O sistema ERP tem por objetivo integrar os dados da empresa de forma centralizada, para que todos os setores interessados tenham acesso facilitado às informações. Por isso, vários empreendedores adotam a solução, no intuito de tornar seus processos mais eficientes e seguros.
Porém, não basta contratar qualquer ERP no mercado e esperar um milagre, é preciso verificar as necessidades da sua empresa e assim escolher a plataforma mais adequada e que caiba dentro do orçamento.
Por isso, escrevemos este artigo para ajudar você a entender o que é sistema ERP, para que serve, e como adquirir. Confira!
O que é sistema ERP
O significado de ERP é Enterprise Resource Planning. Trata-se de um sistema de gestão empresarial que recebe dados, armazena, e distribui de acordo com os interesses de cada departamento da empresa.
O ERP faz a ligação entre diversos setores, como compras, estoque, produção, financeiro, e muito mais, de forma automática e sincronizada.
Isso proporciona mais segurança e agilidade na troca de informações, já que, por exemplo, o setor de produção não terá risco de iniciar algum produto e descobrir só depois que falta matéria-prima ou embalagem.
Leia também: o que é ERP Protheus
A história do ERP
A história do ERP se deu em diferentes fases, com a criação e uso de diferentes métodos que evoluíram até o sistema que conhecemos hoje.
O primeiro modelo de gerenciamento foi o EOQ (Economic Order Quantity), desenvolvido pelo engenheiro Ford Whitman Harris em 1913. Este modelo era feito em papel e tinha como premissa programar a produção.
Depois de décadas, surgiu o MRP (Material Requirements Planning), uma solução que combinava a função do EOQ com a computação. A primeira empresa a adotar o MRP foi a Black and Decker, em 1964.
A evolução do MRP foi o MRP II (Manufacturing Resource Planning), lançado em 1983. Mais próximo do ERP atual, o MRP II já apresentava em sua arquitetura os módulos para gerenciar tarefas de forma integrada.
Por fim, em 1990 foi reconhecido o ERP (Enterprise Resource Planning), um sistema modular que integra as informações de diversos setores de uma empresa, de forma centralizada. Porém, é preciso ressaltar que a evolução não parou por aí: existem hoje os ERPs On Premise e Cloud.
Como o sistema ERP funciona
Seja modular ou não, o sistema ERP funciona do seguinte modo:
- o operador e/ou software integrado insere dados dentro do ERP;
- o ERP armazena estes dados de acordo com o setor, tipo, entre outras categorias que variam de acordo com a parametrização e o fabricante;
- a atualização em todo o banco de dados acontece de forma automática e instantânea, gerando confiabilidade.
Para elucidar melhor o funcionamento do ERP, vamos dar dois exemplos práticos de seu uso.
Exemplos do ERP na prática
Exemplo 1: em uma fábrica de potes plásticos, a matéria-prima sai do estoque para a área de produção, logo, o operador responsável informa no ERP que a matéria-prima não está mais disponível no setor de estoque. Mas antes e depois disso, já aconteceram diversos processos por trás deste ato:
- o gerente de produção viu no software ERP a quantidade de matéria-prima disponível para lançar o plano de produção;
- o líder de produção informou no ERP o início do ciclo produtivo com determinada matéria-prima;
- o setor de compras foi alertado sobre uma possível necessidade de reposição do estoque; entre outras operações atreladas.
Agora, imagine todo esse processo sendo feito de forma manual, ou através de planilhas. Já dá para ter uma ideia do quanto as operações poderiam dar errado em qualquer momento, gerando gargalos para o negócio.
Exemplo 2: matéria-prima nova chega ao estoque, e é preciso lançar a nota fiscal no ERP. Neste caso, um software integrado como o da ConexãoNF-e pode lançar todas as informações dentro do sistema de gestão, sendo necessário apenas fazer validações de segurança entre XML e ERP. Neste caso temos:
- todos os setores foram atualizados com a quantidade atual de matéria-prima;
- o fiscal tem as informações que precisa para fazer o balanço patrimonial e fechamento de mês da empresa; entre outros.
