Você, proprietário, gestor ou administrador de uma empresa, tem ideia da importância que uma gestão de documentos fiscais eficiente tem para o seu negócio?
Quando esse processo é realizado de forma correta, o empreendimento pode obter inúmeros benefícios, como maior produtividade — uma vez que os documentos fiscais serão encontrados mais facilmente — bem como evitar erros e até mesmo proteger a empresa de sanções fiscais.
Além disso, existem leis que obrigam a companhia a armazenar determinados documentos fiscais por certo tempo.
Pensando na importância que esse assunto tem no âmbito empresarial, resolvemos escrever este artigo. Nele, você encontrará cinco dicas práticas para fazer a organização de documentos fiscais em seu negócio. Confira!
1. Armazene corretamente os documentos fiscais eletrônicos
O primeiro passo é organizar os documentos fiscais eletrônicos da sua empresa, tais como NFes, NFSes, CTes, entre outros. Nesse caso, há duas situações: os documentos fiscais emitidos pela sua empresa, e aqueles recebidos de diversos fornecedores.
Em ambas situações, o armazenamento do arquivo XML por no mínimo 5 anos é obrigatório por lei, e não apresentar os documentos em uma fiscalização pode incorrer em multas de até R$ 1.000,00 por XML faltante.
Para guardar os documentos, você tem algumas alternativas:
- Armazenar no servidor da empresa, em pastas locais;
- Guardar em pastas na nuvem por conta própria;
- Contar com um software especialista em gestão fiscal.
Se você pretende armazenar tudo em pastas locais, nos computadores da empresa, muito cuidado: em risco de sinistros, queimas de HD, ou qualquer outro imprevisto, sua empresa é inteiramente responsável pelos documentos que emite e recebe.
Em qualquer caso que opte por organizar os documentos por conta própria, temos algumas dicas:
- Separe os arquivos por tipo: NFe, NFSe, CTe, etc.
- Dentro de cada tipo, aponte a categoria: emitidos e recebidos;
- Em ambas pastas, classifique por data de emissão ou recebimento;
- Você ainda pode indicar o fornecedor que emitiu a nota, o que é opcional.
Organizar tudo é de extrema importância, afinal, de nada adianta ter o arquivo XML guardado “em algum lugar”, se na hora da fiscalização você não consegue encontrá-lo facilmente.
Para não se preocupar com isso e ter garantia 100% de que tudo está em ordem, é recomendado que use um software de gestão de documentos fiscais, como o da ConexãoNF-e, que recebe, organiza, e armazena os documentos fiscais eletrônicos automaticamente. Com ele é possível consultar NFSe, NFe e CTe de forma totalmente automatizada e ter a importação no ERP.
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2. Crie rotinas de trabalho
Independente do tamanho da sua empresa, criar rotinas para organizar seus documentos fiscais é um passo importante.
Felizmente, muitos documentos fiscais hoje em dia são em formato digital, e os ERPs e softwares integrados auxiliam em grande parte no processo de receber e organizar.
Ainda assim, criar uma rotina de verificação se tudo está funcionando como deve e, principalmente, estar atento na hora de lidar com os documentos, é imprescindível.
Com os documentos fiscais físicos, a atenção é redobrada, afinal, eles podem sofrer com a ação do tempo e são mais fáceis de se perder.
3. Designe um profissional responsável pelo armazenamento de documentos fiscais
Além de criar rotinas específicas para o armazenamento de documentos fiscais, é necessário que você tenha um profissional designado para cuidar desse setor em sua empresa. Esse colaborador deverá ser uma pessoa cuidadosa e atenciosa, uma vez que lidará com papéis importantes para o seu negócio.
É fundamental mencionar que o descaso ou negligência com a questão de armazenamento de documentos fiscais pode, além de causar uma série de transtornos administrativos, gerar multas e demais sansões em procedimentos de fiscalização ou auditoria.
Por isso, é sempre importante ter um profissional treinado e capacitado a desenvolver as atividades de arquivamento das notas e demais papéis que têm relação com as questões tributárias da empresa.
4. Categorize os documentos fiscais por tipo
São vários os tipos de documentos fiscais que uma empresa recebe. Portanto, é fundamental que você separe e categorize cada um desses elementos, conforme já falamos anteriormente.
Fazendo essa distinção, haverá mais facilidade em encontrar algum documento fiscal utilizado para determinado fim.
Por exemplo: suponhamos que você precisa comprovar a compra de um material de escritório. Nesse caso, bastaria buscar no arquivo os documentos fiscais referentes às compras para uso e consumo. Assim, todo o trabalho do departamento fiscal fica mais ágil e eficiente.
5. Utilize a tecnologia no armazenamento de documentos fiscais
A tecnologia é uma grande aliada das empresas que desejam realizar o armazenamento de documentos fiscais de forma eficiente e segura. Atualmente, existem diversos softwares modernos que realizam essa atividade, facilitando a vida do gestor e dos profissionais envolvidos no arquivamento de documentos fiscais.
Podemos mencionar como exemplos os softwares de gestão de documentos fiscais, armazenamento e backup e os famosos e mais utilizados ERPs — programas que funcionam de modo integrado ao setor administrativo e fiscal de uma empresa.
Com essas eficientes ferramentas tecnológicas, a gestão de documentos fiscais alcançará um nível de organização extremo, facilitando o trabalho de todos os departamentos da corporação, além de protegê-la quanto às sanções advindas da falta de apresentação de notas e outros documentos.
Nesse contexto, o ConexãoNF-e é um software que realiza esse tipo de tarefa. Com ele você recebe suas NFes, NFSes e CTes automaticamente direto da SEFAZ e prefeituras, armazena documentos recebidos e emitidos, e ainda exporta tudo automaticamente no ERP, sem digitar a chave de acesso.
Além disso, há outras funcionalidades da ferramenta que beneficiam o setor fiscal e a empresa como um todo, como:
- Fazer Manifesto do Destinatário e Desacordo de CTe em poucos segundos, inclusive em lote;
- Baixar XML em lote e imprimir DANFE e DACTE;
- Gerar relatórios personalizados para apuração de impostos;
- Criar fluxos de trabalho com tags personalizáveis;
- Conferir os status de documentos na SEFAZ em tempo real, e muito mais!
Gostou deste artigo sobre a organização de documentos fiscais? Então, entre em contato conosco e conheça melhor nossa ferramenta de gestão fiscal:
