Como fazer a consulta e gestão de nota fiscal com ConexãoNF-e

Se você está aqui, certamente já sabe que precisa automatizar seus processos com notas fiscais, não é? No mercado existem alguns softwares que realizam este trabalho, um dos mais completos é o da ConexãoNF-e.

Neste artigo vamos mostrar para você os diferenciais da ConexãoNF-e frente a outros softwares, passo a passo de como é o fluxo de documentos fiscais eletrônicos na plataforma ConexãoNF-e e tirar suas principais dúvidas sobre a solução. Acompanhe!

Diferenciais da ConexãoNF-e sobre as outras soluções do mercado

Ao escolher um software de gestão de documentos fiscais, é preciso estar atento a todos os detalhes para escolher o que é melhor na sua empresa. Alguns pontos importantes na avaliação são:

Facilidade e intuitividade

Um bom design é feito para solucionar problemas, e não criá-los. Um software complexo e difícil de lidar pode ser uma complicação na hora de treinar funcionários e até usar a ferramenta no dia a dia. Um exemplo prático são aqueles sistemas com "100" funções, mas que você só acaba usando 2 ou 3, por não entender o restante.

O software da ConexãoNF-e é um dos mais completos atualmente, portanto, engloba sim diversas funções. Contudo, ele foi estudado e desenvolvido para atender necessidades, ou seja, todas as soluções foram pensadas para serem intuitivas e de fato relevantes na rotina. Além disso, com planos flexíveis você tem autonomia para saber o que precisa ou não.

Custo-benefício

Quem nunca comprou algo por que na etiqueta parecia melhor, mas não leu as letras miúdas e acabou levando algo inferior ao esperado? Isso também acontece no mundo dos softwares!

Na ConexãoNF-e você pode testar tudo gratuitamente, para saber o que faz sentido para sua empresa, e na hora de fechar o contrato, nossos especialistas vão entrar em contato para saber qual plano é o ideal, sem enrolação e com transparência.

Leve em consideração também o crescimento da sua empresa, afinal, é um objetivo em comum de todos os negócios. Quanto maior a empresa, maior o volume de documentos fiscais. E quanto custa comprar um pacote adicional de XMLs? Um CNPJ a mais para ser consultado? Colocando tudo na ponta do lápis, você irá entender porque 8.000 organizações escolheram a ConexãoNF-e.

Versatilidade e inovação

Já existem na ConexãoNF-e várias funções para facilitar a rotina fiscal (que você verá mais à frente), e o recurso de Importação de XML no ERP, o que torna a solução muito completa e eficaz, por ser 2 em 1.

Para grandes ERPs do mercado, a automatização tem um nível ainda maior, pois a integração nativa permite que parte do software (o Importador de XML) funcione dentro do ERP, com funções muito além de uma simples API.

Por fim, o time de desenvolvimento de produto da ConexãoNF-e não para: através de feedbacks de clientes são desenvolvidas com frequência novas soluções que automatizam a rotina fiscal e contábil.

Fluxo completo de documentos fiscais na ConexãoNF-e

A ConexãoNF-e faz a gestão automatizada de NF-e, NFS-e, NFC-e, CT-e e CT-e OS, portanto, como exemplo vamos mostrar o fluxo de uma nota fiscal dentro do sistema, porém, você pode fazer um teste gratuito do sistema para entender como funciona aos outros documentos recebidos (o processo é quase o mesmo).

Quanto à NF-e e NFC-e emitidas pela sua empresa, o procedimento é um pouco diferente, pois a ConexãoNF-e não faz a emissão, então converse com um especialista para entender melhor este caso.

Sem mais demora, acompanhe o passo a passo:

1. Recebimento da nota fiscal

Se você um dia já se preocupou em pegar a chave de acesso e procurar na SEFAZ, saiba que isso não é mais necessário com ConexãoNF-e.

Todas as notas fiscais emitidas contra o seu CNPJ ou CPF são capturadas direto da SEFAZ, ou seja, validadas. Isso é muito importante para a prevenção de erros ou fraudes, pois você saberá sempre que alguém emitir uma nota contra a sua empresa.

