O controle de fluxo de caixa é um desafio para muitos administradores — do dono do pequeno varejo ao gerente financeiro de uma grande empresa. Como o fluxo de caixa é um dos indicadores mais importantes da saúde e lucratividade do negócio, é importante dominá-lo.

Neste texto, você entenderá o que é fluxo de caixa e como calculá-lo. Para isso, começaremos apresentando o conceito e alguns dos principais benefícios de mantê-lo sob controle. Em seguida, mostraremos o passo a passo e, por fim, a importância desse procedimento para o crescimento dos negócios.

O que é fluxo de caixa?

Fluxo de caixa é o movimento de entradas e saídas de dinheiro de uma empresa durante determinado período de tempo. Ele pode ser calculado de forma diária, mensal, trimestral, anual ou de outra, dependendo do objetivo.

O fluxo de caixa pode ser comparado a uma piscina ou caixa d'água. O tempo todo tem dinheiro saindo da empresa, porque é preciso pagar funcionários, contas, fazer ordens de compra, recolher impostos e assim por diante. Mas, desde que continue entrando dinheiro novo — por meio de receitas, como vendas —, o reservatório nunca secará.

O fluxo de caixa pode variar muito ao longo do ano. Em dezembro, por exemplo, as entradas podem aumentar com as vendas de Natal, mas ao mesmo tempo, a empresa gasta mais com benefícios trabalhistas, como 13º salário e talvez contrate mão de obra temporária.

Uma das principais importâncias do controle é assegurar que a empresa terá dinheiro em caixa nos dias em que precisa pagar as obrigações, como a folha de pagamento, os aluguéis e os tributos. Esse melhor planejamento financeiro evita que o negócio tenha de pagar juros e multas por causa de atrasos.

O controle de fluxo de caixa também fornece grande auxílio na tomada de decisões. Por meio dele, o gestor pode identificar oportunidades de adiar certos pagamentos e usar o dinheiro em caixa para fazer uma compra ou um investimento, por exemplo.

Como calcular o fluxo de caixa?

O primeiro passo para fazer o controle de fluxo de caixa é aprender a calcular o fluxo corretamente. Em seguida, algumas dicas podem ser aplicadas para realizar um melhor controle propriamente dito.

Crie uma planilha

Uma simples planilha já é suficiente para começar. Crie três colunas: operações, financiamentos e investimentos. Determine um período (por exemplo: "2017" ou "janeiro de 2018"). E abra todos os extratos bancários e documentos relevantes desse momento, como notas fiscais e ordens de compra.

Operações

Em operações, inclua todas as receitas obtidas por meio da venda de mercadorias e serviços. Adicione eventuais juros e multas. Em seguida, inclua as despesas com compras, pagamentos a fornecedores e funcionários, tributos, multas e juros.

Financiamentos

Nesta coluna, inclua dinheiro recebido por meio de empréstimos. Na parte de despesas, entram dívidas e parcelas a pagar naquele período

Investimentos

Aqui, entram o dinheiro recebido e gasto com a compra e venda de bens, como equipamentos, imóveis, ações, títulos e assim por diante.

Cálculos

Com todas as movimentações registradas, você pode somar receitas e despesas em cada coluna e saber se o fluxo foi positivo ou negativo naquele período. E com a soma das três colunas, apura o fluxo de caixa total.

Como fazer o controle de fluxo de caixa?

Calcular o fluxo de caixa de forma básica é importante, mas não significa automaticamente fazer o seu controle. Para isso, é necessário adotar algumas práticas de gestão, como você verá a seguir.

Anotar todas as entradas e saídas

Um bom diagnóstico exige informações precisas e completas. A gestão financeira deve garantir que registra todas as entradas e saídas corretamente e no período adequado. Por exemplo, suponha que o negócio comprou um equipamento caro e pagará de forma parcelada. As planilhas devem incluir as prestações nos meses adequados, de forma a garantir que haverá dinheiro em caixa para quitar a dívida. Da mesma forma, se a empresa recebe um empréstimo ou investimento que também será distribuído ao longo de vários meses, o financeiro não deve contar com os "ovos dentro da galinha" antes da hora.

Arquivar corretamente todos os documentos e NFs

Controlar o fluxo de caixa é mais do que apenas registrá-lo ou calculá-lo a cada mês. Significa que a empresa tem, também, clareza sobre as informações que produziram o relatório financeiro e pode acessá-las e verificá-las a cada momento. O arquivamento correto dos documentos fiscais da empresa assegura que, se for constatada alguma inconsistência no futuro, será possível resgatar a nota ou ordem de compra original e verificar o valor, CNPJ ou qualquer outro dado. Além disso, guardar esses documentos por vários anos é obrigação da empresa perante a Receita e protege a administração de dores de cabeça.

Investir na tecnologia

A tecnologia é a maior aliada do controle de fluxo de caixa. Por exemplo, a Nota Fiscal Eletrônica é enviada instantaneamente para os servidores da Receita, protegendo a transação juridicamente. Além disso, é mais fácil e mais barato arquivar, organizar e acessar os documentos eletrônicos contando com uma tecnologia com backup em nuvem.

Muitas empresas, hoje em dia, investem em tecnologias como a da ConexãoNF-e. A própria gestão fiscal fica cada vez mais online, sendo feita por meio dos programas especializados que podem, por exemplo, vincular cada nota aos seus respectivos pedidos de compra, indicar se elas já foram lançadas no ERP da empresa e capturar automaticamente as notas fiscais eletrônicas emitidas contra o CNPJ do cliente.

Qual a relação entre controle de fluxo de caixa e crescimento da empresa?

O controle de fluxo de caixa é fundamental para as empresas que querem manter-se e crescer no mercado. Mais do que uma vantagem competitiva, é uma ferramenta para evitar prejuízos com juros e multas, ou a insatisfação de funcionários que tenham o pagamento atrasado. Além disso, um bom controle mostra para bancos e investidores que o negócio está saudável, permitindo negociar empréstimos em melhores condições. Parte essencial da gestão da financeira, controlar o fluxo de caixa pode ser o primeiro passo para ajudar a empresa a evoluir.

Automatização, controle de fluxo de caixa, relatórios financeiros e nota fiscal eletrônica são alguns dos assuntos sobre os quais gostamos de falar. Siga a gente no Facebook e no LinkedIn para continuar recebendo as melhores dicas sobre gestão fiscal.


Você também pode gostar

Receba conteúdos sobre
gestão fiscal por e-mail!

Tenha total controle sobre as NFe e CTe emitidas contra sua empresa

Imagem ilustrativa do sistema da ConexãoNF-e