Como otimizar o controle de estoque a partir da automatização de notas fiscais

O estoque é um dos setores mais importantes da empresa, afinal, sem uma gestão eficiente desta área é impossível controlar a produção e as vendas de forma segura e sem gargalos.

A gestão de notas fiscais é ligada de forma direta neste sentido, seja no recebimento e baixa das matérias-primas no ERP, ou até mesmo na hora de movimentar o estoque para controlar produtos vendidos.

Por ser uma parte que deve ser integrada a vários setores, a automatização no estoque e na gestão de notas fiscais é muito importante, e deve ser levada em consideração por gestores de empresas de todos os portes. Acompanhe o artigo e entenda!

Qual a relação entre nota fiscal e controle de estoque?

A nota fiscal (NF-e) é um dos mais importantes documentos da empresa, e está atrelado diretamente ao recebimento e ao estoque.

Para facilitar a compreensão, vamos ver um exemplo:

Imagine uma fábrica de mesas de madeira. Esta fábrica possui vários setores que tem sua própria função na continuidade dos processos, que funcionam da seguinte forma:

1. o setor de recebimento é responsável por descarregar a matéria-prima e fazer a conferência cega da nota fiscal para dar entrada no estoque;

2. os responsáveis pelo estoque recebem a NF-e e armazenam o material já conferido, dando entrada da nota fiscal no ERP;

3. via ERP, o setor de gestão tem conhecimento que o estoque foi reabastecido e pode disparar o plano de produção para a fábrica;

4. gestores da produção recebem o plano e começam a produzir, de acordo com as informações que vieram do estoque e da gestão;

5. as mesas prontas são enviadas a outra parte do estoque, onde ficam disponíveis para enviar às lojas que compram seus produtos;

6. o setor de vendas fecha novos negócios conforme a disponibilidade no estoque e é preciso ser gerada uma nota fiscal de saída;

7. essa nota de saída também precisa ser armazenada para evitar complicações com o Fisco.

Aqui, percebemos que o ERP é um recurso muito importante para esta fábrica, já que os dados de estoque precisam ser constantemente atualizados. Além disso, a nota fiscal é fundamental na entrada da matéria-prima e também na saída do produto final (mesa).

Se o processo com notas fiscais for feito de forma manual, podem ocorrer diversos problemas para o setor de estoque e também para o restante da empresa, como por exemplo:

• se o fornecedor demorar para enviar o XML, não tem como dar entrada no ERP e a matéria-prima fica retida no recebimento, atrasando todo o processo;
• na hora do lançamento no ERP, qualquer digito errado irá incorrer em retrabalho e perda de produtividade, além do próprio lançamento manual já ser um processo lento;
• qualquer aumento de vendas e de produção pode desequilibrar a rotina do estoque e sobrecarregar os profissionais;
• caso o armazenamento não seja feito de forma organizada, a empresa fica passível de autuações e multas pelo Fisco; entre outros.

Este é um exemplo de processo que pode acontecer em uma empresa, mas mesmo em negócios de outros segmentos e portes, e formas diferentes de processos, a NF-e sempre terá um grande impacto na gestão e controle de estoque.

Como funcionam os sistemas de nota fiscal eletrônica automatizada?

Agora que você já entendeu que a NF-e tem muito impacto no estoque, e que o controle manual é altamente propenso a erros, retrabalhos e lentidão em processos, vamos explicar como funciona um sistema de automatização de nota fiscal.

Primeiro, é preciso conhecer a NF-e em si. Ela é um documento essencialmente digital, em arquivo XML, e é este o formato exigido em fiscalizações.

O DANFE, representação em PDF e impressa da NF-e, é apenas um documento auxiliar que não tem validade fiscal para pessoas jurídicas e físicas contribuintes do ICMS.

Na prática, sistemas de gestão de NF-e capturam os documentos direto da SEFAZ via certificado digital, e retornam os arquivos em algum portal específico.

A ConexãoNF-e é uma das soluções mais completas do mercado de gestão de notas fiscais, portanto, vamos mostrar para você como funciona a automatização nessa solução:

1. NF-es e CT-es são capturados da SEFAZ, e NFS-es das prefeituras;
2. todos os documentos ficam armazenados e disponíveis para consulta no Portal Cloud de gestão de XML; dentro do portal é possível:
3. baixar XML, DANFE e DACTE, inclusive em lote;
4. acompanhar o status dos documentos na SEFAZ em tempo real;
5. fazer o manifesto do destinatário e desacordo do CT-e;
6. gerar relatórios para apuração de impostos; entre outros.
7. com o Importador de XML, também é possível enviar os arquivos direto para o ERP, sem precisar digitar chave de acesso e com informações já preenchidas.

Existem ainda outras funcionalidades no ConexãoNF-e, como a guarda de documentos emitidos, mas de forma básica, é assim que funciona o fluxo de XML. Veja um comparativo entre processo manual e automatizado abaixo:

Quais são as vantagens para o controle de estoque?

