O recebimento de mercadorias marca o início de uma série de processos de uma empresa. Por meio dele é iniciado o ciclo de uma venda, que se encerra com o recebimento do produto por parte do cliente.
Por esse motivo, podemos afirmar que essa área da empresa é uma das mais importantes, no entanto, também é bastante negligenciada.
O nosso objetivo com este artigo é apresentar algumas formas práticas e simples para melhorar esse processo, tornando-o mais produtivo e eficiente. Confira!
A importância da gestão do processo de recebimento de mercadorias
O recebimento de mercadorias é muito importante para as empresas, pois marca início do processo de vendas. Caso esse primeiro passo não seja dado com sucesso, toda a cadeia que se segue será prejudicada.
Nessa fase inicial é feita a conferência cega sobre os itens da nota fiscal recebida: tanto as suas quantidades e tipos corretos, quanto a qualidade da mercadoria. É exatamente nesse ponto que são removidos produtos avariados ou que podem apresentar problemas no futuro.
Além disso, essa é uma etapa importante na gestão do negócio e na geração de informações. Esse departamento é normalmente o responsável pela alimentação dos dados de estoque e pela inclusão de informações da compra do produto.
Portanto, quando o processo não está bem alinhado, além de prejudicar as vendas e a produção, é também fatal para a gestão de estoques, movimentação de mercadorias, fornecedores, contas a pagar, entre outros.
Os principais problemas no recebimento de mercadorias e suas soluções
Agora que você entendeu o que é e qual a importância da gestão de recebimento de mercadorias, vamos apresentar as principais dificuldades encontradas nesse setor e também suas possíveis soluções. Acompanhe!
Falta de planejamento dos processos
Sem dúvidas, o primeiro e um dos maiores problemas encontrados nesse setor é a falta de um procedimento detalhado e específico. Ou seja, um passo a passo que deve ser seguido pelos colaboradores sempre que chegar uma mercadoria.
Quando não se segue um método específico, as ações dos funcionários envolvidos ficam soltas e podem ocorrer erros, desvios e uma série de problemas.
Isso não acontece por culpa do funcionário ou do gestor do departamento, na maioria dos casos o que falta é um procedimento bem planejado, indicando o passo a passo que deve ser seguido com toda a mercadoria que chegar ao estabelecimento. Algo do tipo:
- passo 1: colocar a mercadoria no pátio da empresa;
- passo 2: conferir as quantidades com o pedido e documento fiscal;
- passo 3: verificar avarias;
- passo 4: lançar materiais no estoque;
- passo 5: encaminhar o documento fiscal ao setor responsável.
Um checklist dos processos pode parecer muito simplista, mas ele é importante para criar uma rotina, e com o tempo, seguir a metodologia será parte da cultura da empresa e natural para os funcionários.
Cada empresa deverá estabelecer seus critérios para definir os passos a serem seguidos a cada recebimento de mercadoria. Feito isso, um manual ou treinamento deve ser elaborado e feito aos funcionários.
Dessa forma, mesmo quando o setor recebe um novo colaborador, ele já será treinado e acostumado desde o início com a forma padronizada e ideal.
Falha na capacitação da equipe
Como você pode perceber, esse é um processo que envolve pessoas e não há como atuar com elas sem investir em treinamentos. Algumas empresas negligenciam a importância que os cursos e reciclagens têm na capacitação dos funcionários.
Investindo em treinamentos, além de melhorar a atuação da sua equipe, você também criará um sentimento de valorização nos seus colaboradores, o que contribuirá para que eles ajam com mais atenção, entusiasmo e motivação.
Falta de integração entre os setores da empresa
Outro erro fatal que prejudica o processo de recebimento de mercadorias é a falta de integração entre departamentos.
Como mencionamos, o setor de recebimento é o responsável pelo início de um processo de vendas, o problema é que a maioria das empresas não conecta as atividades geradas nessa fase inicial com as seguintes.
O que ocorre com essa falta de integração são os velhos problemas conhecidos pela maioria dos gestores, tais como estoque físico com valor diferente do contábil e fornecedores com saldos incorretos.
A solução para esse problema é fazer com que o processo iniciado por um colaborador seja continuado por outro, e não há como fazer isso sem o uso da tecnologia, mas isso é assunto para o próximo tópico.
Não utilizar a tecnologia
Além de prejudicar a integração entre setores, como mencionado anteriormente, a falta de uso da tecnologia prejudica a agilidade dos processos empresariais.
Atualmente, não há forma melhor de conectar os departamentos de uma empresa do que utilizando softwares modernos e, integração é, definitivamente, equivalente a maior velocidade e segurança.
Estes sistemas de gestão integrados, atualmente, estão ao alcance de todas as organizações. A tecnologia chegou para ficar e está cada vez mais próxima e acessível a todo e qualquer tipo de negócio.
Acreditar somente nos softwares
Apesar de ser essencial, a tecnologia sozinha não fará todo o trabalho. Muitos gestores acreditam que ela é a solução para os problemas de recebimento de mercadorias de suas empresas, deixando o setor mal supervisionado.
Porém, a tecnologia sozinha não consegue fazer todo o trabalho, é preciso de colaboradores bem treinados e que conseguem fazer o uso das ferramentas de modo eficiente.
Para isso, é essencial seguir as dicas anteriores, como fazer treinamentos periódicos e manter uma rotina de trabalho definida.
Falta de conferência de itens
Conferência dos itens é um gargalo muito grande nesse departamento. A pressa ou a falta de conhecimento pode pôr em risco todo o processo de vendas e produção de um negócio.
A contagem e verificação de itens de uma nota fiscal de compra devem ser realizadas por alguém que conheça o que está sendo comprado.
Também é importante criar um procedimento, passo a passo, que deverá ser executado para analisar um produto que acaba de chegar à empresa, similar ao que já mostramos no primeiro tópico.
As 6 dicas para melhorar o recebimento de mercadorias
Agora que você entendeu como resolver os principais problemas no recebimento de mercadorias, vamos recapitular as dicas de melhoria:
- Planejar os processos de recebimento fiscal, criando uma rotina de trabalho organizada;
- Investir em treinamentos e capacitação da equipe;
- Integrar os processos da empresa por meio de softwares ou de um ERP;
- Escolher os softwares que auxiliam de verdade na rotina da empresa;
- Supervisionar o trabalho da equipe e oferecer ajuda quando necessário;
- Conferir os itens com a Nota Fiscal e com o pedido de compra.
Colocando em prática cada uma dessas dicas, o seu processo de recebimento de mercadorias se tornará muito mais eficiente, ágil e produtivo.
Além disso, ele fornecerá informações mais precisas para os outros departamentos da empresa, que necessitam dos dados gerados nesse setor para garantir o bom desempenho geral.
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