A Carta de Correção eletrônica — ou apenas CCe — é um mecanismo criado pelo Ajuste SINIEF 01, de 30 de março 2007, para que as empresas emissoras de notas fiscais eletrônicas possam corrigir dados lançados incorretamente na NF-e de forma ágil e descomplicada.

As mudanças trazidas pela tecnologia impactam não só as notas fiscais, mas alcançaram também outros documentos eletrônicos acessórios — como é o caso das cartas de correção. Assim, desde 2012 a carta de correção em papel não pode mais ser utilizada, sendo obrigatória a emissão da sua versão eletrônica.

As informações trazidas neste documento são muito importantes, já que garantem a segurança e a veracidade das informações constantes na NF-e. Dessa forma, é importante que todos os responsáveis pela emissão e pela gestão das notas fiscais eletrônicas da empresa saibam como funciona a CCe e quais são as regras para a emissão do documento.

Pensando nisso, elaboramos este artigo com as dúvidas mais comuns a respeito do tema e suas respectivas respostas. Acompanhe a leitura e fique por dentro das regras!

É possível alterar uma nota fiscal eletrônica emitida?

Sim! Se você identificar algum erro na nota fiscal eletrônica apenas após a sua emissão, é possível realizar a alteração dos dados por meio da emissão da carta de correção eletrônica. No entanto, atenção! Essa alteração não vale para todas as informações.

Em alguns casos será necessário cancelar o documento e promover a emissão de uma nova NF-e. Confira, a seguir, quais são as regras para emissão da CCe e quais informações ela pode corrigir.

O que pode ser corrigido pela Carta de Correção na NF-e?

A Carta de Correção eletrônica só pode ser utilizada em algumas situações, conforme determina a legislação. Veja a seguir quais informações podem ser corrigidas:

  • código fiscal de operações e prestações (CFOP), desde que não altere a natureza dos impostos já calculados;
  • natureza da operação;
  • descrição do produto;
  • pesos (bruto e líquido);
  • volume, espécie e acondicionamento;
  • nome do transportador e seus dados cadastrais;
  • razão social do destinatário;
  • endereço do destinatário — atenção: não é permitido alterar o endereço por completo, apenas ajustá-lo;
  • dados adicionais — como, por exemplo, pedido do cliente, transportadora para redespacho ou nome do vendedor.

Em resumo, pode-se dizer que é permitida a utilização de CCe para regularização de erros em campos específicos da NF-e, desde que este não esteja relacionado aos dados que determinam o valor do imposto.

É muito importante estar atento a esses requisitos, uma vez que a emissão da CCe para correção de dados proibidos pode gerar problemas junto ao Fisco. Em razão disso, é importante conhecer tanto as regras para sua emissão quanto as regras para o cancelamento de nota fiscal eletrônica.

O que a Carta de Correção NÃO pode corrigir na NF-e?

Para elucidar qualquer dúvida quanto às proibições na emissão da CCe, vale conferir que dados da NF-e ela não pode corrigir:

  • data de emissão;
  • data de saída;
  • valores fiscais;
  • destaque de impostos;
  • mudança completa da razão social do destinatário;
  • mudança completa do endereço do destinatário;
  • qualquer outra alteração de dados que modifique o total da nota ou o valor do imposto;
  • quaisquer outros dados que alterem o cálculo ou a operação do imposto.

Ou seja, toda informação que possa impactar no cálculo do imposto não pode ser alterada. Nos casos em que houver erro em dados desse tipo, será necessário providenciar o cancelamento da NF-e e a consequente emissão de um novo documento.

Quantas cartas de correção podem ser emitidas para uma NF-e?

É possível emitir até 20 cartas de correção para uma nota fiscal, no entanto, apenas a última (mais recente) é válida. Portanto, ao consultar uma NF-e, isso deve ser observado — quando você for o emissor da CCe, atenha-se a replicar as alterações caso emita mais de um documento para a mesma NF-e.

Como agir quando o erro só é notado na NF-e após a saída da mercadoria?

Muitos gestores acreditam que essa situação exige o retorno da mercadoria para o estabelecimento emissor da NF-e. Entretanto, isso não é necessário na prática. Se a sua mercadoria já saiu do estabelecimento e só então você identificou a ocorrência de um erro na NF-e, basta seguir o passo a passo da emissão da CCe o quanto antes.

Como a nota fiscal é eletrônica, uma possível fiscalização consultará a chave de acesso do documento e lá já estará disponível a informação a respeito da emissão da Carta de Correção eletrônica.

Como funciona o processo de emissão da carta de correção eletrônica?

A emissão da CCe é um processo muito simples. O passo a passo pode variar de acordo com o sistema utilizado pela empresa para emissão do documento fiscal. De forma geral, ela obedece o seguinte procedimento:

  1. no sistema emissor, o emitente deve acessar a listagem com as notas fiscais emitidas;
  2. na lista, identifique e selecione o documento que precisa ser corrigido;
  3. em seguida, selecione a opção "corrigir nota fiscal";
  4. o sistema abrirá uma tela, que permitirá a inserção dos dados que devem ser corrigidos em um quadro único;
  5. após o preenchimento e a conferência das alterações, o emitente deverá selecionar a opção "enviar";
  6. a nota fiscal será enviada para processamento e, quando esse procedimento for realizado, o status do documento será alterado;
  7. por fim, caso queira imprimir a DANFE e a respectiva CCe, as mesmas estarão disponíveis para impressão no sistema de pesquisa de notas fiscais eletrônicas emitidas.