2. Armazenamento em nuvem

Todos os documentos recebidos e emitidos ficam armazenados em nuvem, por no mínimo 5 anos, conforme a lei. Dentro deste período, você pode consultar e baixar XML e PDF sempre que quiser. Além disso, é possível acompanhar o status das notas na SEFAZ em tempo real.

3. Manifesto do destinatário em NF-e (ou Desacordo de CT-e)

Ao receber um documento, automaticamente o sistema faz o manifesto de ciência da emissão, para que você possa ver os detalhes da nota. A partir disso, você consegue realizar qualquer outro manifesto do destinatário (inclusive em lote), informando se:

1. a transação foi feita;
2. não recebeu a mercadoria; ou
3. nunca fez aquela compra.

Para saber mais sobre o Manifesto do Destinatário clique aqui. Fazemos também a Prestação de Serviço em Desacordo no CT-e.

4. Fechamento de mês

Com todas as notas centralizadas, fechar o mês fica fácil. Você pode baixar XML em lote sempre que precisar, e também gerar relatórios personalizados que ajudam na apuração de impostos.

5. Outras funções que podem ser necessárias

Nem sempre o seu mês fiscal sai perfeito, e às vezes é preciso fazer alguns ajustes por conta dessas exceções. Por isso, na ConexãoNF-e você conta com funções extras como:

• Filtros inteligentes para encontrar as notas;
• Marcadores personalizados;
• Ações em lote (baixar XML, DANFE ou DACTE, e realizar manifesto do destinatário ou desacordo do CT-e);
• Monitoramento de e-mails;
• Diferentes níveis de relatórios.

Processo ilustrado: Portal de Gestão de XML

Por enquanto, você viu como funciona a gestão de notas no Portal Cloud da ConexãoNF-e. Antes de prosseguir até o lançamento no ERP, confira o fluxo simples do documento até você:

6. Importação de XML no ERP

Para entender o processo de Importação da nota fiscal no ERP, vamos usar como exemplo o ERP Protheus, utilizado por grande parte de nossos clientes. Porém, se você utiliza outro ERP, é imprescindível entrar em contato com nossa equipe e solicitar uma demonstração.

Primeiro, é preciso configurar uma pasta dentro do servidor da sua empresa, que será um integrador entre software e ERP. O Portal Cloud irá enviar seus XMLs de forma automatizada para essa pasta.

7. Recebimento dos documentos no ERP

Dentro do ERP, a solução da ConexãoNF-e implantada em conjunto com nossos especialistas fará a captura dos XMLs de forma automatizada, de dentro da pasta integradora.

8. Organização

A tela de recebimento do ERP é intuitiva e conta com a separação entre os tipos de documentos fiscais. Nela, você terá acesso à todas as notas que ainda não foram lançadas, e uma legenda informando o status da nota.

Qualquer imprevisto pode ser resolvido em tela, ou seja, não precisará ficar voltando às abas do ERP e perder tempo com processos.

9. Informações da nota e validações de segurança

Uma vez selecionada para lançar, você terá a maioria das informações do XML já preenchidas, sendo necessário apenas vincular com os dados de fornecedor do seu ERP (lembre-se: para cadastrar um novo fornecedor ou produto, não é preciso parar o processo).

Uma vez pronta para lançar, é necessário fazer apenas algumas validações de segurança se forem encontradas divergências entre XML e ERP, e pronto: o documento foi lançado.

10. Outras funções do Importador de XML

Assim como no Portal Cloud, o Importador de XML possui algumas funções extras, como:

• Lançamento como pré-nota ou classificado;
• Importação de Carta de Correção eletrônica;
• Associação facilitada entre NFe e CTe;
• Alerta quando um documento é lançado ou cancelado;
• Vinculação entre XML e pedido de compras.

Processo ilustrado: Gestão completa da Nota Fiscal

Conclusão

O processo quando visto em forma de artigo, pode até parecer um pouco longo, mas tenha em mente que explicamos até as ações automatizadas, portanto, em poucos minutos você faz toda a gestão de vários documentos.

Agora que você já conhece o fluxo completo de documentos fiscais no ConexãoNF-e na teoria, aproveite um teste gratuito e sem compromisso para ver na prática como irá funcionar na sua empresa!