O mundo inteiro está passando por uma situação complicada no momento, que é a propagação do coronavírus, e, portanto, é necessário adaptar toda a rotina para ficar em casa de modo a evitar contato e pontos de aglomeração de pessoas.
Pensando nisso, várias empresas estão atuando em home office, para que o funcionamento da economia continue, sem oferecer riscos aos funcionários.
Mas quando se coloca isso em prática, alguns problemas podem surgir. Afinal, como manter a rotina fiscal eficiente, mesmo em home office?
Veja a seguir como a sua rotina pode continuar produtiva, e medidas a serem tomadas para recuperar documentos fiscais dos últimos 90 dias.
Principais problemas quando se fala em Home Office
Trabalhar home office, na teoria, parece ser a solução perfeita, mas na prática, sabemos que nem sempre é assim. É preciso ter um local reservado e silencioso, o que pode ser um primeiro obstáculo.
Passando a dificuldade para achar um local silencioso, vem a principal dificuldade: os arquivos! Muitas empresas ainda não aderem ao armazenamento em nuvem de Documentos Fiscais, e isso pode comprometer o serviço prestado.
Além disso, os fornecedores, que também estão trabalhando em casa, podem ter dificuldade em acessar seus próprios arquivos para enviar, e o risco de algo ser deixado pelo caminho aumenta muito. Então, como resolver de vez essa situação?
Como manter a rotina fiscal em tempos de home office?
Em primeiro lugar, para que nada seja afetado, é necessário que documentos importantes sejam sempre upados para a nuvem, onde é possível acessá-los de qualquer lugar sem problemas.
Porém, se não for dada a devida atenção à organização desses documentos, eles podem ser extraviados, então, a primeira dica é: mantenha uma gestão em nuvem centralizada e organizada. Veja como:
Garanta a organização dos documentos fiscais
Uma vez que os documentos fiscais estejam na nuvem, o acesso pode ser feito de qualquer lugar e a qualquer momento. Para isso, você pode organizar os arquivos por:
- cliente, fornecedor ou transportador;
- mês;
- tipo de arquivo (Notas Fiscais, guias, etc.).
Isso pode ser feito até mesmo no Google Drive, desde que se esteja atento ao recebimento e guarda dos arquivos no local correto, o que é muito difícil com grandes volumes de XML.
O ideal para guardar NFes, NFSes e CTes é contar com uma solução em nuvem que já faz o armazenamento e gestão inteligente dos arquivos.
Leia também: o que é XML de nota fiscal.
Receba todos os arquivos XML de forma automática
Depender do envio de arquivos XML por parte de fornecedores é muito complicado, afinal, eles também estão passando por situações estressantes e podem acabar deixando esse tipo de tarefa para última hora.
Possuir um software que faz recebimento automático de NFe, NFSe e CTe emitidos contra sua empresa, direto da SEFAZ e Prefeituras, é indispensável nos dias de hoje, ainda mais quando se fala em trabalhar home office.
A ConexãoNF-e já é especialista nestes processos, tornando possível tanto receber os documentos fiscais de forma instantânea, quanto criar fluxos de trabalho utilizando marcadores inteligentes.
Recupere os documentos fiscais dos últimos 90 dias
Sua empresa está passando por tempos de adaptação, e não é diferente com seus fornecedores! Portanto, alguns documentos podem acabar sendo extraviados nesse processo.
Para que não haja nenhuma perda de arquivos XML, conte com a solução da ConexãoNF-e.
Fique de olho no Calendário Fiscal
Se manter atualizado sobre as obrigações fiscais sempre é muito importante, pois muitas obrigatoriedades podem ter mudanças de cronograma e imprevistos, tornando necessário se atualizar todos os meses sobre o que está acontecendo.
Por isso, é essencial possuir um Calendário Fiscal atualizado todos os meses.
Para não perder nenhuma obrigação ou ficar a mercê de pesquisas em vários sites, você pode receber o calendário fiscal com as obrigações federais todo mês na sua caixa de entrada.
Utilize a tecnologia à favor dos processos
São vários os softwares em nuvem que podem ser adquiridos, que garantem o total funcionamento das atividades, independente do local de trabalho. Entre as funções que podem ser exercidas por estes softwares estão:
- recebimento automático de Documentos Fiscais;
- armazenamento de NF-e, NFC-e e CT-e emitidos;
- apuração de impostos e encargos;
- possibilidade de baixar arquivos XML em lote para fechamento de mês;
- integração com outros softwares, sistemas e ERPs.
É importante frisar este último tópico, pois, não adianta investir em várias ferramentas diferentes se elas não conseguem interagir entre si. É necessário manter a calma e avaliar os softwares mais adequados e que tem integração uns com os outros.
O que a ConexãoNF-e pode fazer pelo seu negócio?
A ConexãoNF-e atende mais de 9.000 empresas por todo o Brasil, que buscam praticidade e eficiência, com o recebimento automático e gestão centralizada de documentos fiscais.
Com o sistema da ConexãoNF-e também é possível imprimir DANFE e DACTE a qualquer momento, baixar arquivos XML em lote para fechamento de mês, gerar relatórios personalizados para apuração de impostos, entre outros.