A maior parte dos sistemas que realizam a emissão de notas fiscais eletrônicas têm a opção de emissão de Carta de Correção. Se você possui um sistema de emissão e não está localizando a opção para emissão da correção, converse com o seu fornecedor e solicite informações.

Além disso, a Carta de Correção eletrônica é um documento eletrônico (XML) e não precisa ser impressa a menos que o gestor faça questão disso.

A CCe deve ser escriturada para geração do SPED (EFD ICMS/IPI)?

Considerando que a CCe nunca altera a NF-e a ponto de refletir na apuração do imposto, não há que se falar em sua escrituração ou da Carta de Correção eletrônica na EFD ICMS/IPI.

Qual é o prazo para emitir uma CCe?

É indicado pela Nota Técnica 2011.004, item 6.2, que o prazo máximo para emissão da Carta de Correção eletrônica é de 30 dias (720 horas) após a autorização e uso da NF-e. A recomendação é que este limite não seja ultrapassado.

Porém, ao analisar a legalidade da limitação desse prazo por meio da interpretação do Art. 138, combinado com o Art. 173 do Código Tributário Nacional, há uma divergência sobre o prazo para emissão da CCe, que seria de cinco anos, levando em conta que o mecanismo é uma espécie de denúncia espontânea e permite ao contribuinte sanar eventuais irregularidades antes de intervenção fiscal.

Também o Manual de Orientação do Contribuinte — Versão 5.0, de março de 2012 — não menciona o prazo para emissão da CCe, podendo as divergências (conforme descrevemos) serem sanadas a qualquer tempo. Por garantia, entre em contato com o contador da sua empresa ou respeite o menor prazo (30 dias).

Como devo descrever as alterações na carta de correção eletrônica?

Quem nunca emitiu uma CCe imagina que o documento deve ser alterado por meio do preenchimento das alterações nos respectivos campos em que as informações estão erradas. Todavia, a correção é muito mais simples que isso.

Ela deve ser feita mediante a descrição textual, em um campo específico para isso, no qual o emissor informa quais informações devem ser alteradas. Vale mencionar que essas informações devem estar claras para que não causem nenhum tipo de dúvida.

Por exemplo, se você estiver alterando o peso total, uma sugestão de descrição é: "altera-se o peso total de x para y". Não é necessário fazer uma descrição formal — entretanto, se você optar por ela, fique atento à clareza da informação que está sendo transmitida. O importante é que ela não gere nenhuma dúvida para quem tiver acesso ao documento.

Como conferir a correção feita em uma nota fiscal eletrônica?

A forma como você vai verificar a correção realizada em uma nota fiscal eletrônica varia de acordo com o sistema utilizado para emissão e correção da NF-e. Normalmente, é possível verificar a correção na própria NF-e, em um campo com informações adicionais/complementares.

É possível consultar a Carta de Correção de uma NF-e recebida?

Ao longo do texto, focamos na parte do emissor da nota fiscal, porém é igualmente importante que o destinatário tenha acesso à CCe e suas informações. Então, sim, quem recebe a NF-e também pode (e deve) consultar a Carta de Correção.

Ao consultar uma nota no Portal da NF-e, é possível ver também a CCe vinculada. Além disso, existem softwares de gestão de XML, como da ConexãoNF-e, que trazem essa informação de forma clara e sem recorrer à consulta manual com chave de acesso.

Como importar uma Carta de Correção no ERP?

Para importar uma carta de correção eletrônica no ERP, você pode usar o Importador de XML da ConexãoNF-e. Por ser integrado ao Portal Cloud de gestão de documentos fiscais, o recebimento de NF-e é feito direto da SEFAZ, e a importação do arquivo XML e CCe é feito automaticamente para o ERP.

Com isso, o tempo de lançamento é reduzido em até 80%, e para ERPs mais populares do mercado, já existe também a possibilidade de lançamento automático.

Conclusão

A Carta de Correção eletrônica não pode ser confundida com a nota fiscal complementar, a qual abordaremos em outro post. A CCe serve apenas para pequenos ajustes que envolvem dados específicos da NF-e e que não estejam relacionados a informações que possam influenciar no recolhimento de impostos.

Ao adotar um procedimento de gestão adequado, é possível reduzir significativamente a necessidade de emissão da CCe. Entretanto, nos casos em que for necessária a sua emissão, é importante conhecer as regras e saber como agir para garantir a veracidade das informações constantes no seu documento fiscal.

Além disso, com alguns pequenos cuidados ela pode servir para agilizar certos processos, bastando, para isso, que os colaboradores envolvidos tenham conhecimento de tudo o que pode e tudo o que não pode ser modificado.

E então? Você ainda tem dúvidas em relação à Carta de Correção Eletrônica? Compartilhe-a nos comentários. Além disso, aproveite para deixar sua opinião ou para nos contar sobre sua experiência a respeito do tema!

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Imagem ilustrativa do sistema da ConexãoNF-e