O mundo inteiro está passando por uma situação complicada no momento, que é a propagação do coronavírus, e, portanto, é necessário adaptar toda a rotina para ficar em casa de modo a evitar contato e pontos de aglomeração de pessoas.
Pensando nisso, várias empresas estão atuando em home office, para que o funcionamento da economia continue, sem oferecer riscos aos funcionários. Mas quando se coloca isso em prática, alguns problemas podem surgir. Afinal, como manter a rotina fiscal eficiente, mesmo em home office?
Veja a seguir como a sua rotina pode continuar produtiva, e medidas a serem tomadas para recuperar documentos fiscais dos últimos 90 dias.
Principais problemas quando se fala em Home Office
Trabalhar home office, na teoria, parece ser a solução perfeita, mas na prática, sabemos que nem sempre é assim. É preciso ter um local reservado e silencioso, o que pode ser um primeiro obstáculo.
Passando a dificuldade para achar um local silencioso, vem a principal dificuldade: os arquivos! Muitas empresas ainda não aderem ao armazenamento em nuvem de Documentos Fiscais, e isso pode comprometer o serviço prestado.
Além disso, os fornecedores, que também estão trabalhando em casa, podem ter dificuldade em acessar seus próprios arquivos para enviar, e o risco de algo ser deixado pelo caminho aumenta muito. Então, como resolver de vez essa situação?
Como manter a rotina fiscal em tempos de home office?
Em primeiro lugar, para que nada seja afetado, é necessário que documentos importantes sejam sempre upados para a nuvem, onde é possível acessá-los de qualquer lugar sem problemas. Porém, se não for dada a devida atenção à organização desses documentos, eles podem ser extraviados, então, a primeira dica é: mantenha uma gestão em nuvem centralizada e organizada. Veja como:
Garanta a organização dos documentos fiscais
Uma vez que os documentos fiscais estejam na nuvem, o acesso pode ser feito de qualquer lugar e a qualquer momento. Para isso, você pode organizar os arquivos por:
- cliente, fornecedor ou transportador;
- mês;
- tipo de arquivo (Notas Fiscais, guias, etc.).
Isso pode ser feito até mesmo no Google Drive, desde que se esteja atento ao recebimento e guarda dos arquivos no local correto, o que é muito difícil com grandes volumes de XML. O ideal para guardar NFes, NFSes e CTes é contar com uma solução em nuvem que já faz o armazenamento e gestão inteligente dos arquivos.
Receba todos os arquivos XML de forma automática
Depender do envio de arquivos XML por parte de fornecedores é muito complicado, afinal, eles também estão passando por situações estressantes e podem acabar deixando esse tipo de tarefa para última hora.
Possuir um software que faz recebimento automático de NFe, NFSe e CTe emitidos contra sua empresa, direto da SEFAZ e Prefeituras, é indispensável nos dias de hoje, ainda mais quando se fala em trabalhar home office.
A ConexãoNF-e já é especialista nestes processos, tornando possível tanto receber os documentos fiscais de forma instantânea, quanto criar fluxos de trabalho utilizando marcadores inteligentes. Se deseja saber mais sobre a ferramenta, clique aqui.
Recupere os documentos fiscais dos últimos 90 dias
Sua empresa está passando por tempos de adaptação, e não é diferente com seus fornecedores! Portanto, alguns documentos podem acabar sendo extraviados nesse processo. Para que não haja nenhuma perda de arquivos XML dos últimos 90 dias, conte com a solução da ConexãoNF-e, que consegue recuperar estes arquivos emitidos contra sua empresa.
Fique de olho no Calendário Fiscal
Se manter atualizado sobre as obrigações fiscais sempre é muito importante, pois muitas obrigatoriedades podem ter mudanças de cronograma e imprevistos, tornando necessário se atualizar todos os meses sobre o que está acontecendo. Por isso, é essencial possuir um Calendário Fiscal atualizado todos os meses.
Para não perder nenhuma obrigação ou ficar a mercê de pesquisas em vários sites, você pode receber o calendário fiscal com as obrigações federais todo mês na sua caixa de entrada. Clique aqui e confira.
Utilize a tecnologia à favor dos processos
São vários os softwares em nuvem que podem ser adquiridos, que garantem o total funcionamento das atividades, independente do local de trabalho. Entre as funções que podem ser exercidas por estes softwares estão:
- recebimento automático de Documentos Fiscais;
- armazenamento de NF-e, NFC-e e CT-e emitidos;
- apuração de impostos e encargos;
- possibilidade de baixar arquivos XML em lote para fechamento de mês;
- integração com outros softwares, sistemas e ERPs.
É importante frisar este último tópico, pois, não adianta investir em várias ferramentas diferentes se elas não conseguem interagir entre si. É necessário manter a calma e avaliar os softwares mais adequados e que tem integração uns com os outros.
O que a ConexãoNF-e pode fazer pelo seu negócio?
A ConexãoNF-e atende mais de 4.500 empresas por todo o Brasil, que buscam praticidade e eficiência, com o recebimento automático e gestão centralizada de documentos fiscais. Com o sistema da ConexãoNF-e também é possível imprimir DANFe e DACTe a qualquer momento, baixar arquivos XML em lote para fechamento de mês, gerar relatórios personalizados para apuração de impostos, entre outros. Se tiver interesse em saber mais sobre a ferramenta, clique aqui.
