O Excel é muito conhecido e usado pelas empresas, por ser um programa flexível e que permite a criação de fórmulas e automações. Além disso, nele é possível extrair e examinar dados de forma facilitada, como dos arquivos XML.

Existem alguns métodos sobre como importar NFe no Excel, e vamos mostrar aqui dois modos muito práticos, e inclusive, como abrir vários documentos de uma só vez. Acompanhe!

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Estrutura do XML de nota fiscal

Você já conhece a estrutura de um arquivo XML de NFe? As informações dentro deste documento estão apresentadas entre tags, que podem ser utilizadas de forma estratégica para localizar o que é necessário. Utilizando um atalho como o "ctrl F" você agiliza a análise dos dados.

A seguir, listamos algumas das tags importantes em um documento fiscal eletrônico, confira:

<infNFe Id:>

Nas reticências dessa identificação está a chave de acesso da nota fiscal, composta de 44 caracteres que são utilizados na verificação de autenticidade do documento.

<cUF>

O número entre essas tags identifica o cUF da nota fiscal, isto é, o código da Unidade de Federação.

<natOp>

Já aqui, a XML apresenta a natureza operacional dessa nota fiscal, em que se descreve a transação realizada.

<emit>

Esse é o ponto do arquivo em que se iniciam as descrições do emitente da nota, com tags como <CNPJ>, <xNome> e <xFant> para apresentar o CNPJ, a Razão Social e a Fantasia da empresa emissora.

<enderemit>

Já aqui se compilam as informações de endereço do emitente, com tags como <xLgr>, <xnro> e <xBairro> para descrever logradouro, número e bairro.

<IE>

Após os dados de endereço, você há de notar essa chave, que guarda a Inscrição Estadual da empresa, um código que tem entre 2 até 14 caracteres numéricos.

<CNAE>

Dentro dessa chave está o código da Classificação Nacional de Atividades Econômicas, responsável por padronizar a identificação das atividades produtivas.

<CRT>

Logo após você encontra a classificação do Código de Regime Tributário, que pode ser 1, 2 ou 3, representando o Simples Nacional, o Simples Nacional em excesso de sublimite e o Regime Normal, respectivamente.

<dest>

É nesse ponto que se iniciam as informações do destinatário da nota, vulgo receptor do serviço ou mercadoria. Aqui, repetem-se aqueles tags de endereço e identificação, com o acréscimo da chave <email>, que automatiza o disparo da nota para a caixa eletrônica de seu destinatário.

<prod>

Essa é a tag que descreve o produto ou serviço comercializado. Nessa seção, as principais tags são:

  • <cProd>: apresenta o código do produto, uma numeração geralmente atribuída pela empresa para o seu próprio controle de desempenho, orçamento e estoque;
  • <cEAN>: é a numeração do código de barras;
  • <NCM>: o código de fiscalização da Nomenclatura Comum do Mercosul;
  • <CFOP>: código de quatro dígitos que identifica o tipo de operação;
  • <cEANTrib>: código de barras tributário do produto.

<imposto>

Com um nome bastante sugestivo, essa é a seção que descreve o impacto tributário sobre a transação. As principais tags são <ICMS>, <IPI>, <PIS> e <COFINS>.

<infAdProd>

Sendo necessário, esse é o campo que comporta as informações adicionais do produto.

<total>

Seção que compila e totaliza o custo dos impostos sobre o valor da mercadoria.

<transp>

Esse é um campo utilizado para qualquer transação que precise descrever sua modalidade de frete, sinalizada pela tag <modFrete>, que pode ser preenchida com:

  • 0, às custas do emitente;
  • 1, às custas do destinatário;
  • 2, por conta de terceiros;
  • 9, sem frete.

<infAdic> e <infNFe>

Caso necessário, a empresa emitente pode utilizar esses campos para apresentar informações adicionais sobre a nota, descrevendo forma de pagamento, notas legislativas, observações e afins.

<Signature>

O documento precisa ser assinado eletronicamente para carregar sua autenticidade. É dentro da tag <SignatureValue> que está a assinatura eletrônica do seu Certificado Digital.

<xMotivo>

Por fim, o documento se encerra com uma nota de autorização do sistema pela Secretaria da Fazenda.

Agora que você já sabe como é a estrutura do arquivo, vamos mostrar dois métodos para abrir o XML de forma ágil e facilitada.

Como abrir XML no Excel

O primeiro método que vamos apresentar é o manual, onde você precisará ajustar seu Excel para ele receber o conteúdo da NFe. Veja o passo a passo:

1. Habilite a guia "Desenvolvedor" no Excel. Para isso, vá em Arquivo Opções Personalizar Faixa de Opções → selecione "Desenvolvedor" dentro do retângulo de Guias Principais.

Marcação sobre onde fica a aba Desenvolvedor do Excel

2. Na guia "Desenvolvedor", clique na opção de "Importar" para importar os dados XML.

3. Abrirá uma janela, onde você deve selecionar os arquivos. Caso apareça uma mensagem do Excel, clique em "OK" e continue a importação.

4. Por fim, abrirá uma nova janela para importar os dados, e você pode escolher entre abrir o conteúdo na planilha existente ou em uma nova planilha.

5. Caso tenha ocorrido algum erro, ainda há outra alternativa automatizada que você verá a seguir.

Como importar vários XML de NFe no Excel de forma automática

Já é possível importar XML em lote de forma automatizada e com 100% de confiabilidade. No modo apresentado a seguir, você só precisará escolher os arquivos a serem abertos, veja o passo a passo:

1. Comece um teste gratuito no site da ConexãoNF-e. Não é preciso cartão de crédito. Este sistema irá capturar todos os documentos emitidos contra o seu CNPJ e importar para o Excel.

2. Escolha o tipo de documento que você quer baixar, entre NFe, NFSe e CTe, e clique em "Relatório".

3. Selecione o período de apuração dos XMLs e quais informações você quer no relatório em Excel, e clique no botão "Gerar Relatório".

4. Por fim, basta transferir para o computador e abrir o arquivo gerado.

Caso você precise apenas de alguns XMLs que não compreendem um período exato, na parte de consulta é possível selecionar os documentos e gerar o Excel, como na imagem abaixo.

Ao selecionar vários XMLs na tela de recebimento da ConexãoNF-e, é possível baixar em lote utilizando o botão de gerar relatório

Como as informações vem direto da Secretaria da Fazenda e das prefeituras, os documentos são validados e não há riscos de erros.

Ao importar os dados de XML para o Excel, é possível fazer uma análise rápida sobre as informações do documento. Softwares como o da ConexãoNF-e e sistemas ERPs já trazem todas as informações de forma facilitada, além da flexibilização para abrir os documentos em Excel.

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