O recebimento de mercadorias marca o início de uma série de processos de uma empresa. Por meio dele é iniciado o ciclo de uma venda, que se encerra com o recebimento do produto por parte do cliente.

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Por esse motivo, podemos afirmar que essa área da empresa é uma das mais importantes, no entanto, também é bastante negligenciada. O nosso objetivo com este artigo é apresentar algumas formas práticas e simples para melhorar esse processo, tornando-o mais produtivo e eficiente. Confira!

A importância da gestão do processo de recebimento de mercadorias

O recebimento de mercadorias marca o início do processo de vendas da empresa. Caso esse primeiro passo não seja dado com sucesso, toda a cadeia que se segue será prejudicada.

Nessa fase inicial são conferidos os itens da nota fiscal recebida: tanto as suas quantidades e tipos corretos, quanto a qualidade da mercadoria. É exatamente nesse ponto que são removidos produtos avariados ou que podem apresentar problemas no futuro.

Além disso, essa é uma etapa importante na gestão do negócio e na geração de informações. Esse departamento é normalmente o responsável pela alimentação da informação de estoque e pela inclusão de informações da compra do produto.

Portanto, quando esse setor não está bem alinhado com as políticas e processos da empresa, além de prejudicar as vendas e a produção, é também fatal para a gestão de estoques, fornecedores, contas a pagar, entre outros.

Sendo assim, a integração entre os demais setores com o de recebimento de mercadorias é o que vai determinar o sucesso de todos os processos de uma empresa.

Os principais problemas encontrados nesse processo e suas soluções

Agora que você entendeu o que é e qual a importância da gestão de recebimento de mercadorias, vamos apresentar as principais dificuldades encontradas nesse setor e também suas possíveis soluções. Acompanhe!

Falta de planejamento dos processos

Sem dúvidas, o primeiro e um dos maiores problemas encontrados nesse setor é a falta de um procedimento detalhado e específico. Ou seja, um passo a passo que deve ser seguido pelos colaboradores sempre que chegar uma mercadoria.

Quando não se segue um método específico, as ações dos funcionários envolvidos ficam soltas e, como é difícil supervisionar esse tipo de trabalho, podem ocorrer erros, desvios e uma série de problemas.

Isso não acontece por culpa do funcionário ou do gestor do departamento, na maioria dos casos o que falta é um procedimento bem planejado, indicando o passo a passo que deve ser seguido com toda a mercadoria que chegar ao estabelecimento. Algo do tipo:

  • passo 1: colocar a mercadoria no pátio da empresa;
  • passo 2: conferir as quantidades com o pedido e documento fiscal;
  • passo 3: verificar avarias;
  • passo 4: lançar materiais no estoque;
  • passo 5: encaminhar o documento fiscal ao setor responsável.

Enfim, cada empresa deverá estabelecer seus critérios para definir os passos a serem seguidos a cada recebimento de mercadorias. Feito isso, um manual deve ser elaborado e entregue aos funcionários. Dessa forma, mesmo quando o setor recebe um novo colaborador, o material poderá ser estudado para que ele trabalhe dentro da forma padronizada.

Falha na capacitação da equipe

Como você pode perceber, esse é um processo que envolve pessoas e não há como atuar com elas sem investir em treinamentos. As empresas simplesmente negligenciam a importância que os cursos e reciclagens têm na capacitação dos funcionários.

Investindo em treinamentos, além de melhorar a atuação da sua equipe, você também criará um sentimento de valorização nos seus colaboradores, o que contribuirá para que eles ajam com mais atenção, entusiasmo e motivação.

Falta de integração entre os setores da empresa

Outro erro fatal que prejudica o processo de recebimento de mercadorias é a falta de integração entre departamentos. Como mencionamos, o setor de recebimento é o responsável pelo início de um processo de vendas, o problema é que a maioria das empresas não conecta as atividades geradas nessa fase inicial com as seguintes.

O que ocorre com essa falta de integração são os velhos problemas conhecidos pela maioria dos gestores, tais como estoque físico com valor diferente do contábil e fornecedores com saldos incorretos.

A solução para esse problema é fazer com que o processo iniciado por um colaborador seja continuado por outro, e não há como fazer isso sem o uso da tecnologia, mas isso é assunto para o próximo tópico.

Não utilizar a tecnologia

Além de prejudicar a integração entre setores, como mencionado anteriormente, a falta de uso da tecnologia prejudica a agilidade dos processos empresariais. Atualmente, não há forma melhor de conectar os departamentos de uma empresa do que utilizando softwares modernos e, integração é, definitivamente, equivalente a maior velocidade e segurança.

Estes sistemas de gestão integrados, atualmente, estão ao alcance de todas as organizações. A tecnologia chegou para ficar e está cada vez mais próxima e acessível a todo e qualquer tipo de negócio.

Acreditar somente nos softwares

Apesar de ser essencial, a tecnologia sozinha não fará todo o trabalho. Muitos gestores acreditam que ela é a solução para os problemas de recebimento de mercadorias de suas empresas, deixando o setor mal supervisionado.

Porém, a tecnologia sozinha não consegue fazer todo o trabalho, é preciso de colaboradores bem treinados e que conseguem fazer o uso das ferramentas de modo eficiente. Para isso, é essencial seguir as dicas anteriores, como fazer treinamentos periódicos e manter uma rotina de trabalho definida.

Falta de conferência de itens

A conferência dos itens é um gargalo muito grande nesse departamento. A pressa ou a falta de conhecimento pode pôr em risco todo o processo de vendas ou produção de um negócio.

A contagem e verificação de itens de uma nota fiscal de compra devem ser realizadas por alguém que conheça o que está sendo comprado. Além disso, também é importante criar um procedimento, passo a passo, que deverá ser executado para analisar um produto que acaba de chegar à empresa.

As 6 dicas para melhorar o recebimento de mercadorias

Agora que você entendeu como resolver os principais problemas no recebimento de mercadorias, vamos recapitular as dicas de melhoria:

  1. Planejar os processos de recebimento, criando uma rotina de trabalho organizada;
  2. Investir em treinamentos e capacitação da equipe;
  3. Integrar os processos da empresa por meio de softwares ou de um ERP;
  4. Escolher os softwares que auxiliam de verdade na rotina da empresa;
  5. Supervisionar o trabalho da equipe e oferecer ajuda quando necessário;
  6. Conferir os itens com a Nota Fiscal e com o Pedido de Compras.

Colocando em prática cada uma dessas dicas, o seu processo de recebimento de mercadorias se tornará muito mais eficiente, ágil e produtivo. Além disso, ele fornecerá informações mais precisas para os outros departamentos da empresa, que necessitam dos dados gerados nesse setor para garantir o bom desempenho geral.

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