Antes mesmo do surgimento da Nota Fiscal eletrônica (NFe), a legislação já previa a guarda dos documentos fiscais.
Atualmente, o armazenamento do arquivo XML de NFe e CTe é obrigatório tanto para o emitente, quanto para a empresa destinatária, pelo período mínimo de 5 anos a partir da sua emissão.
Contudo, muitos ainda acreditam que o papel é mais importante que o arquivo digital XML, o que é um equívoco. O “DA” do DANFE e DACTE significa “Documento Auxiliar”, ou seja, servem apenas como auxiliares no processo, e não tem validade fiscal.
Confira o que fala a cláusula décima do AJUSTE SINIEF 07/05 transcrito abaixo:
Cláusula décima O emitente e o destinatário deverão manter a NFe em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado.
Caso as empresas não guardem os devidos arquivos estarão passíveis de autuações, pois a fiscalização vai exigir o arquivo em caso de fiscalizações.
Prazo para guardar é 5 anos de calendários fechados mais o ano corrente.
Sabendo disso, também é importante ressaltar que não basta sair guardando todo arquivo XML que receber, pois eles precisam ser válidos.
Além disso, a organização e segurança dessa guarda precisa ser feita de forma eficaz. Como mencionado, os arquivos poderão ser solicitados a qualquer momento em uma fiscalização e sua não apresentação gera multas para a empresa.
Continue a leitura para saber como fazer um armazenamento 100% correto desses documentos.
Dicas para o armazenamento de NFe e CTe:
1. Valide seus documentos
Não basta apenas guardar o XML. Antes você deve conferir a autenticidade do arquivo e seu status na SEFAZ, que deve estar como Autorizado.
Para conferir a autenticidade do Documento, pesquise pela chave de acesso na SEFAZ, ou conte com um aplicativo como o da ConexãoNF-e, que recebe os documentos autenticados e informa o status na SEFAZ em tempo real.
2. Armazenamento organizado
Grande parte das empresas acaba recebendo o arquivo XML através do e-mail e os deixa anexados para consultar quando necessário. Mas isso não é recomendável! A gestão dos arquivos através da indexação do e-mail é sempre muito trabalhosa e pouco segura.
A dica é extrair o arquivo XML do e-mail e descompactá-lo se ele vier em uma extensão .ZIP ou similar. Além disso, de nada adianta salvar seus XMLs de forma desorganizada.
Recomendamos que crie uma estrutura de pastas da seguinte forma:
- XML Recebidos
- Tipo de documento (NFe, CTe, etc)
- Ano + Mês (Colocando o ano da frente do mês a organização alfabética fica melhor)
- Fornecedor (Esse nível é opcional)
Veja como fica a organização do Armazenar NFe e CTe:
3. Garanta a guarda pelo período necessário
De nada adianta fazer a guarda organizada dos documentos se o local não for apropriado. Armazenar arquivos no servidor da empresa ou em um computador específico pode ser perigoso, afinal, se durante todos os anos de obrigatoriedade acontecer algum sinistro, queima no HD, ou similar, estes dados serão perdidos e não são recuperáveis.
O mais recomendado é recorrer ao armazenamento em nuvem, mais especificamente utilizando um software especialista em gestão de documentos fiscais, como o da ConexãoNF-e. Assim, há garantia de que todas as informações estarão seguras.
Dica especial: Use um sistema especializado
Se esse procedimento de validação, armazenamento e guarda durante o prazo legal te pareceu muito complicado e trabalhoso, acredite: Você não está sozinho!
Conformidade fiscal não é brincadeira. Por isso, aproveitamos para te apresentar na prática como sua empresa pode resolver esses problemas: conheça o software da ConexãoNF-e!
Com ele, você recebe automaticamente NFe, NFSe e CTe direto da SEFAZ e de mais de 500 prefeituras emitidos contra o seu CNPJ, tudo organizado em um portal de consulta, sem precisar digitar chaves de acesso. Você ainda pode:
- Armazenar documentos fiscais emitidos e recebidos pelo período mínimo de 5 anos, conforme a lei;
- Consultar e imprimir DANFE e DACTE a qualquer hora, de qualquer lugar;
- Fazer Manifesto do Destinatário e Desacordo do CTe em poucos segundos;
- Conferir o status das Notas Fiscais na SEFAZ;
- Gerar relatórios personalizados para apuração de impostos;
- Baixar XML, DANFE e DACTE em lote;
- Importar NFe, NFSe e CTe automaticamente no ERP da empresa, até 80% mais rápido.
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