O certificado digital funciona como uma assinatura de pessoa física ou jurídica, e com ela é possível realizar transações digitais com segurança e agilidade.
Hoje, essa ferramenta é obrigatória em muitos processos e até mesmo sites do governo, portanto, é importante que as empresas entendam o que é certificado digital e como ele funciona.
A assinatura digital permite identificar sua empresa nas transações, e dessa forma, previne fraudes, erros e outros problemas que podem prejudicar os negócios e resultar em prejuízos.
Continue a leitura e entenda mais sobre tipos de certificado digital, por que ele é necessário para sua empresa, e também onde adquirir o seu. Acompanhe!
O que é certificado digital?
O certificado digital corresponde a uma assinatura digital de pessoa jurídica ou física, permitindo que o indivíduo ou empreendimento identifique-se por meio eletrônico. Ele é usado em diversos tipos de serviços, processos e transações digitais.
Além da assinatura digital que constata que os dados nele são verídicos, o certificado contém outras informações, como:
- chave pública e chave privada;
- CNPJ, nome, e-mail, CPF do responsável da empresa;
- tempo de validade da certificação digital;
- link para que o usuário consiga aumentar o prazo de duração da certificação digital.
O certificado digital possui dois tipos de mídias existentes, sendo um token e outro totalmente digital, como você verá ao longo do texto.
Como surgiu o certificado digital?
A Medida Provisória nº 2.200-02, de 24 de agosto de 2001 regulariza o uso do certificado digital para validação de documentos digitais no Brasil. Essa também é a norma que regulariza a diferenciação entre a assinatura digital e outras ações eletrônicas.
Desde então, o certificado é parte integral do dia a dia não só de empresas, mas também de pessoas físicas e prestadores de serviços, afinal, ele permite que documentos tenham validade jurídica mesmo que assinados digitalmente.
Mas, para que o documento seja realmente válido, é importante que ele seja gerado por uma Autoridade Certificadora — órgão responsável pelo gerenciamento dos Certificados Digitais — e que esteja de acordo com as regras estabelecidas pela ICP-Brasil.
Para que serve o certificado digital?
O certificado digital serve para assinar e validar múltiplos documentos. Veja alguns:
- Notas Fiscais Eletrônicas (NFe);
- Cupons Fiscais Eletrônicos;
- Conhecimentos de Transportes Eletrônicos (CTe);
- Petições em processos eletrônicos;
Esse instrumento também possibilita efetuar login em ambientes seguros, como do Portal da Nota Fiscal eletrônica, além de movimentar a sua conta bancária. Outro uso é para o envio de declarações de Imposto de Renda.
Com a popularização de softwares que facilitam o dia a dia das empresas, o certificado digital se tornou ainda mais necessário, por ser o ponto de integração entre diversas ferramentas com os órgãos públicos.
Por que é necessário que a empresa tenha um?
O primeiro ponto de importância é a necessidade: hoje em dia, se sua empresa recebe ou emite notas fiscais, é imprescindível o uso de certificado digital. Além dele ser obrigatório para emitir NFes, é também exigido pela SEFAZ ao baixar o documento.
Além disso, a certificação digital fornece apoio para a gestão fiscal, ao agilizar processos financeiros, contábeis, fiscais, entre outros, que necessitam de uma assinatura.
Este instrumento também é exigido por muitas instituições financeiras, como bancos, e organizações verificadoras de crédito, entre outras. Sem um certificado, o empreendimento poderá ter dificuldades para realizar operações com essas atividades.
Outro documento importante para as empresas é a certidão de regularidade fiscal, saiba mais sobre o assunto no link.
Quais os tipos de transações que exigem esse certificado?
Como visto acima, a emissão e o download de nota fiscal eletrônica depende desse certificado.
Além dela, processos no comércio online, em sistemas governamentais e até em servidores online já possuem ferramentas de leitura e de criação desses instrumentos. Dessa forma, passam a empregar em suas movimentações também.
Quais são os tipos de certificados?
Existem diferentes tipos de certificados, que suprem com necessidades específicas das pessoas ou empresas. Os mais conhecidos e utilizados são:
- Certificado e-CPF: utilizado para comprovar a identidade de uma pessoa física e realizar ações que exijam essa informação, como por exemplo a redação de procurações, assinatura de documentos, contratos e resolução de pendências.
- Certificado e-CNPJ: ele substitui o documento físico no ambiente online e só pode ser utilizado pelo responsável do CNPJ registrado junto à Receita Federal. Com ele é possível assinar documentos, realizar procurações, acessar serviços no site da Receita Federal, entre outros.
- Certificado NF-e: este certificado é limitado à emissão da nota fiscal eletrônica.
Uma empresa pode ter mais de uma certificação, sendo que o uso do e-CNPJ é mais comum pelas empresas.
Quais as diferenças entre certificados A1 e A3?
Além das modalidades de certificados, há também dois tipos de mídia existentes disponíveis, sendo que elas cumprem o mesmo papel, mas tem suas diferenças em prazo de validade e modo de uso, confira:
Certificados A1
No certificado A1, os dados são registrados no computador do portador. Isso facilita muito a rotina de empresas que movimentam um grande volume de documentos fiscais eletrônicos, tais como NFe e CTe, por não precisar de um token plugado sempre que existir a necessidade de emitir ou consultar estes documentos.
O certificado digital A1 funciona através de uma associação entre um par de chaves — uma privada e outra pública.