O software integrado insere por si só as informações necessárias, eliminando riscos de erros que acontecem na digitação manual, e o ERP garante que tudo seja devidamente repassado dentro da empresa.
Tipos de sistema de gestão ERP
Hoje em dia é possível instalar um ERP em três modalidades diferentes: no servidor local da empresa (ERP On Premise), na nuvem, ou híbrido entre os dois.
ERP On Premise
O ERP do tipo On Premise é instalado localmente no servidor da empresa. A renovação da tecnologia neste modelo acontece a partir de atualizações. Os sistemas de gestão On Premise costumam ser utilizados em grandes empresas ou até multinacionais, pois foram feitos para atender demandas maiores.
ERP Cloud
O sistema de gestão em nuvem, como o próprio nome diz, não ocupa espaço no servidor físico da empresa, pois é executado na nuvem.
Geralmente é mais simples e barato, e já existem empresas fabricantes que constroem o ERP pensando em determinados segmentos de mercado. No entanto, ERPs robustos como TOTVS e SAP também já estão no mercado de Cloud ERP.
ERP híbrido
Neste modelo, as informações podem ser armazenadas tanto no servidor da empresa, quanto na nuvem. Alguns dos grandes fabricantes de ERP On Premise oferecem este modelo também, pois facilita a troca de informações em qualquer local de trabalho, inclusive para o Home Office.
Além disso, apesar da maioria dos ERPs conhecidos serem pagos, há também ERPs gratuitos, que podem ajudar pequenas empresas que estão iniciando suas operações.
O que são os módulos de um ERP?
Como já explicamos, a maioria dos ERPs operam a partir de módulos. Estes módulos funcionam como peças que podem se encaixar e personalizar o sistema de gestão, de acordo com as necessidades da empresa.
A quantidade de módulos ofertados depende do fabricante de ERP, e a adesão irá depender das necessidades da sua empresa. Hoje já existem diversos módulos que vão desde funções mais amplas até as mais específicas possíveis.
Os Módulos mais fornecidos entre os ERPs mais tradicionais estão divididos entre "Operacionais", "Táticos" e "Estratégicos".
- Exemplos de Módulos operacionais (básicos): Armazenamento e distribuição; Estoque; Contabilidade; Custos; Compras; Contratos; Faturamento; Financeiro; Frotas; Recursos Humanos; Planejamento e Controle de Produção; etc.
- Exemplos de Módulos táticos (específicos de mercado): Comércio Exterior; Call Center; Gestão de Acervos; Gestão de Transportadora; Gestão Educacional; Gestão de Construtora; etc.
- Exemplos de Módulos estratégicos (inteligências para o negócio): Gestão de Processos; Gestão de cadeia de suprimentos; Gestão de indicadores; Gestão de riscos; etc.
Vantagens de um sistema de gestão empresarial
Com um ERP, todas as operações e dados são centralizados e atualizados simultaneamente, evitando erros que podem ocasionar grandes problemas futuros.
Um bom exemplo disso é sobre vender um produto que teoricamente está no estoque, mas que na prática não está. Com um ERP, a equipe de vendas saberia com exatidão sobre a situação atual das mercadorias e evitaria um contratempo com clientes.
Outros benefícios da contratação de um ERP são:
- padronização de processos;
- diminuição de erros;
- controle de informações;
- automatização e integração entre os setores;
- produtividade nas operações;
- apoio à tomada de decisão.
Contudo, apesar da gama de utilidades de um ERP, nem sempre seus módulos serão o suficiente para automatizar todos os processos. Por isso, existem diversos softwares que se integram com o ERP de modo que você consegue manter tudo centralizado.
