rápido e tornando os processos mais eficientes.

12. Gerenciar documentos fiscais não precisa ser complexo

Se você leu o texto até aqui, com certeza já percebeu que gerenciar documentos fiscais pode ser muito fácil e prático, apenas contando com o software da ConexãoNF-e. Vamos aos pontos principais:

Receba automaticamente NFe, NFSe, CTe e CTe OS emitidos contra o CNPJ da sua empresa;
Faça o manifesto nos arquivos de forma ágil e segura através de ações em lote;
Organize seus fluxos de trabalho atribuindo marcadores (tags) nos documentos recebidos;
Armazene os documentos recebidos e suas NFes e NFCes emitidos pelo período mínimo de 5 anos;
Encontre todos os Documentos Fiscais que precisar com facilidade, usando filtros e marcadores inteligentes;
Gere relatórios personalizados e de apuração de impostos;
Baixe seus arquivos XML em lote para o fechamento contábil de mês;
Lance seus documentos fiscais no ERP da sua empresa com agilidade e segurança.

Em apenas 8 passos você já fez toda a gestão de seus documentos fiscais, de forma rápida e centralizada, lembrando ainda que é possível gerir documentos fiscais de diversas empresas em uma única conta!

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