Com certeza, o controle de estoque precisa ser tratado como prioridade, afinal, ele faz parte da base da empresa.

É nele em que ficam armazenados todos os materiais e produtos da companhia. Ele, de fato, tem um impacto em diferentes áreas, como produção, finanças e comercial, e precisa ser bem gerenciado.

Como apontamos no início do texto, um dos pilares da sua administração está, definitivamente, na produção das notas fiscais, tanto de entrada quanto de saída.

Por isso, neste tópico, vamos apresentar as vantagens da utilização de um sistema automatizado para esse setor. Confira!

1. Integração de setores

Quem trabalha em uma empresa sabe que muitas das tarefas são bem repetitivas. Não raro, um mesmo dado precisa ser repassado para várias áreas.

Inclusive, para documentos de diferentes propósitos, como planilhas de estoque, relatórios, nota fiscal, impostos, entre outros.

Utilizar um sistema que automatize esses processos é uma maneira de alinhar os setores da empresa.

Dessa forma, a transferência de informações é feita de maneira prática e ágil. Assim, os funcionários podem focar em atividades que realmente necessitam de atenção.

3. Administração do tempo

Sem dúvidas, essa é uma das principais qualidades de se aderir a um sistema de automatização. Ainda mais, se for utilizado um que possui diferentes funções e que pode atender à demanda dos diversos setores da sua empresa.

Todos sabemos como o tempo é precioso para quem trabalha em um empreendimento. Nesse sentido, é preciso administrá-lo com processos que acontecem de forma rápida e eficiente, algo fundamental para o sucesso.

Um sistema de automatização de notas permite que o setor tenha sempre em mãos dos documentos fiscais necessários, eliminando processos manuais que demandam tempo da equipe, como:

• dependência do fornecedor;
• busca dos arquivos no site da SEFAZ ou e-mails;
• digitação de chaves de acesso;
• procura pelos documentos em diferentes pastas.

Já comprovamos que um sistema de gestão de documentos fiscais integrado ao ERP pode economizar até 80% do tempo de lançamento de notas fiscais. Confira este caso completo aqui!

4. Diminuição dos erros

Quem gerencia um empreendimento entende que administrar as funções e os colaboradores é uma tarefa que demanda energia.

Nesse processo, é impossível que tudo saia perfeito, erros acontecem, em muitos casos, sem que o gestor possa intervir. O resultado são contratempos na hora de lidar com os dados, assim como, complicações que acabam por afetar as entregas de produtos e, consequentemente, as finanças.

No caso das notas fiscais, o problema pode ser mais complicado.

Pense em um documento que foi lançado de forma manual no ERP, mas que apresentava inconsistências difíceis de perceber. Depois de já entregue, o setor financeiro identifica a imprecisão nos números registrados, e isso afeta todo o fechamento fiscal da empresa.

Um software especialista busca as informações validadas direto da SEFAZ, e insere de forma automática no ERP, prevenindo erros de digitação, e alertando sobre inconsistências entre XML e pedido de compra.

2. Sem desperdícios

Um sistema de automatização integrado com um ERP, por exemplo, é uma garantia de como está de fato o seu estoque.

Com esse tipo de sistema funcionando, haverá as informações de todas as mercadorias com as datas de suas entradas e os períodos de retiradas.

É claro, sempre é necessário atualizar também o estoque físico e agir com compliance para que tudo esteja em ordem, afinal um software pode ajudar na automatização das tarefas, mas apenas um colaborador treinado conseguirá contar o estoque físico e atualizar os dados no ERP.

Outra vantagem é evitar os desvios de carga, um problema recorrente, principalmente, quando se tem um grande estoque.

Com o registro de todos os arquivos, é mais fácil fazer a checagem e detectar caso algum desses produtos suma, eliminando as falhas. Afinal, quando o gestor comparar as quantidades verá a diferença nos dados e poderá organizar uma medida preventiva.

5. Facilidade de trabalhar com os órgãos fiscais

A integração é outra qualidade de um sistema de automação, não apenas para trabalhar em diferentes setores da empresa como também para lidar com os órgãos fiscais.

Em caso de optar por um sistema automatizado de recebimento, além do de emissão, o registro tanto das notas de entrada quanto de saída estará lá, com seus devidos XML para a apresentação ao órgão assim que solicitados.

Uma ótima opção como ferramenta de recebimento de NF-e, NFS-e e CT-e é o da ConexãoNF-e.

Além de capturar os documentos, ele também armazena pelo período determinado por lei e executa diversas funções que auxiliam na rotina fiscal e contábil.

Comece agora mesmo um teste grátis:

Temos certeza de que agora está mais claro a importância de adquirir sistemas de automatização para sua empresa.

Não podemos ter receio de ter novas tecnologias em nossos processos, pois, de fato, toda empresa deve procurar sempre meios de facilitar sua rotina e diminuir o tempo desperdiçado com processos burocráticos.

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