Qualquer empresa que se preze deseja ver seus produtos ou serviços constantemente requisitados no mercado. Contudo, sem uma gestão bem-estruturada é impossível chegar a um bom patamar. Nesse ponto, a manutenção correta do controle de estoque é fundamental para que o produto final seja como o esperado. Por isso, um dos grandes pontos de cuidado, além do material do estoque, é administração das notas fiscais.

Pensando nisso, vamos entender como a automatização dessa parte pode ajudar a melhorar o controle de estoque. Entenda!

Como funcionam os sistemas de nota fiscal eletrônica automatizada?

A adesão de sistemas de gerenciamento para melhorar a emissão ou recebimento de notas fiscais é amplamente benéfica para a empresa. Em primeiro lugar, as chances de erros em relação às informações desses documentos, como números de NFe e CPF, reduzem significativamente. Além disso, a agilidade na emissão e recebimento aumenta e, consequentemente, o tempo de espera diminui.

Automatizar esse tipo de serviço traz muitas facilidades para quem lida com esse setor. Por exemplo, na emissão, o processo garante o envio de arquivos para clientes em diferentes formatos. Dito isto, é possível gerar notas fiscais tanto em PDF quanto em XML, além de viabilizar o armazenamento desses arquivos facilmente.

Um sistema automatizado de emissão pode garantir o cadastro de vários clientes para o envio e registro de informações das notas. Assim como o melhor gerenciamento dos dados fiscais da companhia, inclusive, com a possibilidade de calcular o imposto automaticamente, evitando os erros comuns na hora de lançar para órgãos municipais.

Por outro lado, no mercado há softwares que auxiliam na recuperação do DANFe e recebimento automático das notas de entrada. Tal automatização garante o armazenamento organizado e acesso à todos os documentos fiscais emitidos contra sua empresa.

Se você tem dúvidas sobre qual sistema escolher, acesse este post para conferir o que deve verificar antes de adquirir!

Quais são as vantagens para o controle de estoque?

Com certeza, o controle de estoque precisa ser tratado como prioridade, afinal, ele faz parte da base da empresa. É nele em que ficam armazenados todos os materiais e produtos da companhia. Ele, de fato, tem um impacto em diferentes áreas, como produção, finanças e comercial, e precisa ser bem gerenciado.

Como apontamos no início do texto, um dos pilares da sua administração está, definitivamente, na produção das notas fiscais, tanto de entrada quanto de saída. Por isso, neste tópico, vamos apresentar as vantagens da utilização de um sistema automatizado para esse setor. Confira!

1. Integração de setores

Quem trabalha em uma empresa sabe que muitas das tarefas são bem repetitivas. Não raro, um mesmo dado precisa ser repassado para várias áreas. Inclusive, para documentos de diferentes propósitos, como planilhas de estoque, relatórios, nota fiscal, impostos, entre outros.

Utilizar um sistema que automatize esses processos é uma maneira de alinhar os setores da empresa. Dessa forma, a transferência de informações é feita de maneira prática e ágil. Assim, os funcionários podem focar em atividades que realmente necessitam de atenção.

2. Sem desperdícios

Um sistema de automatização integrado com um ERP, por exemplo, é uma garantia de como está de fato o seu estoque. Com esse tipo de sistema funcionando, haverá as informações de todas as mercadorias com as datas de suas entradas e os períodos de retiradas.

Outra vantagem é para evitar os desvios de carga. Um problema recorrente, principalmente, quanto se tem um grande estoque. Com o registro de todos os artigos, é mais fácil fazer a checagem e detectar caso algum desses produtos suma, eliminando as falhas. Afinal, quando o gestor comparar as quantidades verá a diferença nos dados e poderá organizar uma medida preventiva.

3. Administração do tempo

Sem dúvidas, essa é uma das principais qualidades de se aderir a um sistema de automatização. Ainda mais, se for utilizado um que possui diferentes funções e que pode atender à demanda dos diversos setores da sua empresa.

Todos sabemos como o tempo é precioso para quem trabalha em um empreendimento. Nesse sentido, é preciso administrá-lo com processos que acontecem de forma rápida e eficiente, algo fundamental para o sucesso.

Com a adesão de um sistema de automatização de notas ou um específico de controle de estoque, isso não só é possível, como também a delegação de tarefas, substituindo as menos importantes por atividades que realmente necessitam de mais atenção, como o atendimento ou a produção.

4. Diminuição dos erros

Quem gerencia um empreendimento entende que administrar as funções e os colaboradores é uma tarefa que demanda energia. Nesse processo, é impossível que tudo saia perfeito, erros acontecem, em muitos casos, sem que o gestor possa intervir. O resultado são contratempos na hora de lidar com os dados, assim como, complicações que acabam por afetar as entregas de produtos e, consequentemente, as finanças.

No caso específico das notas fiscais, o problema pode ser mais complicado. Pense em um documento emitido manualmente no qual, depois de já entregue, o setor financeiro percebe imprecisão nos números registrados. Para piorar, a baixa nos produtos retirados não é executada.

Pense nos problemas que isso ocasionará na rotina da empresa e como atrapalhará temporariamente a produção e até emissão de outras notas. Utilizar um sistema de automatização de emissão é uma forma eficaz de evitar que isso aconteça.

5. Facilidade de trabalhar com os órgãos fiscais

A integração é outra qualidade de um sistema de automatição, não apenas para trabalhar em diferentes setores da empresa como também para lidar com os órgãos fiscais.

Muitos desses sistemas oferecem a possibilidade de calcular impostos, o que facilita muito na hora de pagar as taxas sem erro. Além disso, o Fisco tem à sua disposição dados sobre a quantidade de mercadorias do estoque, tornando o parecer muito mais acertado.

Em caso de optar por um sistema automatizado de recebimento, além do de emissão, o registro tanto das notas de entrada quanto saída estará lá, com seus devidos XML para a apresentação ao órgão assim que solicitados.

Uma ótima opção como ferramenta de recebimento de Notas fiscais e Conhecimento de transporte automatizados é o ConexãoNF-e. Conheça!

Temos certeza de que agora está mais claro a importância de adquirir sistemas de automatização para sua empresa. Não podemos ter receio de ter novas tecnologias em nossos processos, pois, de fato, toda empresa deve procurar sempre meios de facilitar sua rotina e diminuir o tempo desperdiçado com processos burocráticos.

Quer saber como melhorar ainda mais o seu setor de estoque? Então confira nosso artigo sobre a relação dessa área com a gestão financeira. Confira!


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Imagem ilustrativa do sistema da ConexãoNF-e