Sem dúvida, uma das atividades mais improdutivas de um negócio é o tempo desperdiçado atrás dos arquivos XMLs de nota fiscal de entrada.

A preocupação se dá, principalmente, pela obrigatoriedade fiscal sobre o armazenamento do arquivo digital (XML), que se não for feito de forma adequada durante período de 5 anos, ocasiona multas e penalizações.

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O valor da multa por nota fiscal não apresentada em uma fiscalização pode passar de R$1.000,00. Ou seja, não ter o arquivo digital de uma operação não é uma opção.

Por isso, uma vez que você não detém o arquivo XML, precisa encontrar uma forma de recuperá-lo. A seguir vamos mostrar para você como receber NFe de forma rápida e automática, confira!

Sistema de recebimento e download de XML em lote

Com uma ferramenta especializada como da ConexãoNF-e, os arquivos XML são disponibilizados para consulta, download e impressão assim que chegam na SEFAZ.

Com isso, você garante o recebimento e conhecimento de todo arquivo XML referente a Notas fiscais e Conhecimento de transporte emitidos contra seu CNPJ, até mesmo antes que a mercadoria chegue ao seu estabelecimento.

Seus documentos fiscais estarão lá, simples assim, para consulta a qualquer momento, sem desperdiçar o tempo da sua equipe. Afinal, tempo também é dinheiro. Além disso, também é possível fazer uma série de outras ações, como:

  • gestão de NF-e, NFS-e, NFC-e, CT-e e CT-e OS;
  • armazenar de documentos recebidos e emitidos conforme a lei;
  • baixar XML, DANFE e DACTE em lote;
  • realizar o manifesto do destinatário em NF-e e o desacordo de CT-e;
  • gerar relatórios personalizados;
  • importar XMLs no ERP automaticamente; e muito mais!

Como utilizar o gerenciador de notas

Para começar a receber XML das notas fiscais eletrônicas agora mesmo, basta que a sua empresa possua um Certificado Digital para que o software faça a conexão com a Secretaria da Fazenda.

A partir disso, você pode iniciar o teste grátis na ConexãoNF-e pelo formulário que incorporamos abaixo. Quando o certificado digital for informado dentro da plataforma, as NFes começarão a aparecer automaticamente, direto da SEFAZ para a sua tela.

Opção 2: Consulta manual pelo Portal Nacional da NFe

Quando ocorre algum problema na chegada do arquivo, a prática comum é consultar a NFe pelo site da SEFAZ, digitando o número da chave de acesso informado no DANFE.

Cada chave de acesso possui 44 dígitos e os mesmos precisam ser informados corretamente, sem erros de digitação.

Para cada XML que quiser baixar, você precisa repetir o procedimento, pois não é possível fazer a operação em lotes.

Isso vai te ocupar mais ou menos tempo dependendo do volume de documentos recebidos pela empresa. Tal atividade se torna igualmente improdutiva à dependência e cobrança do arquivo digital para o fornecedor.

Opção 3: Busca pelo arquivo XML em emails

Normalmente, o envio do XML é feito por email. E não é difícil que um email se perca na caixa de entrada, caia na caixa de Spam ou até mesmo nem chegue.

Por isso depender do envio e busca dos arquivos nas caixas de emails pode travar os processos de uma companhia, e nem sempre é fácil entrar em contato com o fornecedor para solicitar o reenvio.

DANFE não substitui o XML

As mercadorias sempre acompanham um documento impresso, o DANFE, e muitas empresas pensam que esta é a nota fiscal do produto que deve ser guardada.

Porém, o DANFE significa Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica e não possui nenhum valor para fiscalizações, e por isso é necessário receber o arquivo XML do fornecedor.

O XML é o arquivo oficial da NFe, é este documento que deve ser armazenado por no mínimo 5 anos, e que será solicitado em casos de auditoria.

Vantagens de receber XML sem depender do fornecedor

Vantagens em receber XML de forma automática

Ter acesso às informações das notas fiscais sem precisar pedir ao fornecedor já é uma grande vantagem por si só, e a automatização traz consigo uma série de outros benefícios.

  • Agilidade em processos: uma vez que você recebe tudo de forma automatizada no software, não precisa mais procurar NFes em caixas de emails ou no site da Secretaria da Fazenda.
  • Segurança: a partir do sistema da ConexãoNF-e você consegue acompanhar o status de NFe e CTe em tempo real na SEFAZ, e se manifestar sempre que for preciso.
  • Gestão total de documentos: além de NFe, NFSe e CTe, o sistema da ConexãoNF-e também armazena os documentos avulsos da sua empresa, centralizando os dados em um só lugar.
  • Integração com o ERP: com o Importador de XML os arquivos são enviados de forma automática ao ERP da empresa, sem precisar digitar a chave de acesso.

Estas são algumas das vantagens proporcionadas pela plataforma de gestão fiscal, sendo que existem ainda outras que você pode conferir nos nossos cases de sucesso.

Empresas que já utilizam ConexãoNF-e

A ConexãoNF-e já possui mais de 10.000 clientes de todo o Brasil, e atende empresas de todos os portes e segmentos de atuação.

Aqui no blog você poderá ler alguns de nossos cases de sucesso: Haldex, Ghelere Transportes, Supporte Logística Integrada, Docile, Tijão Construções e outros!

Conclusão

Receber arquivos XML do fornecedor pode ser simples e não precisa envolver e-mails ou outras práticas manuais.

Com um software de gestão fiscal como o da ConexãoNF-e é possível consultar e baixar NFe, NFSe e CTe com facilidade e segurança.

Aproveite a visita ao nosso blog e comece já um teste gratuito da plataforma!

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Imagem ilustrativa do sistema da ConexãoNF-e