Saber como armazenar XML da NF-e é tão importante quanto conhecer a Legislação para a emissão desse tipo de documento. O arquivo gerado após esse procedimento é o que servirá para comprovar a existência e validade de uma nota fiscal.

Por isso é importante que ele seja guardado em um ambiente seguro e de fácil acesso, pois, caso seja solicitado pela autoridade fiscalizadora e você não consiga entregar a tempo, sua empresa poderá sofrer com sanções e até mesmo multas.

Neste artigo vamos responder a 6 dúvidas muito frequentes na mente dos empresários e gestores quando o assunto é armazenar XML da NF-e. Acompanhe!

1. Quanto tempo devo guardar os arquivos XML?

A legislação fiscal, antes mesmo do surgimento da Nota Fiscal eletrônica, já determinava que os documentos fiscais deveriam ser guardados por um período mínimo de 5 anos, contados da sua emissão.

Mesmo com o grandioso e tecnológico projeto da NF-e, que mudou muitos processos dentro das empresas, esse prazo ainda continuou vigente, no entanto, diferentemente de como ocorria com os documentos manuais, o que precisa ser armazenado pelo prazo de 5 anos são os arquivos XML das notas fiscais.

2. O que evitar na hora de armazená-los?

Arquivos XML são documentos digitais e, como tais, precisam ser armazenados em espaços não físicos, destinados à guarda desse tipo de documento. Porém muitas pessoas armazenam esses arquivos em dispositivos móveis como HDs externos, notebooks e, acredite, pendrives e DVDs.

Essa prática é extremamente condenável, uma vez que esse tipo de dispositivo não oferece a segurança necessária para os seus arquivos, além disso, se eles não estiverem próximos de você, será difícil consultar um dado ou informação constante em um arquivo XML de NF-e.

3. Quais são as melhores formas de armazenar um arquivo XML?

Agora que você sabe que dispositivos móveis e computadores pessoais não são os melhores locais para armazenar os seus arquivos XML, você deve estar se perguntando: afinal, como armazenar XML da NF-e?

Atualmente, existem sistemas que fazem o armazenamento desse tipo de documento em servidores na nuvem. Dessa forma, independentemente do local em que você estiver, esses arquivos poderão ser acessados.

Outra opção é o armazenamento em servidores conectados à rede da sua empresa. Nesse caso, você pode criar uma regra de acesso e permitir que apenas os responsáveis pela emissão e gestão fiscal tenham acesso aos arquivos XML.

Independentemente da forma de armazenamento escolhida, é importante que você tenha em mente que será necessário fazer backups periodicamente, pois, caso algum desses locais de armazenamento venham a se perder, você terá como recuperar tudo muito facilmente.

4. Porque devo me preocupar com o armazenamento?

Como foi mencionado, a NF-e surgiu para mudar uma série de procedimentos antigos que eram realizados dentro da empresa e que abriam muita margem para fraudes e desvios que poderiam prejudicar a arrecadação do fisco e até mesmo, a empresa.

Uma dessas mudanças drásticas foi a substituição de um documento físico, emitido de forma manual ou impressa com equipamentos especiais, por um arquivo digital que carrega todas as informações do antigo documento fiscal.

Com essa mudança, toda a importância do armazenamento das folhas das notas fiscais passaram para o arquivo XML, obrigando as empresas a guardá-los em locais seguros e de fácil acesso, de forma que, quando solicitados, sejam prontamente entregues.

Por esse motivo é tão importante armazenar XML da NF-e, afinal, a simples falta de um desses arquivos pode gerar problemas graves para empresa, que inclui o pagamento de multas por cada arquivo não encontrado.

É importante que o gestor tenha em mente que, o arquivo XML é a própria Nota Fiscal eletrônica, sendo assim, é a ele que deve se voltar toda a importância do armazenamento. A presença desse documento é o que comprova que uma NF-e foi emitida, transmitida à SEFAZ e autorizada por ela.

Muitas pessoas ainda caem no erro de armazenar apenas o Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica (DANFe), porém isso é um erro que pode custar caro para a empresa. De fato, esse papel deve ser guardado por certo tempo, afinal, ele é o espelho da NF-e e pode servir para facilitar a visualização dos dados constantes nela.

No entanto, ele não servirá para comprovar junto aos órgãos de fiscalização a existência e validade de uma nota fiscal. Além disso, hoje existem sistemas que geram o DANFe facilmente, no entanto eles necessitam do arquivo XML para fazer a leitura dos dados e gerar o espelho de visualização que conhecemos.

5. Quem deve fazer o armazenamento e a gestão dos arquivos XML?

O procedimento que envolve a emissão, baixa e armazenamento do arquivo XML deve ser feito por seus funcionários. Algumas empresas delegam pessoas para fazer esse tipo de ação, principalmente em organizações maiores que emitem centenas de notas fiscais por dia.

Mas em empresas pequenas e médias, não é necessário designar o trabalho de todo um departamento para realizar essa tarefa. Você pode criar um procedimento para que cada colaborador responsável pela emissão de NF-e baixe e armazene o arquivo XML no local correto.

É importante mencionar que, atualmente, existem sistemas informatizados super avançados que fazem o armazenamento e gestão de arquivos XML de forma automatizada e, principalmente, com muita segurança.

6. Quais são os beneficiários da armazenagem correta dos arquivos XML?

O principal beneficiário, sem dúvida, é a empresa que emite documentos fiscais eletrônicos. Afinal, com os arquivos XML é possível realizar uma série de ações como importar dados das notas para o sistema, gerar obrigações, entre outras.

No entanto, além da empresa e seus colaboradores, o fisco também é beneficiado com esse processo, uma vez que ele terá mais facilidade em encontrar os arquivos XML que estão com a empresa, considerando o fato que ele tem poder para solicitar esse tipo de documento em processos de fiscalização ou auditoria.

Esses são os principais questionamentos sobre como armazenar XML da NF-e. Porém sabemos que nem todas as dúvidas podem ser respondidas com apenas uma postagem ou uma breve conversa.

Portanto, se você ainda tem alguma dúvida sobre como implantar esse processo em sua empresa, entre em contato conosco. Temos uma equipe pronta e preparada para atender às suas necessidades.


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Imagem ilustrativa do sistema da ConexãoNF-e