Todos os administradores entendem a essencialidade da transparência e do detalhamento dos dados, bem como a necessidade de precisão das informações sobre o negócio para a tomada de decisões. Eis a importância de saber como redigir bons relatórios financeiros, lê-los e interpretá-los.

Se você quer saber como esses documentos o auxiliam a desenvolver sua empresa, acompanhe a leitura deste artigo. Aqui, explicamos todo o funcionamento desses relatórios e, após, listamos 5 dicas essenciais de como utilizá-los para aprimorar a sua gestão financeira, acompanhadas de exemplos práticos, envolvendo o cotidiano do empreendimento! Boa leitura!

Qual o funcionamento dos relatórios financeiros?

Basicamente, eles garantem o controle e fornecem aos administradores – gerentes, diretores, acionistas, entre outros – todas as informações sobre o estado patrimonial da companhia e o resultado das operações desenvolvidas dentro dela, incluindo:

  • saber com precisão a origem das receitas – recursos percebidos – e despesas – gastos que gerarão futuros benefícios;
  • comparar o desempenho financeiro em diferentes períodos;
  • medir a lucratividade;
  • entre outros objetivos que verificam o estado da entidade.
Há um elevado número de relatórios financeiros. Alguns são exigíveis por lei, enquanto outros são completamente opcionais. Os mais impactantes ao desenvolvimento do empreendimento são:
  • balanço patrimonial: apresenta os ativos – bens e direitos – e passivos – obrigações – gerados pela empresa;
  • Demonstração de Resultado do Exercício – DRE: demonstra, com clareza, as receitas e despesas do negócio;
  • Demonstração de Fluxo de Caixa – DFC: exibe a entrada e saída de capital em determinado período;
  • Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido – DMPL: mostra a movimentação do patrimônio líquido da empresa, possibilitando a análise de riscos de investimentos;
  • Lucros Antes de Juros, Impostos, Depreciação e Amortização – LAJIDA: fornece dados sobre lucros, prejuízos, produtividade e eficiência da organização; e
  • entre outros, obrigatórios ou não, dependendo do seu tipo societário.

A ausência desses relatórios e essa visão turva das finanças acarretarão decisões que não condizem com a realidade da companhia. Para auxiliar nosso leitor nessa importante tarefa, elaboramos 5 dicas de como devem ser esses relatórios e como aplicá-los na prática.
 

Quais as dicas para a tomada de decisões?

 

1. Faça tomadas de decisões com base nos relatórios financeiros

Não saber se o negócio está prosperando ou se necessita de mudanças em suas políticas deixa os controladores completamente sem uma direção para ser seguida. Essa visão turva de um empreendimento promoverá decisões que podem ser prejudiciais à companhia.

Imagine que você deseja expandir a empresa, abrindo novas filiais, entretanto, não tem certeza de que o estabelecimento principal está com saldo financeiro positivo ou não sabe se está lucrando o máximo possível.

Sem essas informações, é impossível abrir novas unidades de forma segura, pois elas podem necessitar de um capital que a empresa não possui, tornar-se estabelecimentos insustentáveis ou simplesmente ser desnecessárias.

Os relatórios financeiros são elementos-chave para traçar projeções futuras e analisar as oportunidades e riscos da companhia, possibilitando a elaboração de planejamentos fiscais ou estratégicos, a longo prazo, mais seguros, assertivos e benéficos.

2. Verifique a frequência das análises do negócio

Apesar de a legislação estipular prazos mínimos para a elaboração desses relatórios, a sua frequência pode ser mensal, trimestral ou anual, dependendo das necessidades da companhia.

Organizações que estão crescendo rápido ou que passam por abruptas mudanças perante o mercado têm seus planejamentos orçamentários revisados constantemente em curto período de tempo, sendo estudados e analisados a cada seis meses ou um ano.

Dentro desse período, é possível estruturar DREs mensalmente para averiguar se o andamento do negócio está acontecendo conforme planejado ou não. Caso os resultados não sejam positivos, os gestores devem tomar decisões para alinhá-los ao plano.

Esses relatórios também devem ser comparados com o passar do tempo para possibilitar a compreensão de quais épocas têm o faturamento mais alto ou baixo, quais deliberações levaram à elevação de resultados positivos, entre outras informações similares.

