Sistemas ERP são utilizados por várias empresas para centralizar as informações de todos os setores em um só lugar.
Estes sistemas de gestão operam em módulos, que podem ser comprados juntos ou em partes e se complementam como em um quebra-cabeça. Mas será que isso é suficiente para o setor fiscal da sua empresa?
A verdade é que mesmo com sua robustez, os sistemas de gestão integrada geralmente não conseguem suprir com todas as necessidades impostas pelas leis.
Para complementar a solução ERP e automatizar as tarefas fiscais, existem hoje muitos softwares integrados, que funcionam em harmonia com o sistema de gestão da empresa para centralizar e alinhar os dados.
A seguir, vamos mostrar para você como funciona a integração de sistemas e depois mostrar seus benefícios. Confira!
Como funciona um software fiscal integrado ao ERP?
Existem diversas formas sobre como os sistemas podem se integrar, como exemplo, uma delas é a API, que funciona como um intermédio entre as soluções para garantir o fluxo e alinhamento dos dados.
Através dela é definido como será a interação entre os sistemas, bem como os tipos de informação a serem recebidas e transmitidas. Para entender melhor, vamos citar alguns exemplos de API da ConexãoNF-e:
- Extrator de BI: extrai informações do Portal ConexãoNF-e para usar no BI da empresa.
- Emissão de PDF: captura o número da chave direto do sistema e devolve a nota fiscal em formato PDF.
Mas a API é apenas uma das formas de ligação com ERP entre os diferentes tipos de integradores.
Fluxo de notas fiscais no ERP integrado ao software fiscal
Uma das tarefas que podem ser automatizadas a partir da integração de sistemas, é o recebimento dos documentos fiscais eletrônicos.
Em um processo manual, um colaborador ou equipe precisaria receber o arquivo XML via e-mail ou esperar pelo DANFE impresso, sendo que ambas alternativas são improdutivas, pois:
- É preciso validar cada XML recebido
- No caso de DANFE impresso, é preciso digitar toda a chave de acesso para obter o XML.
Além disso, depois de fazer a validação é necessário voltar ao ERP, digitar de novo a chave de acesso, e preencher quase todas as informações, para aí sim lançar no ERP. E todo o processo manual ainda pode gerar incertezas:
- Será que não houve nenhum erro de digitação?
- Corro os riscos do emissor ter cancelado a nota fiscal?
- O pedido de compra e XML estavam com todas as informações corretas?
Um único software fiscal pode automatizar todo o processo e eliminar essas dúvidas e perigos! Veja a seguir como funciona.
Processo automatizado no sistema de gestão
O primeiro ponto positivo de um software de automação fiscal como o da ConexãoNF-e, é que você não vai mais se preocupar com o recebimento.
O próprio sistema captura as NFe, NFSe, CTe e CTe OS direto da Secretaria da Fazenda e das prefeituras, ou seja, com as informações já validadas e prontas para o lançamento no ERP.
Com o Importador de XML todos os documentos citados acima são enviados de forma automática para o ERP da sua empresa.
Só neste processo já foram eliminadas várias etapas, afinal, o colaborador terá tudo em mãos dentro do sistema de gestão. Mas não acaba por aí.
Os XMLs ficam organizados dentro do ERP, com flags que sinalizam o status do documento (já foi lançado como pré-nota, está pronto para o lançamento, se há problemas no XML, entre outros).
Para fazer o lançamento efetivo, basta selecionar a nota e dar início ao processo, sendo que quase 100% das informações já estarão preenchidas com os dados do XML.
O sistema também é inteligente: se você já recebeu um produto x de uma empresa y antes, ele faz a amarração dos dados e preenche de forma automática. Graças a isso, no Protheus já é possível fazer o lançamento 100% automático.
Já imaginou um fluxo assim na sua empresa? É tudo mais prático, rápido e seguro.
Além de tudo isso, o software da ConexãoNF-e integrado no ERP faz várias validações de segurança, como:
- alerta sempre que um documento foi cancelado;
- valida os impostos do XML de nota fiscal;
- vincula o XML ao pedido de compras;
- importa Carta de Correção eletrônica (CCe);
- faz a validação geral dos dados entre XML e ERP, como NCM, CFOP, e muito mais.
Benefícios da integração entre ERP e software fiscal
No exemplo anterior você viu como funciona o processo de integração com o Importador de XML da ConexãoNF-e, e percebeu que há vários benefícios.
Agora, vamos listar os principais benefícios de conectar um ERP com outros sistemas fiscais de modo geral, acompanhe!
Segurança
Como diz a famosa frase: segurança em 1º lugar. E com os processos fiscais da empresa não pode ser diferente, afinal, qualquer erro pode acarretar em multas pesadas para a empresa.
A partir da integração de sistemas você elimina riscos com digitação manual, e o sistema ainda alerta quando existem divergências nos documentos fiscais. Assim, é possível realizar o fechamento de mês tranquilo e sem aquela sensação ruim de que algo possa ter passado despercebido.
Economia de tempo
A redução ou eliminação total da digitação de informações no ERP garante processos mais ágeis e produtivos, principalmente no que diz respeito a dados que se repetem ou códigos grandes como os 44 dígitos da chave de acesso da NFe.
Uma solução que se integra com o ERP é o Portal ConexãoNF-e, confira o depoimento real de um cliente sobre a economia no processo de lançamento de documentos fiscais:
“A entrada de uma nota fiscal levava de 15 a 30 minutos quando era feita manualmente (dependia do número de itens). Atualmente este tempo está girando em torno de 2 a 5 minutos.” Cristiano Cardoso de Oliveira, Analista de Negócios na Haldex.
Ou seja, a economia de tempo passa de 80%!
Produtividade
Uma vez que os processos burocráticos são resolvidos de forma automática, os funcionários do setor fiscal ficam menos carregados de tarefas repetitivas e podem focar em atividades mais produtivas e que vão fazer a empresa crescer.
Além disso, colaboradores se sentem mais dispostos e motivados quando sabem que o sistema que utilizam é confiável, e que a empresa está dando atenção ao seu setor.
Centralização dos dados
Um medo que ainda passa por algumas pessoas é sobre ter muitos sistemas diferentes operando. Mas quando há integração dos dados não é preciso se preocupar, pois as informações irão seguir em um fluxo unificado para centralizar tudo dentro do sistema de gestão.
É claro que ao contratar uma nova ferramenta é preciso ver antes se ela integra com as soluções que a sua empresa já utiliza.
Flexibilidade
O uso da integração tornou o trabalho com ERP muito mais flexível, pois você não depende dos módulos para fazer tudo, uma vez que pode ir além ao contratar os melhores softwares que se adaptam à sua rotina.
As soluções em nuvem tem ainda mais vantagens nesse quesito, pois podem ser utilizadas de qualquer lugar, o que facilita para o modelo de trabalho Home Office, ou mesmo se houver mudança de escritório, reformas, entre outras situações.
Conclusão
A integração de sistemas pode mudar para melhor o jeito que você opera o sistema de gestão da sua empresa, seja ele um ERP gratuito ou pago.
Com alguns softwares como o da ConexãoNF-e, é possível eliminar em mais de 80% o tempo gasto com tarefas repetitivas, como o lançamento de documentos fiscais eletrônicos.
Além da agilidade, outros benefícios como segurança fiscal e centralização de dados são bem percebidos pelas empresas que adotam a estratégia.
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