Segundo o ranking internacional Tax Complexity Project, o Brasil tem uma das taxas de complexidade fiscal mais altas do mundo, ocupando o primeiro lugar quando o assunto é estrutura da tributação (pagamento, arquivamento, auditorias, entre outros).
Os processos de compliance fiscal e tributário ajudam a controlar e gerenciar as informações e operações de modo que nada deixe de ser declarado, otimizando a rotina e contribuindo para a saúde financeira do negócio.
Continue a leitura e saiba mais sobre compliance, e confira um passo a passo de como implementar na sua empresa!
O que é compliance fiscal?
Compliance é um termo em inglês que significa conformidade. Ou seja, o compliance fiscal é um conjunto de diretrizes, políticas ou disciplinas estabelecidas na empresa, com o objetivo de cumprir as normas da legislação e evitar problemas fiscais e tributários.
As regras que um estabelecimento precisa seguir são determinadas pelos órgãos de regulamentação das mais diversas esferas, como:
- previdenciária;
- ética;
- contábil;
- fiscal;
- trabalhista;
- ambiental; entre outras.
Com processos de compliance fiscal e tributário, é possível evitar e identificar irregularidades com rapidez, e tomar as medidas necessárias que neutralizem ou evitem autuações e penalidades.
Por isso, estar em compliance e garantir que ele seja seguido na empresa é fundamental para a saúde do negócio.
Diferenças entre compliance fiscal e tributário
O departamento fiscal de uma empresa é responsável por várias atividades acerca de recebimento de documentos, conferência, lançamentos e escrituração, entre outras atividades.
Já o departamento tributário dá continuidade a este processo, ao fazer apuração dos tributos, conferências e garantir que a empresa esteja em dia com o Fisco nas esferas Federal, Estadual e Municipal.
O compliance dentro de uma empresa engloba várias áreas, até mesmo além dos setores fiscal e tributário.
Qual a importância do compliance tributário e fiscal?
Já foram publicadas — desde a vigência da constituição de 1988 — mais de 300 mil leis tributárias. Se forem somados os demais atos administrativos normativos publicados pela Receita Federal e as Secretarias de Fazendas, ultrapassam três milhões de normas.
Neste cenário, estar em compliance é importante para garantir a regularidade fiscal e evitar problemas para a empresa, ao melhorar processos de:
- controle dos prazos de entrega, que não podem ser esquecidos ou negligenciados;
- correções de erros cometidos anteriormente — nota fiscal com crédito indevido, NCM inexistentes, alíquotas erradas;
- arquivamento de NFe e de toda a movimentação fiscal em formato eletrônico; entre outros.
Quando não há processos bem definidos com base em compliance, há brechas para inconformidades que podem resultar em autuações, multas, e até mesmo gerar má reputação da marca.
Quando um negócio está em uma cultura de compliance, fica muito mais fácil se adaptar à novas regras que venham a surgir, e falhas de segurança em dados são mitigadas.
Além disso, o compliance garante organização e controle nas diversas operações, sempre conforme a legislação.
Qual o papel da área de compliance em uma empresa?
Uma empresa pode ter, sim, uma área dedicada ao compliance. Porém, é preciso lembrar que os processos de conformidade devem fazer parte da rotina de todos os colaboradores.
Desde a aplicação da LGPD em formulários de cadastros de clientes e colaboradores, até a guarda organizada de documentos fiscais eletrônicos, o compliance está presente em todas as áreas de uma empresa.
São algumas das funções do compliance:
→ Analisar a fundo quais são os riscos operacionais da empresa;
→ Gerir os controles internos (o funcionário desse setor fiscalizará todas as normas, ditames e procedimentos de cada esfera do negócio);
→ Desenvolvimento de projetos para aprimoramento contínuo e cumprimento de normas técnicas;
→ Análise e prevenção de fraudes (o responsável por essa tarefa tem também função consultiva; ele orienta e coordena os colegas, não apenas cobra e impõe);
→ Monitoramento, em consonância com os responsáveis pela TI, das medidas determinadas para a área de segurança da informação;
→ Promoção de auditorias periódicas (semanais, quinzenais etc.);
→ Gerenciamento e análise das políticas de gestão de funcionários;
→ Elaboração de códigos de conduta e desenvolvimento de planos para a disseminação da função compliance na cultura organizacional;
→ Monitoramento da adequação contábil aos padrões e normas internacionais (International Financial Reporting Standards – IFRS);
→ Interpretação e aplicação jurídica e constitucional ao dia a dia da empresa.
Leia também: Diferença entre auditoria interna e compliance
Passo a passo: como aplicar o compliance fiscal e tributário
O alto número de atividades que precisam de compliance ou derivam dele pode assustar em um primeiro momento.
O importante é não cair na ansiedade de fazer tudo ao mesmo tempo, e ter um ponto de partida para começar a implementar processos em compliance.
Por isso, a seguir você verá um passo a passo sobre como fazer um projeto de compliance iniciar na sua empresa, até a fase de integração com a cultura organizacional. Confira!
1. Mapeamento da situação geral e das operações
O primeiro passo para iniciar os processos de compliance fiscal é realizar um mapeamento da situação geral e das operações, o que inclui:
- processos internos;
- metodologias de trabalho utilizadas;
- políticas de estoques;
- estratégias de gestão de pessoas;
- harmonização contábil;
- técnica de melhoria contínua; entre outros.
