O certificado digital é um importante instrumento para elevar a segurança das transações digitais da sua empresa, principalmente as financeiras. Graças a ele, também é possível reduzir a burocracia de processos e elevar a velocidade das trocas de arquivos e informações.
No contexto informacional, ele permite identificar sua empresa, além de conter uma série de dados, como a sua assinatura digital, para a correta identificação do empreendimento nas transações. Dessa forma, previne fraudes, erros e outros problemas que podem prejudicar os negócios e até incorrer em prejuízos.
Quer saber como essa tecnologia pode ajudar seus processos financeiros e fortalecer a segurança virtual da sua empresa? Continue lendo e descubra!
O que é o certificado digital?
Certificado digital corresponde a uma assinatura digital de pessoa jurídica ou mesmo pessoa física. Ela possui validade jurídica e é usada para assegurar diversos tipos de serviços, processos e transações via web. O certificado digital possibilita que o indivíduo, ou empreendimento, identifique-se assinando um documento de modo virtual.
Além da assinatura das organizações que constatam que os dados nele são verídicos, o certificado contém outras informações, como:
- chave pública e chave privada;
- CNPJ, nome, e-mail, CPF do responsável da empresa;
- tempo de validade da certificação digital;
- link para que o usuário consiga aumentar o prazo de duração da certificação digital;
Geralmente, o certificado digital é dado ao empreendedor ou pessoa física em um pendrive ou disponibilizado online para download.
Para que serve o certificado digital?
O certificado digital serve para assinar e validar múltiplos documentos. Veja alguns:
- Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e);
- Cupons Fiscais Eletrônicos;
- Conhecimentos de Transportes Eletrônicos (CT-e);
- Petições em processos eletrônicos;
Esse instrumento também possibilita efetuar login em ambientes seguros, além de movimentar a sua conta bancária. Outro uso é para o envio de declarações de Imposto de Renda. À medida que o certificado digital se populariza, aumenta o número de opções e procedimentos em que passa a ser empregado.
Por que é necessário que a empresa tenha um?
É importante que sua empresa tenha uma certificação digital, pois ela fornece apoio para a gestão fiscal. Isso porque permite a emissão de NFe, bem como agiliza processos financeiros, contábeis, fiscais, entre outros. Também fortalece a segurança dessas atividades.
Além disso, a certificação digital é exigida por instituições financeiras, como bancos, e organizações verificadoras de crédito, entre outras. Sem um certificado, o empreendimento poderá ter dificuldades para realizar operações com essas entidades.
Quais os tipos de transações que exigem esse certificado?
Como visto acima, a emissão de nota fiscal eletrônica depende desse certificado. Além dela, processos no comércio online, em sistemas governamentais e até em servidores online já possuem ferramentas de leitura e de criação desses instrumentos. Dessa forma, passam a empregar em suas movimentações também.
Quais as diferenças entre certificados A1 e A3?
Existem dois tipos de certificados digitais: A1 e A3. Essas duas variações são compatíveis em praticamente todos os aspectos, suprindo as necessidades de certificação de igual modo. Contudo, há elemento diferenciador: a mídia de armazenamento dos dados confidenciais.
Certificados A1
No certificado A1, os dados são registradas no computador do portador. Ele funciona através de uma associação entre um par de chaves — uma privada e outra pública. A chave privada é armazenada no computador e deve ser protegida com uma senha, tornando-se sigilosa e individual. Já a chave pública é enviada para a Autoridade Certificadora (AC), que emite esse instrumento.
A segurança do processo é obtida por meio da interação entre as chaves privada e pública, sendo que uma não consegue ser decodificada sem que haja uma combinação com a outra. Suas informações são únicas e criptografadas para impossibilitar a leitura, evitando operações fraudulentas de terceiros. Somente a chave pública consegue ler os dados da chave privada, que os mantém criptografados.
O certificado A1 tem validade de 12 meses. Ele é o mais indicado para companhias que movimentam um grande volume de notas fiscais eletrônicas e de outros documentos fiscais eletrônicos como: NFC-e, CT-e, MDF-e, NFS-e.
Certificados A3
O Certificado A3 é compatível com o A1, sendo equivalente em padrão. A principal distinção é que o par de chaves é gerado em uma mídia de armazenamento predeterminada, que pode ser um Token USB, cartão com chip ou Smart Card, ficando ao seu critério. Essas mídias geram códigos “aleatórios”, mas todas mantém a segurança dos dados criptografados, assim como o A1.
Nesse certificado, a chave pública é mandada para a Autoridade Certificadora do mesmo modo, porém, a chave privada armazenará as informações no cartão ou no Token, que são protegidas por senha. Isso possibilita que a chave seja levada de maneira segura com o portador, podendo ser usada em diferentes locais.
O tipo A3 é indicado para organizações que necessitam da certificação com menos frequência.
Como adquirir o certificado digital?
Para adquirir um certificado digital, você deve buscar o site de uma Autoridade Certificadora e comprar o tipo desejado. O A1, por exemplo, pode ser comprado nos Correios, nas unidades do Cartório Mais ou na Associação dos Contabilistas do seu município. Também é possível adquirir um certificado digital na Secretaria de Fazenda (Sefaz) , no site do CertiSign e no da Serasa.
Após compras, o portador ou responsável legal precisa levar os documentos solicitados, de acordo com o tipo certificação, até uma Autoridade de Registro (AR) credenciada, para efetuar a identificação presencial. Na web, as próprias ACs disponibilizam listas com as localizações dos postos de atendimento.
Geralmente, os arquivos necessários são documentos do negócio, com algumas variações devido ao tipo de entidade. Também é solicitado documentos do representante legal. Por fim, vale destacar que, dependendo da região, dá para se receber o certificado em casa.
Quanto custa o certificado digital?
Existem muitas maneiras de comprar um certificado digital. Por isso, seu custo pode variar. Geralmente, os fatores que afetam o seu preço são o tipo da certificação e as necessidades e especificidades do empreendedor.
Essa tecnologia funciona como aliada, sendo essencial para garantir a segurança virtual dos processos financeiros do seu negócio. Além disso, agiliza atividades e ajuda a simplificar a gestão de documentos eletrônicos.
Quer mais conteúdo para fortalecer a gestão fiscal e financeira do seu negócio? Assine nossa newsletter e receba em seu e-mail avisos dos nossos próximos posts!