Um exemplo de software que se integra com ERPs é o da ConexãoNF-e, que recebe XML de notas fiscais direto da Secretaria da Fazenda, e importa tudo no sistema de gestão de forma automatizada, eliminando processos manuais de consulta e digitação.
Escolha do ERP na sua empresa: por onde começar
Agora que você já sabe o que é um ERP, seus tipos e como ele funciona, chegou a hora de saber o que avaliar na hora de contratar uma solução.
Para isso, já publicamos aqui no blog o post "critérios de avaliação na escolha do ERP na sua empresa: veja o que deve se atentar". Você pode conferir o artigo na íntegra ou primeiro ler o resumo a seguir!
O primeiro ponto a considerar sobre a escolha do ERP, é que ele deve atender as necessidades da sua empresa, ou seja, nem sempre o ERP que seu parceiro de negócios usa é o melhor para o seu cenário.
1. Faça um planejamento a longo prazo
O ERP é um sistema que irá fazer parte de toda a empresa, e será determinante para o andamento dos processos, portanto, trocar de sistema com frequência não é uma boa opção. Pensando nisso, ao contratar uma solução se certifique de que ela conseguirá atender às suas necessidades a longo prazo.
Para montar esse planejamento, é necessário que haja uma equipe para estruturar três pontos principais da implantação do ERP: alinhar expectativas sobre o sistema, prever o valor de investimento, e garantir o comprometimento dos colaboradores.
2. Relate os módulos necessários e desejáveis
Sistemas ERP geralmente são vendidos em módulos, ou seja, é possível planejar e comprar apenas os módulos que são essenciais.
Outro ponto a ser considerado é o preço, que nem sempre será igual para todos os módulos, ou seja: quanto mais personalizado for o seu ERP, mais caro ele tende a ser. Porém, o sistema modular também tem a vantagem de que você pode adquirir novos módulos aos poucos, aumentando de forma gradual a capacidade do seu ERP.
3. Escolha o tipo de ERP
De acordo com o tamanho, segmento e necessidades do seu negócio, é preciso estudar qual opção de sistema ERP é a melhor, entre on premise, cloud ou híbrido.
Ainda sobre a escolha do ERP, ao fazer um levantamento de fornecedores, avalie também a possibilidade de contratar uma solução focada no seu segmento de mercado.
4. Saiba como funciona o suporte ao cliente
É comum que logo no começo da implantação do ERP surjam dúvidas da gerência e demais funcionários. Portanto, se certifique sobre como funciona o suporte ao sistema, quais são os meios de contato e em quais horários e dias ele estará disponível.
5. Verifique sobre a facilidade de uso
O sistema de gestão empresarial deve ser instalado para facilitar e agilizar a rotina, portanto, é importante que ele seja fácil de utilizar, além de preferencialmente ser rápido.
A solução deve trazer benefícios para todos os colaboradores, nos diferentes níveis organizacionais. Os usuários precisam ser produtivos e auto suficientes ao realizarem registros ou buscarem as informações que precisam.
6. Dê atenção aos custos
Para conseguir o melhor custo-benefício, é preciso seguir as etapas de planejamento anteriores. Uma dica é traçar as prioridades do negócio a partir da pergunta: "Quais são os setores que precisam de mais atenção ou ganhos de produtividade no momento?".
Além disso, o valor de um ERP a ser comparado não se aplica sobre o preço único, como o da mensalidade. Deve-se considerar que os custos de sistema de gestão envolvem:
- implementação;
- valor de Licenças de uso;
- treinamento;
- manutenção e suporte;
- custo por usuário; e
- atualizações.
Conclusão
Neste post você viu que um sistema ERP integra e centraliza as informações de diferentes setores da empresa através de módulos, e que existem ERPs na nuvem, On Premise e híbridos.
Ainda, através de exemplos práticos entendeu como funciona o ERP e quais são as suas vantagens. Como bônus, mostramos para você o que deve ser levado em consideração na hora de contratar um sistema de gestão empresarial.
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