3. Selecione informações úteis

Cada relatório financeiro tem seus próprios objetivos e características, conforme estipulado pelas leis fiscais de nosso país. Porém, é excepcionalmente relevante que contenham conhecimentos úteis para o trabalho do empreendedor, já que erros na coleta de dados ou uma interpretação errônea podem ocasionar grandes perdas.

No entanto, é inviável que o administrador registre à mão todas as informações relevantes sobre as operações realizadas, pois isso acabaria fazendo-o perder o foco em seu trabalho, além de ser uma tarefa bastante estressante.

Esse problema é fácil e inteligentemente resolvido com a gestão fiscal eletrônica, pois capturar e armazenar os dados de documentos fiscais por um computador torna todo o procedimento instantâneo, econômico e livre de falhas humanas.

Interconectando essa tecnologia ao seu sistema de gestão financeira – ERP, será possível gerar relatórios financeiros relevantes automaticamente, de forma clara, precisa e com informações úteis. O uso da tecnologia aumenta a flexibilidade na rotina de seu trabalho e maximiza a competitividade do negócio.

4. Saiba o que fazer depois de finalizar o relatório

Após receber os relatórios financeiros bem elaborados e com informações úteis, está na hora de aplicar o conhecimento adquirido para beneficiar a companhia. Entre os principais atos que podem ser emanados pelo administrador, após estudá-los, estão:

  • criar estratégias mais eficientes: alterar seus planos de ação para alcançar metas ou aumentar ainda mais a projeção de resultados;
  • obter acesso ao crédito: demonstrar a saúde financeira para instituições bancárias ou financeiras para aumentar o crédito disponibilizado, adquirindo excelentes financiamentos;
  • tomar melhores decisões: mudar a organização de arquivos, mercadorias e prazos, antecipar o que há para receber, controlar melhor o capital de giro, entre outros atos;
  • analisar os setores: identificar os departamentos mais lucrativos ou prejudiciais e reduzir gastos;
  • definir vendas: relatórios permitem identificar o faturamento de cada produto, logo, você poderá tomar decisões para extrair, ao máximo, os ganhos de cada um deles.

5. Conheça os critérios usados para a avaliação

Com a grande quantidade de relatórios possíveis de serem redigidos, cada um contendo inúmeras informações úteis, faz-se necessário determinar os critérios de avaliação da saúde financeira do negócio.

Você deve listá-los e extrair, dos relatórios, os dados relativos aos parâmetros estabelecidos. Recomenda-se observar alguns itens para avaliar a situação da companhia.

Resultados demonstrados

Os DREs trazem a realidade das finanças da companhia, possibilitando a verificação de lucratividade e da concordância dos ganhos com o planejado. Sem essa avaliação, você estará apenas trabalhando com projeções.

Equilíbrio do saldo financeiro

Obtido com o DFC, analisa a conta-corrente da empresa para certificar-se de que os lançamentos de depósito e retirada de dinheiro estão de acordo entre o banco e o cliente, o que garante a exata noção de equilíbrio das movimentações financeiras.

Liquidez

Esse índice avalia a capacidade de a empresa efetuar seus pagamentos frente às suas obrigações, bem como se os ativos – bens e direitos – são capazes de trazer receita e a possibilidade de reinvestimento no negócio.

Despesas em geral

Mantenha um controle sobre as despesas regulares, que são aquelas fixas e inevitáveis; as extraordinárias, que consistem nas não previstas ou que devem ser evitadas; as essenciais para a manutenção do negócio, que são operacionais, entre outras.

Sem uma constante avaliação, um monitoramento e uma moderação sobre esses gastos, os administradores poderão perder a governança sobre as finanças e ocasionar desequilíbrio de contas.

Os relatórios financeiros são instrumentos que dissecam a saúde financeira do negócio, demonstrando os ganhos e perdas de todas as operações, vendas e processos. Além disso, emanam uma visão do empreendimento perante o mercado e os resultados provenientes de sua própria administração.

Diante da importância do assunto, uma gestão de documentos automática é essencial para a elaboração ágil de relatórios precisos e completos. Entre em contato conosco e saiba mais sobre como obter esse serviço!


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