Sem dúvida, uma das atividades mais improdutivas de um negócio é o tempo desperdiçado atrás dos arquivos XMLs de Nota fiscal de entrada.

A preocupação se dá, principalmente, pela obrigatoriedade fiscal sobre o armazenamento do arquivo digital (XML), que se não for feito de forma adequada durante período de 5 anos, ocasiona multas e penalizações.

O valor da multa por nota fiscal não apresentada em uma fiscalização pode passar de R$1.000,00. Ou seja, não ter o arquivo digital de uma operação não é uma opção. Por isso, uma vez que você não detém o arquivo XML, precisa encontrar uma forma de recuperá-lo.

DANFE não substitui o XML

As mercadorias sempre acompanham um documento impresso, o DANFE, e muitas empresas pensam que esta é a nota fiscal do produto que deve ser guardada. Porém, o DANFE significa Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica e não possui nenhum valor para fiscalizações.

O arquivo oficial da NFe é o XML, é este documento que deve ser armazenado por no mínimo 5 anos, e que será solicitado em casos de auditoria.

Busca pelo arquivo XML

Normalmente, o envio do XML é feito por email. E não é difícil que um email se perca na caixa de entrada, caia na caixa de Spam ou até mesmo nem chegue. E sabemos o quanto isso trava os processos de uma companhia, e que nem sempre é fácil entrar em contato com o fornecedor para solicitar o reenvio.

A Consulta pela SEFAZ também é improdutiva

Quando ocorre algum problema na chegada do arquivo, a prática comum é consultar a NFe pelo site da SEFAZ, digitando o número da chave de acesso informado no DANFE.

Cada chave de acesso possui 44 dígitos e os mesmos precisam ser informados corretamente, sem erros de digitação.

Para cada XML que quiser baixar, você precisa repetir o procedimento, pois não é possível fazer a operação em lotes.

Isso vai te ocupar mais ou menos tempo dependendo do volume de documentos recebidos pela empresa. Tal atividade se torna igualmente improdutiva à dependência e cobrança do arquivo digital para o fornecedor.

Sistema de consulta e download de XML em lote

Com uma ferramenta especializada como da ConexãoNF-e, os arquivos XML são disponibilizados para consulta, download e impressão assim que chegam na SEFAZ.

Com isso, você garante o recebimento e conhecimento de todo arquivo XML referente a Notas fiscais e Conhecimento de transporte emitidos contra seu CNPJ, até mesmo antes que a mercadoria chegue ao seu estabelecimento.

Seus documentos fiscais estarão lá, simples assim, para consulta a qualquer momento, sem desperdiçar o tempo da sua equipe. Afinal, tempo também é dinheiro. Além disso, também é possível fazer uma série de outras ações, como:

  • fazer a gestão de NF-e, NFS-e, NFC-e, CT-e e CT-e OS;
  • armazenar de documentos recebidos e emitidos conforme a lei;
  • baixar XML, DANFE e DACTE em lote;
  • realizar o manifesto do destinatário em NF-e e o desacordo de CT-e;
  • gerar relatórios personalizados;
  • importar XMLs no ERP automaticamente; e muito mais!

Você gostaria de saber mais sobre a nossa ferramenta de gestão de documentos fiscais? Comece agora mesmo um teste grátis e sem compromisso!

Confira também alguns dos nossos cases de sucesso:

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Imagem ilustrativa do sistema da ConexãoNF-e