Uma grande dificuldade encontrada dentro de toda empresa é manter o controle de notas fiscais. Além  disso, os gestores vivem um desafio diário de tornar essa atividade menos cansativa e burocrática.

Como o volume é grande, assim como a responsabilidade envolvendo todos os processos — desde a emissão até o controle e gerenciamento —, é preciso agir com cautela para não incorrer em erros e não gerar problemas futuros com os clientes ou com os órgãos fiscalizadores.

Contudo, com a adoção de algumas estratégias, é possível otimizar essa tarefa, melhorar os resultados e o principal: ter segurança em relação à gestão das notas.

Neste artigo, que preparamos pensando em você, gestor e gerente financeiro, vamos trazer diversas dicas práticas de como melhorar o controle de notas fiscais da sua empresa, garantindo mais segurança para as operações e qualidade nas informações armazenadas. Confira!

1. Organize suas Notas Fiscais Eletrônicas

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é obrigatória no Brasil, e, assim como acontecia com as Notas Fiscais impressas, elas precisam ser armazenadas pelo tempo mínimo de 5 anos. Caso haja uma fiscalização na sua empresa e algum documento fiscal falte, pode haver aplicação de multa, que pode chegar até mais de R$ 1.000,00 por Nota Fiscal não apresentada.

Portanto, é necessário criar o hábito de organizar as Notas Fiscais de modo que estas não sejam extraviadas em diversos e-mails ou perdidas por conta de alguma falha no sistema da empresa.

No quesito organização, os documentos fiscais podem ser catalogados de acordo com data de emissão ou de recebimento, empresa emitente ou empresa destinatária, de acordo com suas necessidades.

Para evitar riscos quanto à guarda dos documentos fiscais, há possibilidade de usar o armazenamento em nuvem, o que diminui riscos de perda de dados e documentos corrompidos.

Já existem softwares de gestão de documentos fiscais, como é o caso da ConexãoNF-e, que oferecem a possibilidade de guardar esses dados, além de organizarem todas as NF-es e CT-es, permitindo e facilitando o acesso às informações a qualquer momento.

2. Crie rotinas

Para manter as Notas Fiscais eletrônicas em ordem, é essencial que você estabeleça uma rotina de trabalho com a sua equipe. Defina a responsabilidade de cada um e trace o passo a passo necessário para a tarefa.

Você pode até criar um fluxograma dos processos envolvendo o setor responsável pela emissão e armazenamento de notas fiscais. Assim, todos os envolvidos terão clareza com relação às suas responsabilidades. Com uma rotina bem estabelecida, todos os profissionais da empresa conseguem ter acesso mais fácil e rápido a informações importantes como:

  • quem deve receber o produto;
  • quem vai conferir a nota com o pedido;
  • quem será o responsável pelo financeiro;
  • quem armazenará o arquivo.

Esse controle é importante para a identificação de falhas e, também, para o maior comprometimento de cada um em relação às tarefas designadas.

3. Confira se a nota recebida é autêntica

Esse passo é essencial e não pode ser esquecido! Por mais antiga e confiável que seja a sua relação com determinado fornecedor, sempre que você receber uma nota fiscal, acesse o site da Receita Federal, verifique se ela é autêntica e se todas as informações estão em conformidade.

O procedimento traz mais segurança para todas as partes envolvidas na relação e contribui para a redução de problemas com a fiscalização.

Além disso, é importante fazer a verificação se a Nota recebida pertence de fato à um produto adquirido por sua empresa, essa checagem deve ser feita alinhada ao setor de compras. E não se esqueça: DANF-e é apenas o documento auxiliar da NF-e! Fique atento ao receber um DANF-e, se ele é de fato ligado a um XML recebido pela empresa, pois para o Fisco, o que importa é o arquivo XML.

Para evitar transtornos, é altamente recomendado possuir um sistema de recebimento automático de NF-e, onde você pode consultar diretamente da SEFAZ os documentos emitidos contra seu CNPJ e consegue realizar o MD-e (Manifesto do Destinatário), evitando problemas com fiscalizações. Temos um artigo especial sobre como verificar se uma Nota Fiscal é correta, confira aqui!

4. Fique atento aos prazos para pagamento

Quando você já estiver com todo o procedimento relacionado ao recebimento das notas fiscais em ordem, será importante criar uma rotina para a conferência das datas de pagamento. Verifique as datas de vencimento e crie um controle sequencial. Também é interessante definir um dia da semana para pagar todas as notas que tiverem vencimento na semana seguinte, por exemplo.

A organização prévia permite que as contas fiquem sempre em dia e que você não corra o risco de ter que arcar com o pagamento de juros e de multas, o que prejudica a gestão financeira e ainda impede a realização de investimentos.

5. Separe um tempo para baixar as notas fiscais eletrônicas

Ter o cuidado de baixar as notas fiscais eletrônicas é essencial para a sua organização e para a sua segurança. Essa atitude, além de otimizar o seu controle, reduz o risco de emissão de notas frias em seu CNPJ.

Você pode incluir essa prática no seu fluxograma de trabalho e estabelecer um colaborador para ser o responsável pela tarefa, já que esta é um hábito para fazer o fechamento contábil.

Neste ponto, é importante lembrar que não é possível fazer a baixa em lote dessas notas no site da SEFAZ, e este pode apresentar instabilidades. Para isso, existem softwares que fazem o recebimento e guarda de XML, sem enfrentar burocracias e otimizando tempo de trabalho.