Para elencar as prioridades pode ser usada a Matriz GUT (gravidade x urgência x tendência), levando em consideração sempre o cenário atual e o que pode acontecer se não houver mudanças.
Por exemplo: a sua área fiscal imprime notas fiscais e armazena em um depósito. Isso é um grande problema, pois:
- o DANFE impresso não tem validade jurídica, é preciso armazenar o XML (arquivo digital);
- os XMLs completos só poderão ser consultados na SEFAZ em um prazo de 30 dias, ou seja, documentos mais antigos não terão serventia;
- logo, há custos elevados e desnecessários com impressão e armazenagem.
Tudo isso pode resultar em multas e problemas fiscais no futuro, portanto, é um problema muito grave, muito urgente, e irá piorar rapidamente.
Cada área terá pontos a serem melhorados ou revistos, portanto, é importante que cada líder ou colaborador indicado fique responsável pelas mudanças dentro do seu departamento.
2. Planejamento estratégico com objetivos alcançáveis
A partir do mapeamento de pontos de melhoria, é preciso elaborar um planejamento que possibilite alcançar o objetivo proposto.
Por exemplo: um objetivo é garantir a segurança dos XMLs para evitar a ocorrência de multas e autuações. Para alcançar este objetivo, a empresa irá investir em tecnologia de automação do recebimento e guarda dos documentos.
Em processos mais complexos, uma metodologia que pode ser utilizada para facilitar o planejamento e implementação é o 5W2H.
Algumas ações comuns para alcançar objetivos de compliance fiscal são:
- investir em ferramentas de tecnologia para facilitar o procedimento;
- analisar e/ou rever o enquadramento tributário da empresa;
- monitorar as obrigações tributárias, fiscais e previdenciárias, bem como suas respectivas datas de cumprimento;
- armazenar os XMLs dos documentos fiscais em segurança;
- realizar auditoria interna e independente;
- fazer o cruzamento diário e mensal das escriturações fiscal e contábil;
- monitorar as Certidões Negativas de Débito (CND);
- estipular reservas de contingenciamento para processos administrativos e judiciais; entre outras.
3. Comunicação com os colaboradores
Um processo de compliance eficiente deve ser de fácil compreensão. A comunicação é essencial em todos os processos de alinhamento de valores e objetivos da empresa.
Seus colaboradores precisam saber sobre as ações que estão acontecendo, qual será o impacto nas operações, e principalmente, quais são os ganhos e benefícios destas mudanças.
4. Treinamento
É fundamental educar os colaboradores a respeito das políticas internas da empresa, bem como das leis inerentes à sua atividade, mostrando como essas se aplicam diretamente às suas responsabilidades do cotidiano.
Por isso, é preciso estabelecer um programa de treinamento de conformidade que deve ser realizado por todos, inclusive, pelos líderes da empresa, uma vez que são os exemplos para as equipes.
5. Integração à cultura da empresa
É preciso lembrar que o compliance não é uma ação isolada ou atividade para se fazer a cada semestre.
Estar em compliance é cotidiano, por isso, é preciso que a cultura da empresa volte para a melhoria de processos em conformidade fiscal e jurídica.
Um grande exemplo disso é a LGPD na contabilidade: é preciso estar em compliance para aplicar a Lei Geral de Proteção de Dados, construindo processos sólidos de atenção e conferência.
Além disso, é importante realizar a manutenção do plano de conformidade para que o processo esteja sempre em melhoria, pois o mercado, assim como a legislação, vem contemplando as empresas com boas práticas de compliance fiscal.
Soluções fiscais e novas tecnologias em favor do compliance
Como dito anteriormente, a legislação fiscal possui uma grande complexidade que dificulta o trabalho das empresas para manterem-se em conformidade com a lei. É por este motivo que elas devem investir em ferramentas que ajudem nesse processo, como um ERP e outros softwares.
Essa sistematização é essencial para evidenciar qualquer falha ou desvio em relação à operação da empresa.
Um sistema ERP é muito indicado para o compliance fiscal por integrar as informações de forma inteligente, centralizando dados e os distribuindo de acordo com as possibilidades de acesso por usuário e setor.
Porém, é preciso ter em mente que muitas tarefas específicas, como a conferência do XML de um documento fiscal por exemplo, não são feitas por módulos de ERPs.
Para contornar esse problema, existem diversas ferramentas no mercado que promovem melhoria em processos fiscais, realizando atividades de:
- parametrização das regras fiscais;
- apuração de impostos;
- geração de relatórios gerenciais;
- recebimento automatizado de notas fiscais; entre outros.
É importante lembrar que ao contratar softwares, estes precisam se integrar ao ERP para que nenhuma informação se perca.
Conclusão
Estar em compliance fiscal e tributário é uma tarefa importante para qualquer empresa, se tornando uma necessidade tendo em vista a legislação e até mesmo a competitividade do mercado.
Neste artigo você viu um passo a passo super detalhado de como aplicar o compliance na sua empresa de forma prática.
Ao mapear os processos, você irá notar que muitos podem ser automatizados, o que representa um ganho em produtividade, segurança e escala no negócio.
Uma das atividades importantes de compliance tributário é estar em dia com as atualizações do mundo fiscal e contábil. Portanto, confira nosso blog com as principais novidades!
