Tivemos uma explosão de consultas sobre o que diz a legislação a respeito da falta de escrita fiscal de uma NFe. Então nada melhor do que escrever um artigo e compartilhar a informação com vocês.

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Já é de conhecimento geral que a tributação no Brasil é muito complexa e burocrática, então qualquer deslize é um risco grave para sua empresa. Mesmo com propostas e programas de simplificação, é impossível manter um negócio em pé sem ficar sempre atualizado com as mudanças.

O que mais tem chamado a atenção são as multas pela falta de escrituração fiscal de NFe, e grande parte desse problema se dá por falta de conhecimento sobre o próprio documento.

Neste artigo vamos apresentar para você o que é escrita fiscal, quais empresas precisam fazer este processo (com base nas leis), e por fim, como deixar sua escrita fiscal 100% de acordo com a legislação. Acompanhe!

O que é escrita fiscal?

Escrita fiscal (ou escrituração tributária), se trata do ato de efetuar os lançamentos em contas e fazer a apuração de impostos, que posteriormente serão compilados em livros e fichas. Portanto, é necessário que tudo esteja de acordo com a lei desde o início, para que não ocasione problemas ainda mais graves na hora de entregar obrigações.

Quando a sua empresa recebe uma mercadoria, ou compra um serviço, precisa escriturar a nota fiscal que comprova essa transação, pois neste documento estão contidas informações sobre valores, tributos, NCM, dados dos envolvidos na operação, entre outros.

Dessa forma, a RFB consegue acompanhar o financeiro da sua empresa e se tudo está de acordo com a lei. Além disso, garante também mais segurança a você, por ter esses dados registrados.

Como deve ser feita a escrituração fiscal?

A Lei 10.406/2002 (Novo Código Civil) determina os parâmetros em que deve ser feita a escrita fiscal, confira:

Art. 1.183. A escrituração será feita em idioma e moeda corrente nacionais e em forma contábil, por ordem cronológica de dia, mês e ano, sem intervalos em branco, nem entrelinhas, borrões, rasuras, emendas ou transportes para as margens.

Parágrafo único. É permitido o uso de código de números ou de abreviaturas, que constem de livro próprio, regularmente autenticado.

Ainda neste artigo, vamos dar algumas dicas sobre como manter sua escrita fiscal 100% de acordo com a lei.

A escrituração fiscal é obrigatória para quais tipos de empresas?

De modo geral, todas as empresas estão obrigadas a efetuarem a escrita fiscal, separamos em tópicos algumas leis que podem ajudar você a entender melhor sobre isso:

Lei 10.406/2002 (Novo Código Civil)

Art. 1.179. O empresário e a sociedade empresária são obrigados a seguir um sistema de contabilidade, mecanizado ou não, com base na escrituração uniforme de seus livros, em correspondência com a documentação respectiva, e a levantar anualmente o balanço patrimonial e o de resultado econômico.

§2º o É dispensado das exigências deste artigo o pequeno empresário a que se refere o art. 970.

Aqui temos que os empresários a seguir são dispensados da obrigação de seguir um sistema de contabilidade com base na escrituração de seus livros:

Art. 970. A lei assegurará tratamento favorecido, diferenciado e simplificado ao empresário rural e ao pequeno empresário, quanto à inscrição e aos efeitos daí decorrentes.

Porém, é preciso lembrar que algumas licitações e pedidos de crédito podem depender indiretamente da escrituração, além disso, os dados registrados são provas de que a sua empresa está dentro da lei.

Sobre as empresas do Simples Nacional

Para as empresas do Simples Nacional, trouxemos alguns recortes sobre como se dá a apresentação de livros fiscais e contábeis, afinal é comum encontrar dúvidas sobre quais declarações são obrigatórias e quais foram dispensadas pelo regime simplificado. Confira a seguir:

  • ME ou EPP: RESOLUÇÃO CGSN Nº 140, DE 22 DE MAIO DE 2018
Art. 63. Observado o disposto no art. 64, a ME ou EPP optante pelo Simples Nacional deverá adotar para os registros e controles das operações e prestações por ela realizadas: (Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 26, §§ 2º, 4º, 4º-A, 4º-B, 4º-C, 10 e 11)

I - Livro Caixa [...];

II - Livro Registro de Inventário [...];

III - Livro Registro de Entradas [...];

IV - Livro Registro dos Serviços Prestados [...];

V - Livro Registro de Serviços Tomados [...]; e

VI - Livro de Registro de Entrada e Saída de Selo de Controle [...].

§ 1º Os livros discriminados neste artigo poderão ser dispensados, no todo ou em parte, pelo ente tributante da circunscrição fiscal do estabelecimento do contribuinte, respeitados os limites de suas respectivas competências. (Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 26, § 4º)
  • MEI: RESOLUÇÃO CGSN Nº 140, DE 22 DE MAIO DE 2018
2. nas operações com mercadorias para destinatário inscrito no CNPJ, quando o destinatário não emitir nota fiscal de entrada.

