Negligenciada por muitos, a organização de arquivos ganhou certa importância nos últimos anos. Os gestores começaram a perceber que não há como uma empresa ter uma administração 100% eficiente se seus documentos estão desorganizados ou espalhados pelos quatro cantos da organização.
Além disso, temos que destacar o fator financeiro, uma vez que, a falta de determinados papéis, como os documentos fiscais, pode acarretar em multas e sanções para as empresas. Pensando nisso, resolvemos escrever este artigo. Nele você encontrará dicas para organizar essa área do seu negócio. Acompanhe!
Separe os documentos por tipo e data
A primeira ação que você deve tomar para ter uma organização de arquivos eficiente é a separação dos documentos pelo seu tipo, ou seja, notas fiscais de entrada, saídas, fichas de cadastro, recibos etc., bem como, por data.
Dessa maneira, você terá um arquivo mais organizado, fazendo com que o tempo de consulta de algum tipo de documento seja consideravelmente reduzido. Papéis mais antigos são menos requisitados, portanto, devem sempre ficar por último. Dessa forma, o ideal é que você crie uma organização crescente de datas, do mais velho para o mais novo.
Ter essa separação é crucial para que a gestão de documentos da sua empresa seja eficiente. Imagine se o seu negócio já atua há muitos anos, gerando papéis a todo tempo e não possua essa separação.
Caso seja necessário encontrar um documento mais recente, seria preciso revirar o arquivo alimentado durante toda a existência da empresa. Uma tarefa quase impossível que tomaria tempo e desgastaria o colaborador que teria que enfrentá-la.
Uma dica importante sobre o tipo e data do documento é que você tenha pelo menos dois tipos de arquivo, um que é consultado com mais frequência e outro que deve ser mantido apenas durante o prazo legal de permanência, ou como muitos chamam: arquivo morto.
O ideal é que esses arquivos sejam, inclusive, separados. Você pode manter os papéis que são consultados com frequência na própria sala e os arquivos antigos em um local separado, isolado e exclusivo.
Também é importante mencionar que esse local deve ser muito bem estruturado, limpo e livre de umidade, uma vez que eles podem se deteriorar com o tempo e colocar a sua empresa em risco de sofrer alguma sanção.
Tenha um procedimento específico para a organização de arquivos
Um dos maiores problemas da gestão de arquivos é a falta de um procedimento padrão de arquivamento. Cada pessoa, em sua individualidade, tem uma forma específica de organização que pode ser ou não vantajosa para a empresa.
Portanto, quando você cria um procedimento padrão para o arquivamento de documentos, é possível traçar um passo a passo que será utilizado exclusivamente pelo seu negócio, adequado às suas necessidades e realidade.
Assim, é possível criar um padrão de armazenamento e encaminhar a todos os colaboradores da empresa. Desse modo, não haverá diferença entre as formas de gerenciar os documentos de um setor para o outro.
Além disso, ao ter um procedimento bem específico, quando um novo colaborador entrar em um determinado setor, ele pode ser apresentado a esse passo a passo e já começar a atuar da forma padronizada, sem necessitar de treinamentos e tempo para se acostumar com os processos.
Invista no armazenamento na nuvem
Tem crescido o número de empresas que realiza o armazenamento de documentos em servidores externos conhecidos como nuvem. Esse processo passou a ser feito em volumes maiores nos últimos anos, principalmente pelo fato de muitos documentos só existirem em meio digital, como é o caso do arquivo XML da Nota Fiscal eletrônica (NF-e).
Além dele, também temos uma série de arquivos que podem ser mantidos na nuvem como comprovantes, recibos, contratos e até mesmo os atos constitutivos das empresas, que em alguns estados também são documentos digitais.
O armazenamento na nuvem também é muito seguro. Atualmente existem sistemas contábeis que garantem total segurança de todos os seus dados. Portanto, não precisa ficar com medo de utilizar esse tipo de ferramenta.
Tenha um software de gestão de documentos
Quando se fala em armazenamento digital de arquivos, não podemos esquecer os softwares de gestão de documentos. Afinal, ter somente o espaço virtual para armazená-los não é suficiente, você também precisará de ferramentas que façam consultas e disponibilizem o documento de forma rápida.
Mesmo quando não há o armazenamento na nuvem, também é possível utilizar esse tipo de sistema. Ele pode informar o local exato de um documento físico, desde que essa informação tenha sido previamente cadastrada e de forma correta.
Dessa forma, você ganha ainda mais tempo na hora que for necessário consultar um documento, seja ele recente ou antigo, físico ou digital. A tecnologia veio para ficar e melhor que tentar fugir dela é aproveitar os benefícios que ela pode proporcionar.
Aplique a estratégia de digitalização de documentos
Por fim, você precisa criar uma rotina de digitalização de documentos, afinal, os papéis não serão automaticamente incluídos no sistema da nuvem, exceto aqueles que são digitais em sua natureza.
Isso pode ser feito de duas formas: a primeira, é incluir no processo de armazenamento o que cada funcionário deve seguir, como por exemplo, colocar na última etapa do arquivamento de um documento o seu processo de digitalização.
A segunda maneira — caso o seu negócio seja muito grande e gere papéis em uma escala maior — é constituir um departamento para realizar essa tarefa, ou delegá-la ao setor de arquivo, caso ele exista.
Independentemente da metodologia utilizada, é importante que esses documentos estejam digitalizados e sejam disponibilizados da forma correta, seguindo as dicas que mencionamos com relação ao tipo de documento e data.
A digitalização de arquivos e a utilização deles em meio digital é a forma mais segura, simples e ágil de armazenar e acessar documentos, independentemente do seu tipo, data de emissão ou chegada na empresa.
Se você aplicar cada uma dessas dicas em seu negócio, a sua organização de arquivos não será mais uma pedra no sapato e passará a contribuir para o trabalho dos seus colaboradores, e consequentemente, para o crescimento da sua empresa.
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