O certificado digital é um importante instrumento que eleva a segurança das transações digitais da sua empresa, principalmente as financeiras. Graças a ele, também é possível reduzir a burocracia em processos e garantir mais agilidade nas trocas de arquivos e informações.
No contexto informacional, ele permite identificar sua empresa nas transações, por meio de uma assinatura digital. Dessa forma, previne fraudes, erros e outros problemas que podem prejudicar os negócios e incorrer em prejuízos.
Continue a leitura e entenda mais sobre o certificado digital, por que ele é necessário para sua empresa, e também onde adquirir o seu. Acompanhe!
O que é certificado digital?
O certificado digital corresponde a uma assinatura digital de pessoa jurídica ou física. Ela possui validade jurídica e é usada para assegurar diversos tipos de serviços, processos e transações digitais. O certificado digital possibilita que o indivíduo, ou empreendimento, identifique-se assinando um documento de modo virtual.
Além da assinatura das organizações que constatam que os dados nele são verídicos, o certificado contém outras informações, como:
- chave pública e chave privada;
- CNPJ, nome, e-mail, CPF do responsável da empresa;
- tempo de validade da certificação digital;
- link para que o usuário consiga aumentar o prazo de duração da certificação digital;
O certificado digital possui dois tipos de mídias existentes, que você verá ao longo do texto.
Para que serve o certificado digital?
O certificado digital serve para assinar e validar múltiplos documentos. Veja alguns:
- Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e);
- Cupons Fiscais Eletrônicos;
- Conhecimentos de Transportes Eletrônicos (CT-e);
- Petições em processos eletrônicos;
Esse instrumento também possibilita efetuar login em ambientes seguros, como do Portal da Nota Fiscal eletrônica, além de movimentar a sua conta bancária. Outro uso é para o envio de declarações de Imposto de Renda.
Com a popularização de softwares que facilitam o dia a dia das empresas, o certificado digital se tornou ainda mais necessário, por ser o ponto de integração entre diversas ferramentas com os órgãos públicos.
Por que é necessário que a empresa tenha um?
O primeiro ponto de importância é a necessidade: hoje em dia, se sua empresa recebe ou emite notas fiscais, é imprescindível o uso de certificado digital. Além dele ser obrigatório para emitir NF-es, é também exigido pela SEFAZ ao baixar o documento.
Além disso, a certificação digital fornece apoio para a gestão fiscal, ao agilizar processos financeiros, contábeis, fiscais, entre outros, que necessitam de uma assinatura.
Este instrumento também é exigido por muitas instituições financeiras, como bancos, e organizações verificadoras de crédito, entre outras. Sem um certificado, o empreendimento poderá ter dificuldades para realizar operações com essas atividades.
Quais os tipos de transações que exigem esse certificado?
Como visto acima, a emissão de nota fiscal eletrônica depende desse certificado. Além dela, processos no comércio online, em sistemas governamentais e até em servidores online já possuem ferramentas de leitura e de criação desses instrumentos. Dessa forma, passam a empregar em suas movimentações também.
Quais são os tipos de certificações?
Existem diferentes modalidades de certificados, que suprem com necessidades específicas da pessoa jurídica ou pessoa física, os mais conhecidos e utilizados são:
- Certificado e-CPF: utilizado para comprovar a identidade de uma pessoa física e realizar ações que exijam essa informação, como por exemplo a redação de procurações, assinatura de contratos e resolução de pendências.
- Certificado e-CNPJ: ele substitui o documento físico no ambiente online e só pode ser utilizado pelo responsável do CNPJ registrado junto à Receita Federal. Com ele é possível assinar documentos, realizar procurações, acessar serviços no site da Receita Federal, entre outros.
- Certificado NF-e: este certificado é limitado à emissão da nota fiscal eletrônica.
Uma empresa pode ter mais de um certificado digital, sendo comum o uso do e-CNPJ pelos sócios de uma empresa, e o NF-e aos colaboradores que realizam emissão de notas fiscais.
Quais as diferenças entre certificados A1 e A3?