§ 1º O MEI fica dispensado:

I – da escrituração dos livros fiscais e contábeis;

II – da Declaração Eletrônica de Serviços; e

III – da emissão de documento fiscal eletrônico, exceto se exigida pelo respectivo ente federado e disponibilizado sistema gratuito de emissão, respeitado o disposto no art. 110. (Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 2º, inciso I e § 6º; art. 26, § 2º)

Fonte: RESOLUÇÃO CGSN Nº 140, DE 22 DE MAIO DE 2018

Leis estaduais

Por fim, existem ainda as leis estaduais, que acabam resultando em grande parte das multas por falta de escrituração. Trouxemos um exemplo de Lei de Santa Catarina, mas é preciso ficar atento à legislação do seu estado, para caso ocorra algum procedimento similar.

  • Lei 10297/96
Art. 54. Deixar de registrar, na escrita fiscal, documento relativo à entrada de mercadorias destinadas à comercialização, industrialização, uso ou consumo, ou de bens destinados ao ativo imobilizado, ou aquele relativo à contratação de prestação de serviço:

MULTA de 20% (vinte por cento) do valor da mercadoria ou serviço.

Parágrafo único. A multa prevista neste artigo somente será aplicada se o documento não tiver sido contabilizado.

Escrita fiscal 100% - Qual o segredo?

A atividade de escrituração não é segredo para nenhuma pessoa que atua no setor administrativo. Se a gestão contábil e fiscal é feita internamente, então é o sistema de ERP que recebe as informações da NFe. Se a gestão contábil e fiscal é feita através de uma contabilidade terceirizada então ela é que fica responsável por realizar o registro conforme os documentos (arquivos XML) que você encaminha.

Se o processo de escrituração não é segredo, então como o número de multas tem aumentado tanto?

A resposta é simples: O problema está na origem da informação. E é aí que está o segredo.

Se, por exemplo, você depende do e-mail enviado por seu fornecedor contendo o XML da NFe ou da DANFE recebida na portaria para realizar a escrituração da nota fiscal, sua empresa corre sérios riscos de ser multada!

Existem pessoas que realizam ações se aproveitando da fragilidade de empresas que não possuem segurança no processo envolvendo a recepção e escritura fiscal de notas fiscais, podendo inclusive usar o CNPJ da vítima para acobertar operações fraudulentas.

Não espere que sua empresa seja multada apenas em casos de fiscalização pela Receita Federal, agora isso ocorre cruzando os dados entre os seus arquivos de SPED e os arquivos de SPED dos seus fornecedores e parceiros, caso haja inconsistência nos registros, o resultado provável é a aplicação de multas.

As empresas que possuem uma administração de sucesso já descobriram aplicativos como a ConexãoNF-e e conseguiram resolver suas pendências fiscais além de ganhar produtividade no processo de recebimento e escrituração.

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Como fazer a escrituração de uma nota fiscal: dica de especialista

Uma vez com os documentos em mãos, recebidos de forma automática utilizando a ConexãoNF-e, fica muito mais fácil fazer a escrituração das notas fiscais. A Consultora Fiscal Saska Lins já escreveu um artigo sobre como escriturar uma NF-e, confira na íntegra!

Separamos algumas dicas essenciais e resumidas, sobre o que ela passou no conteúdo original:

1. Conheça o documento fiscal que está recebendo

É preciso ler e distinguir os documentos fiscais entre si, como por exemplo, a diferença entre uma nota fiscal de produto ou de serviço. Outro ponto importante é levar em consideração que são arquivos digitais, ou seja, o que importa para a fiscalização é o arquivo XML, e não o DANFE que vem com a mercadoria.

2. Saiba com qual finalidade a nota foi comprada

Um pedido fisicamente conferido não garante uma escrituração perfeita: é preciso bater as informações do que foi recebido com o arquivo XML da nota fiscal. Isso significa também se atentar à finalidade do documento:

  • uso e consumo;
  • ativo imobilizado;
  • comercialização;
  • industrialização; entre outros.

3. Fique atento aos itens de situação especial

No Brasil existem alguns itens em situações especiais, e se o ERP da sua empresa não estiver com a parametrização em dia, pode não conseguir identificar a operação. Uma boa dica para contornar este problema é justamente manter o cadastro de itens sempre atualizado.

Bônus

Se sua empresa conta com apoio de uma contabilidade terceirizada, que garante a escrituração fiscal, não deixe de conferir como os arquivos fiscais (XML de NFe e CTe) da sua empresa estão sendo armazenados, pois não guardar corretamente 100% dos arquivos XML também é causa recorrente de multas aplicadas pela SEFAZ. Tem um artigo especial falando disso aqui.

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