Sem dúvida uma das atividades mais improdutivas de um negócio é o tempo desperdiçado atrás dos arquivos XMLs de Nota fiscal de entrada.

A preocupação se dá, principalmente, pela obrigatoriedade fiscal sobre o armazenamento do arquivo digital (XML), que se não for feito de forma adequada durante período de 5 anos, ocasiona multas e penalizações.

O valor por nota fiscal não apresentada em uma fiscalização pode passar de R$1.000,00. Ou seja, não ter o arquivo digital de uma operação não é uma opção. Por isso, uma vez que você não detém o arquivo XML, tende-se a se dispor a procura-lo.

DANFe não substitui o XML

É comum que as mercadorias cheguem ao seu estabelecimento e você receba o Documento Auxiliar – DANFe em mãos, enquanto fica à espera do arquivo XML pelo meio digital. Mas atenção! De nada adianta o DANFe em uma fiscalização como mencionada. Pois o mesmo não substitui a Nota Fiscal Eletrônica. Ele é um documento complementar que traz apenas a representação gráfica da NFe.

Busca pelo arquivo XML

Normalmente, o envio do XML é feito por email. E não é difícil que um email se perca na caixa de entrada, caia na caixa de Spam ou até mesmo nem chegue. E sabemos o quanto isso trava os processos de uma companhia, e que nem sempre é fácil entrar em contato com o fornecedor para solicitar o  reenvio.

A Consulta pela SEFAZ também é improdutiva

Quando ocorre algum problema na chegada do arquivo, a prática comum é consultar a NFe pelo site da SEFAZ, digitando o número da chave de acesso informado no DANFe.

Cada chave de acesso possuí 44 dígitos e os mesmos precisam ser informados corretamente, sem erros de digitação.

Para cada XML que quiser baixar, você precisa repetir o procedimento, pois não é possível fazer a operação em lotes.

Isso vai te ocupar mais ou menos tempo dependendo do volume de documentos recebidos pela empresa. Tal atividade se torna igualmente improdutiva à dependência e cobrança do arquivo digital para o fornecedor.

Ferramenta de Consulta de Notas fiscais Online e em Lote

Com uma ferramenta especializada como da ConexãoNF-e, os arquivos XMLs são disponibilizados para consulta, download e impressão assim que chegam na SEFAZ.

Com isso, você garante o recebimento e conhecimento de TODO arquivo XML referente a Notas fiscais e Conhecimento de transporte emitidos contra seu CNPJ, até mesmo antes que a mercadoria chegue ao seu estabelecimento. Também podendo baixar os XMLs em Lote.

Seus documentos fiscais estarão lá, simples assim, para consulta a qualquer momento, sem desperdiçar o tempo da sua equipe. Afinal, tempo também é dinheiro.

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