Além das modalidades de certificados, há também dois tipos de mídia existentes disponíveis, sendo que elas cumprem o mesmo papel, mas tem suas diferenças em prazo de validade e modo de uso, confira:
Certificados A1
No certificado A1, os dados são registrados no computador do portador. Isso facilita muito a rotina de empresas que movimentam um grande volume de documentos fiscais eletrônicos, tais como NF-e, CT-e e MDF-e, por não precisar de um token plugado sempre que existir a necessidade de emitir ou consultar estes documentos.
O certificado digital A1 funciona através de uma associação entre um par de chaves — uma privada e outra pública. A chave privada é armazenada no computador e deve ser protegida com uma senha, tornando-se sigilosa e individual. Já a chave pública é enviada para a Autoridade Certificadora (AC), que emite esse instrumento.
A segurança do processo é obtida por meio da interação entre as chaves privada e pública, sendo que uma não consegue ser decodificada sem que haja uma combinação com a outra. Suas informações são únicas e criptografadas para impossibilitar a leitura, evitando operações fraudulentas de terceiros. Somente a chave pública consegue ler os dados da chave privada, que os mantém criptografados.
Certificados A3
O Certificado A3 é compatível com o A1, sendo equivalente em padrão. A principal distinção é que o par de chaves é gerado em uma mídia de armazenamento predeterminada, que pode ser um Token USB, cartão com chip ou Smart Card, ficando ao seu critério. Essas mídias geram códigos “aleatórios”, mas todas mantêm a segurança dos dados criptografados, assim como o A1.
Nesse certificado, a chave pública é mandada para a Autoridade Certificadora do mesmo modo, porém, a chave privada armazenará as informações no cartão ou no Token, que são protegidas por senha. Isso possibilita que a chave seja levada de maneira segura com o portador, podendo ser usada em diferentes locais.
O tipo A3 é indicado para organizações que necessitam da certificação com menos frequência, pois para funcionar, o certificado precisa estar conectado ao computador que será utilizado.
Como adquirir o certificado digital?
Para adquirir um certificado digital, você deve buscar o site de uma Autoridade Certificadora credenciada e comprar o tipo desejado. Existem várias ACs e elas são encontradas na própria internet, onde é feita a compra do certificado.
Cabe a empresa fazer uma pesquisa aprofundada sobre o melhor custo-benefício ao escolher a AC e o tipo de certificado desejado, bem como seu prazo de validade. Alguns exemplos de Autoridades Certificadoras conhecidas são:
- Serasa;
- Serpro;
- Certisign;
- Valid certificadora;
- Ale1.
Estas são apenas algumas Autoridades Certificadoras, existem ainda várias outras e vale a pena explorar antes de tomar sua decisão. Também é possível comprar o Certificado Digital na Associação dos Contabilistas do seu município.
Após comprar, o portador ou responsável legal precisa levar os documentos solicitados, de acordo com o tipo certificação, até uma Autoridade de Registro (AR) credenciada, para efetuar a identificação presencial. Na web, as próprias ACs disponibilizam listas com as localizações dos postos de atendimento.
Geralmente, os arquivos necessários são documentos do negócio, com algumas variações devido ao tipo de entidade. Também é solicitado documentos do representante legal. Por fim, vale destacar que, dependendo da região, é possível receber o certificado em casa.
Quanto custa o certificado digital?
Existem muitas maneiras de comprar um certificado digital. Por isso, seu custo pode variar. Geralmente, os fatores que afetam o seu preço são o tipo da certificação, o prazo de validade e as necessidades e especificidades do empreendedor.
O preço médio encontrado para o e-CNPJ em ACs mais conhecidas variam entre R$220,00 até R$540,00, dependendo dos aspectos já citados.
Conclusão
Essa tecnologia funciona como aliada, sendo essencial para garantir a segurança virtual dos processos financeiros do seu negócio, e possibilitar a realização de várias ações junto aos órgãos governamentais. Além disso, agiliza atividades e ajuda a simplificar a gestão de documentos eletrônicos.
Existem vários tipos de certificados digitais, com usos e mídias de armazenamento diferentes, e por conta disso, seu preço pode variar muito. Portanto, fazer uma ampla pesquisa de Autoridades Certificadoras pode ajudar nesse processo.
Quer mais conteúdo para fortalecer a gestão fiscal e financeira do seu negócio? Assine nossa newsletter e receba em seu e-mail os melhores conteúdos do blog ConexãoNF-e!
