Você, proprietário, gestor ou administrador de uma empresa, tem ideia da importância que uma gestão de documentos fiscais eficiente tem para o seu negócio?

Quando esse processo é realizado de forma correta, o empreendimento pode obter inúmeros benefícios, como maior produtividade — uma vez que os documentos fiscais serão encontrados mais facilmente — bem como evitar erros e até mesmo proteger a empresa de sanções fiscais.

Além disso, existem leis que obrigam a companhia a armazenar determinados documentos fiscais por certo tempo.

Pensando na importância que esse assunto tem no âmbito empresarial, resolvemos escrever este artigo. Nele, você encontrará cinco dicas práticas para fazer a organização de documentos fiscais em seu negócio. Confira!

1. Armazene corretamente os documentos fiscais eletrônicos

O primeiro passo é organizar os documentos fiscais eletrônicos da sua empresa, tais como NF-es, CT-es, entre outros. Nesse caso, há duas situações: os documentos fiscais emitidos pela sua empresa, e aqueles recebidos de diversos fornecedores.

Em ambas situações, o armazenamento do arquivo XML por no mínimo 5 anos é obrigatório por lei, e não apresentar os documentos em uma fiscalização pode incorrer em multas de até R$ 1.000,00 por XML faltante.

Para guardar NF-es e CT-es, você tem algumas alternativas:

  • Armazenar no servidor da empresa, em pastas locais;
  • Guardar em pastas na nuvem por conta própria;
  • Contar com um software especialista em gestão fiscal.

Se você pretende armazenar tudo em pastas locais, nos computadores da empresa, muito cuidado: em risco de sinistros, queimas de HD, ou qualquer outro imprevisto, sua empresa é inteiramente responsável pelos documentos que emite e recebe.

Em qualquer caso que opte por organizar os documentos por conta própria, temos algumas dicas:

  1. Separe os arquivos por tipo: NF-e, NFS-e, CT-e, etc.
  2. Dentro de cada tipo, aponte a categoria: emitidos e recebidos;
  3. Em ambas pastas, classifique por data de emissão ou recebimento;
  4. Você ainda pode indicar o fornecedor que emitiu a nota, o que é opcional.

Organizar tudo é de extrema importância, afinal, de nada adianta ter o arquivo XML guardado “em algum lugar”, se na hora da fiscalização você não consegue encontrá-lo facilmente.

Para não se preocupar com isso e ter garantia 100% de que tudo está em ordem, é recomendado que use um software de gestão de documentos fiscais, como o da ConexãoNF-e, que recebe, organiza, e armazena os documentos fiscais eletrônicos automaticamente.

2. Crie rotinas de trabalho

Independente do tamanho da sua empresa, criar rotinas para organizar seus documentos fiscais é um passo importante.

Felizmente, muitos documentos fiscais hoje em dia são em formato digital, e os ERPs e softwares integrados auxiliam em grande parte no processo de receber e organizar.

Ainda assim, criar uma rotina de verificação se tudo está funcionando como deve e, principalmente, estar atento na hora de lidar com os documentos, é imprescindível.

Com os documentos fiscais físicos, a atenção é redobrada, afinal, eles podem sofrer com a ação do tempo e são mais fáceis de se perder.

3. Designe um profissional responsável pelo armazenamento de documentos fiscais

Além de criar rotinas específicas para o armazenamento de documentos fiscais, é necessário que você tenha um profissional designado para cuidar desse setor em sua empresa. Esse colaborador deverá ser uma pessoa cuidadosa e atenciosa, uma vez que lidará com papéis importantes para o seu negócio.

É fundamental mencionar que o descaso ou negligência com a questão de armazenamento de documentos fiscais pode, além de causar uma série de transtornos administrativos, gerar multas e demais sansões em procedimentos de fiscalização ou auditoria.

Por isso, é sempre importante ter um profissional treinado e capacitado a desenvolver as atividades de arquivamento das notas e demais papéis que têm relação com as questões tributárias da empresa.

4. Categorize os documentos fiscais por tipo

São vários os tipos de documentos fiscais que uma empresa recebe. Portanto, é fundamental que você separe e categorize cada um desses elementos, conforme já falamos anteriormente.

Fazendo essa distinção, haverá mais facilidade em encontrar algum documento fiscal utilizado para determinado fim.

Por exemplo: suponhamos que você precisa comprovar a compra de um material de escritório. Nesse caso, bastaria buscar no arquivo os documentos fiscais referentes às compras para uso e consumo. Assim, todo o trabalho do departamento fiscal fica mais ágil e eficiente.

5. Utilize a tecnologia no armazenamento de documentos fiscais

A tecnologia é uma grande aliada das empresas que desejam realizar o armazenamento de documentos fiscais de forma eficiente e segura. Atualmente, existem diversos softwares modernos que realizam essa atividade, facilitando a vida do gestor e dos profissionais envolvidos no arquivamento de documentos fiscais.

Podemos mencionar como exemplos os softwares de gestão de documentos fiscais, armazenamento e backup e os famosos e mais utilizados ERPs — programas que funcionam de modo integrado ao setor administrativo e fiscal de uma empresa.

Com essas eficientes ferramentas tecnológicas, a gestão de documentos fiscais alcançará um nível de organização extremo, facilitando o trabalho de todos os departamentos da corporação, além de protegê-la quanto às sanções advindas da falta de apresentação de notas e outros documentos.

Nesse contexto, o ConexãoNF-e é um software que realiza esse tipo de tarefa. Com ele você recebe suas NF-es, NFS-es e CT-es automaticamente direto da SEFAZ e prefeituras, armazena documentos recebidos e emitidos, e ainda exporta tudo automaticamente no ERP, sem digitar a chave de acesso.

Além disso, há outras funcionalidades da ferramenta que beneficiam o setor fiscal e a empresa como um todo, como:

  • Fazer Manifesto do Destinatário e Desacordo de CT-e em poucos segundos, inclusive em lote;
  • Baixar XML em lote e imprimir DANFe e DACTe;
  • Gerar relatórios personalizados para apuração de impostos;
  • Criar fluxos de trabalho com tags personalizáveis;
  • Conferir os status de documentos na SEFAZ em tempo real, e muito mais!

Gostou deste artigo sobre a organização de documentos fiscais? Então, entre em contato conosco e conheça melhor nossa ferramenta de gestão fiscal, ou confira 12 problemas resolvidos com ConexãoNF-e!


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Imagem ilustrativa do sistema da ConexãoNF-e