6. Mantenha um bom relacionamento com fornecedores

Seja com os clientes ou com os fornecedores, é essencial que você mantenha um relacionamento saudável e de confiança. Afinal, por mais capacitada e atenta que seja a sua equipe, ela ainda está sujeita a erros.

Com isso, caso você precise fazer alteração, correção ou cancelamento de alguma nota fiscal, esse vínculo será fundamental e poderá contribuir para que você não precise arcar com o pagamento de taxas abusivas e enfrentar toda a burocracia do governo.

7. Converse com o seu contador

Sempre que surgirem dúvidas em relação à emissão ou armazenamento das notas fiscais, entre em contato com o seu contador e converse abertamente sobre a situação. Inclusive, peça a ele para manter você informado sobre as mudanças legais e os recursos tecnológicos que facilitam esse trabalho de gestão.

Esse vínculo é de extrema importância, porque, além de reduzir as suas chances de erros por desconhecimento, permite que você fique constantemente atualizado e desenvolva estratégias inovadoras para o seu negócio.

A expertise dos profissionais da área contábil é indispensável, tanto sob a perspectiva técnica e legal quanto sob a ótica estratégica. Os contadores têm muitas informações relevantes para oferecer às empresas, por isso, usufrua desse conhecimento sem moderação!

8. Treine e capacite sua equipe constantemente

Não basta saber a importância de fazer uma gestão adequada dos documentos, também é preciso entender o que diz a legislação, quais são os riscos e os benefícios do armazenamento, quais as melhores práticas e como fazer um controle alinhado com as necessidades e as demandas da empresa.

Por isso, é necessário investir em treinamentos e capacitações constantes. Você pode oferecer cursos, palestras e até mesmo solicitar ao seu contador para que ele ofereça palestras dentro da sua empresa, orientando e esclarecendo as dúvidas que surgem na rotina de trabalho.

9. Conheça os prazos de armazenamento

A guarda dos documentos fiscais é responsabilidade da empresa, independente de falhas no sistema. Para tanto, é preciso saber que o prazo de armazenamento dos arquivos XML de NF-e é de 5 anos.

Durante esse intervalo de tempo, pode haver uma fiscalização e não apresentar algum documento XML incorre em multas, como já foi dito acima. É importante lembrar sempre que o arquivo XML é o que importa na fiscalização, DANF-e e DACT-e não tem validade fiscal para isso.

10. Automatize

A automação é um processo que agrega maior agilidade para a rotina de trabalho, além de impactar significativamente a produtividade e a redução do índice de falhas humanas, muito comuns no setor contábil, mas que podem ser financeiramente danosas para as organizações.

Ao optar pela automação, você também poderá ter uma visão mais ampla das contas, conseguindo criar estratégias de controle mais otimizadas e que beneficiem de forma significativa a gestão do negócio como um todo.

Utilizando a tecnologia a favor da empresa, é possível reduzir custos, melhorar desempenhos e ainda simplificar todo o trabalho que envolve o controle e a emissão de relatórios pelo setor financeiro.

11. Invista em um software de gestão

A tecnologia trouxe muitas vantagens para os empresários. Entre elas, está a possibilidade de automatizar o controle das notas fiscais eletrônicas por meio da utilização de softwares modernos e fáceis de utilizar.

Hoje, é possível automatizar muitos processos dentro das empresas, o que permite que as equipes sejam direcionadas para trabalhos mais estratégicos e deixem o trabalho burocrático para os computadores e a inteligência artificial.

Atualmente, existem softwares especializados no recebimento e controle de Notas Fiscais, como o da ConexãoNF-e, onde você conta com vários recursos para:

  • Receber NF-e e CT-e automaticamente da SEFAZ;
  • Armazenar esses documentos na nuvem por 5 anos;
  • Integrar o software ao ERP da empresa para lançar as NF-es;
  • Realizar o MD-e;
  • Imprimir DANF-e, DACT-e e DACC-e;
  • Gerar relatórios personalizados.

Outra vantagem é que, como a atualização é imediata, todos que tiverem acesso ao programa poderão, imediatamente, visualizar as informações necessárias — o que traz agilidade e facilita o trabalho em equipe.

Convém ressaltar ainda que, com esse tipo de sistema, é possível trabalhar de qualquer lugar, desde que você tenha acesso ao computador. Isso traz mobilidade, melhora o atendimento ao cliente e aumenta satisfação e a segurança dos funcionários, que poderão trabalhar de forma remota, caso seja necessário.

Vale lembrar que o software da ConexãoNF-e possui teste grátis por 7 dias, sem compromisso e sem pedir cartão de crédito, para conhecer melhor a ferramenta e saber se ela é adequada ao seu negócio. Além disso, é oferecido todo o suporte necessário para a implementação do software e treinamento.

Se você seguir essas recomendações, o controle de notas fiscais ficará muito mais otimizado. Essas medidas vão trazer mais tranquilidade para você e maior satisfação para os seus funcionários e clientes. Além disso, sua empresa vai ganhar em segurança, organização produtividade, qualidade dos processos, disponibilidade de informações e qualidade na gestão.

Como é feito o controle de notas fiscais na sua empresa? Você já usou algum software de controle? Deixe um comentário e compartilhe conosco a sua opinião ou experiência na gestão destas informações dentro do seu negócio.


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Imagem ilustrativa do sistema da ConexãoNF-e