A chave privada é armazenada no computador e deve ser protegida com uma senha. Já a chave pública é enviada para a Autoridade Certificadora (AC), que emite esse instrumento.
A segurança do processo é obtida por meio da interação entre as chaves privada e pública, sendo que uma não consegue ser decodificada sem que haja uma combinação com a outra.
Suas informações são únicas e criptografadas para impossibilitar a leitura, aumentando a segurança dos processos. Somente a chave pública consegue ler os dados da chave privada, que os mantém criptografados.
Certificados A3
O Certificado A3 é compatível com o A1, sendo equivalente em padrão. A principal distinção é que o par de chaves é gerado em uma mídia de armazenamento predeterminada, que pode ser um Token USB, cartão com chip ou Smart Card, ficando ao seu critério.
Essas mídias geram códigos “aleatórios”, mas todas mantêm a segurança dos dados criptografados, assim como o A1.
Nesse certificado, a chave pública é mandada para a Autoridade Certificadora do mesmo modo, porém, a chave privada armazenará as informações no cartão ou no Token, que são protegidas por senha.
Isso possibilita que a chave seja levada de maneira segura com o portador, podendo ser usada em diferentes locais.
O tipo A3 é indicado para organizações que necessitam da certificação com menos frequência, pois para funcionar, o certificado precisa estar conectado ao computador que será utilizado.
Como adquirir o certificado digital?
Para adquirir um certificado digital, você deve buscar o site de uma Autoridade Certificadora credenciada pela ICP-Brasil, e comprar o tipo desejado. Existem várias ACs e elas são encontradas na própria internet, onde pode ser feita a compra do certificado.
Cabe a empresa fazer uma pesquisa aprofundada sobre o melhor custo-benefício ao escolher a AC e o tipo de certificado desejado, bem como seu prazo de validade. Alguns exemplos de Autoridades Certificadoras conhecidas são:
- Soluti;
- Serasa;
- Serpro;
- Certisign;
- Valid certificadora;
- Ale1.
Estas são apenas algumas Autoridades Certificadoras, existem ainda várias outras e vale a pena explorar antes de tomar sua decisão.
Em algumas cidades, também é possível comprar o Certificado Digital na Associação dos Contabilistas do município.
Após comprar, o portador ou responsável legal precisa levar os documentos solicitados, de acordo com o tipo certificação, até uma Autoridade de Registro (AR) credenciada, para efetuar a identificação presencial. Na web, as próprias ACs disponibilizam listas com as localizações dos postos de atendimento.
Geralmente, os arquivos necessários são documentos do negócio, com algumas variações devido ao tipo de entidade. Também é solicitado documentos do representante legal.
Por fim, vale destacar que, dependendo da região, é possível receber o certificado em casa.
Quanto custa o certificado digital?
Existem muitas maneiras de comprar um certificado digital. Por isso, seu custo pode variar. Geralmente, os fatores que afetam o seu preço são o tipo da certificação, o prazo de validade e as necessidades e especificidades do empreendedor.
O preço médio encontrado para o e-CNPJ em ACs mais conhecidas variam entre R$220,00 até R$540,00, dependendo dos aspectos já citados.
Certificado Digital para empresas: dúvidas frequentes
Ainda que a assinatura digital seja parte da rotina de muita gente, o tópico ainda levanta muitas dúvidas. Se você também sente-se incerto sobre o uso do certificado, não se preocupe, você não está sozinho.
Para ajudar, a ConexãoNF-e preparou um segmento especial deste artigo para tirar os questionamentos mais frequentes acerca do tópico. Veja agora:
Como renovar o certificado digital?
O processo para renovar certificado digital é bastante simples e pode ser feito digitalmente. Primeiramente, você deve procurar a Autoridade Certificadora do seu certificado e seguir os passos recomendados para a renovação. Cada órgão pode ter procedimentos diferentes, então vale checar.
Esse processo deve ser feito com uma antecedência mínima de 30 dias antes da expiração do certificado. Dessa forma, você ganha tempo para resolver qualquer pendência relacionada à documentação.
O único requisito é que a empresa, ou pessoa jurídica, já possua um certificado digital ativo e dentro do prazo de validade. O preço de renovação do certificado pode variar de acordo com o tipo do certificado e o órgão de certificação.
Afinal, o certificado digital é seguro?
Sim, o certificado digital é um recurso extremamente seguro, contando com validade jurídica e sendo requisitado por instituições governamentais.
Com o certificado, toda a troca de informações que ocorre durante a assinatura de um contrato é feita com total segurança e confidencialidade, para todas as partes envolvidas.
Por que fazer um certificado digital?
O certificado digital é a única maneira de assinar documentos digitais com segurança e validade jurídica, e é obrigatório para realizar diversos processos na Receita Federal e na SEFAZ.
Este é um recurso que veio para tornar a rotina de empresas e pessoas físicas menos burocrática, permitindo o uso seguro de documentos digitais, dispensando o deslocamento para assinar documentos em papel.
Conclusão
Essa tecnologia funciona como aliada, sendo essencial para garantir a segurança virtual dos processos financeiros do seu negócio, e possibilitar a realização de várias ações junto aos órgãos governamentais.
Além disso, agiliza atividades e ajuda a simplificar a gestão de documentos eletrônicos.
Existem vários tipos de certificados digitais, com usos e mídias de armazenamento diferentes, e por conta disso, seu preço pode variar muito. Portanto, fazer uma ampla pesquisa de Autoridades Certificadoras pode ajudar nesse processo.
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