Organização é fundamental para o sucesso de um negócio, sobretudo no que se refere aos aspectos financeiros. E é justamente por isso que o fechamento mensal deve ser realizado de forma muito criteriosa, para que você tenha condições de ter uma visão global do andamento dos negócios e da saúde financeira da empresa.

Mas, como deixar esse processo mais eficiente?

O fechamento mensal  é o procedimento realizado no início de cada mês, no qual se analisa as informações contábeis do mês anterior, em um trabalho conjunto do setor financeiro e contábil da organização (ou entre a empresa e seu contador em casos de contabilidade terceirizada).

Felizmente, esse procedimento ganhou muita agilidade e praticidade nos últimos anos, com o surgimento de softwares que permitem um acompanhamento em tempo real dos fluxos de caixa, evitando a grande carga de trabalho manual que o fechamento, fatalmente, trazia até bem pouco tempo atrás.

Com isso, hoje, você tem a possibilidade de fazer um fechamento completo, sem furos, sendo útil tanto para as estratégias de negócio quanto para a correção dos balancetes, já que as informações são enviadas de forma totalmente íntegra ao contador.

As Notas Fiscais são um dos documentos mais importantes para um fechamento mensal. Um aplicativo como da ConexãoNF-e, por exemplo, permite tirar relatórios a partir das notas armazenadas, garantindo que todos os documentos fiscais eletrônicos estejam totalmente disponíveis para o fechamento, minimizando as chances de erro em 100%.

A seguir vamos apresentar 5 dicas para deixar o seu fechamento mensal mais eficiente. Confira!

1. Defina responsáveis

Assim como qualquer processo em uma empresa, o fechamento mensal precisa de um sistema para funcionar perfeitamente. Um dos pilares desse bom funcionamento, é a designação de profissionais específicos para ficarem responsáveis por realizar a função.

Caso contrário, o processo não fará parte da rotina da organização, pois, provavelmente, será engolido por outros trabalhos que possam ser considerados prioritários. Com isso, o fechamento pode ser colocado de lado, sendo feito apenas "quando for possível".

No entanto, essa é uma atividade que deve ser prioridade e estar no planejamento estratégico da organização. Assim, além de definir responsáveis pela condução desse trabalho, procure também estabelecer metas com prazos a serem cumpridos para que nada seja feito com atraso ou fora de hora.

2. Liste todos os itens para apuração

É o departamento financeiro  o responsável por abastecer de informações todo o processo de fechamento que reúne diversos tipos de documentos, como extratos bancários, comprovantes de pagamento, contrato, notas fiscais etc. Nesse momento, ter um checklist de tudo o que deve ser considerado para a apuração, adianta muito o processo. Como dissemos, a organização é fundamental para que tudo seja feito da melhor maneira possível.

Portanto, assim que definir a equipe ou o profissional responsável por conduzir esse trabalho, faça uma reunião na qual você e seus colegas acordem quais serão os itens considerados para a apuração de cada mês, colocando as conclusões no papel.

Veja, abaixo, alguns exemplos de aspectos que não podem ficar de fora do seu fechamento mensal:

Ativos

Os ativos consistem nos bens da organização, incluindo títulos financeiros, mercadorias, ações, patentes e outros recursos. Ou seja, tudo o que faz parte do patrimônio organizacional e que tenha sido obtido por meio de algum investimento, deve ser incluído nesse item.

Passivos

Já os passivos são aqueles itens que representam obrigações por parte da empresa. Portanto, os salários, encargos, empréstimos obtidos, títulos a pagar e outras provisões deverão ser considerados nesse campo.

Patrimônio

No patrimônio entra o conjunto de bens da organização, bem como seus direitos e obrigações. Isto é,  tudo aquilo que a empresa tem, fisicamente ou não, contando carros, prédios, investimentos etc.

Receitas

As receitas são qualquer capital que entre em razão da atividade realizada pela organização. Seu planejamento é muito importante, uma vez que é por meio dele que é possível prever o quanto poderá ser gasto no mês seguinte.

Despesas

As despesas, como o próprio nome já diz, são os gastos da empresa, divididos em fixos e variáveis.

3. Defina uma rotina para o fechamento

Feita a escolha da equipe e elaborado o checklist, é importante que você defina também uma rotina para o fechamento. O ideal é que ele seja feito no início do mês seguinte, considerando os números do período anterior.

Para que não haja furos nas agendas dos profissionais, estabeleça um dia e horário predefinido para todos os meses do ano, possibilitando que todos se programem adequadamente.

4. Realize um acompanhamento diário

O fechamento deve ser mensal, mas o acompanhamento precisa ser diário. Isso reduz muito a carga de trabalho no momento do fechamento e permite que sejam elaboradas estratégias que possam reverter eventuais perdas, antes que o cenário se torne ainda pior.

O acompanhamento diário, principalmente do fluxo de caixa, deve ser realizado pela equipe financeira responsável, sendo que os gestores devem se manter informados sobre quaisquer desvios, evitando problemas maiores e encurtando o caminho para as soluções possíveis.

5. Conte com o auxílio da tecnologia

Para fechar com chave de ouro a organização financeira da sua empresa, e realizar um fechamento mensal preciso e correto, é essencial contar com a ajuda da tecnologia. O software da ConexãoNF-e tem inúmeras funcionalidades que facilitarão o seu trabalho e também o da equipe responsável pelos dados financeiros da organização.

Em primeiro lugar, o sistema permite que você faça o recebimento automático de NF-e e CT-e, evitando a necessidade de preencher inúmeros formulários diariamente. Além disso, os dados XML ficam armazenados em nuvem, o que evita a necessidade de investir em servidores caríssimos e pouco práticos.

O acompanhamento on-line possibilita que você monitore o status de todos os documentos que tramitam na Secretaria da Fazenda. Além disso, a integração com os ERP`s permite que a exportação dos dados para XML seja realizada de forma eficaz, sem que haja qualquer perda de informação.

Tudo isso traz mais segurança e credibilidade para o processo de fechamento, liberando o seu tempo para pensar em estratégias de crescimento do negócio!

O fechamento mensal deve ser realizado com muita cautela para ter uma visão geral do negócio e, assim, avaliar os resultados e a saúde financeira da empresa. Para isso, é preciso definir responsáveis para função, listar todos os dados para a apuração, além de fazer um acompanhamento constante com o auxílio da tecnologia.

Viu só como você pode deixar o seu fechamento mensal mais rápido e eficiente? Então, dê uma olhada nos planos e valores oferecidos pela ConexãoNF-e e veja quais se adequam as suas necessidades!


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Imagem ilustrativa do sistema da ConexãoNF-e